Przyszłość planowania strategicznego: współpraca z agentami AI

Większość organizacji nie ma problemu z pomysłami na strategię. Znacznie trudniej jest uzgodnić wszystkie elementy potrzebne do jej realizacji.

Tych elementów i powiązań między nimi jest coraz więcej. Zdolności biznesowe opierają się na aplikacjach, aplikacje na danych, a procesy obejmują wszystkie te obszary jednocześnie. Do tego dochodzą zmiany z zewnątrz: nowe przepisy, rozwój technologii, działania konkurencji. Nawet jeśli wszystko jest dobrze udokumentowane, informacje rzadko układają się w gotową odpowiedź na pytanie, co robić dalej.

Zespoły mają do dyspozycji repozytorium architektury, modele procesów i mapy drogowe. Potrzebne informacje są dostępne. Mimo to przełożenie ich na decyzję, co do której nikt nie ma wątpliwości, wciąż wymaga zaskakująco dużo wysiłku.

Planowanie strategiczne polega dziś bowiem nie tyle na szukaniu odpowiedzi, ile na zestawianiu potrzebnych informacji we właściwym momencie. Trzeba pogodzić stanowiska różnych osób, sprawdzić założenia, prześledzić skutki zmian i wielokrotnie wracać do tych samych pytań, patrząc na nie z innej strony.

W praktyce sporo czasu schodzi na samo uzgodnienie, jak wszyscy rozumieją sytuację. Dopiero potem można przejść do decyzji. Problemem nie jest więc brak danych, tylko brak wspólnego rozumienia, co z tych danych wynika.

Skoro brakuje zrozumienia, a nie informacji, kolejne kokpity i raporty niewiele tu zmienią. Potrzebne jest zupełnie inne podejście: AI, która nie tylko pokazuje dane, ale aktywnie pomaga je przemyśleć.

Do tej pory większość narzędzi wspierała tylko wybrane części planowania, na przykład modelowanie albo analizy. Złożenie wszystkiego w całość zawsze pozostawało zadaniem zespołu.

Dlatego coraz więcej firm zaczyna traktować AI inaczej. Nie jako funkcję, która przyspiesza pojedyncze zadania, ale jako aktywnego uczestnika prac nad strategią.

Przez lata narzędzia do zarządzania architekturą korporacyjną działały według prostej zasady: użytkownik pytał, narzędzie odpowiadało. Sam szukał informacji, budował modele, uruchamiał analizy i interpretował wyniki. Możliwości tych rozwiązań są duże, ale łączenie faktów, ocena wpływu zmian i podejmowanie decyzji zawsze spoczywały wyłącznie na ludziach.

Dziś zmienia się nie tylko to, co zawierają takie systemy, ale też to, jak działają. Nie czekają już wyłącznie na polecenia użytkownika. Same analizują powiązania, wskazują najważniejsze kwestie i pomagają uporządkować problem, jeszcze przed szukaniem rozwiązania.

AI przestaje więc być jedną z wielu funkcji narzędzia. Staje się częścią procesu planowania. Nie zastępuje ludzkiej oceny, ale ją wspiera i poszerza.

ADOIT AI w planowaniu strategicznym: wskazówki, jak usprawnić wybrane zdolności biznesowe – kliknij, aby powiększyć obraz

Działanie agenta AI najlepiej widać na przykładzie. Wszystko zaczyna się od prostego pytania: Jak możemy usprawnić tę zdolność biznesową?

Nie trzeba uruchamiać żadnego wcześniej zdefiniowanego procesu ani ręcznie przechodzić przez kolejne warstwy modeli. Wystarczy zadać pytanie, a analizę rozpoczyna system.

Najpierw sprawdza, jak dana zdolność działa obecnie. Ustala, które procesy ją wspierają, z jakich aplikacji korzysta, jakie dane przez nie przepływają i jak wszystkie te elementy są ze sobą połączone. Wynikiem nie jest zwykła lista, tylko uporządkowany opis zależności.

Następnie system oddziela to, co ważne, od tego, co przy tej decyzji nie ma znaczenia. Właśnie na tym etapie planowanie zwykle zajmuje najwięcej czasu. AI analizuje cele i priorytety strategiczne, ograniczenia oraz wskaźniki wydajności, ale zamiast pokazywać wszystkie wyniki, wybiera tylko te, które dotyczą zadanego pytania. Dopiero potem zajmuje się tym, co może się wydarzyć w przyszłości.

Korzystając ze sprawdzonych metod, takich jak analiza PESTLE czy modelowanie dynamiki systemów, AI przygotowuje kilka możliwych scenariuszy rozwoju sytuacji. Nie są to prognozy. Scenariusze pokazują, jakie czynniki zewnętrzne, ryzyka lub szanse mogą wpłynąć na daną zdolność. Dzięki temu łatwiej przygotować się na to, czego nie da się przewidzieć.

Na końcu AI zamienia scenariusze na konkretne wymagania, czyli opis tego, jak dana zdolność powinna się rozwijać. Co trzeba zmienić? Na co organizacja powinna przygotować się już teraz?

Propozycje AI nie są gotowymi decyzjami. Stanowią materiał do dyskusji, który zespół może skomentować, zakwestionować, poprawić albo odrzucić.

Planowanie strategiczne z AI: propozycje kolejnych kroków do przejrzenia, wyboru i wdrożenia (funkcja planowana) – kliknij, aby powiększyć obraz

Na każdym etapie kontrolę zachowują ludzie. Zmienia się nie to, kto podejmuje decyzję, ale ile wysiłku trzeba włożyć, żeby ją podjąć.

Zespoły spędzają mniej czasu na zbieraniu i sprawdzaniu informacji, a więcej na porównywaniu dostępnych opcji i ocenie ich skutków. Ludzki osąd nie traci przez to znaczenia. Wręcz przeciwnie, jest wykorzystywany tam, gdzie daje największy efekt.

Każdy zespół sam ustala, jak mocno chce korzystać z AI. Jedni oddają jej więcej zadań, inni wolą pracować bardziej samodzielnie. Większość wybiera rozwiązanie pośrednie.

Jedno się nie zmienia: to, ile samodzielności dostaje AI, zależy od zaufania, a o tym zaufaniu decydują wyłącznie ludzie.

Tradycyjne planowanie strategiczne ma jedną dużą słabość: decyzje często pozostają ogólne. Trafiają do prezentacji, dokumentów i notatek ze spotkań, ale nie są powiązane z systemami i procesami, które mają zmienić.

Rozwiązaniem jest połączenie planowania z cyfrowym bliźniakiem architektury korporacyjnej, czyli stale aktualizowanym modelem organizacji.

Scenariusze, wymagania i proponowane zmiany nie są wtedy tylko opisane, ale od razu widoczne w modelu. Można sprawdzić, jak zadziałałyby w praktyce.

Co się stanie, jeśli wymienimy kluczową aplikację? Jak zareagują procesy, które od niej zależą? Gdzie pojawią się wąskie gardła, a gdzie znikną?

Zmian nie trzeba już rozważać w oderwaniu od reszty, bo widać, jak wpłyną na całą organizację.

Szybsze planowanie to tylko część korzyści. AI zmienia sposób, w jaki zespoły pracują nad strategią.

Najtrudniejsze w planowaniu strategicznym zawsze było zrozumienie zależności, przewidzenie skutków i uzgodnienie decyzji między wieloma obszarami firmy. AI nie sprawia, że te powiązania znikają, ale pomaga się w nich szybciej zorientować.

Planowanie przestaje być serią sztywnych etapów: analiza, decyzja, dokumentacja. Staje się ciągłym procesem, w którym zespoły sprawdzają kolejne warianty, poprawiają je i na bieżąco aktualizują swoje założenia.

W szerszej perspektywie zmienia się nie tylko technologia, ale też samo myślenie o planowaniu.

Miejsce statycznych planów zajmują stale aktualizowane modele. Zamiast analizować wszystko ręcznie, korzystamy z podpowiedzi systemu. A osobne narzędzia ustępują miejsca systemom, które aktywnie biorą udział w tym procesie.

Co chyba najważniejsze, nie planujemy już w pojedynkę. Wspiera nas AI, dzięki której lepiej widzimy, jak działa cała organizacja.

Zwykle oczekujemy od AI gotowych odpowiedzi. W planowaniu strategicznym AI może jednak najbardziej przydać się do czegoś innego: pomaga zadawać lepsze pytania, rozważać więcej wariantów i rozumieć organizację jako system wzajemnie powiązanych elementów.

Dzięki temu planowanie jest nie tylko sprawniejsze, ale też lepiej dopasowane do tego, jak złożone są dziś decyzje strategiczne.