Was ist eine Business Impact Analyse und wie setzt man Sie erfolgreich um?

Von Lieferengpässen über Stromausfälle bis hin zu Cyberattacken – Unternehmen sind vielen Szenarien ausgesetzt, die Verluste oder Schäden verursachen können. 

Was würde passieren, wenn Ihr Unternehmen morgen von einem unerwarteten Vorfall lahmgelegt wird? Wichtiger noch, wie lassen sich die daraus resultierenden Schäden minimieren? Der Schlüssel zur proaktiven Absicherung gegen Unterbrechungen in betrieblichen Abläufen beginnt mit der Business Impact Analyse (BIA). Sie ist nicht nur ein präventives Instrument zur Risikominimierung, sondern dient auch als strategisches Mittel, um die Leistungsfähigkeit in Krisenzeiten zu maximieren und Geschäftskontinuität sicherzustellen. 

In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Grundlagen der BIA, die wesentlichen Schritte zur Durchführung und wie ein GRC-Tool Sie bei der Umsetzung unterstützen kann. 

Die Business Impact Analyse (BIA) ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, die potenziellen Auswirkungen von Störungen auf die Schlüsselprozesse, Systeme und den Gesamtbetrieb eines Unternehmens zu identifizieren und zu bewerten. Dabei kann das Schadenspotenzial in unterschiedlichen Bereichen bewertet werden, beispielsweise in Bezug auf Finanzen, Reputation und persönliche Sicherheit 

Die Analyse geht von zwei Annahmen aus:   

• Sämtliche Bereiche eines Unternehmens sind von der Funktionalität anderer Bereiche abhängig.

• Bei Störungen in betriebskritischen Bereichen ist eine sofortige und verstärkte Bereitstellung von Ressourcen zwingend erforderlich.

Ein Hauptziel der BIA ist die Identifikation kritischer Funktionen und Prozesse sowie die Bestimmung des Zeitpunkts, zu dem deren Ausfall zu nicht mehr tolerierbaren Schäden führt. Dabei wird ebenfalls berücksichtigt, wie sich diese Schäden im Laufe der Zeit entwickeln. Ein wesentlicher Bestandteil der BIA ist es, ein klares Verständnis der Abhängigkeiten zwischen Geschäftsprozessen, IT-Systemen, Lieferketten und externen Partnern zu gewinnen.

Auf Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse können Prioritäten festgelegt und der spezifische Ressourcenbedarf für präventive Sicherungsmaßnahmen und die Wiederherstellung kritischer Geschäftsprozesse bestimmt werden.

Um in Krisensituationen effektiv handeln zu können, ist es entscheidend, impulsive Entscheidungen zu vermeiden. Vorausschauende Strategien sind daher unerlässlich, um unüberlegte und ineffektive Notfallmaßnahmen zu verhindern.

Eine Business Impact Analyse hilft, Schwachstellen und potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und gezielt vorzubeugen. Die gewonnenen Erkenntnisse dienen als solide Grundlage für die Entwicklung effektiver Notfallstrategien, präventiver Schutzmaßnahmen sowie robuster, umsetzbarer Disaster-Recovery-Pläne. Dadurch können Unternehmen ihre Krisenprävention strategisch optimieren und so die kontinuierliche Geschäftsabwicklung sichern. Die BIA bildet deshalb das Fundament für ein effektives Business Continuity Management (BCM), das Risiken proaktiv managt und die Resilienz des Unternehmens gegenüber Störungen stärkt.  

Gleichzeitig liefert die Analyse klare Handlungsempfehlungen, um den Schutz der wichtigsten Prozesse und Ressourcen zu gewährleisten.

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• Definition des Umfangs: Legen Sie fest, welche Geschäftsbereiche, Abteilungen, Funktionen und Prozesse einbezogen werden. Soll die BIA global oder nur für spezifische Bereiche durchgeführt werden?  

• Zusammenstellung eines interdisziplinären Teams: Um die vielfältigen Perspektiven verschiedener Geschäftsfunktionen und Interessengruppen zu berücksichtigen, ist ein interdisziplinäres Team unerlässlich. Durch die Einbindung von Expert:innen aus Bereichen wie IT, Finanzen, Personal, Produktion, Recht und Marketing wird sichergestellt, dass alle relevanten Aspekte durch die Einbringung spezifischen Know-hows berücksichtigt werden. 

Um die Effizienz der BIA zu gewährleisten und einen reibungslosen BCM-Prozess sicherzustellen, ist es notwendig, eine Auswahl aus der Vielzahl der Geschäftsprozesse und -funktionen für die Analyse zu treffen.

Bewerten Sie systematisch die Auswirkungen einer Unterbrechung auf kritische Funktionen und Prozesse. Berücksichtigen Sie dabei folgende Aspekte: 

• Vordefinierte Schadenskriterien: Analysieren Sie potenzielle Folgen in Bezug auf unterschiedliche Kriterien wie finanzielle Verluste, Reputationsschäden, betriebliche Einschränkungen sowie Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben. 

• Schadenskategorien: Klassifizieren Sie das Schadenspotenzial jeder Aktivität anhand vordefinierter Parameter (z.B. Stufen von „gering“ bis „sehr hoch“), um eine einheitliche Bewertung zu gewährleisten. Auf diese Weise schaffen Sie eine objektive Basis für die Ableitung relevanter Kennzahlen (siehe Punkt 4 “Relevante Kennzahlen für die Business Continuity-Planung definieren”). 

• Zeitliche Komponente: Berücksichtigen Sie, wie sich das Schadensausmaß über die Zeit verändert. 

Innerhalb der BIA werden Kennzahlen erhoben, die als Grundlage für die weitere Planung der Business Continuity dienen: 

• Maximal tolerierbare Ausfallzeit (MTA): Wie lange dürfen die einzelnen Prozesse ausfallen, bevor untragbare Auswirkungen entstehen?  

• Geforderte Wiederanlaufzeit (WAZ): Die maximal zulässige Zeit, bis der Geschäftsprozess nach einem Ausfall wieder betriebsbereit sein muss. 

• Maximal zulässiger Datenverlust (MZD): Legt fest, wie viel Datenverlust im Falle eines Ausfalls oder einer Katastrophe akzeptabel ist. Dabei geht es darum, wie alt die letzten verfügbaren Daten (z. B. aus einem Backup) sein dürfen, bevor der Ausfall passiert.

Innerhalb der BIA müssen die Ressourcenabhängigkeiten der kritischen Funktionen und Prozesse erhoben werden, denn der Ausfall eines Geschäftsprozesses ist üblicherweise auf den Ausfall einer notwendigen Ressource zurückzuführen.  

Dabei sollten unterschiedliche Kriterien berücksichtigt werden wie:   

• Technologie und IT-Systeme 

• Infrastruktur 

• Personal (Welche Mitarbeitenden sind für die Durchführung der Prozesse notwendig?)  

• Lieferanten und externe Partner 

• Andere Prozesse 

Die Zusammenführung von Informationen aus bestehenden Systemen wie dem ISMS und dem Prozessmanagement trägt entscheidend dazu bei, Abhängigkeiten vollständig darzustellen.

Fassen Sie die Ergebnisse in einem Bericht zusammen und teilen Sie die Erkenntnisse mit den relevanten Entscheidungsträger:innen und Teams. Die gewonnenen Daten sollten zudem in das BCM integriert werden, sodass sie zur Entwicklung oder Verbesserung effektiver Strategien, Maßnahmen und Notfallplänen beitragen können. 

Bei der Umsetzung einer Business Impact Analyse (BIA) müssen wesentliche Aspekte berücksichtigt werden, die zugleich mit zu überwindenden Herausforderungen verbunden sind, um aussagekräftige und nützliche Ergebnisse zu gewinnen:

• Datenqualität: Ungenaue oder unvollständige Informationen können die Analyse verfälschen, was zu falschen Schlussfolgerungen und letztlich zu suboptimalen Entscheidungen führt. Um dieses Risiko zu minimieren, ist es entscheidend, Prozesse zur regelmäßigen Validierung und Aktualisierung der Daten zu etablieren.

• Ressourcenaufwand: Die Durchführung einer BIA erfordert nicht nur Zeit, sondern auch spezifisches Know-how und personelle Ressourcen. Die Komplexität der Analyse wird durch die vielschichtigen und weitreichenden Abhängigkeiten zwischen Prozessen, Systemen und Teams noch verstärkt.

• Datensilos: Die isolierte Datenhaltung in Abteilungen wie IT, Produktion oder HR verhindert eine ganzheitliche Betrachtung kritischer Abhängigkeiten. Daher ist die Integration dieser Datensilos für eine kohärente Analyse zwingend erforderlich.

• Veränderungen im geschäftlichen Umfeld: Um die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens angesichts sich ständig verändernder geschäftlicher Rahmenbedingungen wie neuer Technologien, Marktverschiebungen oder gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten, ist eine kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung der BIA unerlässlich.

• Integration und Akzeptanz: Die BIA bleibt häufig eine rein theoretische Übung, deren Ergebnisse nicht in den operativen Abläufen des Unternehmens verankert werden. Dies führt zu einem Informationsverlust der Führungsebene, wodurch die Integration in die strategische Planung und die praktische Umsetzung effektiv blockiert wird.

Tipp: Prüfen Sie Ihre BCM-Bereitschaft! Mit unserer kostenlosen Checkliste identifizieren Sie Lücken, überprüfen zentrale BCM-Aufgaben und steigern Ihre Geschäftsresilienz.

GRC-Tools wie ADOGRC können eine entscheidende Rolle spielen, um genannte Herausforderungen zu bewältigen. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, die den Prozess der BIA sowohl effizienter als auch zielführender gestalten.

• Zuverlässige Datenqualität: GRC-Tools konsolidieren Informationen aus zentralen Datenbanken und gewährleisten so die Genauigkeit und Aktualität von Prozess, Ressourcen und deren Zusammenhängen

• Effiziente Ressourcennutzung: Automatisierung und strukturierte Arbeitsabläufe minimieren den manuellen Aufwand, während vorkonfigurierte Vorlagen den Prozess für mehr Effizienz rationalisieren.

• Verwaltung von Komplexität und Abhängigkeiten: Visuelle Darstellungen von Abhängigkeiten und kritischen Pfaden über Systeme und Abteilungen hinweg helfen, Fehler zu reduzieren und eine umfassende Analyse zu gewährleisten.

• Anpassungsfähigkeit an Veränderungen: Regelmäßige Aktualisierungen und die nahtlose Integration neuer Risiken oder gesetzlicher Anforderungen halten die BIA relevant und effektiv.

• Stärkere Integration und Akzeptanz: Klare Berichte und KPIs sorgen für Transparenz, machen die BIA-Ergebnisse besser umsetzbar und erhöhen die Akzeptanz im Unternehmen.

Auswirkungen von Störungen verstehen: Eine Business Impact Analyse in ADOGRC deckt Schwachstellen auf, priorisiert kritische Bereiche nach Dringlichkeit und hilft, die größten Risiken zu identifizieren, um Unterbrechungen zu minimieren.

Eine fundierte Business Impact Analyse (BIA) bildet das Fundament der Unternehmensresilienz. Durch die klare Identifikation von kritischen Risiken und Abhängigkeiten lassen sich effektive Notfallpläne und Wiederherstellungspläne entwicklen, um auch bei unvorhergesehenen Störungen handlungsfähig zu bleiben. Der Einsatz eines GRC-Tools erhöht dabei Effizienz, Datenqualität und Integration – und macht damit die BIA zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Business Continuity Managements.