Ocena portfela aplikacji: 30 pytań, na które warto sobie odpowiedzieć

Dobrze uporządkowany portfel aplikacji może znacząco wspierać rozwój i wprowadzanie innowacji w organizacji – a tym samym dawać realną przewagę konkurencyjną.

Optymalizacja aplikacji pozwala obniżyć koszty IT i uwolnić zasoby, które można przeznaczyć na nowe inicjatywy. Mniejsza złożoność to także mniejsze ryzyko i solidna podstawa dla prawdziwej transformacji. Wystarczy kilka konkretnych kroków, by zacząć i szybko zobaczyć pierwsze efekty.

Zanim przystąpisz do działania warto określić model, według którego, po dokonaniu analizy, będziesz oceniać aplikacje. W BOC Group polecamy model TIME opracowany przez firmę Gartner® – prostą macierz 2×2, która pozwala przypisać aplikacje do jednej z czterech strategii inwestycyjnych, w zależności od dopasowania aplikacji do wymagań biznesowych i IT. Kluczowym elementem oceny jest zestaw dobrze dobranych pytań, które pomogą rzetelnie ocenić poziom dopasowania każdej aplikacji.

Nie masz pewności, od czego zacząć? W dalszej części artykułu znajdziesz 30 sprawdzonych pytań, które ułatwią Ci uporządkowanie portfela aplikacji i – w dłuższej perspektywie – pozwolą lepiej nim zarządzać.

Proces kluczowy to taki proces, który dostarcza wartość klientowi. Pomyśl o wszystkich swoich procesach poziomu 1. lub zdolnościach z mapy procesów/zdolności.

Niektóre aplikacje są po prostu niezbędne do obsługi standardowych procesów, inne natomiast wyróżniają się swoimi możliwościami i dzięki temu mogą wnieść coś nowego – tworząc przewagę konkurencyjną. A jak to wygląda w przypadku Twoich aplikacji?

Pomyśl o konsekwencjach, jakie dla Twojej organizacji miałaby utrata lub awaria aplikacji – szczególnie pod względem poufności, dostępności lub integralności.

Czy aplikacja jest ważna dla kluczowych użytkowników i w jakim stopniu?

Weź pod uwagę stopień dopasowania między aktualną funkcjonalnością a wymaganiami biznesowymi oraz potrzebami procesów. Czy istnieje luka funkcjonalna, którą trzeba wypełnić?

Zastanów się, na ile wprowadzane ulepszenia funkcjonalne były realizowane na czas w odniesieniu do liczby zgłoszonych zmian.

Niektóre aplikacje są intuicyjne i od samego początku łatwe w obsłudze. Inne wymagają (w jakimś stopniu) przeszkolenia. Jak to wygląda w przypadku Twojej aplikacji?

Jak wygląda korzystanie z tej aplikacji na co dzień? Jak Twoi współpracownicy, pracownicy lub Ty sam ocenilibyście jej przyjazność dla użytkownika? Czy interfejs jest czytelny i intuicyjny?

Weź pod uwagę następujące aspekty: (1) spójność i wiarygodność danych, (2) jakość danych, (3) dostępność danych dla pracowników lub klientów w każdym czasie.

Zastanów się, ile (ręcznych) działań musiałeś podjąć, aby zintegrować aplikację w całej organizacji.

Weź pod uwagę szersze otoczenie procesów biznesowych, w tym zmiany strategii firmy, aktualizacje regulacji, wpływ czynników ekonomicznych oraz zmiany operacyjne.

Czy Twoja aplikacja pomaga zdobyć przewagę konkurencyjną, czy raczej służy tylko do realizacji podstawowych zadań?

Jeśli korzystanie z aplikacji wymaga szkoleń – czy są one dostępne i czy zasoby przeznaczone na naukę są wystarczające, by skutecznie korzystać z aplikacji?

Zastanów się, czy inne aplikacje korzystają z usług lub danych dostarczanych przez tę aplikację.

Spróbuj zebrać wszystkie koszty związane z utrzymaniem, naprawami itp. aplikacji za ostatni rok finansowy.

Zastanów się, jak dział biznesu i IT współpracują przy planowaniu, wdrażaniu i utrzymaniu aplikacji.

Zastanów się, jak łatwo można dostosować integrację do zmieniających się procesów biznesowych; w jakim stopniu tłumaczenia danych, adaptery i interfejsy są na stałe zapisane w aplikacji, a na ile przeniesione do centrów integracji.

Weź pod uwagę mechanizmy kontroli dostępu, kwestie prywatności, zgodność z regulacjami oraz to, jak te zabezpieczenia wpływają na dostępność, wygodę użytkowania, wydajność i efektywność pracy.

Czy istnieją rozwiązania umożliwiające radzenie sobie z kryzysami i odzyskiwanie danych, czy też ich utrata jest nieodwracalna?

Weź pod stabilność aplikacji w sytuacji dużego obciążenia i wzmożonego ruchu użytkowników.

Czy Twoja aplikacja jest unikalna, a jeśli nie, to czy wnosi więcej wartości niż inne, które mają podobne funkcje?

Każda aplikacja opiera się na określonej technologii. Zastanów się nad omawianą aplikacją – czy technologia, na której bazuje, nie jest jest już przestarzała?

Zastanów się, jakie ryzyko może się pojawić w związku z korzystaniem z aplikacji.

Zastanów się nad skutkami aktualizacji tej aplikacji. W jakim stopniu wpływa ona na działanie innych aplikacji używanych jednocześnie?

Czy możesz korzystać z technologii chmurowej za pomocą swojej aplikacji?

Ile petabajtów (PB), terabajtów (TB) lub gigabajtów (GB) pamięci wymaga ta aplikacja?

Zastanów się, czy aplikacja wspiera kierunki architektoniczne Twojej organizacji, takie jak architektura zorientowana na usługi (ang. Service Oriented Architecture – SOA), zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management – BPM) oraz zarządzanie danymi podstawowymi (ang. Master Data Management – MDM).

Czy zmiany w aplikacji wprowadza się łatwo, czy są one trudne i kosztowne? Weź też pod uwagę, jak dobrze aplikacja radzi sobie z nowymi wymaganiami.

Czy utrzymanie i obsługa aplikacji wymagają dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem specjalistów, wewnętrznych lub zewnętrznych, ze względu na potrzebną wiedzę?

Czy aplikacja znajduje się na końcu cyklu życia i traci swoją wartość biznesową; jest nowa i wymaga opracowania wstępnego planu biznesowego; rośnie i wymaga ulepszeń oraz dostosowań; czy też jest dojrzała i zaczyna stabilizować swoją wartość biznesową?

Gdy ocenisz zarówno dopasowanie do wymagań biznesu, jak i IT, możesz przejść do przypisania dla każdej z nich odpowiedniej klasyfikacji. Jak to zrobić? Połącz ostateczne wyniki ocen dopasowania w obu tych obszarach i zdecyduj, czy powinieneś:

Aplikacje o niskiej wartości biznesowej, ale wysokiej jakości technicznej.

Aplikacje o wysokiej wartości biznesowej i wysokiej jakości technicznej.

Aplikacje o wysokiej wartości biznesowej, ale niskiej jakości technicznej.

Aplikacje o niskiej wartości biznesowej i niskiej jakości technicznej.

Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zapraszamy do przeczytania naszego wpisu na blogu o tym, jak zdefiniować skuteczną strategię zarządzania portfelem aplikacji.

Regularna ocena portfela aplikacji jest kluczowa, aby nadążać za szybko zmieniającymi się rynkami i tworzyć przestrzeń dla nowych innowacji. Dzięki zadawaniu właściwych pytań oraz ocenie aplikacji pod kątem ich dopasowania do wymagań biznesu i wymagań IT, możesz określić ich znaczenie i jakość, a w efekcie poprowadzić swój portfel zgodnie z odpowiednią strategią inwestycyjną.