Upowszechnij zarządzanie procesami biznesowymi w organizacji

W ostatnich latach praca zdalna nabrała nowego wymiaru. Jeśli masz doświadczenie pracy zdalnej lub nadal funkcjonujesz w tym trybie, pewnie zgodzisz się, że choć daje wiele korzyści, to z dala od biura i współpracowników bywa trudno o efektywną współpracę.

A jeśli Twoja praca wiąże się z zarządzaniem procesami biznesowymi, to z pewnością spotkałeś się z pewnym wyzwaniem: zarząd poprosił Cię o rewizję procesów i dostosowanie ich do ostatnich zmian operacyjnych. Zadanie to wiązało się z koniecznością zebrania opinii od różnych działów i współpracowników. Często jednak czułeś się pomijany, a odpowiedzi docierały dopiero po dłuższym czasie.

Jeśli brzmi to znajomo, a Ty wciąż starasz się stworzyć bardziej współpracujące i efektywne środowisko pracy, mamy dla Ciebie praktyczne wskazówki!

Przeczytaj ten artykuł i poznaj nasze najlepsze praktyki, które pomogą napędzić innowacje, rozwój i doskonałość poprzez zaangażowanie współpracowników w tworzenie nowych procesów oraz monitorowanie i ocenę istniejącego portfela procesów.

Wyzwania, takie jak opisane powyżej, są niestety częścią codziennej rzeczywistości. Dobra wiadomość jest jednak taka, że na pewno nie jesteś w tym sam. Brak konkretnych opinii i informacji zwrotnych od odpowiednich działów to jedno z głównych hamulców postępu. Czasami, mimo wysyłania setek maili, odpowiedzi wciąż nie ma.

Oczywiście, można spróbować umówić się na spotkanie online, otworzyć narzędzie do szkicowania i wspólnie zbierać pomysły. Ale to nie jest najskuteczniejsza metoda. Potrzebujemy prostszego rozwiązania, które pomoże rozwiązać ten problem. I podzielimy się naszym podejściem w kolejnych częściach.

Klucz do sukcesu sprowadza się do dwóch rzeczy: dobrego planu i odpowiednich narzędzi. Jeśli chodzi o narzędzia, mamy kilka alternatyw. Jednym z rozwiązań jest wprowadzenie systemu monitorowania, który wykrywa nieefektywności w istniejących procesach. Niestety, takie systemy działają zazwyczaj po fakcie i nie potrafią zidentyfikować prawdziwej przyczyny problemów.

Z naszej perspektywy lepszą opcją jest wprowadzenie systemu, który umożliwia zbieranie opinii na bieżąco, w trakcie tworzenia nowych procesów. Taki system stworzyłby dedykowane miejsce do dyskusji i wymiany pomysłów, pozwalając tym, którzy chcą i potrzebują, wpływać na rozwój i optymalizację procesów na każdym etapie.

Platformy BPM, takie jak ADONIS, mogą naprawdę zmienić sposób, w jaki zespół współpracuje nad procesami. Oferują one kompleksowe, zintegrowane narzędzia, które wspierają projektantów procesów, analityków i właścicieli procesów w doskonaleniu istniejących procesów oraz w tworzeniu nowych. Co więcej, umożliwiają również współpracę z pracownikami, czyli „końcowym odbiorcą” tych procesów, pozwalając im na dzielenie się swoimi uwagami i pomysłami. To podejście sprawia, że procesy stają się bardziej spójne i lepiej dopasowane do potrzeb całej organizacji.

Podziel się opinią w trakcie tworzenia procesu

Platformy BPM umożliwiają dodawanie uwag bezpośrednio do modelu, w czasie gdy nad nim pracujesz. Niezależnie czy chodzi o diagram procesu, ścieżkę klienta, mapę procesów end-to-end czy podobne elementy. Tak szybki feedback ułatwia tworzenie nowych procesów oraz rewizję już istniejących, które zazwyczaj opracowywane są tylko podczas warsztatów stacjonarnych, wirtualnych lub hybrydowych. Dodając uwagi bezpośrednio do modelu, możesz pracować efektywniej, pokonując ograniczenia czasowe i przyspieszając cały proces.

Angażuj współpracowników w proces zbierania opinii

Narzędzia BPM usprawniają komunikację procesową, tworząc jasny punkt interakcji z kolegami. Zachęcają ich do odpowiadania na kluczowe pytania i dzielenia się swoimi uwagami. Wszyscy zaangażowani współpracownicy są natychmiast powiadamiani o nowych wiadomościach i mogą odpowiedzieć od razu lub później – w zależności od potrzeb.

Zapewnij jakość podczas przeglądów

Gdy pierwsza wersja nowego lub zrewidowanego modelu jest gotowa do zatwierdzenia, zwykle przechodzi przez workflow wydania. Przeglądy są podzielone na metodologiczne i biznesowe, obejmując szereg kontrol, które zapewniają zgodność modelu z podstawowymi zasadami, jak przestrzeganie odpowiednich polityk czy regulacji. Funkcje współpracy w narzędziach BPM pozwalają na szybki i bezpośredni feedback, eliminując problemy, które mogą prowadzić do opóźnień, nieefektywnych pętli opinii czy utraty informacji w wydrukach, e-mailach itd.

Aby Twoje inicjatywy BPM zakończyły się sukcesem, kluczowe jest wprowadzenie procesu ciągłego doskonalenia w organizacji. Najlepsze pomysły często pojawiają się od osób, które bezpośrednio angażują się w realizację procesów – Twoich pracowników! Dlatego warto zapewnić im prostą drogę do aktywnego udziału, dzielenia się pomysłami, uwagami i sugestiami usprawnień, a także umożliwić im dostęp do najnowszych informacji i procesów BPM.

Wprowadzając pakiet BPM z funkcjami współpracy, możesz zaangażować wszystkich ekspertów merytorycznych w tworzenie i publikowanie nowych treści, wykorzystując wiedzę wewnętrzną do generowania feedbacku i innowacji w całej organizacji.

Jeśli chcesz zwiększyć zaangażowanie w rozwój procesów i rozpocząć współpracę BPM w swojej firmie, skontaktuj się z naszymi ekspertami i rozpocznij upowszechnianie BPM już dziś!