Rola analizy i optymalizacji procesów w doskonałości biznesowej

Trudno znaleźć proces, który nie ma wad. Dlatego zdarza się, że pewne kroki procesu nie są wykonane poprawnie lub są pomijane. Może prowadzić do nieprzestrzegania standardów w organizacji, albo co gorsza może to powodować niezadowolenie klientów. Na szczęście, wcale nie musi tak być!

Kluczowe jest ustalenie, czy problem dotyczy „tylko” promowania podejścia procesowego w organizacji, czy raczej istnieje głębszy problem, który sprawia, że wspomniany proces jest wykonywany niepoprawnie lub przynosi efekty przeciwne do zamierzonych. W drugim przypadku, analiza i optymalizacja procesów mogą pomóc zapobiegać takim błędom w przyszłości oraz lepiej dostosować proces do potrzeb interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych.

Oprócz dążenia do ciągłego doskonalenia, zmiany w procesach są również ważną częścią inicjatyw związanych z cyfryzacją. Wbrew powszechnym przekonaniom, wprowadzenie nowych technologii i metod pracy to nie koniec transformacji cyfrowej – to właściwie jej początek. Włączenie ich do codziennych praktyk działania sprawia, że transformacja będzie silniej osadzona w organizacji.

Niezależnie jakie są Twoje powody do przeprowadzenia analizy procesów operacyjnych poniższy wpis na blogu rzuci światło na wszystko, co musisz wiedzieć o analizie i optymalizacji procesów, od znaczenia, przez korzyści, aż do informacji jak zrobić to w praktyce. Nie przegap cennych wskazówek, zapraszam do lektury!

Analiza procesów jest kluczową metodą pomagającą zrozumieć jak działa organizacja i jest szeroko stosowana w różnych dziedzinach. Zyskała ona szerokie uznanie, ponieważ pozwala organizacjom usprawniać ich działanie, zwiększać produktywność i ostatecznie napędzać wzrost dzięki optymalizacji procesów. Jej głównym celem jest identyfikacja nieefektywności i wąskich gardeł w procesach oraz opracowanie sposobów na ich optymalizację. Niezależnie od tego, czy jest to realizowane poprzez tworzenie schematów blokowych, mapowanie procesów, eksploracja procesów (ang. process mining) czy symulację procesów, analiza procesów pozwala na holistyczne podejście dla zrozumienia i ulepszania kluczowych procesów biznesowych. To potężne narzędzie, które może pomóc uwolnić potencjał każdej organizacji.

W skrócie, analizę procesu można opisać jako systematyczne podejście do oceny i dekompozycji procesu do poziomu pojedynczych zadań, w celu głębszego zrozumienia jego działania oraz identyfikacji słabości i sposobów na jego ulepszanie. Prowadzi to do skuteczniejszego promowania doskonałości operacyjnej w biznesie. Celem analizy procesów jest zwiększenie efektywności, redukcja kosztów i poprawa ogólnej wydajności. Zazwyczaj jest to pierwszy etap drogi do optymalizacji procesów. Analiza i optymalizacja procesów mogą również obejmować wdrożenie nowych technologii, takich jak systemy workflow, systemy ERP, RPA i inne.

W czasach ostrej konkurencji na rynkach i ciągłych zakłóceń w prowadzeniu biznesu kluczowe jest, aby każdy menadżer, właściciel procesu, szef komórki organizacyjnej czy lider zespołu nieustannie śledził swoje procesy operacyjne. Optymalna skuteczność i wydajność kluczowych procesów są niezbędne, aby utrzymać swoją przewagę konkurencyjną i mogą decydować o różnicy między utrzymaniem się na rynku a dynamicznym rozwojem.

Dlatego identyfikacja obszarów wymagających poprawy i możliwości zmian są kluczowymi pierwszymi krokami w doskonaleniu procesów i odkrywaniu ich pełnego potencjału.

Warto zauważyć, że choć analiza procesów i transformacja organizacji są ze sobą powiązane, są to jednak dwa bardzo różne pojęcia. Analiza procesów to systematyczne badanie procesu w celu jego zrozumienia i zidentyfikowania sposobów na jego ulepszenie, transformacja organizacji zaś odnosi się do szerszej inicjatywy zmian i usprawnień organizacji jako całości.

W skrócie:

• Transformacja organizacji może i zazwyczaj będzie obejmować zmiany w procesach, ale może również wiązać się ze zmianami w strukturze organizacyjnej, kulturze i strategii. Transformacja to zazwyczaj bardziej kompleksowe działanie, które dotyczy wielu obszarów organizacji i może wymagać więcej czasu na wdrożenie.
• Celem analizy procesów jest zwiększenie efektywności, redukcja kosztów i poprawa ogólnej wydajności. Dlatego zwykle koncentruje się na konkretnym procesie lub grupie procesów w organizacji.

Zarówno analiza procesów, jak i transformacja organizacji mogą być wykorzystywane do poprawy wydajności działania organizacji, mają one jednak różny zakres i są stosowane w różnych sytuacjach. Można powiedzieć, że analiza procesów jest częścią szerszej inicjatywy transformacji organizacji.

Przeprowadzenie analizy i optymalizacji procesów w organizacji przynosi wiele korzyści. Zazwyczaj zależą one również od wielkości organizacji, jej dojrzałości i celów.

Oto szybki przegląd najbardziej znaczących korzyści, które często wymienia się jako główne cele takich inicjatyw:

Poprzez identyfikację i eliminację wąskich gardeł i nieefektywności w procesie możliwe jest zwiększenie efektywności i redukcja kosztów. Może to pomóc organizacjom działać bardziej sprawnie i poprawić ich wyniki finansowe.

Poprzez identyfikację i rozwiązywanie problemów, które mogą wpływać na jakość procesu, organizacje mogą poprawić jakość oferowanych produktów lub usług.

Rozumiejąc lepiej proces i identyfikując obszary, w których można go uczynić bardziej przyjaznym dla odbiorcy, organizacje mogą zwiększać satysfakcję klientów, co wpływa także pozytywnie na poprawę wizerunku organizacji.

Analiza procesów może pomóc organizacjom w zapewnieniu, że ich procesy są zgodne z odpowiednimi przepisami prawnymi i regulacjami.

Rozumiejąc proces, organizacje mogą identyfikować obszary, w których proces może zostać dostosowany do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych. Dzięki temu organizacje mogą być bardziej elastyczne w reagowaniu na zmiany na rynku lub w ich otoczeniu.

Analizując dane pochodzące z procesu, organizacje mogą podejmować lepsze decyzje biznesowe.

Angażując pracowników w wysiłki związane z analizą i optymalizacją procesów, organizacje mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników i stworzyć wśród nich poczucie odpowiedzialności za procesy.

Angażując różne komórki organizacyjne w analizę procesów, organizacje mogą wspierać lepszą współpracę i komunikację między zespołami.

Ogólnie rzecz biorąc, analiza i optymalizacja procesów mogą pomóc organizacjom w poprawie wydajności, skuteczności działania i elastyczności w ciągle zmieniających się warunkach biznesowych. Możliwe jest także poprawienie jakości produktów i świadczonych usług, zwiększenie satysfakcji klientów, zapewnienie zgodności z prawem i regulacjami, przy jednoczesnej lepszej współpracy i zaangażowaniu pracowników.

Złotą zasadą analizy procesów jest wychodzenie do ludzi i rozmawianie z ekspertami w danej dziedzinie – zamiast wymyślania możliwych usprawnień na własną rękę, bez konsultacji z najważniejszymi interesariuszami.

Aby uniknąć wąskiej perspektywy, często tworzy się zespół złożony z przedstawicieli różnych komórek organizacji. Kogo należy zaangażować? To zazwyczaj zależy od procesu, który chcesz przeanalizować, ale grupa może obejmować następujące role:

• Właściciele/menedżerowie procesu: To osoby odpowiedzialne za zarządzanie i utrzymanie analizowanego procesu. Posiadają najgłębszą wiedzę na temat procesu i mogą dostarczyć cennych wskazówek, gdzie szukać pola do usprawnień..

• Eksperci merytoryczni: To osoby, które mają specjalistyczną wiedzę w określonym obszarze, który jest istotny dla wybranego procesu. Mogą dostarczyć cennych spostrzeżeń i wiedzy eksperckiej na temat konkretnych aspektów procesu.

• Wykonawcy procesu: To osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację procesu. Posiadają praktyczne doświadczenie w pracy z procesem i mogą dostarczyć cennej informacji zwrotnej na temat tego, co działa dobrze, a co nie. Często eksperci z merytoryczni są też wykonawcami i pełnią pewne odpowiedzialności, na przykład jako liderzy zespołów.

• Analitycy procesowi/biznesowi: Analityk procesowy to profesjonalista specjalizujący się w analizowaniu i usprawnianiu procesów biznesowych. Korzysta z różnorodnych narzędzi i metodologii, aby zidentyfikować nieefektywności, wąskie gardła i inne problemy w procesie, a następnie pracuje nad zaprojektowaniem i wdrożeniem rozwiązań, które poprawiają jego ogólną wydajność i efektywność.

• Osoby zarządzające: Menedżerowie z różnych działów, którzy są odpowiedzialni i bezpośrednio zaangażowani w proces, powinni być włączeni w wysiłki związane z analizą i optymalizacją procesów.

• Architekci korporacyjni, zespoły IT: Jeśli proces wiąże się z technologią, ważne jest, aby w wysiłkach związanych z analizą i optymalizacją procesów uczestniczyli eksperci IT.

• Klienci: Jeśli to możliwe, korzystne jest również zaangażowanie klientów w wysiłki związane z analizą i optymalizacją procesów. Mogą oni dostarczyć cennych informacji zwrotnych na temat tego, jak proces wygląda z ich perspektywy i jakie ulepszenia chcieliby zobaczyć.

Interesariusze zaangażowani w analizę i optymalizację procesów.

Angażując różne grupy osób, można uzyskać bardziej kompleksowe zrozumienie procesu, zidentyfikować więcej możliwości poprawy i zwiększyć zaangażowanie interesariuszy.

W pierwszym kroku, zacznij od udokumentowania swoich procesów, a jeszcze lepiej: wymodeluj je graficznie. To może brzmieć mało inspirująco i odkrywczo, ale nawet po 25 latach w branży BPM, następujące powiedzenie zdecydowanie się sprawdza: „pierwszy etap każdej inicjatywy optymalizacji procesu leży bezpośrednio w dokumentacji procesu”. Zapisując kroki, punkty decyzyjne, ścieżki procesu, odpowiedzialności, przekazania itp., analitycy procesów mogą szybko identyfikować oczywiste słabości w procesach.

Często sama dokumentacja procesu może już ujawnić, że nie ma jednego, jasno określonego procesu – ale raczej wiele jego wariantów, z mnóstwem wyjątków. Udokumentowanie tych procesów lub wymodelowanie ich w narzędziu BPM, takim jak ADONIS, może pomóc w uspójnieniu takich wariantów procesów i stworzeniu przejrzystości dla wszystkich zaangażowanych stron.

Alternatywnie, w przypadku skomplikowanych procesów i odpowiedniego budżetu – eksploracja procesów (ang. process mining) jest kolejnym świetnym podejściem do odkrywania, jak procesy naprawdę działają w Twojej organizacji, dostarczając cennych danych do kolejnej analizy i optymalizacji.

Istnieje wiele podejść i metod używanych w analizie procesów, w tym mapowanie i modelowanie procesów, symulacja, reinżynieria procesów biznesowych (BPR), mapowanie strumienia wartości, (Lean) Six Sigma i kompleksowe zarządzanie jakością.

Przyjrzyjmy się bliżej najpopularniejszym technikom:

Ta technika obejmuje stworzenie wizualnej reprezentacji procesu, pokazującej wszystkie wykonywane kroki i kolejność ich realizacji. Może to pomóc zidentyfikować obszary, w których proces mógłby zostać uproszczony lub poprawiony pod kątem wydajności.

Modelowanie procesów biznesowych polega na tworzeniu komputerowego modelu procesu, który może być również wykorzystany do symulacji procesu i identyfikacji potencjału do ulepszeń.

Ta technika polega na użyciu komputerowego modelu procesu do symulacji zachowania procesu w różnych warunkach, takich jak zmiany w popycie lub różne ograniczenia zasobów. Symulacja procesu pomaga również porównać różne warianty modelu procesu na podstawie określonych kryteriów i dlatego dostarcza podstawy do świadomego podejmowania decyzji.

Dane procesu są analizowane w celu identyfikacji trendów i wzorców, które mogą być wykorzystane do wskazywania obszarów, w których proces mógłby zostać usprawniony. Process mining to technika wspierająca analizę danych strukturalnych w przypadku, gdy proces jest już realizowany przy wsparciu IT, a tak zwane dzienniki zdarzeń są dostępne dla takich analiz.

Jeśli interesują Cię praktyczne wskazówki, jak zidentyfikować potencjał optymalizacji w swoich procesach, polecamy zapoznać się z naszym wpisem na blogu na temat optymalizacji procesów biznesowych. Tam również dowiesz się bardziej szczegółowo, co symulacja procesów może zrobić dla Twojej organizacji.

Wszystkie te metody mogą być używane indywidualnie lub łącznie do analizy procesów i identyfikacji obszarów, w których można wprowadzić ulepszenia. W zależności od konkretnego procesu, jedna lub więcej z tych technik może być bardziej odpowiednia do użycia, aby zapewnić kompleksowe podejście do analizy i optymalizacji procesów.

Zasadniczo, analiza i optymalizacja procesów pomagają zapewnić, że Twoja organizacja osiąga doskonałość operacyjną i utrzymuje przewagę nad konkurencją w czasach zakłóceń i ciągłych zmian.

Stosując najbardziej odpowiednie podejście dla Twojej organizacji (i danego procesu) oraz wykorzystując wiedzę i zaangażowanie zespołów z różnych komórek organizacyjnych, możesz zapewnić bezpieczną przyszłość swojej organizacji.

Jeśli szukasz porad, jak rozpocząć przygodę z analizą i optymalizacją, nie wahaj się skontaktować z naszymi ekspertami. Aby dowiedzieć się jeszcze więcej na temat analizy i optymalizacji procesów, koniecznie sprawdź nasze powiązane zasoby poniżej.