ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI
Wstęp
W dzisiejszym szybko rozwijającym się środowisku biznesowym zmiany są nieuniknione. Niezależnie od tego, czy chodzi o zaadaptowanie nowej technologii, podążanie za trendami rynkowymi, czy poprawę procesów operacyjnych, organizacje, które nie wprowadzają i nie akceptują zmian, ryzykują pozostaniem w tyle za konkurencją. Implementacja zmian może być jednak trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli dany proces jest źle zarządzany lub pracownicy stawiają opór.
Niniejszy wpis na blogu poświęcony jest kluczowym strategiom zarządzania zmianą, przezwyciężania oporu i zapewniania sprawnego przeprowadzenia transformacji tak, aby była ona pozytywnym doświadczeniem dla wszystkich jej uczestników.
Czym jest wdrażanie procesów?
Wdrażanie procesów polega na wprowadzaniu nowych lub zmienionych procesów w życie i upewnieniu się, że zostały one zweryfikowane i przetestowane w celu zapewnienia ich sprawnego działania. Jest to oczywiście ciągła aktywność, ponieważ stanowi część procesu ciągłego doskonalenia.
Ta uporządkowana (zazwyczaj projektowa) procedura gwarantuje, że wszyscy zaangażowani interesariusze dysponują wiedzą niezbędną do zapewnienia powodzenia procesu. Uwzględnia ona dane wejściowe z każdego etapu wdrożenia, zapewniając, że wynik końcowy jest osiągalny i ma praktyczne zastosowanie.
Wdrożenie procesu poprawia przejrzystość i zrozumienie zadań i obowiązków. Zwiększa wydajność i efektywność w organizacji, zapewniając jednocześnie płynne i jak najmniej uciążliwe wprowadzanie zmian.
Integralną częścią implementacji procesów pozwalającą na uniknięcie nieporozumień i oporu staje się również zarządzanie zmianą. Obejmuje to identyfikację potrzeby zmian, planowanie, komunikację, szkolenia, konfigurację systemów i technologii oraz monitorowanie postępów. Skuteczne zarządzanie zmianą prowadzi do poprawy wydajności, zwiększenia produktywności i rozwoju organizacyjnego, a także zapewnia skuteczną komunikację, właściwe planowanie i ciągłe doskonalenie.
Wdrażanie procesów w kontekście cyklu życia zarządzania procesem (PMLC)
Wdrożenie procesu jest centralnym elementem cyklu życia zarządzania procesem (PMLC). PMLC określa etapy rozwoju procesu – od początkowego odkrycia potrzeby zmiany, do ostatecznego wprowadzenia i ciągłego monitorowania procesu. W związku z tym wdrażanie procesów należy do trzeciej fazy cyklu życia zarządzania procesami, fazy wdrażania i zmian. Po czym następuje etap wykonywania wdrożonych procesów, czyli procesy wchodzą w życie.
Aby dowiedzieć się więcej na temat cyklu życia zarządzania procesami, zapoznaj się z naszym wpisem na blogu poświęconym zarządzaniu procesami biznesowymi. Warto też zapoznać się z naszymi artykułami na temat dokumentacji procesów i analizy procesów, by lepiej zrozumieć pierwsze dwie fazy PMLC.
Cykl życia zarządzania procesem (PMLC) BOC Group
Dlaczego ważne jest wdrażanie ulepszonych procesów?
Oto kilka powodów, dla których z perspektywy organizacji wdrażanie procesów jest istotne:
Standaryzacja i przejrzystość
Wdrażając procesy, organizacje mogą ustandaryzować swoje działania i zapewnić, że wszystkie zaangażowane osoby dążą do tych samych celów. Może to pomóc w ograniczeniu chaosu, błędów i nieporozumień.
Wydajność
Przejrzyste i skuteczne procesy mogą pomóc usprawnić pracę oraz zmniejszyć ilość czasu i wysiłku potrzebnego do realizacji zadań. Może to pomóc zwiększyć produktywność i obniżyć koszty.
Ciągłe doskonalenie
Skuteczne wdrażanie procesów obejmuje ich bieżące monitorowanie i ocenę w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Może to pomóc organizacjom w ciągłym doskonaleniu swoich działań i utrzymaniu konkurencyjności.
Zaangażowanie pracowników
Ponieważ pracownicy rozumieją swoje role i obowiązki w ramach przejrzystego i dobrze zdefiniowanego procesu, jest bardziej prawdopodobne, że poczują się zaangażowani i poświęcą się swojej pracy. Może to prowadzić do większej satysfakcji z pracy i retencji pracowników.
Podsumowując, wdrażanie procesów jest ważne dla organizacji, ponieważ może pomóc w stworzeniu bardziej zorganizowanego, wydajnego i produktywnego miejsca pracy, co może prowadzić do zwiększenia rentowności i długoterminowego sukcesu organizacji.
Wdrażanie procesów w 6 prostych krokach
Najważniejsze kroki we wdrażaniu procesów będą zależeć od konkretnego procesu lub zadania, które wymaga poprawy. Istnieją jednak pewne wspólne kroki, które mogą być przydatne przy wdrażaniu dowolnego procesu:
Krok 1. Identyfikacja procesu
Krok 2. Analiza stanu obecnego
Po zidentyfikowaniu procesu ważne jest, aby przeanalizować jego obecny stan. Obejmuje to dokumentowanie bieżącego procesu, identyfikowanie wąskich gardeł lub nieefektywności oraz zbieranie informacji zwrotnych od pracowników zaangażowanych w proces. Analiza ta stanowi podstawę przyszłych ulepszeń.
Krok 3. Zaprojektowanie nowego procesu
Na podstawie analizy stanu obecnego można zaprojektować nowy proces, który wyeliminuje zidentyfikowane problemy i nieefektywności. Ważne jest, aby na tym etapie zaangażować osoby, które będą odpowiedzialne za wdrożenie nowego procesu, ponieważ mogą one zapewnić cenny wkład i informacje zwrotne.
Krok 4. Zakomunikowanie zmiany
Po zaprojektowaniu nowego procesu ważne jest, aby zakomunikować zmianę wszystkim zainteresowanym stronom. Obejmuje to pracowników, na których zmiana będzie miała wpływ, a także wszystkich klientów lub dostawców, których może ona dotyczyć. Komunikacja powinna być jasna i spójna oraz odnosić się do wszelkich obaw lub pytań, jakie mogą mieć interesariusze.
Krok 5. Wdrożenie nowego procesu
Po zaprojektowaniu i zakomunikowaniu nowego procesu czas na jego wdrożenie. Obejmuje to szkolenie pracowników w zakresie nowego procesu, aktualizację wszelkiej wymaganej dokumentacji lub systemów oraz upewnienie się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki. Ważne jest, aby ściśle monitorować proces wdrażania, aby móc identyfikować wszelkie problemy i w razie potrzeby wprowadzać poprawki.
Krok 6. Ocena i doskonalenie
Po wdrożeniu nowego procesu ważne jest, aby ocenić jego skuteczność i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Powinien to być proces ciągły, z regularnymi kontrolami w celu oceny procesu i zebrania informacji zwrotnych od pracowników i innych zainteresowanych stron.
Warto wziąć pod uwagę, że niektóre kroki mogą wymagać powtórzenia, zaś aby osiągnąć pożądany rezultat, wdrożenie procesu nie powinno przebiegać liniowo, a raczej iteracyjnie.
Jakie okoliczności należy wziąć pod uwagę przy wdrażaniu procesów?
Jak podkreślono wcześniej, ustrukturyzowane i dobrze zaplanowane wdrożenie procesu pozytywnie oddziałuje na ogólne i społeczne aspekty organizacji. Dlatego też obowiązkiem kierownictwa jest osiągnięcie wysokiego poziomu akceptacji wśród wszystkich interesariuszy.
Ponieważ wdrażanie procesów często wpływa na całą organizację, sposób ich realizacji jest bardzo ważny. Zasadniczo rozróżnia się wdrożenie nagłe, stopniowe i równoległe. By zdecydować, którą z tych metod wybrać, należy wziąć pod uwagę kilka podstawowych czynników:
- Ekonomiczne
Odnoszą się do budżetu projektu dostępnego na realizację procesu.
- Organizacyjne
Ważne jest, aby zwrócić uwagę na strukturę organizacyjną, ponieważ ma ona duży wpływ na powodzenie wdrożenia procesu.
- Techniczne
Dotyczą kwestii, które aplikacje IT są używane lub powinny być używane.
- Socjologiczne/kulturowe
W podejmowaniu decyzji o podejściu do wdrażania procesów ważną rolę odgrywa również kultura korporacyjna.
- Osobiste
Skupiają się na osobistych doświadczeniach poszczególnych osób uczestniczących w procesie i możliwościach skorzystania z nich.
Kluczowe czynniki pomyślnego wdrożenia procesu
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe uwarunkowania, dla pomyślnego wdrożenia procesu kluczowe znaczenie mają następujące czynniki sukcesu:
Identyfikacja interesariuszy procesu
Jest to jeden z najważniejszych punktów, ponieważ należy jasno określić, kto powinien zostać poinformowany o wdrożeniu procesu lub kto jest w niego zaangażowany. Wszyscy odbiorcy – w zależności od tego, w jaki sposób proces ich dotyczy – wymagają innego poziomu informacji. Wyróżnić można: właścicieli zadań, na których proces ma bezpośredni wpływ, właścicieli zadań, na których proces nie ma bezpośredniego wpływu, podmioty niebędące stronami w procesie oraz dostawców i klientów.
Czas
Czas jest również szczególnie ważnym czynnikiem. W zależności od sytuacji może on być bardzo różny i zależy przede wszystkim od wyżej wspomnianej formy wdrożenia. Istotne jest także, aby w trakcie wdrożenia harmonogram był stale weryfikowany i w razie potrzeby dostosowywany.
Planowanie zasobów ludzkich
Ponieważ wdrożenie procesu jest zwykle traktowane jak projekt, to zazwyczaj w jego ramach powołuje się kierownika projektu i zespół projektowy. Należy dokładnie określić obszary odpowiedzialności, tak aby każdy mógł wykonać swoje zadania i aby ogólny wynik został osiągnięty.
Formy zaangażowania
Na podstawie wskazanych wcześniej odbiorców, należy zdecydować, jak bardzo poszczególne osoby będą zaangażowane w realizację projektu. Przydatnym narzędziem może być stworzenie macierzy uwzględniającej interesariuszy oraz przynajmniej trzy formy zaangażowania: informacja, komunikacja i współudział. Informacja odnosi się do zrozumienia, że zmiana ma miejsce, a zatem ma na celu zwiększenie ogólnej świadomości. Komunikacja oznacza bardziej bezpośrednią wymianę informacji, a współudział ma na celu zaangażowanie w proces wszystkich osób, których on dotyczy.
Wybór kanałów komunikacji
Poszczególne organizacje mają różne zasady komunikacji, a każdy z interesariuszy ma preferowane kanały komunikacji, które także należy uwzględnić w planie wdrożenia. W niektórych przypadkach odpowiednio przygotowany e-mail z informacjami może wystarczyć, w innych potrzebne będą e-learning, webinary, czy też bezpośrednie spotkania i szkolenia dla pracowników. Należy pamiętać, że odpowiedni kanał komunikacji nie jest uzależniony tylko od danego interesariusza, ale też od etapu (postępu) wdrożenia.
Interakcja
Interakcja polega na integracji i komunikacji z poszczególnymi odbiorcami we właściwym czasie wdrożenia. Należy również uzyskać od nich informacje zwrotne i sugestie dotyczące ulepszeń, ponieważ to właśnie odbiorcy stykają się na co dzień ze zmianami w organizacji.
Istotne cele realizowane przez wdrożenie procesów
Wdrożenie nowych procesów w miejscu pracy może pomóc Twojej organizacji pod wieloma względami, zapewniając większą przejrzystość i lepszą jakość oraz gwarantując, że każdy pracownik wie, jak podchodzić do określonych zadań. W zależności od stawianych celów, może się okazać, że podczas wdrożenia należy także uwzględnić interesariuszy z innych obszarów organizacji:
Strategia biznesowa
Dzięki wdrożeniu przejrzystych procesów i jasnego zakresu odpowiedzialności można wspierać rozwój i realizację strategii biznesowej firmy.
Kontrola jakości
Wdrożenie procesów może wspierać rozwój i realizację procedur kontroli jakości w celu zapewnienia stałego poziomu jakości oferowanych produktów i usług.
Obsługa klienta
Wdrażając procesy, które koncentrują się na zaspokajaniu potrzeb klientów i odpowiednim szkoleniu pracowników, organizacje mogą poprawić obsługę klienta.
Zarządzanie łańcuchem dostaw
Wdrożenie procesów może wspierać optymalizację i usprawnienie operacji łańcucha dostaw.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Wdrożenie nowych procesów może wspierać rozwój i realizację polityk i procedur dotyczących zasobów ludzkich.
Zarządzanie finansami
Wdrażanie procesów może wspierać rozwój i realizację procesów zarządzania finansami, takich jak budżetowanie i sprawozdawczość finansowa.
Zarządzanie ryzykiem
Wdrożenie nowych procesów może wspierać identyfikację i zarządzanie ryzykiem w organizacji.
Zgodność z przepisami
Wdrażanie procesów może wspierać zgodność z odpowiednimi przepisami i regulacjami.
Kto powinien być zaangażowany we wdrażanie procesów?
We wdrażanie procesów może być zaangażowanych wiele osób. W zależności od wielkości i złożoności organizacji, osoby pełniące poszczególne role mogą posiadać różne obowiązki, a osoby pełniące niektóre role mogą również posiadać wiele obowiązków jednocześnie. Niezwykle ważne jest również zaangażowanie najwyższego kierownictwa, które powinno uzasadnić powody wprowadzania zmian w organizacji.
Szczególnie ważne są zazwyczaj następujące role:
- Właściciel procesu
Właściciel procesu jest odpowiedzialny za ogólne powodzenie procesu i zapewnia, że proces jest zgodny z celami organizacji.
- Zespół zarządzania zmianą
Zespół ds. zarządzania zmianą jest odpowiedzialny za informowanie odpowiednich interesariuszy o zmianach w procesach, zapewnianie szkoleń i wsparcia oraz zarządzanie oporem wobec zmian.
- Zespół IT/technologii
Zespół IT/technologii jest odpowiedzialny za wdrożenie wszystkich rozwiązań technologicznych wymaganych do obsługi procesu, takich jak oprogramowanie lub systemy.
- Zespół operacyjny/wykonawczy
Zespół operacyjny lub wykonawczy jest odpowiedzialny za bieżącą realizację procesu i zapewnienie, że działa on zgodnie z założeniami.
Wnioski końcowe
Skuteczne wdrażanie procesów jest kluczem do stworzenia produktywnego i wydajnego miejsca pracy. Właściwe zarządzanie zmianą, w tym jasna komunikacja, odpowiednie planowanie i skupienie się na ciągłym doskonaleniu, ułatwia osiągnięcie pożądanego efektu wdrożenia procesu.
Zapisz się na cotygodniowe aktualności.
