Wstęp
Informacje o cyklu zarządzania procesami i jego podstawowym elemencie, strategii zarządzania procesami (BPM), znajdziesz w naszym kompleksowym przewodniku po zarządzaniu procesami biznesowymi. Warto podkreślić, że z punktu widzenia funkcjonowania organizacji strategia BPM nie jest niezależnym przedsięwzięciem – jest ściśle powiązana z nadrzędną strategią organizacji. Strategiczne cele i założenia określone przez organizację stanowią swego rodzaju kompas, podczas gdy strategia BPM dostarcza roadmapę niezbędną do efektywnej realizacji i osiągania tychże celów. Dopasowując inicjatywy BPM do ogólnej strategii, organizacje mogą rozwijać się w sposób zrównoważony, elastyczniej reagować na zmiany zachodzące na rynku i zdobywać przewagę konkurencyjną.
W poniższym wpisie blogowym omawiamy najważniejsze zależności między strategią BPM a strategią organizacji. Analizujemy, jak wpływają one na siebie nawzajem i pomagają odnosić sukcesy w warunkach dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego.
Jak zbudować strategię zarządzania procesami biznesowymi?
Proces podejmowania i wdrażania decyzji strategicznych należy zacząć od jasnego określenia celów samej strategii, metod ich osiągania oraz mierników sukcesu. Cele te powinny odpowiadać ogólnym dążeniom i oczekiwaniom organizacji oraz być powiązane z jej misją i wizją. Zdefiniowanie celów bywa wyzwaniem, zwłaszcza w organizacjach będących w fazie zaawansowanej transformacji. Kluczowe znaczenie ma w tym przypadku dokładna analiza misji, wizji i wartości, a także określenie pożądanych rezultatów w perspektywie długoterminowej.
Podstawą każdej strategii BPM jest dopasowanie realizowanych procesów biznesowych do celów organizacji, potrzeb klientów i oczekiwań rynkowych.Ważne jest, aby wyznaczyć cele spełniające kryteria SMART. Zgodnie z tą zasadą cele powinny być konkretne (Specific), mierzalne (Measurable), osiągalne (Achievable), adekwatne (Relevant) i określone w czasie (Time-bound). Powinny być realistyczne, a zarazem ambitne i elastyczne, tzn. aktualizowane w razie potrzeb oraz powinny angażować kluczowych interesariuszy, a w szczególności kierownictwo wyższego szczebla.
Prawidłowo zdefiniowane cele są podstawą do wyznaczenia mierników (KPI) i ich wartości docelowych. Właściwe mierniki, również zbudowane w oparciu o zasadę SMART są kluczowe do oceny stopnia realizacji celów. Mierniki muszą być regularnie przeglądane i aktualizowane w przypadku zmieniających się potrzeb biznesowych.
Jak wdrażać strategię zarządzania procesami biznesowymi?
Wdrożenie strategii BPM wymaga przyjęcia usystematyzowanego podejścia składającego się z 5 kroków: analizy istniejących procesów, identyfikacji możliwości poprawy, przeprojektowania procesów, wdrożenia zmian i monitorowania wyników.
1. Analiza obecnych procesów
Analiza stanu obecnego stanowi podstawę do ustalenia jasnych i wymiernych celów oraz kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Dokładna ocena istniejących procesów w organizacji pozwala określić istotne obszary wymagające poprawy, mocne i słabe strony oraz niewykorzystany potencjał. Umożliwia zidentyfikowanie nieefektywności, wąskich gardeł i wskazanie szans do rozwoju. W konsekwencji możliwe jest wstępne zdefiniowanie mierników.
2. Identyfikacja obszarów wymagających poprawy
Dzięki dokładnej analizie procesów, organizacje mogą zidentyfikować nieefektywności, wąskie gardła i obszary o niewykorzystanym potencjale. Następnie, w oparciu o strategię rozwoju całej organizacji należy określić kierunek dla poszczególnych zmian i optymalizacji. Takie podejście umożliwia wyznaczenie mierzalnych celów, które z jednej strony bezpośrednio koncentrują się na konkretnych możliwościach poprawy, z drugiej strony są zgodne z szerszą wizją rozwoju organizacji. Dobrym narzędziem na tym etapie prac jest architektura procesów.
3. Optymalizacja procesów
Kolejnym krokiem jest przeprojektowanie wcześniej wybranych procesów w celu poprawy ich wydajności i/lub jakości. Przykładowe optymalizacje mogą obejmować np: eliminację wąskich gardeł, nadmiarowych czynności czy też zbyt rozbudowanych ścieżek akceptacji. Optymalizacja procesów pozwala organizacjom zwiększyć produktywność, obniżyć koszty i osiągnąć lepsze wyniki. To z kolei przekłada się na wzrost satysfakcji klientów i zapewnienie przewagi konkurencyjnej.
4. Wdrożenie zmian i zarządzanie zmianą
Implementacja strategii BPM obejmuje wprowadzanie zmian w procesach, ale także upewnienie się, że zmiany te będą miały trwały charakter/przyjmą. Kluczem do sprawnego przeprowadzenia transformacji jest odpowiednia komunikacja, angażowanie interesariuszy i zapewnienie szkoleń. W procesie wdrażania zmian warto nie tylko zachęcać pracowników do wspierania transformacji, ale przede wszystkim wychodzić naprzeciw ich obawom i zapewniać im niezbędne zasoby. Praktyki zarządzania zmianą, takie jak ocena wpływu zmian i regularne monitorowanie postępów, pozwalają zminimalizować opór w organizacji i zagwarantować większą zgodność wprowadzanych zmian z celami strategicznymi.
5. Monitorowanie wyników
Dzięki zdefiniowaniu kluczowych wskaźników efektywności (KPI) na początkowym etapie, można śledzić postępy i mierzyć stopień realizacji wyznaczonych celów. Regularne przeglądanie i aktualizowanie KPI w oparciu o zmieniające się potrzeby biznesowe pozwala na elastyczne dostosowywanie strategii do sytuacji. Podejście uwzględniające wszystkie powyżej opisane etapy umożliwia organizacjom ustalać właściwe priorytety związane z realizacją działań usprawniających, wyznaczać realistyczne cele i kierować procesem wdrażania strategii w taki sposób, by osiągać jak najlepsze wyniki.
Metody i narzędzia wspierające strategię BPM
Wybór odpowiedniego podejścia do dokumentacji procesów
Stworzenie i posiadanie odpowiedniej dokumentacji procesowej ułatwia praktyczne wdrażanie strategii pięciu kroków w zarządzaniu procesami biznesowymi. Pozwala na kompleksowy przegląd procesów organizacyjnych i lepsze śledzenie zmian wprowadzanych w procesie transformacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat dokumentacji procesów, zapoznaj się z naszym kompleksowym przewodnikiem.
Przyjęcie określonego podejścia do dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla ogólnego sukcesu strategii BPM danej organizacji. Przy rozważaniu możliwości należy wziąć pod uwagę indywidualne potrzeby, cele i istniejące procesy organizacji, a także czynniki takie jak złożoność procesów i kultura korporacyjna. Należy ocenić mocne i słabe strony poszczególnych podejść oraz rozważyć ich zgodność z celami i zasobami organizacji. Wybór właściwej notacji spośród takich jak np.: BPMN, dokumentacja tekstowa, czy diagramy aktywności UML zależy od oczekiwań odbiorców dokumentacji. Jednym z takich oczekiwań może być przykładowo łatwość odbioru lub stopień szczegółowości informacji.
Warto na początek wybrać jedno z dwóch najczęściej stosowanych podejść do dokumentacji: top-down (z góry do dołu) lub bottom-up (z dołu do góry). Podejście top-down opiera się na przyjęciu perspektywy wysokopoziomowej takiej jak np. architektura/mapa procesów, której celem jest uzyskanie ogólnego obrazu procesów, wzajemnego ich powiązania oraz dopasowania celów na poszczególnych poziomach architektury. Z kolei podejście bottom-up rozpoczyna się od szczegółowego modelowania czynności, co pozwala na stopniowe budowanie repozytorium procesów.
Przykład modelu mapy procesów w systemie ADONIS
Wybór między podejściem top-down i bottom-up zależy od priorytetów danej organizacji, poziomu dojrzałości procesowej i celu, w jakim dokumentacja ma być wykorzystywana. Podejście top-down umożliwia głębsze zastanowienie się nad tym, którymi procesami lub grupami powiązanych procesów chcemy się zająć w pierwszej kolejności. Przyjmując to podejście mamy pewność, że zaproponowane usprawnienia są spójne z celami organizacji. Natomiast podejście bottom-up pozwala na szybkie poznanie wcześniej wybranego procesu i zaproponowanie szczegółowych usprawnień. W niektórych przypadkach korzystne może być połączenie obu tych podejść, dzięki czemu z jednej strony można kompleksowo przeanalizować procesy, koncentrując się równocześnie na ich dostosowaniu do celów strategicznych i poprawie efektywności operacyjnej.
Przykład modelu procesu w systemie ADONIS
Właściwy wybór metody, notacji i podejścia do dokumentacji, tworzy podstawy dla skutecznego zarządzania procesami i pomyślnego wdrożenia BPM.
Aby dowiedzieć się więcej o mapach procesów, obejrzyj nasz bezpłatny webinar „Mapy procesów: kluczowe narzędzie do optymalizacji procesów biznesowych.”
Wdrożenie oprogramowania BPM i narzędzi wspierających
Kolejną istotną decyzją strategiczną w kontekście strategii BPM, która ma bezpośredni wpływ na powodzenie i rezultaty całego przedsięwzięcia, jest wybór odpowiedniego narzędzia informatycznego do dokumentowania i zarządzania procesami biznesowymi. Oprogramowanie BPM staje się podstawowym systemem do pozyskiwania wiedzy o procesach oraz tworzenia modeli procesów przy użyciu standardowych notacji takich jak np. BPMN. Dzięki takim narzędziom organizacje mogą skutecznie wizualizować, analizować i komunikować swoje procesy. Sprzyja to łatwiejszemu osiągnięciu konsensusu wśród interesariuszy i zachęca do podejmowania inicjatyw mających na celu usprawnienie procesów.
We wdrażaniu strategii BPM ważną rolę odgrywają także inne technologie, takie jak na przykład automatyzacja procesów i integracja z systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Automatyzacja procesów usprawnia procesy, skraca czas cyklu i poprawia wydajność procesów. Z kolei Integracja BPM z systemami ERP umożliwia płynną wymianę danych, zapewniając spójność danych i dostarczając całościowego obrazu procesów end-to-end w całej organizacji.
Podczas gdy oprogramowanie BPM i narzędzia wspierające przynoszą wiele korzyści, ich wybór musi być dokładnie przemyślany. Należy oszacować koszty (licencjonowania, wdrożenia, utrzymania), uwzględnić krzywą uczenia się i kompatybilność z istniejącymi już w organizacji systemami. Możliwe korzyści należy zestawić z kosztami i wyzwaniami, przeprowadzając kompleksową analizę kosztów i korzyści, uwzględniającą zwrot z inwestycji (ROI), możliwości rozwoju oraz zgodność z politykami organizacji, np. politykami IT.
Niezależnie od tego, oprogramowanie ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia sukcesu w zakresie BPM. Pozwala ono na skuteczną dokumentację, analizę i optymalizację procesów. Integracja z innymi narzędziami może dodatkowo zwiększyć synergię i poprawić efektywność całej inicjatywy BPM, a także zapewnić jej zgodność z celami strategicznymi.
Aby dowiedzieć się więcej o kluczowych kryteriach wyboru odpowiedniego pakietu BPM, obejrzyj nasze bezpłatne webinarium „Kluczowe kryteria wyboru narzędzia BPM”.
Podsumowanie
Solidna strategia BPM, wspierana przez oprogramowanie i odpowiednie narzędzia, jest podstawą sukcesu biznesowego. Pozwala ona na dostosowanie procesów biznesowych do celów strategicznych i wykorzystanie zaawansowanych narzędzi w celu optymalizacji wydajności, poprawy wyników i zwiększenia zadowolenia klientów. Oprogramowanie BPM umożliwia skuteczną dokumentację, analizę i optymalizację procesów, zapewniając doskonałość operacyjną i ciągłe doskonalenie. W dynamicznym środowisku biznesowym korzystanie z tych narzędzi jest istotne dla utrzymania długoterminowego wzrostu i utrzymania przewagi konkurencyjnej.
ADONIS – pakiet BPM nagradzany przez klientów Gartnera, umożliwia szczegółową dokumentację procesów, analizę i podejmowanie świadomych decyzji. To sprawdzone w branży narzędzie cieszące się uznaniem w Polsce i na świecie. Jest łatwe w obsłudze na wszystkich poziomach zaawansowania. Wypróbuj system ADONIS bezpłatnie – sprawdź wersję ADONIS:Community i zacznij budować swoją strategię BPM już dziś!