Efektywna optymalizacja procesów: przewodnik od A do Z

Optymalizacja procesów jest istotnym elementem efektywności organizacyjnej, pozwalającym firmom na udoskonalenie swoich działań w celu osiągnięcia maksymalnych rezultatów. Jedną z najskuteczniejszych metod w tym procesie jest symulacja procesów.

Symulacja pozwala odwzorować rzeczywiste scenariusze oraz umożliwia testowanie czasów i kosztów procesu oraz decyzji w oparciu o zdefiniowane prawdopodobieństwa. Przyjrzyjmy się bliżej światu optymalizacji procesów i odkryjmy kroki, które prowadzą do większej efektywności.

Optymalizacja procesów polega na zastosowaniu metod, strategii i technologii, które mają na celu poprawę konkretnego procesu w ramach projektu lub inicjatywy. Jej celem jest zwiększenie efektywności, sprawienie, że proces jest wykonywany w bardziej logiczny sposób i obniżenie kosztów procesu, przy jednoczesnym uwzględnieniu kluczowych wymagań i ograniczeń organizacyjnych.

Optymalizacja procesów jest zasadniczą kwestią dla usprawniania działań i maksymalnego wykorzystania zasobów w zarządzaniu projektami. Pozwala zwiększyć wydajność, ograniczyć marnotrawstwo i zminimalizować błędy. Ma szczególne znaczenie, gdy zarządzamy wieloma procesami równocześnie, ponieważ wspiera efektywne podejmowanie decyzji.

W obliczu silnej konkurencji i nieustannych zmian, każdy menedżer, właściciel procesu, kierownik działu czy lider zespołu musi nieustannie monitorować swoje procesy operacyjne. Efektywność kluczowych procesów ma ogromne znaczenie dla pozycji firmy na rynku i często decyduje o tym, czy organizacja będzie się rozwijać, czy przetrwa w trudnym otoczeniu biznesowym.

Za kluczowy element w dążeniu do doskonałości operacyjnej jest dziś często uznawana automatyzacja procesów – niezależnie od tego, czy chodzi o narzędzia low-code/no-code, czy systemy ERP. Jednak zbyt często zapominamy, że nie każdy proces nadaje się do automatyzacji. Aby zidentyfikować potencjał do optymalizacji i dobrać odpowiednie narzędzia do automatyzacji, firmy powinny najpierw przeanalizować swoje procesy. Jest to szczególnie istotne, ponieważ jeśli automatyzacja zostanie wprowadzona do źle zaprojektowanych procesów, może jedynie pogłębić istniejące nieefektywności (więcej na ten temat znajdziesz w naszym artykule Sukces automatyzacji procesów w 7 krokach).

Dlatego pierwszymi krokami w doskonaleniu procesów i wykorzystaniu ich pełnego potencjału są identyfikacja obszarów problemowych i szans na poprawę.

Często się mówi, że pierwszym krokiem każdej inicjatywy optymalizacji procesów jest dokumentacja procesu. I jest to prawda. Już poprzez opisanie kroków, punktów decyzyjnych, ścieżek procesów, odpowiedzialności, przekazywania zadań itd., analitycy procesów mogą zidentyfikować oczywiste słabości w projekcie procesu.

Model cyklu życia zarządzania procesami według BOC Group

Większość organizacji mniej więcej wie, które procesy wymagają usprawnienia – może to wynikać z licznych skarg klientów, długiego czasu realizacji czy powtarzających się problemów i eskalacji. Wiele firm regularnie analizuje swoje procesy lub ocenia je w ramach przeglądów.

Jednak oprócz jasnego określenia zakresu inicjatywy optymalizacyjnej, zanim zostaną określone konkretne cele, równie istotne jest jego zawężenie. Czy optymalizacja dotyczy ogólnego procesu produkcyjnego, czy raczej produkcji konkretnego produktu? Czy w firmie ubezpieczeniowej optymalizacja obejmuje wszystkie procesy od złożenia wniosku do zawarcia umowy, czy tylko segment ubezpieczeń komunikacyjnych? Tak precyzyjna definicja zakresu jest kluczowa, aby określić, kto powinien być zaangażowany, a także aby móc jasno zdefiniować konkretne działania optymalizacyjne.

Na koniec, upewnij się, że cele optymalizacji procesów są jednoznacznie określone i zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych. Czy procesy mają być usprawnione pod kątem jakości, czasu czy kosztów? Jaki jest konkretny cel i jak zarządzać potencjalnie sprzecznymi interesami?

Optymalizacja procesów to klucz do sprawnego funkcjonowania organizacji. Usprawniając przepływ pracy i eliminując nieefektywności, można zwiększyć produktywność i osiągać lepsze wyniki. W tym przewodniku omówimy osiem podstawowych kroków, które pomogą skutecznie zoptymalizować procesy – w sposób profesjonalny, ale przystępny.

Zacznij od odwzorowania swoich obecnych procesów. Przedstawienie ich w formie graficznej pozwala lepiej zrozumieć każdy etap, a także wychwycić wąskie gardła, zbędne działania i obszary do usprawnienia.

Wykorzystaj dane, aby ocenić obecny stan swoich procesów. Zastosuj kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), aby zmierzyć wydajność i wskazać obszary wymagające poprawy.

Zidentyfikuj wąskie gardła w swoich procesach. To miejsca, gdzie pojawiają się opóźnienia, błędy lub nieefektywności. Zrozumienie tych trudności jest kluczowe do skutecznej optymalizacji.

Określ klarowne cele optymalizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o skrócenie czasu realizacji, minimalizowanie błędów, czy poprawę alokacji zasobów, precyzyjne cele pomogą skoncentrować wysiłki na poprawie procesów.

Wprowadź zmiany zgodnie z analizą i założonymi celami. Może to obejmować przeprojektowanie procesów, wdrożenie nowych technologii lub przeszkolenie zespołu. Upewnij się, że zmiany są zgodne z celami optymalizacji.

Ciągłe monitorowanie zoptymalizowanych procesów. Wykorzystaj analizy do pomiaru kluczowych wskaźników i oceny, czy wprowadzone zmiany przynoszą zamierzone rezultaty.

Zaangażuj pracowników w doskonalenie procesów. Zapewnij szkolenia, aby pracownicy byli odpowiednio przygotowani do skutecznego zarządzania zmodyfikowanymi procesami.

Wprowadź kulturę ciągłego doskonalenia. Aby zapewnić trwałą optymalizację, zachęcaj współpracowników do dzielenia się opiniami, regularnie oceniaj procesy i śledź najlepsze praktyki w branży.

Dzięki stosowaniu powyższych ośmiu kroków, organizacje mogą skutecznie usprawniać swoje procesy, tworząc kulturę efektywności i ciągłego doskonalenia.

Sprawdź: Pobierz bezpłatne streszczenie 8 kroków do optymalizacji procesów

W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, osiągnięcie optymalnej efektywności jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu. W tym kontekście optymalizacja procesów to podejście strategiczne, które przynosi organizacjom szereg korzyści. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Zwiększa ogólną wydajność operacji biznesowych poprzez usprawnienie procesów, eliminację zbędnych czynności i optymalizację wykorzystania zasobów. Efektem jest bardziej płynny i skuteczny przebieg pracy.

Identyfikuj i bądź przygotowany na potencjalne ryzyka w różnych procesach biznesowych, zapewniając płynniejsze działanie przy zminimalizowanych zakłóceniach. Takie podejście do zarządzania ryzykiem zwiększa odporność organizacji.

Skupiaj się na obszarach, w których można ograniczyć koszty, nie rezygnując z jakości, co prowadzi do oszczędności finansowych dzięki optymalizacji alokacji zasobów i usprawnieniu procesów. W ten sposób zmniejszasz wydatki i poprawiasz ogólną opłacalność działalności.

Kreuj kulturę ciągłego doskonalenia i innowacji, osiągając lepsze wyniki poprzez systematyczne udoskonalanie procesów. Ciągłe ulepszanie zapewnia organizacji lepsze i bardziej trwałe rezultaty.

Maksymalizuj wyniki przy tych samych lub mniejszych zasobach, zwiększając efektywność i pozwalając organizacjom osiągać lepsze rezultaty dzięki zoptymalizowanym procesom. Taka wyższa efektywność zapewnia, że organizacja działa na pełnych obrotach.

Zapewnia efektywne wykorzystanie czasu w różnych procesach biznesowych, redukując opóźnienia, przyspieszając harmonogramy projektów i poprawiając ogólne zarządzanie czasem. Optymalizacja czasu przyczynia się do zwiększenia produktywności i terminowej realizacji projektów.

Identyfikowanie najskuteczniejszych sposobów optymalizacji procesów

W przypadku niektórych kroków analizy (zwłaszcza tych ilościowych) dane liczbowe są kluczowe i powinny być pozyskiwane za pomocą wywiadów, ankiet, analizy plików dzienników używanych aplikacji lub poprzez process mining.

Niemniej jednak wiele analiz można już przeprowadzić na podstawie „statycznych” modeli procesów, czyli zaprojektowanych lub uzyskanych poprzez process mining diagramów procesów. W tabeli poniżej znajduje się podsumowanie 9 takich najlepszych praktycznych metod:

Wiele z tych statycznych analiz ma charakter manualny i bardziej jakościowy, podczas gdy inne skupiają się raczej na ocenie danych ilościowych. Wzbogacając modele procesów o dane liczbowe, możesz uzupełnić swoje statyczne analizy o techniki oceny dynamicznej, które pozwalają zbadać dodatkowe aspekty, takie jak czasy, koszty czy ścieżki procesów.

Symulacja procesów jest często preferowaną metodą – umożliwia naśladowanie rzeczywistych scenariuszy i testowanie czasów procesów, kosztów oraz decyzji na podstawie zarejestrowanych prawdopodobieństw, a także badanie wyników procesów dla poszczególnych ścieżek lub całego procesu jako całości.

Przykład wyników symulacji procesów w narzędziu ADONIS BPM

Takie dynamiczne analizy procesów umożliwiają:

• Określenie liczby ścieżek procesów oraz ich prawdopodobieństw.
• Identyfikację krytycznych ścieżek procesów pod kątem czasów cykli, czasów przetwarzania i częstotliwości.
• Znalezienie „kosztownych” ścieżek oraz tych, które naruszają ustalone cele i umowy SLA, a także ich poprawienie lub eliminację.
• Obliczenie stosunku czasów oczekiwania do czasów cykli oraz czasów oczekiwania do czasów wykonania – im wyższy stosunek, tym większy potencjał optymalizacji.
• Wykrycie „kosztownych” zadań, zrozumienie, dlaczego zajmują tak dużo czasu, i zastanowienie się, jak można je usprawnić, np. poprzez lepsze wsparcie IT, automatyzację/RPA, niższe koszty ról wykonujących zadanie itp.
• Przeprowadzenie planowania zasobów ludzkich w celu określenia liczby etatów (FTE) i zasobów wymaganych do realizacji procesów.
• Porównanie różnych wariantów procesów na podstawie kosztów i czasów cykli oraz przygotowanie szczegółowych kalkulacji kosztów/korzyści i ROI do podejmowania trafnych decyzji.

Włączenie analiz ilościowych do oceny procesów daje bardziej namacalne informacje na temat ich działania i efektywności w rzeczywistości – bez zakłócania codziennego funkcjonowania biznesu. Na podstawie tych ocen można w sposób celowany dostosować procesy, co da nowy impuls dla optymalizacji procesów.

Konkurencja na rynku nieustannie rośnie, a bycie numer jeden na rynku, obsługa klienta, konkurencyjność kosztów i jakość stają się decydującymi czynnikami sukcesu organizacji lub jej niepożądanej porażki. Aby firmy mogły utrzymać przewagę na rynku, ciągła optymalizacja biznesu i procesów przestała być więc wyborem, a stała się koniecznością.

W artykule tym podzieliliśmy się z Wami naszymi najważniejszymi spostrzeżeniami i praktykami usprawniania procesów biznesowych. Omówiliśmy również, jak ważne, z punktu widzenia każdego przedsięwzięcia związanego z automatyzacją lub transformacją biznesową, są analiza i optymalizacja. Aby zapoznać się ze szczegółami na ten temat oraz zainspirować się naszymi doświadczeniami, koniecznie sprawdź nasz webinar na temat optymalizacji procesów.

Oczywiście żadna inicjatywa poprawy biznesu nie odniesie pełnego sukcesu bez odpowiedniego wsparcia, czy to ze strony kluczowych interesariuszy, czy poprzez odpowiednie narzędzia wspierające i umożliwiające realizację działań optymalizacyjnych. Dzięki narzędziu BPM, takiemu jak nasze oprogramowanie BPM ADONIS, masz idealnego partnera, który pomoże Ci w każdym etapie cyklu życia procesu – od identyfikacji i dokumentacji po optymalizację za pomocą analiz graficznych, symulacji dynamicznych i nie tylko. Odkryj naszą ofertę BPM i uruchom swoją kulturę ciągłego doskonalenia już dziś!