BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Found this helpful? Share it with peers.
ADONIS permet à Primeo Énergie de faire évoluer une cartographie des processus complexe vers une architecture de processus transparente et évolutive. La définition de niveaux de processus clairs, des cartes de processus et des processus détaillés facilite l’orientation et permet une meilleure visibilité des flux, des rôles et des relations. Cette success story montre comment la gestion des processus, au sein d’une organisation diversifiée, devient un levier fondamental pour la qualité, l’amélioration continue et la future transformation numérique.
Contexte : la complexité dans un secteur énergétique dynamique
Primeo Energie est une entreprise suisse du secteur de l’énergie, dont le siège est situé à Münchenstein. Elle fournit de l’énergie à ses clients en Suisse et en France et intervient dans les domaines du négoce d’énergie, des réseaux, du chauffage et des énergies renouvelables. Ce secteur allie diversité opérationnelle, exigences réglementaires et la volonté de garantir un approvisionnement énergétique fiable et durable.
Cette diversité se reflète également dans la gestion des processus. Primeo Énergie réunit plusieurs entités, différents secteurs d’activité et des structures transnationales. S’y ajoutent des réalités opérationnelles variées, des systèmes de gestion et des langues différentes. La gestion de la qualité et des processus constitue le cadre commun à l’ensemble de ces activités.
Siège social de Primeo Énergie à Münchenstein
ADONIS est déjà utilisé chez Primeo Énergie depuis de nombreuses années. L’enjeu n’est donc pas l’introduction d’une solution BPM, mais l’évolution d’une cartographie des processus existante. L’objectif principal consiste à faire évoluer cette architecture de processus afin de la rendre plus exploitable et plus facilement pilotable. Plusieurs centaines de processus doivent être organisés de manière cohérente, documentés de façon compréhensible et rendus facilement accessibles.
Primeo Énergie souhaite structurer son architecture de processus existante de manière à ce que les collaborateurs, les responsables de processus et le management conservent une vision globale. La gestion des processus ne doit pas seulement décrire les activités, mais également apporter de la clarté, de l’orientation et une base pour la qualité, l’amélioration continue et la future transformation numérique.
D’un processus documenté à une véritable orientation
Primeo Énergie a pour objectif de développer une architecture des processus transparente et évolutive. L’entreprise a déjà documenté plusieurs centaines de processus. Ceux-ci sont toutefois répartis sur différents niveaux, entités et thématiques, ce qui n’offre qu’une orientation limitée. L’objectif est de permettre aux collaborateurs d’accéder rapidement au processus pertinent à partir d’une vue d’ensemble globale, non pas en naviguant entre des niveaux dispersés, mais selon une logique claire et structurée.
L’enjeu principal réside dans l’usage quotidien : les informations sur les processus doivent être facilement accessibles et compréhensibles. La cartographie des processus offre de la clarté, sans générer de complexité supplémentaire.
Thomas Persson
Responsable de la gestion et des systèmes qualité chez Primeo Énergie
Par ailleurs, Primeo Énergie doit regrouper des exigences issues de différents systèmes de gestion. La gestion de la qualité, la sécurité au travail, la gestion environnementale, la gestion des risques et la sécurité de l’information doivent devenir visibles et opérationnels dans le contexte des processus. Le défi ne consiste donc pas seulement à documenter les processus. Il est essentiel de les structurer de manière à ce qu’ils apportent de la clarté et de l’orientation aux différents rôles, entités et systèmes de gestion.
Solution : une architecture de processus structurée grâce à ADONIS
Primeo Énergie utilise ADONIS comme plateforme centrale pour modéliser et structurer les processus, et les rendre accessibles via des cartes de processus. ADONIS ne constitue cependant pas une finalité en soi. La plateforme sert avant tout de fondation pour renforcer la visibilité, la transparence et instaurer une compréhension commune des processus au sein de l’organisation.
« ADONIS est pour nous le point de référence central en matière de processus. Les collaborateurs trouvent rapidement les informations dont ils ont besoin et comprennent en même temps comment leur processus s’inscrit dans le contexte global », explique Thomas Persson.
La pyramide des processus : une structure à cinq niveaux
Primeo Énergie structure la mise en œuvre à l’aide d’une pyramide des processus à plusieurs niveaux.
Illustration : la pyramide des processus de Primeo Énergie
Au sommet se trouve la carte des processus principaux du groupe. En dessous figurent les cartes des sous-processus, propres aux entités, aux domaines ou aux thématiques. Le niveau suivant décrit les processus en détail. Des documents complémentaires, outils et check-lists y sont associés. Le cinquième niveau prépare la digitalisation et l’automatisation. Il devient pertinent une fois le processus compris et les étapes susceptibles d’être digitalisées ou automatisées clairement identifiées.
Une vue d’ensemble grâce à une cartographie cohérente des processus
Illustration : la carte des processus principaux chez Primeo Énergie
La carte des processus clés joue un rôle central. Primeo Énergie ne l’a pas conçue comme une représentation classique des processus avec des couloirs distincts pour les processus de gestion, de création de valeur et de soutien. Elle représente au contraire les processus comme un ensemble cohérent et interconnecté. Les processus de création de valeur sont au cœur du modèle, soutenus par les processus de soutien et de gestion qui en assurent le cadre et la stabilité.
« Si un domaine venait à disparaître, c’est l’ensemble du système qui se fragiliserait. Les trois domaines sont indispensables au bon fonctionnement de la création de valeur », souligne Thomas Persson.
Le cycle PDCA présente la gestion des processus comme faisant partie intégrante de l’amélioration continue.
La carte des processus remplit ainsi un objectif central : elle offre une vue d’ensemble et explique les relations entre les éléments. Les collaborateurs et la direction voient quels types de processus interagissent et pourquoi toutes les parties du système sont importantes. L’architecture des processus devient ainsi plus compréhensible et compatible avec la gestion de la qualité, la gestion des risques, la sécurité de l’information et d’autres systèmes de gestion.
Interaction entre méthodologie et responsabilité
Sur le plan méthodologique, Primeo Énergie utilise la norme BPMN 2.0. Celle-ci facilite une représentation homogène des processus et en facilite la compréhension visuelle. L’objectif est toutefois de conserver une modélisation simple et lisible, afin que les informations essentielles soient immédiatement compréhensibles et directement exploitables au quotidien.
Sur le plan organisationnel, Primeo Énergie allie une gouvernance centralisée avec une forte implication des équipes métier. La gestion de la qualité et des processus définit le cadre méthodologique, accompagne les différents domaines d’activité. Les collaborateurs au sein des entités et des départements modélisent eux-mêmes leurs processus dans l’outil. L’équipe centrale prend en charge les modifications supplémentaires et les met en œuvre. Des formations internes et des modules d’e-learning complètent cette démarche afin de renforcer la compréhension de la gestion de la qualité et des processus, ainsi que des rôles et de la modélisation.
Résultat : une meilleure visibilité pour tous les utilisateurs
La principale valeur ajoutée réside dans une meilleure vue d’ensemble. Primeo Énergie est désormais en mesure de structurer une cartographie des processus complexe et de la rendre accessible à l’ensemble des utilisateurs. Les processus ne sont plus présentés de façon isolée, mais comme les composantes d’un ensemble cohérent. Cette approche permet de mieux comprendre les interactions entre les processus, les rôles, les documents et les différents systèmes de management.
- Les utilisateurs bénéficient d’une meilleure orientation au sein de la carte des processus.
- Les responsables de processus disposent d’une base claire pour gérer les processus, les faire évoluer et les coordonner avec les différents domaines d’activité.
- Le management bénéficie d’une vision globale des interactions entre les processus de création de valeur, les processus de soutien et les processus de gestion.
- La gestion de la qualité peut intégrer les exigences issues de différents systèmes de gestion selon une approche orientée processus.
Les avantages sont avant tout d’ordre qualitatif. Primeo Énergie gagne en transparence, en structure et en orientation. L’entreprise dispose également d’une base solide pour poursuivre sa transformation. En effet, la digitalisation et l’automatisation reposent sur une compréhension claire des processus et sur une documentation fiable et structurée.
Thomas Persson résume avec concision la valeur ajoutée d’ADONIS : « ADONIS m’offre une vue d’ensemble que je peux facilement présenter et interpréter. »
Perspectives : l’amélioration continue comme facteur de réussite
Primeo Énergie ne considère pas la gestion des processus comme un projet ponctuel, mais comme une démarche d’amélioration continue. L’architecture des processus existante est donc constamment enrichie et optimisée. Les prochaines étapes portent notamment sur l’intégration de nouvelles entités en Suisse et en France, afin d’étendre progressivement cette architecture à l’ensemble du groupe. La structure gagne ainsi en importance : elle doit offrir une orientation à l’échelle du groupe tout en préservant les spécificités de chaque entité.
Primeo Énergie poursuit également le développement technique de son système de gestion. La gestion des risques est déjà intégrée et est constamment enrichie. La sécurité de l’information est davantage ancrée dans le système. La continuité des activités reste étroitement liée aux processus opérationnels, aux risques et aux systèmes de gestion. L’enjeu est de faire converger ces différentes dimensions au sein d’une approche cohérente, sans complexifier inutilement la cartographie des processus.
La prochaine étape de cette démarche se situe au cinquième niveau de la pyramide des processus : la digitalisation et l’automatisation. L’objectif est de documenter les processus de manière suffisamment structurée pour que cette documentation puisse servir de base à leur digitalisation et à leur automatisation.
Un constat s’impose : la gestion des processus doit rester flexible. Les processus, les organisations et les exigences sont en constante évolution. C’est pourquoi des structures claires et la volonté de les faire évoluer en permanence sont déterminantes.
Thomas Persson résume la situation en ces termes : « Ce n’est pas quelque chose qui sera un jour terminé. »
Résumé
L’exemple de Primeo Énergie montre aux autres entreprises confrontées à une complexité similaire qu’une cartographie des processus ne devient pas exploitable simplement parce qu’elle contient un maximum de documentation. L’essentiel réside dans une architecture claire, compréhensible et interconnectée. Celle-ci doit permettre de s’orienter, de rendre les responsabilités visibles et de faciliter l’accès aux informations pertinentes. Ainsi, la gestion des processus devient un fondement pour la qualité, la transparence et l’amélioration continue.
