Mapas Milky Way y Transformación Digital

Embarcarse en un viaje de transformación empresarial requiere una nueva perspectiva, un enfoque innovador que trasciende lo convencional. Así como una caravana reúne a personas en torno a un viaje o una idea compartida, nuestra caravana metafórica representa a las partes interesadas de una organización, unidas en su búsqueda de crecimiento e innovación. Pero, ¿cómo se asegura el éxito del viaje de la caravana?

En este post, inspirado en el libro de Cecilia Nordén*, «The Milky Way» (La Vía Láctea), analizaremos cómo aprovechar la idea del mapa Milky Way con la notación de modelado ArchiMate, el lenguaje de modelado de Arquitectura Empresarial más completo y expresivo. Inspirándose en el cosmos, este mapa revela las intrincadas conexiones, procesos e interdependencias que dan forma a una empresa, presentando una organización completa en una sola página.

Siga leyendo para explorar este enfoque extraordinario, que le permite comprender, crear estrategias y acelerar la toma de decisiones, al mismo tiempo que adopta e impulsa la transformación empresarial.

El mapa Milky Way es un enfoque para analizar y visualizar una organización completa en una sola página. Se basa en el hecho de que las personas tienden a comprender e interpretar mapas visuales mejor que otras formas de representación, como texto plano o tablas.

El mapa puede ser un documento de una página que todos en una organización puedan entender, incluidos los ejecutivos, los gerentes y el personal. Utiliza conceptos comunes, como flujos de valor, procesos de negocio y componentes de aplicaciones, con los que todos en la organización están familiarizados.

El mapa Milky Way ayuda a visualizar aspectos importantes de su negocio y permite a las partes interesadas abordar áreas clave. Los miembros del equipo lo utilizan para comprender y comunicar el panorama general, asegurando que todos los involucrados estén en la misma página.

Por lo tanto, sirve para mejorar el entendimiento común. Crea conocimiento compartido y facilita una toma de decisiones más rápida. Usando un mapa Milky Way como punto de partida, sus partes interesadas pueden agregar varias perspectivas de información y colaborar para combinar el valor comercial, los flujos de valor, la información organizacional, los procesos de negocio y las perspectivas de TI.

Lo mismo es válido para usted y sus compañeros. Al aumentar su comprensión de las conexiones esenciales en toda la organización, puede identificar sinergias y encontrar aliados para las transformaciones empresariales necesarias.

Crea un entendimiento compartido de que incluso si las partes involucradas tienen diferentes objetivos en mente, no están actuando solos. Comenzarán a reconocer que todos los temas están entrelazados entre sí. Los enlaces importantes se vuelven fáciles de explicar. Los efectos del cambio se hacen evidentes.

En el centro de un mapa Milky Way, definimos el flujo de valor principal. Describimos el negocio como un ciclo. Porque eso es exactamente lo que es. El ciclo que muestra que las actividades se realizan una y otra vez. Cada uno de los principales pasos del flujo de valor forma un «pedazo del pastel», un segmento en el mapa. Dentro de cada uno de los segmentos, encontrará las capacidades que son importantes para el flujo de valor específico en cuestión.

Estos, a su vez, se realizan a través de procesos de negocio y componentes de aplicaciones.

Perspectiva ArchiMate para modelar un mapa Milky Way

Un mapa Milky Way de ArchiMate normalmente consta de elementos tales como capacidades, procesos de negocio y componentes de aplicaciones. Según el enfoque, también puede contener otros elementos, como objetos de negocio o servicios de negocio.

La mayoría de las veces, usamos los de la tabla, para que el mapa Milky Way no se vuelva demasiado confuso y complicado.

Las capacidades se utilizan para describir las capacidades de una organización, es decir, lo que puede hacer. Por lo tanto, la capacidad no explica el «cómo».

Usamos las capacidades como un contenedor de todo lo que se requiere para poder realizar las tareas de los principales flujos de valor.

Dentro de las capacidades, describimos los recursos esenciales que son necesarios para que las capacidades se realicen. Hay muchos enfoques para esto. Los elementos que encontramos en muchas Vías Lácteas son procesos y aplicaciones.

Describen cómo una empresa hace las cosas. Los procesos de negocio son un conjunto de actividades que, cuando las realizan personas o sistemas de manera estructurada, producen un resultado que contribuye a los objetivos empresariales.

Son los sistemas de TI que admiten flujos de valor y funciones empresariales.

Si le preocupa más el modelado lógico de los sistemas de TI, puede utilizar servicios de aplicaciones en lugar de componentes de aplicaciones.

Fragmento de una vista basada en ArchiMate de un aeropuerto.

Para crear un mapa Milky Way, siga estos cinco pasos:

1. Identifique los pasos principales en el flujo de valor
2. Haga divisiones aproximadas dentro de los sectores
3. Capture capacidades, procesos de negocio, componentes de aplicaciones
4. Conecte los elementos usando la relación “Flujo de información”
5. Revise el mapa y busque aceptación

Tenga en cuenta: No mapee demasiados detalles desde el comienzo. Los detalles se pueden agregar más adelante en talleres y dependiendo de la tarea.

Su mapa Milky Way ahora se puede usar como base para crear superposiciones con información que cambia más rápidamente, lo que ayuda a dar sentido a cómo interactúa todo. Preguntas típicas que puede tener:

• ¿Qué áreas de nuestra empresa se verán afectadas por una nueva estrategia?
• ¿En qué áreas gastamos nuestro dinero?
• ¿Dónde necesitamos un mejor soporte de TI?
• ¿Dónde nos enfrentamos a los problemas de sostenibilidad?
• ¿Dónde tenemos problemas como cuellos de botella, problemas de seguridad o falta de información?
• ¿Dónde tenemos riesgos?
• ¿Qué recorridos de clientes tenemos?

Las respuestas suelen anotarse en forma de evaluaciones y forman la base para la creación de hojas de ruta. Pueden encontrar mejores prácticas para crear y administrar las hojas de ruta en nuestro post sobre hojas de ruta estratégica.

Fragmento de una vista Milky Way de un aeropuerto, en la que se asignan riesgos y/u oportunidades a algunos elementos.

Los mapas de calor son otro método popular para navegar por los mapas Milky Way, usando códigos de colores para resaltar detalles importantes del mapa Milky Way. En el siguiente ejemplo, vemos los componentes de la aplicación codificados por colores según su estado TIME (tolerar, invertir, mantener y eliminar). Más información sobre TIME en este post.

Otro gran caso de uso es el mapeo y análisis del recorrido del cliente. El análisis del recorrido del cliente sitúa a la empresa directamente en la mente del consumidor. Comprenderá mejor los procesos, necesidades y percepciones de sus clientes. Al mismo tiempo, comprenderá mejor cómo se respaldan los recorridos del cliente en el backend.

En el caso de un aeropuerto, le puede interesar el viaje desde el punto de vista del pasajero, desde la reserva de un vuelo, pasando por la salida, hasta el destino. Para ello, modelará los puntos de contacto con el cliente y mostrará cómo se integran en el flujo de valor general del aeropuerto.

Fragmento de una vista Milky Way de un aeropuerto, que destaca todos los puntos de contacto del cliente durante un vuelo nacional.