Wstęp

Informacje o cyklu zarządzania procesami i jego podstawowym elemencie, strategii zarządzania procesami (BPM), znajdziesz w naszym kompleksowym przewodniku po zarządzaniu procesami biznesowymi. Warto podkreślić, że z punktu widzenia funkcjonowania organizacji strategia BPM nie jest niezależnym przedsięwzięciem – jest ściśle powiązana z nadrzędną strategią organizacjiStrategiczne cele i założenia określone przez organizację stanowią swego rodzaju kompas, podczas gdy strategia BPM dostarcza roadmapę niezbędną do efektywnej realizacji i osiągania tychże celów. Dopasowując inicjatywy BPM do ogólnej strategii, organizacje mogą rozwijać się w sposób zrównoważony, elastyczniej reagować na zmiany zachodzące na rynku i zdobywać przewagę konkurencyjną.

W poniższym wpisie blogowym omawiamy najważniejsze zależności między strategią BPM a strategią organizacji. Analizujemy, jak wpływają one na siebie nawzajem i pomagają odnosić sukcesy w warunkach dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Chcesz otrzymać krótkie podsumowanie tego artykułu? 
Pobierz je teraz!

Jak zbudować strategię zarządzania procesami biznesowymi?

Proces podejmowania i wdrażania decyzji strategicznych należy zacząć od jasnego określenia celów samej strategii, metod ich osiągania oraz mierników sukcesu. Cele te powinny odpowiadać ogólnym dążeniom i oczekiwaniom organizacji oraz być powiązane z jej misją i wizją. Zdefiniowanie celów bywa wyzwaniem, zwłaszcza w organizacjach będących w fazie zaawansowanej transformacji. Kluczowe znaczenie ma w tym przypadku dokładna analiza misji, wizji i wartości, a także określenie pożądanych rezultatów w perspektywie długoterminowej.

Podstawą każdej strategii BPM jest dopasowanie realizowanych procesów biznesowych do celów organizacji, potrzeb klientów i oczekiwań rynkowych.Ważne jest, aby wyznaczyć cele spełniające kryteria SMART. Zgodnie z tą zasadą cele powinny być konkretne (Specific), mierzalne (Measurable), osiągalne (Achievable), adekwatne (Relevant) i określone w czasie (Time-bound). Powinny być realistyczne, a zarazem ambitne i elastyczne, tzn. aktualizowane w razie potrzeb oraz powinny angażować kluczowych interesariuszy, a w szczególności kierownictwo wyższego szczebla.

Prawidłowo zdefiniowane cele są podstawą do wyznaczenia mierników (KPI) i ich wartości docelowych. Właściwe mierniki, również zbudowane w oparciu o zasadę SMART są kluczowe do oceny stopnia realizacji celów. Mierniki muszą być regularnie przeglądane i aktualizowane w przypadku zmieniających się potrzeb biznesowych.

Jak wdrażać strategię zarządzania procesami biznesowymi?

Wdrożenie strategii BPM wymaga przyjęcia usystematyzowanego podejścia składającego się z 5 kroków: analizy istniejących procesów, identyfikacji możliwości poprawy, przeprojektowania procesów, wdrożenia zmian i monitorowania wyników.

1. Analiza obecnych procesów

Analiza stanu obecnego stanowi podstawę do ustalenia jasnych i wymiernych celów oraz kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Dokładna ocena istniejących procesów w organizacji pozwala określić istotne obszary wymagające poprawy, mocne i słabe strony oraz niewykorzystany potencjał. Umożliwia zidentyfikowanie nieefektywności, wąskich gardeł i wskazanie szans do rozwoju. W konsekwencji możliwe jest wstępne zdefiniowanie mierników.

2. Identyfikacja obszarów wymagających poprawy

Dzięki dokładnej analizie procesów, organizacje mogą zidentyfikować nieefektywności, wąskie gardła i obszary o niewykorzystanym potencjale. Następnie, w oparciu o strategię rozwoju całej organizacji należy określić kierunek dla poszczególnych zmian i optymalizacji. Takie podejście umożliwia wyznaczenie mierzalnych celów, które z jednej strony bezpośrednio koncentrują się na konkretnych możliwościach poprawy, z drugiej strony są zgodne z szerszą wizją rozwoju organizacji. Dobrym narzędziem na tym etapie prac jest architektura procesów.

3. Optymalizacja procesów

Kolejnym krokiem jest przeprojektowanie wcześniej wybranych procesów w celu poprawy ich wydajności i/lub jakości. Przykładowe optymalizacje mogą obejmować np: eliminację wąskich gardeł, nadmiarowych czynności czy też zbyt rozbudowanych ścieżek akceptacji. Optymalizacja procesów pozwala organizacjom zwiększyć produktywność, obniżyć koszty i osiągnąć lepsze wyniki. To z kolei przekłada się na wzrost satysfakcji klientów i zapewnienie przewagi konkurencyjnej.

4. Wdrożenie zmian i zarządzanie zmianą

Implementacja strategii BPM obejmuje wprowadzanie zmian w procesach, ale także upewnienie się, że zmiany te będą miały trwały charakter/przyjmą. Kluczem do sprawnego przeprowadzenia transformacji jest odpowiednia komunikacja, angażowanie interesariuszy i zapewnienie szkoleń. W procesie wdrażania zmian warto nie tylko zachęcać pracowników do wspierania transformacji, ale przede wszystkim wychodzić naprzeciw ich obawom i zapewniać im niezbędne zasoby. Praktyki zarządzania zmianą, takie jak ocena wpływu zmian i regularne monitorowanie postępów, pozwalają zminimalizować opór w organizacji i zagwarantować większą zgodność wprowadzanych zmian z celami strategicznymi.

5. Monitorowanie wyników

Dzięki zdefiniowaniu kluczowych wskaźników efektywności (KPI) na początkowym etapie, można śledzić postępy i mierzyć stopień realizacji wyznaczonych celów. Regularne przeglądanie i aktualizowanie KPI w oparciu o zmieniające się potrzeby biznesowe pozwala na elastyczne dostosowywanie strategii do sytuacji. Podejście uwzględniające wszystkie powyżej opisane etapy umożliwia organizacjom ustalać właściwe priorytety związane z realizacją działań usprawniających, wyznaczać realistyczne cele i kierować procesem wdrażania strategii w taki sposób, by osiągać jak najlepsze wyniki.

Recursos-relacionados

Zobacz podobne materiały

Metody i narzędzia wspierające strategię BPM

Wybór odpowiedniego podejścia do dokumentacji procesów

Stworzenie i posiadanie odpowiedniej dokumentacji procesowej ułatwia praktyczne wdrażanie strategii pięciu kroków w zarządzaniu procesami biznesowymi. Pozwala na kompleksowy przegląd procesów organizacyjnych i lepsze śledzenie zmian wprowadzanych w procesie transformacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat dokumentacji procesów, zapoznaj się z naszym kompleksowym przewodnikiem.

Przyjęcie określonego podejścia do dokumentacji ma kluczowe znaczenie dla ogólnego sukcesu strategii BPM danej organizacji. Przy rozważaniu możliwości należy wziąć pod uwagę indywidualne potrzeby, cele i istniejące procesy organizacji, a także czynniki takie jak złożoność procesów i kultura korporacyjna. Należy ocenić mocne i słabe strony poszczególnych podejść oraz rozważyć ich zgodność z celami i zasobami organizacji. Wybór właściwej notacji spośród takich jak np.: BPMN, dokumentacja tekstowa, czy diagramy aktywności UML zależy od oczekiwań odbiorców dokumentacji. Jednym z takich oczekiwań może być przykładowo łatwość odbioru lub stopień szczegółowości informacji.

Warto na początek wybrać jedno z dwóch najczęściej stosowanych podejść do dokumentacji: top-down (z góry do dołu) lub bottom-up (z dołu do góry). Podejście top-down opiera się na przyjęciu perspektywy wysokopoziomowej takiej jak np. architektura/mapa procesów, której celem jest uzyskanie ogólnego obrazu procesów, wzajemnego ich powiązania oraz dopasowania celów na poszczególnych poziomach architektury. Z kolei podejście bottom-up rozpoczyna się od szczegółowego modelowania czynności, co pozwala na stopniowe budowanie repozytorium procesów.

Przykład modelu mapy procesów w systemie ADONIS

Wybór między podejściem top-down i bottom-up zależy od priorytetów danej organizacji, poziomu dojrzałości procesowej i celu, w jakim dokumentacja ma być wykorzystywana. Podejście top-down umożliwia głębsze zastanowienie się nad tym, którymi procesami lub grupami powiązanych procesów chcemy się zająć w pierwszej kolejności. Przyjmując to podejście mamy pewność, że zaproponowane usprawnienia są spójne z celami organizacji. Natomiast podejście bottom-up pozwala na szybkie poznanie wcześniej wybranego procesu i zaproponowanie szczegółowych usprawnień. W niektórych przypadkach korzystne może być połączenie obu tych podejść, dzięki czemu z jednej strony można kompleksowo przeanalizować procesy, koncentrując się równocześnie na ich dostosowaniu do celów strategicznych i poprawie efektywności operacyjnej.

Przykład modelu procesu w systemie ADONIS

Właściwy wybór metody, notacji i podejścia do dokumentacji, tworzy podstawy dla skutecznego zarządzania procesami i pomyślnego wdrożenia BPM.

Aby dowiedzieć się więcej o mapach procesów, obejrzyj nasz bezpłatny webinar „Mapy procesów: kluczowe narzędzie do optymalizacji procesów biznesowych.”

Wdrożenie oprogramowania BPM i narzędzi wspierających

Kolejną istotną decyzją strategiczną w kontekście strategii BPM, która ma  bezpośredni wpływ na powodzenie i rezultaty całego przedsięwzięcia, jest wybór odpowiedniego narzędzia informatycznego do dokumentowania i zarządzania procesami biznesowymi. Oprogramowanie BPM staje się podstawowym systemem do pozyskiwania wiedzy o procesach oraz tworzenia modeli procesów przy użyciu standardowych notacji takich jak np. BPMN. Dzięki takim narzędziom organizacje mogą skutecznie wizualizować, analizować i komunikować swoje procesy. Sprzyja to łatwiejszemu osiągnięciu konsensusu wśród interesariuszy i zachęca do podejmowania inicjatyw mających na celu usprawnienie procesów.

We wdrażaniu strategii BPM ważną rolę odgrywają także inne technologie, takie jak na przykład automatyzacja procesów i integracja z systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)Automatyzacja procesów usprawnia procesy, skraca czas cyklu i poprawia wydajność procesów. Z kolei Integracja BPM z systemami ERP umożliwia płynną wymianę danych, zapewniając spójność danych i dostarczając całościowego obrazu procesów end-to-end w całej organizacji.

Podczas gdy oprogramowanie BPM i narzędzia wspierające przynoszą wiele korzyści, ich wybór musi być dokładnie przemyślany. Należy oszacować koszty (licencjonowania, wdrożenia, utrzymania), uwzględnić krzywą uczenia się i kompatybilność z istniejącymi już w organizacji systemami. Możliwe korzyści należy zestawić z kosztami i wyzwaniami, przeprowadzając kompleksową analizę kosztów i korzyści, uwzględniającą zwrot z inwestycji (ROI), możliwości rozwoju oraz zgodność z politykami organizacji, np. politykami IT.

Niezależnie od tego, oprogramowanie ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia sukcesu w zakresie BPM. Pozwala ono na skuteczną dokumentację, analizę i optymalizację procesów. Integracja z innymi narzędziami może dodatkowo zwiększyć synergię i poprawić efektywność całej inicjatywy BPM, a także zapewnić jej zgodność z celami strategicznymi.

Aby dowiedzieć się więcej o kluczowych kryteriach wyboru odpowiedniego pakietu BPM, obejrzyj nasze bezpłatne webinarium „Kluczowe kryteria wyboru narzędzia BPM”.

Podsumowanie

Solidna strategia BPM, wspierana przez oprogramowanie i odpowiednie narzędzia, jest podstawą sukcesu biznesowego. Pozwala ona na dostosowanie procesów biznesowych do celów strategicznych i wykorzystanie zaawansowanych narzędzi w celu optymalizacji wydajności, poprawy wyników i zwiększenia zadowolenia klientów. Oprogramowanie BPM umożliwia skuteczną dokumentację, analizę i optymalizację procesów, zapewniając doskonałość operacyjną i ciągłe doskonalenie. W dynamicznym środowisku biznesowym korzystanie z tych narzędzi jest istotne dla utrzymania długoterminowego wzrostu i utrzymania przewagi konkurencyjnej.

ADONIS – pakiet BPM nagradzany przez klientów Gartnera, umożliwia szczegółową dokumentację procesów, analizę i podejmowanie świadomych decyzji. To sprawdzone w branży narzędzie cieszące się uznaniem w Polsce i na świecie. Jest łatwe w obsłudze na wszystkich poziomach zaawansowania. Wypróbuj system ADONIS bezpłatnie – sprawdź wersję ADONIS:Community i zacznij budować swoją strategię BPM już dziś!

Stwórz swoją strategię BPM z bezpłatną wersją ADONIS:Community

5 kroków do wdrożenia strategii BPM

Powiązane materiały BPM

Mesa de reunión llena de empleados trabajando en los procesos de negocio

Bezpłatny webinar

Globalne działanie. Jak procesy pomagają rozwinąć działalność na skalę globalną

Oficina, Colegas, Tener, Informal, Discusión, Durante, Reunión, En, Conferencia, Sala.

Bezpłatny webinar

Zarządzanie procesami biznesowymi we współczesnej bankowości

Bezpłatny webinar

Organizacja klientocentryczna: sukces dzięki procesom biznesowym

E-Learning

Rozpocznij swoją przygodę z BPM. Z systemem ADONIS na pokładzie

Zdobądź uznane na rynku
narzędzie do zarządzania
procesami biznesowymi.

Zapisz się na cotygodniowe aktualności.