Wie KI für eine intelligentere Prozessdokumentation sorgt

Vor ein paar Monaten stand das Compliance-Team eines internationalen Herstellers vor einer Situation, die vielen bekannt vorkommt: Ein Audit rückte näher, aber einige wichtige Prozesse waren entweder gar nicht dokumentiert oder nicht mehr aktuell. Also verbrachte das Team mehrere Tage damit, Fachexpert:innen zu kontaktieren und unvollständige Diagramme zu überarbeiten. Am Ende lief das Audit gut – doch der Stress zeigte, wie teuer veraltete Dokumentation werden kann.

Solche Geschichten gibt es in jeder Branche. In der Finanzwelt verzögern Dokumentationsfehler wichtige Meldungen. Im Gesundheitsbereich sorgen unklare Abläufe dafür, dass Sicherheitsstandards nicht schnell genug umgesetzt werden. Und in der Industrie geraten Automatisierungsprojekte ins Stocken, wenn Prozesskarten unvollständig sind. Prozessdokumentation wird oft unterschätzt – bis sie plötzlich dringend gebraucht wird.

Dabei ist sie eigentlich das Fundament: für Compliance, für ein reibungsloses Onboarding und für jede Form von Automatisierung. Trotzdem tun sich viele Unternehmen schwer damit, ihre Dokumentation aktuell zu halten. Unsere BPM-Studie bestätigt das: 73 % sehen Transparenz als größten Nutzen, gleichzeitig fehlen 67 % die Ressourcen und 48 % das nötige Buy-in. Die Folge: Prozesswissen passt immer seltener zur Realität – und das kostet Zeit, erhöht Risiken und blockiert Verbesserungen.

Genau hier setzt KI an und bringt frischen Wind in die Dokumentation.

KI ersetzt keine GPM-Profis – sie verstärkt ihre Expertise. Ihr eigentlicher Mehrwert liegt darin, Prozesswissen einfacher zu erstellen, zu prüfen und zu teilen – und Dokumentation zu etwas zu machen, von dem das gesamte Unternehmen profitiert.

Indem KI den Aufwand deutlich reduziert, wird Dokumentation nicht nur schneller, sondern auch breiter im Unternehmen verankert. Prozessverantwortliche können aus kurzen Beschreibungen in Sekunden strukturierte Entwürfe erzeugen. Reviewer sehen Unstimmigkeiten früher. Compliance-Teams können sich darauf verlassen, dass die Dokumentation näher an der Realität bleibt – ohne veraltete Versionen durchsuchen zu müssen.

Am Ende entsteht Dokumentation, die schneller fertig, zuverlässiger gepflegt und für alle verständlicher ist – und damit zu einem echten Mehrwert für Zusammenarbeit, Compliance und kontinuierliche Verbesserung wird.

Intelligente Dokumentation denkt den gesamten Lebenszyklus neu. Es geht nicht mehr darum, ein Diagramm einmal fertigzustellen und dann zu vergessen – sondern Wissen klar, nutzbar und aktuell zu halten.

• Dokumentation starten: Beschreibungen von Arbeitsabläufen in Alltagssprache werden automatisch zu BPMN-Modellen – und verringern Rückstände sofort.

• Starker Einstieg: KI-gestützte Entwürfe sorgen von Anfang an für eine einheitliche Struktur und reduzieren manuelle Überarbeitungen.

• Wissen zugänglich machen: Mitarbeitende können Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten rollenspezifische Antworten – komplexe Modelle werden zu praktischer Orientierung im Alltag.

Ein ADONIS Kunde beschreibt es so:
„Unser Dokumentations-Backlog ist von mehreren Monaten auf wenige Wochen geschrumpft. Zum ersten Mal konnten Business User direkt beitragen, und unsere Analysten hatten mehr Zeit für echte Verbesserungen.“

ADONIS 17 liefert all das als integrierte Funktionen, die bereits heute einsetzbar sind:

• KI-Assistent für Prozessentwürfe
  BPMN-Modelle sofort aus natürlicher Sprache erzeugen.

• Prozessverständnis durch natürlichen Dialog
  Prozessfragen stellen und verständliche, kontextbezogene Antworten bekommen.

Mit Anbindungen an SharePoint und Confluence ist Dokumentation nicht länger isoliert – sie ist genau dort verfügbar, wo Teams ohnehin arbeiten.

KI beschleunigt nicht nur die Dokumentation – sie hebt ihren Stellenwert im Unternehmen auf ein neues Level.

• Backlogs schrumpfen, und Fachexpert:innen können sich wieder auf echte Verbesserungen statt auf Aufholarbeit konzentrieren..

• Business und IT arbeiten auf einer gemeinsamen, verlässlichen Wissensbasis.

• Prozesswissen wird demokratisiert und kann von Führungskräften, Auditoren und Mitarbeitenden an der Front gleichermaßen genutzt werden.

Der Effekt geht weit über Produktivität hinaus: In der Compliance bedeutet es weniger Risiken und reibungslosere Audits. Im Gesundheitswesen sorgt es für schnelleres Onboarding und mehr Patientensicherheit. In der Produktion für zuverlässigere Automatisierungsprojekte und bessere Output-Qualität. Branchenübergreifend macht KI-gestützte Dokumentation Prozesswissen zu einem echten Wettbewerbsvorteil.

Wir stehen erst am Anfang. Künftig könnte KI noch weiter gehen – und Teams unterstützen, bevor Probleme entstehen:

• Prädiktive Aktualisierungen: Prozesse markieren, die bald nicht mehr compliant sein könnten, und proaktiv Änderungen vorschlagen.

• Echtzeit-Compliance-Monitoring: Modelle kontinuierlich mit regulatorischen Vorgaben abgleichen und bei Abweichungen Teams sofort warnen.

• Integritätschecks: Lücken frühzeitig erkennen, wenn Modelle komplexer werden – und gezielt Hinweise geben, um Dokumentation verlässlich zu halten.

Für GPM-Profis bedeutet das den Abschied vom ständigen Hinterherarbeiten. Statt auf veraltete oder unvollständige Modelle zu reagieren, liefert KI vorausschauende Unterstützung – und macht Dokumentation zu einem proaktiven Treiber für operative Exzellenz.

Prozessdokumentation galt lange als notwendiges Übel. Mit KI ändert sich das grundlegend. In ADONIS wird Dokumentation schneller, intelligenter und wirkungsvoller – und damit zur Basis für Compliance, Zusammenarbeit und kontinuierliche Verbesserung.

KI übernimmt die Dokumentation nicht – sie sorgt endlich dafür, dass sie für Sie arbeitet.