Introducción

La automatización es buena, siempre que sepas exactamente dónde colocar la máquina

Eliyahu Goldratt

En los últimos años, apenas se ha hablado de iniciativas de transformación sin mencionar la «automatización» como ingrediente esencial. El alboroto en torno a las tecnologías de automatización y su rápida adopción ha ido en constante aumento, y dados los beneficios prometidos, desde ganancias de eficiencia y ahorro de costos hasta aumentos de la rentabilidad, no es de extrañar que todas las empresas quieran participar.

Sin embargo, a medida que las organizaciones se apresuran a digitalizar y automatizar sus procesos de negocio, muchas comienzan a darse cuenta de que, si bien implementar la automatización puede ser fácil, lograr resultados tangibles es más difícil de lo esperado (para una configuración exitosa del proyecto, lea nuestra publicación de blog  7 pasos para una automatización de procesos exitosa). Y todo conduce a una simple pregunta: ¿cuáles son los procesos adecuados para la automatización?

Dado que la investigación muestra que la mala selección de procesos se encuentra entre las principales causas de los intentos fallidos de automatización, querrás hacerlo bien. Entonces, ¡sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber para identificar a los candidatos de automatización correctos y comenzar tu iniciativa de automatización de procesos con el pie derecho!

¿Qué características tiene un proceso ideal para la automatización?

Cuando eches un vistazo a tus procesos y definas una lista de posibles candidatos a la automatización, ten en cuenta las siguientes preguntas:

  • ¿Este proceso se lleva a cabo regularmente?

  • ¿Es repetitivo? ¿Se completan los mismos pasos cada vez que se ejecuta el proceso?

  • ¿Se basa en un conjunto claro de reglas?

  • ¿El proceso implica un trabajo manual tedioso?

Tu proceso óptimo para la automatización implicaría típicamente una actividad estable, recurrente y mecánica, que requiere poco pensamiento crítico. Entonces, si un proceso se ajusta a los elementos de la lista anterior, es probable que sea un candidato de automatización bastante bueno.

Figure: Activities for automation in Organisations

Cómo identificar oportunidades de automatización en tu cartera de procesos

Los potenciales de automatización de procesos se pueden determinar fácilmente a través del análisis de tu cartera de procesos. Pero para que ese ejercicio sea realmente eficiente y efectivo, una documentación estructurada, precisa y completa de tus procesos es un requisito previo crucial (consulta nuestra guía de mejores prácticas de documentación de procesos para más información).

Si bien es posible que ya tengas tus procesos principales, gerenciales y multifacéticos descritos hasta cierto punto, lo más frecuente es que tus procesos de apoyo menos complejos (como el manejo de solicitudes de vacaciones, solicitudes de servicios de TI, transacciones y similares) son los que seleccionarás para tu proyecto de automatización.

Es por eso que un esquema completo de tu cartera de procesos es un primer paso esencial, que te permite evaluar y filtrar tus actividades operativas en busca de potenciales de automatización de una manera holística.

Algunos de los parámetros clave para la evaluación de la cartera de procesos son:

Complejidad

Frecuencia

Previsibilidad

La complejidad y la frecuencia del proceso son excelentes indicadores para reducir sus competidores de automatización. Los procesos con menor complejidad y mayor frecuencia deberían estar en la parte superior de tu lista. La previsibilidad de los procesos es otro aspecto valioso a tener en cuenta: te muestra cuáles de los procesos de tu cartera podrían y deberían estandarizarse.

Una herramienta de gestión por procesos como ADONISpuede ser de gran ayuda en este esfuerzo. Más allá de apoyarte con la documentación y visualización de tus procesos de negocio, una herramienta BPM también puede arrojar luz sobre las áreas necesarias para mejorar (un aspecto vital, porque automatizar un proceso ineficiente solo aumentará su ineficiencia; más sobre esto en nuestro post sobre optimización de procesos).

Y lo que es más importante, con el soporte de herramientas adecuado, puedes analizar de forma rápida y exhaustiva toda la arquitectura de tus procesos y señalar los candidatos más viables para la automatización de procesos, ¡basándote en los factores clave mencionados anteriormente y muchos más!

Figure: Activities for automation in Organisations

Ejemplo de análisis de cartera de procesos en la herramienta BPM ADONIS

¿Qué más debes considerar antes del inicio del proyecto?

Una vez que tu lista de selección de automatización esté completa, también debes comprender el ROI de tu iniciativa. Por lo tanto, algunas de las preguntas que puedes querer responder son:

  • ¿Cuáles son los costos de la automatización?

  • ¿Cuáles son los beneficios esperados?

  • ¿Vale la pena invertir en una solución de automatización?

Esto te dará una idea de los esfuerzos y costos de la iniciativa, así como de los ahorros y rendimientos esperados, lo que facilita determinar si esta inversión vale la pena en primer lugar. Para una inmersión profunda en esto, echa un vistazo a nuestro post sobre el  ROI en la automatización de procesos y aprende a estimar tus retornos con nuestra calculadora gratuita.

Habiendo cubierto estos temas, obtendrás un esquema sólido para tu iniciativa de automatización que puedes validar y confirmar con las partes interesadas clave del proyecto. ¡Dale prioridad a tus candidatos de automatización, prepara la ejecución de tus procesos y pon en marcha tu proyecto!

Consejo: Explora el caso de estudio BPA en la Universidad de Lucerna y obtén valiosas lecciones sobre la gestión de procesos.

Resumen y siguientes pasos

Muchas organizaciones que se embarcan en viajes de automatización lo pasan mal por entregar los resultados esperados porque no se toman el tiempo necesario para revisar y evaluar los procesos que son viables para la automatización.

Si bien el potencial detrás de la automatización de procesos es tremendo, es el caso de uso, los objetivos y el marco del proyecto lo que diferencia un intento inestable de una implementación sólida, configurada para escalar para darse cuenta del valor de la automatización y sus beneficios prometidos.

Ahora que sabes lo que se necesita para configurar tu iniciativa para el éxito, comprueba cómo funciona en la práctica en nuestro webinar gratuito sobre automatización de procesos, y obtén información de expertos sobre todo, desde el modelado de procesos hasta la codificación de plantillas y la implementación de la automatización.

Y en caso de que estés interesado en mejorar tu progreso con una poderosa herramienta de automatización de procesos cómo es ADONIS, el compañero perfecto para ayudarte en todas las etapas de tu viaje, desde el diseño hasta la ejecución. ¡Descubre más ahora y lleva sus procesos de negocio a nuevas alturas!

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