Introducción

Gracias a las últimas tecnologías emergentes, tenemos acceso y estamos expuestos a una cantidad cada vez mayor de datos. Y con cada conjunto de datos recopilado, se obtiene información que podría ser potencialmente valiosa para su negocio. Sin embargo, debido a estos volúmenes considerables, gran parte de estos datos pueden pasarse por alto fácilmente y, por lo tanto, dar lugar a la pérdida de oportunidades de negocio.

¿Cómo es eso? Bueno, en muchas organizaciones sucede que los empleados simplemente no saben que existen tales activos de datos. Y además de eso, es posible que les falte el conocimiento para hacer un buen uso de ellos. Son este tipo de limitaciones y falta de transparencia las que al final dificultan aprovechar todo el potencial de los datos y convertirlos en oportunidades comerciales reales.

Pero ¿y si hubiera una manera fácil de superar y eludir estos desafíos por completo? Sigue leyendo para obtener más información sobre los catálogos de datos, cómo puedes hacer que los datos empresariales sean tu principal ventaja competitiva y utilizarlos para impulsar una toma de decisiones mejor informada.

¿Por qué necesitas administrar tus datos?

Para empezar: comprender los activos de datos existentes de tu empresa puede acelerar significativamente la implementación de muchos de tus proyectos. No es ningún secreto que muchas iniciativas organizacionales se basan en datos para tener éxito, particularmente aquellas que:

  • tienen la intención de impulsar la integración de procesos en toda la empresa,
  • tienen que cumplir con los requisitos reglamentarios, o
  • habilitar nuevos productos, servicios o incluso modelos comerciales completos basados en datos

Pero, para poder aprovechar el poder de los datos disponibles, primero debes encontrar una buena manera de organizarlos. ¿Por qué? Porque de lo contrario, pasarías todo tu tiempo tratando de filtrar todos los datos que se te presenten, en lugar de hacer el mejor uso de ellos. Y aquí es donde un catálogo de datos viene al rescate.

¿Qué es un catálogo de datos?

Piensa en una biblioteca normal. Tener una descripción general estructurada de los libros disponibles organizados por título, autores, edición, etc., te ayuda a encontrar fácilmente lo que necesitas. Ahora aplica el mismo principio a los activos de datos de tu organización. La catalogación de datos se refiere a la documentación de todos los objetos de datos importantes, así como la información relacionada, como: propietarios de los datos, ubicación, aplicaciones de software, interfaces que hacen que los datos sean accesibles, etc..

Woman reaching for a book in a library bookshelf

En pocas palabras, un catálogo de datos es un inventario organizado de los activos de datos de tu empresa. Te ayuda a administrar tus datos y te apoya en:

  • obtener una visión general de los activos de datos existentes,
  • definir responsabilidades para los activos de datos y la calidad de los datos
  • decidir sobre el dominio de los datos y, respectivamente, los sistemas que sirven como fuentes doradas de datos

¿No estás seguro de cómo crear tu catálogo de datos? ¡Permítenos darte una ventaja inicial!

¿Cómo puedes crear un catálogo de datos para tu organización?

Piensa en todos los datos de tu organización. Tienes datos sobre personas, ubicaciones, productos, eventos, acuerdos, etc. Para identificar cuáles de estos elementos de datos son importantes para el éxito de tu negocio, sugerimos dos caminos:

Enfoque descendente

comienza, por ejemplo, con tu mapa de capacidades. Piensa en al menos un elemento de datos importante para cada una de tus capacidades. Toma la capacidad «Gestión de relaciones con el cliente» como ejemplo. Aquí, tus elementos de datos importantes incluirán cosas como información del cliente, perfil del cliente, historial de pedidos y similares.

Enfoque ascendente

comienza con tu arquitectura de TI, por ejemplo, tu cartera de aplicaciones. ¿Cuáles son los 2 o 3 elementos de datos más importantes administrados por una aplicación de software?

Lo mejor es documentar y visualizar tus elementos de datos en forma de un mapa de datos. De esa manera, todos los usuarios pueden obtener rápidamente una descripción general de los activos de datos más importantes de tu empresa. Tu catálogo no debe contener más de 100-200 elementos de datos y podría verse así:

ejemplo de catálogo de datos en colores blanco y amarillo

Ejemplo de un catálogo de datos

A continuación, recopila más información útil sobre cada uno de los elementos de datos identificados. Piensa desde un punto de vista de negocio:

  • Uso de datos: Identifica las capacidades estratégicas que requieran datos y que procesos acceden a esos datos.
  • Flujos de información técnica information flows: Localiza que aplicaciones pueden proporcionar los datos y a través de qué interfaces de aplicación se hacen accesibles los datos.
  • Necesidades de protección de datos:Identifica quién está autorizado a acceder a estos datos y bajo qué circunstancias.

Un posible modelo de datos para describir tales detalles podría ser el siguiente, creado con el lenguaje de mocelado: ArchiMate.

flujograma de modelado de datos en colores amarillo, azul y verde

Ejemplo de modelo de datos

Si es necesario, se pueden recopilar más detalles sobre tus activos de datos. También se pueden utilizar otros lenguajes de modelado como UML para este propósito. No importa cuánta información recopiles, configurar tu catálogo de datos te ayudará a tomar mejores y más rápidas decisiones de negocio. ¡Y tus partes interesadas te amarán por ello! Lo mejor de todo: en realidad es tan fácil como parece, ¡y los primeros resultados se pueden lograr en cuestión de días!

Resumen

El siglo XXI ha cambiado fundamentalmente la forma en que funcionan las organizaciones. Un componente esencial de cualquier negocio exitoso hoy en día es obtener y administrar tus datos disponibles. Sin embargo, la creciente afluencia de datos puede ser una poderosa fuente de información o una carga. Tú decides.

fichero de empresa con cajones retro

Un catálogo de datos puede ayudarte a utilizar los crecientes volúmenes de datos a tu favor. Completar tu cartera de datos no solo te ayuda a organizar los datos que recopilas, sino que también les brinda más contexto, lo que te permite aprovecharlos para varios análisis y crear una imagen más amplia. De esta manera, la gestión de tu cartera de datos se convierte en uno de los pilares fundamentales para impulsar transformaciones exitosas y un mayor crecimiento de tu negocio.

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