Die Zukunft des GPM: Wie KI das Prozessmanagement verändert

Geschäftsprozessmanagement befindet sich im Umbruch. Was früher vor allem auf die Dokumentation von Abläufen und die Sicherstellung der Regelkonformität ausgerichtet war, entwickelt sich heute zu einer dynamischen, KI-gestützten Disziplin, die es Organisationen ermöglicht, sich in Echtzeit anzupassen. KI verändert grundlegend, wie wir Geschäftsprozesse gestalten, analysieren und nutzen – und macht das GPM intelligenter, intuitiver und wirkungsvoller als je zuvor.

Über Jahrzehnte hinweg hat Geschäftsprozessmanagement Unternehmen dabei unterstützt, Abläufe zu strukturieren, Konsistenz zu schaffen und operative Prozesse durch visuelle Modelle und standardisierte Workflows zu optimieren. Im Mittelpunkt stand dabei dokumentieren, wie Arbeit erledigt wird, die Einhaltung von Vorgaben sicherstellen und die Performance durch regelmäßige Überprüfungen verbessern.

Diese Praktiken waren jedoch oft mit hohem manuellem Aufwand verbunden, basierten auf punktuellen Bewertungen und boten nur eingeschränkten Zugang für Stakeholder:innen. Mit der Digitalisierung kamen zwar Workflow-Engines und Automatisierung hinzu, doch die Logik dahinter blieb größtenteils vordefiniert und starr.

Jetzt beginnt ein neues Kapitel: KI-gestütztes Prozessmanagement. Prozesse werden nicht mehr nur entworfen – sie entwickeln sich weiter, lernen aus Daten und reagieren in Echtzeit auf Veränderungen.

Künstliche Intelligenz eröffnet Geschäftsprozessmanagement auf allen Ebenen völlig neue Potenziale. So verändert sie die Spielregeln:

KI-gestützte Modellierung kann die Erfassung und Dokumentation von Geschäftsprozessen grundlegend verändern. Anstatt zeitaufwändiger Workshops oder manueller Modellierung könnten intelligente Assistenten natürliche Sprache in Sekundenschnelle in strukturierte BPMN-Diagramme übersetzen – und so das Prozessdesign radikal beschleunigen und für alle zugänglich machen.

Dieser zukunftsweisende Modellierungsansatz bietet klare Vorteile gegenüber traditionellen Methoden:

• Schnellere Ergebnisse: Ein Prozess kann in wenigen Sekunden visualisiert werden – statt langer Abstimmungsrunden zwischen Fachexpert:innen und modellierenden Personen.

• Mehr Beteiligung: Jede Person kann zur Prozessgestaltung beitragen – ganz unabhängig von Modellierungserfahrung, BPMN-Kenntnissen oder Tool-Wissen.

• Intelligentere Zusammenarbeit: Automatisch erzeugte Prozessentwürfe ermöglichen es Teams, sich direkt auf die Feinabstimmung zu konzentrieren – für schnellere Abstimmung und bessere Ergebnisse.

• Höhere Genauigkeit: Mit gut formulierten Prompts und internem Kontext spiegelt das erste Modell bereits realistische Abläufe wider – und muss nur noch minimal angepasst werden.

Dieses Vorgehen beschleunigt nicht nur die Modellierung erheblich, sondern macht sie auch breiteren Nutzergruppen zugänglich – bei gleichzeitig hoher Qualität und Konsistenz, auf die Teams direkt aufbauen können.

Tipp: Erleben Sie intelligente Modellierung in Aktion im KI-gestützten Process Modeller.

Mit KI angereicherte GPM-Plattformen können Prozessmodelle intelligent analysieren, um gezielt Verbesserungspotenziale aufzudecken. So können Teams Ineffizienzen schneller beseitigen, Durchlaufzeiten verkürzen und die Performance steigern – deutlich schneller und umfassender als mit rein manuellen Methoden.

In Verbindung mit aktuellen Betriebsdaten analysiert KI große Mengen an realen Ausführungsdaten. Auf dieser Basis ermöglicht KI den Prozesseigner:innen Engpässe zu identifizieren, Verzögerungen vorherzusehen und Abläufe gezielt und datenbasiert anzupassen.

Teams profitieren von KI-gestützten Erkenntnissen, um:

• Prozessschritte anzupassen, um Reibungen zu verringern und fehlerhafte Abläufe zu vermeiden

• Änderungen vorab zu simulieren, bevor sie implementiert werden

• Verbesserungsmaßnahmen nach messbarem Impact zu priorisieren

• Fortschritte kontinuierlich über Live-Dashboards zu überwachen

Mit KI-gestützter Analyse und Zugriff auf aktuelle Daten entwickelt sich das GPM von der reaktiven Fehlerbehebung hin zur vorausschauenden, datengestützten Optimierung.

Tipp: Entdecken Sie, wie Sie mit Process Mining in ADONIS operative Live-Daten für fundierte Entscheidungen nutzen.

KI versteht natürliche Sprache ähnlich wie der Mensch – und kann dadurch auch alltägliche Geschäftsfragen sinnvoll beantworten. Dank dialogbasierter Oberflächen können Prozessmodelle und Arbeitsanweisungen (SOPs) für alle Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden – nicht nur für GPM-Expert:innen, die wissen, wo sie suchen und wie sie Modelle interpretieren müssen.

Nutzer:innen können Fragen stellen wie: „Wie lege ich eine neue Bestellung im ERP-System an?“ oder „Welche Daten benötige ich, um eine Rechnung auszustellen?“ – und erhalten direkt den passenden Prozess.

Diese Modelle könnten zudem in natürlicher Sprache erklärt werden, statt sich ausschließlich auf visuelle Darstellungen zu stützen.

Auch Rückfragen wie „Wer genehmigt die Bestellung vor der Auslieferung?“ oder „Welches Team übernimmt nach meinem Schritt?“ könnten im richtigen Kontext beantwortet werden – schnell, präzise und verständlich.

Die Optimierung von Prozessen basiert häufig auf regelmäßigen – teils vierteljährlichen – Reviews, die zeitaufwendig sind und fundiertes Fachwissen erfordern, um Dokumentationen und Vorgaben gründlich zu analysieren.

Intelligente GPM-Systeme könnten diesen Ansatz grundlegend verändern: Sie erkennen kontinuierlich Optimierungspotenziale und schlagen Prozessverantwortlichen oder dem Process Management Office automatisch passende Maßnahmen vor.

Bei regulatorischen Änderungen lassen sich bestehende Prozesse sofort auf Konformität prüfen. Neue operative Erkenntnisse machen Ineffizienzen oder Risiken frühzeitig sichtbar. Gleichzeitig könnten Richtlinienänderungen automatisch KI-gestützte Anpassungsvorschläge für betroffene Workflows auslösen.

Dank intelligenter Automatisierung können Prozesseigner:innen sofort über Verbesserungspotenziale informiert werden – gezielte Anpassungen lassen sich so schnell umsetzen und Prozessoptimierung wird zu einer dauerhaft integrierten Fähigkeit.

Letztlich könnte KI Geschäftsprozessmanagement dazu verhelfen, seine bisherigen Grenzen zu überwinden: durch schnellere Modellierung, datengestützte Echtzeiteinblicke und kontinuierliche Optimierung im großen Maßstab. Mit natürlicher Sprachverarbeitung und intelligenter Automatisierung lassen sich Ineffizienzen schneller erkennen, Compliance fortlaufend sichern und Prozesse flexibel an neue Anforderungen anpassen. Diese nahtlose Integration von Intelligenz ermöglicht es allen Teams, das volle Potenzial von Geschäftsprozessmanagement zu entfalten – und echte operative Exzellenz zu erreichen.

KI im GPM eröffnet eine Vielzahl neuer Chancen.

So vielversprechend der Einsatz von KI im Geschäftsprozessmanagement auch ist – wer Empfehlungen blind vertraut, riskiert Unklarheiten und Zweifel an der Verlässlichkeit der Ergebnisse. Deshalb müssen GPM-Anbieter KI-Technologien gezielt und verantwortungsvoll in ihre Lösungen integrieren – und gleichzeitig eine angemessene Kontrolle über KI-generierte Inhalte sicherstellen.

Einige zentrale Herausforderungen im Überblick:

1. Transparenz

Werden Nutzer:innen KI-generierten Empfehlungen vertrauen? Ohne nachvollziehbare Herleitung der Ergebnisse kann die Akzeptanz schnell sinken. Verstehen Nutzer:innen, wie eine Empfehlung zustande kommt, begegnen sie ihr mit mehr Vertrauen. Transparenz stärkt das Vertrauen, verbessert die Governance und unterstützt fundierte Entscheidungen.

Um Vertrauen zu schaffen, sollten KI-gestützte GPM-Tools:

• Die Herkunft von Empfehlungen offenlegen – inklusive verwendeter Daten und angewendeter Logik

• Nachvollziehbarkeit ermöglichen, indem KI-generierte Inhalte klar als solche gekennzeichnet werden

• Expert:innen einbinden, die KI-Vorschläge überprüfen, validieren und bei Bedarf anpassen können

Wenn Erklärbarkeit konsequent in alle Ebenen des GPM eingebettet ist – von Modellen bis hin zu Entscheidungen –, bleiben Nutzer:innen informiert, handlungsfähig und behalten jederzeit die Kontrolle.

2. Überblick & Governance

KI im Geschäftsprozessmanagement bringt nur dann echten Mehrwert, wenn sie sich an Ihre Regeln hält. Um kontextgerechtes und regelkonformes Prozessmanagement sicherzustellen, braucht es weiterhin klar definierte Rollen, Fach- und GPM-Expert:innen, Freigabeschritte und eine saubere Dokumentation.

Es liegt an Ihrem Team, den Einsatz von KI zu steuern – und ihre Ergebnisse zu prüfen und freizugeben. Ob Prozessdesigns, Verbesserungsvorschläge oder sogar Anpassungen in Echtzeit: Die letzte Entscheidung muss immer beim Menschen bleiben.

3. Datenqualität

KI im GPM ist nur so gut wie die Prozessinformationen, auf die sie zugreift. Sind Dokumentationen veraltet oder inkonsistent, spiegeln KI-Vorschläge genau diese Lücken und Ungenauigkeiten wider.

So verbessern Sie die Datenqualität nachhaltig:

• Standards festlegen, wie Prozesse modelliert und beschrieben werden

• Strukturierte Vorlagen und Formulare nutzen, um Informationen einheitlich zu erfassen

• Zentrale, leicht zugängliche Repositorien aufbauen

• Verantwortlichkeiten definieren und regelmäßige Überprüfungen verankern

• Kontinuierliche Plausibilitätsprüfungen durchführen, um Fehler frühzeitig zu erkennen

Mit aktuellen, verlässlichen Daten – etwa in ADONIS – bleiben KI-generierte Erkenntnisse relevant und aussagekräftig. Teams können auf Empfehlungen reagieren, die auf validen und aktuellen Informationen beruhen.

KI im GPM ist kein Abkürzungsversprechen – sondern ein echter Multiplikator. Vorausgesetzt, die Grundlagen stimmen.

Die Weiterentwicklung des Geschäftsprozessmanagements ist kein rein technisches Upgrade – sie verändert grundlegend, wie Unternehmen über Veränderung, Agilität und Zusammenarbeit denken. KI befähigt Teams dazu:

• Schneller auf Veränderungen zu reagieren – durch Echtzeit-Einblicke

• Prozessverantwortung zu demokratisieren – und die Abhängigkeit von Spezialist:innen zu reduzieren

• Compliance automatisch sicherzustellen – indem Best Practices durch KI durchgesetzt werden

• Fachwissen zu skalieren – und Prozesswissen wiederverwendbar und zugänglich zu machen

• Transformation voranzutreiben – denn GPM wird zum strategischen Steuerungsinstrument, nicht nur zum operativen Werkzeug

Mit Version 17.0 führt ADONIS einen vollständig integrierten KI-Assistenten ein, der den gesamten GPM-Lebenszyklus unterstützt – vom Modellieren über das Verstehen bis zur Optimierung. In der Enterprise Edition sind diese Funktionen sofort einsatzbereit:

Nutzer:innen beschreiben einen Prozess in einfachen Worten und ADONIS erstellt automatisch ein vollständig strukturiertes BPMN-Diagramm.

„Erstelle einen Einstellungsprozess mit drei Genehmigungsschritten.“

Der KI-Assistent erzeugt ein BPMN-Modell mit passendem Layout, Rollen und Beschriftungen – und beschleunigt so die Prozessmodellierung, sowohl für Einsteiger:innen als auch Profis.

Mithilfe des KI-gestützten Chatbots können Nutzer:innen Prozesse ganz einfach per Frage erkunden – zum Beispiel:

„Wer ist hier verantwortlich?“
„Was passiert nach der Freigabe?“
„Was ist das Ergebnis dieses Prozesses?“

So wird Prozesswissen für alle zugänglich – von der Führungskraft bis zum Teammitglied. Intuitiv, verständlich und direkt im Modell.

Der KI-Assistent analysiert Ihre Modelle auf:

• Schleifen und Engpässe

• Redundanzen

• Abweichungen von Best Practices

… und macht konkrete Verbesserungsvorschläge – basierend auf Struktur, Kontext und Ablauflogik.

Tipp: Alle Funktionen im Detail finden Sie im Blogbeitrag „Wie ADONIS KI-gestütztes GPM auf ein neues Level hebt“.

Das erwartet uns in Zukunft:

KI wird Prozessmodelle laufend auf Basis realer Nutzung und Leistungsdaten aktualisieren – so bleiben Abläufe jederzeit aktuell und praxisnah.

GPM-Tools werden sich wie smarte Assistenten verhalten – zugänglich per Chat, Spracheingabe oder direkt in Ihren Business-Apps.

Intelligente Systeme helfen dabei, Richtlinien durchzusetzen, Risiken zu identifizieren und Compliance über alle Prozesse und Abteilungen hinweg zu sichern.

Wir können künftig mit einer noch stärkeren Integration in BI-, GRC-, RPA- und andere Unternehmenssysteme rechnen – wodurch GPM zum verbindenden Element intelligenter Unternehmensprozesse wird.

Bei BOC Group beobachten wir diese Trends nicht nur – wir gestalten sie aktiv mit.

KI ist nicht dazu da, GPM zu ersetzen – sondern es auf ein neues Niveau zu heben.

Durch die direkte Integration von Intelligenz in Modellierung, Verständnis und Analyse wird GPM zum echten Motor für Agilität, Abstimmung und Wandel.

Ob Sie gerade erst beginnen, KI im Prozessmanagement zu erkunden, oder bereits intelligente Praktiken skalieren – eines ist klar:

Geschäftsprozessmanagement wird nie wieder so sein wie früher.