Jak wybrać odpowiednie narzędzie BPM

Rynek oferuje różne rodzaje narzędzi BPM – w zależności od tego, czy potrzebujesz szczegółowej analizy, szerszego spojrzenia na całą organizację, czy kompleksowego systemu do zarządzania procesami. Poznaj trzy najważniejsze skróty: BPA, EBPA i BPMS.

1. BPA (Business Process Analysis) to narzędzie do szczegółowej analizy procesów biznesowych – pokazuje, jak wyglądają one dziś i gdzie można je jeszcze usprawnić. Dzięki BPA dokładnie wskażesz miejsca wymagające poprawy, podobnie jak namierzasz i usuwasz zator, żeby ruch na drodze mógł znów swobodnie płynąć.
2. EBPA (Enterprise Business Process Analysis) to z kolei narzędzie do analizy całej organizacji – sprawdza, jak współpracują ze sobą jej poszczególne części, tak żeby każdy dział i zespół działał zgodnie z resztą firmy i razem ciągnął ją do przodu. To trochę jak sprawdzenie, czy wszystkie ulice w mieście są ze sobą dobrze połączone, żeby ruch mógł płynąć bez zakłóceń.
3. BPMS (Business Process Management Suite) to zintegrowane narzędzie do zarządzania całą działalnością procesową – pozwala projektować procesy, zarządzać nimi i na bieżąco je nadzorować, dbając o to, żeby wszystko działało jak najbardziej efektywnie. Automatyzuje przy tym zadania, utrzymuje porządek i sprawia, że firma działa jak dobrze naoliwiona maszyna.

Uwzględnienie tych trzech podejść pomaga znaleźć narzędzie BPM dopasowane do Twoich konkretnych celów. Warto ustalić, czy potrzebujesz szczegółowej analizy pojedynczych procesów, szerszej analizy całej organizacji, czy pełnego zarządzania i automatyzacji obejmującej całą firmę.

Przy wyborze narzędzia BPM, warto zwrócić uwagę na notację i standardy najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej organizacji – to od nich w dużej mierze zależy skuteczność inicjatyw BPM w firmie. Na przykład powszechnie znana notacja BPMN (Business Process Model and Notation) ułatwia czytelną wizualizację i zrozumienie złożonych procesów, co sprzyja sprawnej komunikacji między zespołami. BPEL (Business Process Execution Language) z kolei służy do koordynowania przepływów pracy między różnymi organizacjami, umożliwiając precyzyjne wykonywanie zadań i płynną współpracę różnych usług sieciowych.

Oprócz nich warto znać inne ważne notacje: DMN (Decision Model and Notation) pomaga przedstawiać i zarządzać logiką decyzyjną w procesach biznesowych, a CMMN (Case Management Model and Notation) sprawdza się przy obsłudze procesów opartych na indywidualnych przypadkach. Warto też sprawdzić, na ile poszczególne notacje i standardy są ze sobą zgodne, czy dobrze się skalują i czy odpowiadają dobrym praktykom branżowym – to pomoże podjąć decyzję najlepiej dopasowaną do celów BPM Twojej firmy.

Gdy korzystasz z notacji BPMN w narzędziu BPM takim jak ADONIS, zyskujesz wspólny, uniwersalny język do komunikacji i optymalizacji procesów. Dzięki ustandaryzowanemu zapisowi wizualnemu BPMN pozwala jasno dokumentować procesy i skutecznie się nimi porozumiewać, wspierając przejrzystość i spójność działań w całej organizacji.

Jeżeli znasz już potrzeby swojej firmy i wymagania wobec swojego typu narzędzia BPM, możesz przejść do wyboru dostawcy – warto przy tym wziąć pod uwagę kilka kryteriów.

Sprawdź, czy narzędzie BPM poradzi sobie z sytuacjami, z jakimi na co dzień mierzy się Twoja firma. Dobre rozwiązanie sprawdza się niezależnie od branży i pozwala połączyć pracę różnych działów w jeden spójny proces, zamiast zostawiać osobne, niepowiązane ze sobą fragmenty. Niektóre narzędzia BPM, na przykład ADONIS, robią więcej niż klasyczne modelowanie procesów – pozwalają też zarządzać ryzykiem, strategią i wynikami firmy oraz elementami portfela IT, a to wszystko powiązać z dokumentacją procesów i zarządzaniem dokumentami. Dzięki temu firma może w jednym miejscu, w ten sam sposób, dbać o efektywność i sprawne działanie we wszystkich swoich obszarach.

• Modelowanie: Sprawdź, jak łatwo można w nim zbudować i dostosować model procesu – liczy się przyjazny interfejs, który pozwala sprawnie odwzorować złożone przepływy pracy i logikę biznesową.
• Dokumentowanie procesów: Zwróć uwagę na funkcje, które ułatwiają opisywanie przebiegu pracy – rejestrowanie szczegółowych informacji, kontrolę wersji i automatyczne tworzenie dokumentacji, dzięki czemu wiedza o tym, jak przebiegają procesy, jest łatwo dostępna dla całego zespołu.
• Przepływy wydawania wersji: Zweryfikuj, czy narzędzie pozwala sprawnie zarządzać kolejnymi iteracjami procesu, tak by zmiany wchodziły w życie bez zakłóceń i żeby było jasne, kto i kiedy je wprowadził.
• Analiza: Oceń, jakie możliwości raportowania i wizualizacji danych oferuje narzędzie – dzięki nim można dokładnie zbadać wydajność procesów, wykryć wąskie gardła i znaleźć obszary do optymalizacji.
• Dostęp dla czytelników: Upewnij się, że wskazane osoby mogą bezpiecznie przeglądać procesy i rozumieć ich przebieg, bez ryzyka ujawnienia poufnych informacji czy krytycznych danych, dzięki kontrolowanym uprawnieniom w narzędziu.
• Symulacja: Przetestuj, jak zaprojektowany proces zachowa się w różnych scenariuszach, zanim trafi do wdrożenia – to pomoże wcześniej wykryć problemy i poprawić projekt.

Weź pod uwagę funkcje związane z administrowaniem w narzędziu BPM: zarządzanie użytkownikami, kontrolę dostępu i opcje konfiguracji. Przyjazny w obsłudze panel, zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem, decyduje o integralności danych i sprawnym działaniu całego systemu.

Sprawdź, czy dostawca oferuje materiały, które ułatwiają rozpoczęcie pracy z narzędziem, szkolenia oraz czy zapewnia przystępną dokumentację. Zwróć uwagę na technologie obsługiwane przez narzędzie i ich zgodność z obecną infrastrukturą IT Twojej firmy. Przeanalizuj też modele cenowe i opcje licencjonowania, żeby znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do budżetu i długoterminowych celów organizacji. Wybieraj dostawców, którzy dobrze przygotowują użytkowników do pracy z narzędziem i szybko reagują na potrzeby klientów – dzięki temu łatwiej przejdziesz przez wdrożenie i zawsze możesz liczyć na pomoc, kiedy jej potrzebujesz.

Ten przewodnik pokazuje, na co zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi i wyjaśnia, że każda organizacja potrzebuje innego rozwiązania. Opisujemy strategie, podejścia i najważniejsze kryteria wyboru, dzięki czemu łatwiej wybierzesz najlepsze narzędzie BPM dla swojej firmy.

Żeby łatwo porównać dostawców i wybrać właściwe narzędzie BPM, skorzystaj z naszego szczegółowego szablonu RFI (link poniżej), który zawiera chcecklistę z najważniejszymi kwestiami do sprawdzenia. Dzięki przewodnikowi i szablonowi łatwiej znajdziesz rozwiązanie BPM, które odpowiada celom i ambicjom Twojej organizacji.