Wstęp
Dobrze uporządkowany portfel aplikacji może znacząco wspierać rozwój i wprowadzanie innowacji w organizacji – a tym samym dawać realną przewagę konkurencyjną.
Optymalizacja aplikacji pozwala obniżyć koszty IT i uwolnić zasoby, które można przeznaczyć na nowe inicjatywy. Mniejsza złożoność to także mniejsze ryzyko i solidna podstawa dla prawdziwej transformacji. Wystarczy kilka konkretnych kroków, by zacząć i szybko zobaczyć pierwsze efekty.
Zanim przystąpisz do działania warto określić model, według którego, po dokonaniu analizy, będziesz oceniać aplikacje. W BOC Group polecamy model TIME opracowany przez firmę Gartner® – prostą macierz 2×2, która pozwala przypisać aplikacje do jednej z czterech strategii inwestycyjnych, w zależności od dopasowania aplikacji do wymagań biznesowych i IT. Kluczowym elementem oceny jest zestaw dobrze dobranych pytań, które pomogą rzetelnie ocenić poziom dopasowania każdej aplikacji.
Nie masz pewności, od czego zacząć? W dalszej części artykułu znajdziesz 30 sprawdzonych pytań, które ułatwią Ci uporządkowanie portfela aplikacji i – w dłuższej perspektywie – pozwolą lepiej nim zarządzać.

30 pytań do oceny poziomu dopasowania Twoich aplikacji
Na ile Twoje aplikacje są dopasowane do wymagań biznesu?
1. Czy aplikacja wspiera jeden lub więcej kluczowych procesów lub zdolności Twojej organizacji, i w jakim stopniu?
Proces kluczowy to taki proces, który dostarcza wartość klientowi. Pomyśl o wszystkich swoich procesach poziomu 1. lub zdolnościach z mapy procesów/zdolności.
2. Czy aplikacja przyczynia się do zwiększenia Twojej przewagi konkurencyjnej?
Niektóre aplikacje są po prostu niezbędne do obsługi standardowych procesów, inne natomiast wyróżniają się swoimi możliwościami i dzięki temu mogą wnieść coś nowego – tworząc przewagę konkurencyjną. A jak to wygląda w przypadku Twoich aplikacji?
3. Jak znaczące konsekwencje dla firmy miałby poważny incydent lub całkowita awaria aplikacji?
Pomyśl o konsekwencjach, jakie dla Twojej organizacji miałaby utrata lub awaria aplikacji – szczególnie pod względem poufności, dostępności lub integralności.
4. Jak dużą wartość aplikacja przynosi kluczowym użytkownikom?
Czy aplikacja jest ważna dla kluczowych użytkowników i w jakim stopniu?
5. Na ile aplikacja pomaga osiągać Twoje cele biznesowe i spełniać wymagania procesów?
Weź pod uwagę stopień dopasowania między aktualną funkcjonalnością a wymaganiami biznesowymi oraz potrzebami procesów. Czy istnieje luka funkcjonalna, którą trzeba wypełnić?
6. Jak łatwo aplikacja może zostać zmieniona lub rozbudowana, aby spełniać nowe potrzeby firmy?
Zastanów się, na ile wprowadzane ulepszenia funkcjonalne były realizowane na czas w odniesieniu do liczby zgłoszonych zmian.
7. Jak oceniasz funkcjonalność aplikacji pod względem wiedzy i doświadczenia potrzebnych do jej obsługi i zarządzania nią?
Niektóre aplikacje są intuicyjne i od samego początku łatwe w obsłudze. Inne wymagają (w jakimś stopniu) przeszkolenia. Jak to wygląda w przypadku Twojej aplikacji?
8. Jak oceniasz użyteczność i dostępność aplikacji pod kątem realizacji wymagań biznesowych i procesowych?
Jak wygląda korzystanie z tej aplikacji na co dzień? Jak Twoi współpracownicy, pracownicy lub Ty sam ocenilibyście jej przyjazność dla użytkownika? Czy interfejs jest czytelny i intuicyjny?
9. Na ile aplikacja wspiera Twoje potrzeby związane z zarządzaniem informacją lub danymi?
Weź pod uwagę następujące aspekty: (1) spójność i wiarygodność danych, (2) jakość danych, (3) dostępność danych dla pracowników lub klientów w każdym czasie.
10. Jak wygląda integracja aplikacji z procesami biznesowymi w różnych obszarach funkcjonalnych? Czy uważasz, że jest dobrze dopasowana, czy raczej nie?
Zastanów się, ile (ręcznych) działań musiałeś podjąć, aby zintegrować aplikację w całej organizacji.
11. Mając na uwadze procesy wspierane przez aplikację, jak często te procesy się zmieniają?
Weź pod uwagę szersze otoczenie procesów biznesowych, w tym zmiany strategii firmy, aktualizacje regulacji, wpływ czynników ekonomicznych oraz zmiany operacyjne.
12. Czy aplikacja jest ważna dla realizacji strategii biznesowej i jeśli tak, to w jakim stopniu?
Czy Twoja aplikacja pomaga zdobyć przewagę konkurencyjną, czy raczej służy tylko do realizacji podstawowych zadań?
13. Czy użytkownicy końcowi mają zapewnione szkolenia? Jeśli tak, jak je oceniasz?
Jeśli korzystanie z aplikacji wymaga szkoleń – czy są one dostępne i czy zasoby przeznaczone na naukę są wystarczające, by skutecznie korzystać z aplikacji?
14. Czy ta aplikacja wchodzi w konflikt z innymi aplikacjami?
Zastanów się, czy inne aplikacje korzystają z usług lub danych dostarczanych przez tę aplikację.
15. Jak wysokie są roczne koszty związane z tą aplikacją?
Spróbuj zebrać wszystkie koszty związane z utrzymaniem, naprawami itp. aplikacji za ostatni rok finansowy.

Jak dobrze Twoje aplikacje są dopasowane do wymagań IT?
16. Jak różni aktorzy biznesowi, tacy jak użytkownicy i interesariusze, współpracują przy zarządzaniu aplikacją?
Zastanów się, jak dział biznesu i IT współpracują przy planowaniu, wdrażaniu i utrzymaniu aplikacji.
17. Czy aplikacja potrafi efektywnie integrować dane i procesy?
Zastanów się, jak łatwo można dostosować integrację do zmieniających się procesów biznesowych; w jakim stopniu tłumaczenia danych, adaptery i interfejsy są na stałe zapisane w aplikacji, a na ile przeniesione do centrów integracji.
18. Jak skutecznie aplikacja chroni Twoje dane i zapewnia ich bezpieczeństwo?
Weź pod uwagę mechanizmy kontroli dostępu, kwestie prywatności, zgodność z regulacjami oraz to, jak te zabezpieczenia wpływają na dostępność, wygodę użytkowania, wydajność i efektywność pracy.
19. Czy zastosowane mechanizmy bezpieczeństwa wystarczają, aby zapewnić poufność i integralność Twojej aplikacji?
Czy istnieją rozwiązania umożliwiające radzenie sobie z kryzysami i odzyskiwanie danych, czy też ich utrata jest nieodwracalna?
20. Jak odporna jest aplikacja na sytuacje stresowe i awaryjne?
Weź pod stabilność aplikacji w sytuacji dużego obciążenia i wzmożonego ruchu użytkowników.
21. Czy funkcje tej aplikacji pokrywają się z funkcjami innych już używanych aplikacji?
Czy Twoja aplikacja jest unikalna, a jeśli nie, to czy wnosi więcej wartości niż inne, które mają podobne funkcje?
22. Czy ta aplikacja opiera się na przestarzałych technologiach?
Każda aplikacja opiera się na określonej technologii. Zastanów się nad omawianą aplikacją – czy technologia, na której bazuje, nie jest jest już przestarzała?
23. Czy w utrzymaniu lub obsłudze aplikacji pojawiają się powtarzające się problemy, które mogą negatywnie wpłynąć na działalność firmy?
Zastanów się, jakie ryzyko może się pojawić w związku z korzystaniem z aplikacji.
24. Czy aktualizacje tej aplikacji wpływają na działanie innych aplikacji?
Zastanów się nad skutkami aktualizacji tej aplikacji. W jakim stopniu wpływa ona na działanie innych aplikacji używanych jednocześnie?
25. Czy aplikacja może działać w chmurze?
Czy możesz korzystać z technologii chmurowej za pomocą swojej aplikacji?
26. Jak duża jest baza danych tej aplikacji?
Ile petabajtów (PB), terabajtów (TB) lub gigabajtów (GB) pamięci wymaga ta aplikacja?
27. Na ile aplikacja jest zgodna z przyjętymi praktykami architektonicznymi, zasadami rozwoju i standardami technologicznymi?
Zastanów się, czy aplikacja wspiera kierunki architektoniczne Twojej organizacji, takie jak architektura zorientowana na usługi (ang. Service Oriented Architecture – SOA), zarządzanie procesami biznesowymi (ang. Business Process Management – BPM) oraz zarządzanie danymi podstawowymi (ang. Master Data Management – MDM).
28. Jak dobrze aplikacja dostosowuje się do zmian i spełnia nowe wymagania?
Czy zmiany w aplikacji wprowadza się łatwo, czy są one trudne i kosztowne? Weź też pod uwagę, jak dobrze aplikacja radzi sobie z nowymi wymaganiami.
29. Czy do obsługi i utrzymania aplikacji potrzebna jest specjalistyczna wiedza techniczna?
Czy utrzymanie i obsługa aplikacji wymagają dodatkowych kosztów związanych z zatrudnieniem specjalistów, wewnętrznych lub zewnętrznych, ze względu na potrzebną wiedzę?
30. Na jakim etapie cyklu życia znajduje się aplikacja?
Czy aplikacja znajduje się na końcu cyklu życia i traci swoją wartość biznesową; jest nowa i wymaga opracowania wstępnego planu biznesowego; rośnie i wymaga ulepszeń oraz dostosowań; czy też jest dojrzała i zaczyna stabilizować swoją wartość biznesową?
Zdefiniuj swoją strategię inwestycyjną
Gdy ocenisz zarówno dopasowanie do wymagań biznesu, jak i IT, możesz przejść do przypisania dla każdej z nich odpowiedniej klasyfikacji. Jak to zrobić? Połącz ostateczne wyniki ocen dopasowania w obu tych obszarach i zdecyduj, czy powinieneś:
Tolerować:
Aplikacje o niskiej wartości biznesowej, ale wysokiej jakości technicznej.
Inwestuj:
Aplikacje o wysokiej wartości biznesowej i wysokiej jakości technicznej.
Migruj:
Aplikacje o wysokiej wartości biznesowej, ale niskiej jakości technicznej.
Eliminuj:
Aplikacje o niskiej wartości biznesowej i niskiej jakości technicznej.

Przykład modelu TIME w pakiecie EA ADOIT
Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, zapraszamy do przeczytania naszego wpisu na blogu o tym, jak zdefiniować skuteczną strategię zarządzania portfelem aplikacji.
Podsumowanie
Regularna ocena portfela aplikacji jest kluczowa, aby nadążać za szybko zmieniającymi się rynkami i tworzyć przestrzeń dla nowych innowacji. Dzięki zadawaniu właściwych pytań oraz ocenie aplikacji pod kątem ich dopasowania do wymagań biznesu i wymagań IT, możesz określić ich znaczenie i jakość, a w efekcie poprowadzić swój portfel zgodnie z odpowiednią strategią inwestycyjną.