Architektura informacyjna i procesowa JST – referencyjny model dostępny dla każdego urzędu

Ile razy zdarzyło się, że proces w urzędzie działał „na papierze” zupełnie inaczej niż w rzeczywistości? Że nikt nie potrafił jednoznacznie wskazać, jakie dane są przetwarzane w danej sprawie, kto za nie odpowiada i w jakim systemie się znajdują?

Z dokładnie takim wyzwaniem zmierzył się Urząd Miejski w Świdnicy.

25 czerwca 2026 roku podczas webinaru „Architektura informacyjna miasta dostępna dla wszystkich: przykład i doświadczenia Urzędu Miejskiego w Świdnicy” Magda Pietrzyk (Kierownik Biura Cyfryzacji Miasta w Świdnicy), dr Janusz Sasak (Instytut Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego) oraz Michał Kossowski (Członek Zarządu BOC Group) opowiedzieli, jak przez dwa lata pracy powstała pełna architektura informacyjna i procesowa urzędu w systemie ADONIS – i pokazali ją na żywo. Fragment tej architektury jest dziś dostępny bezpłatnie dla każdej jednostki samorządu terytorialnego w Polsce.

Historia projektu sięga 2021 roku, kiedy Świdnica przystąpiła do Partnerskiej Inicjatywy Miast – sztandarowego projektu Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, realizowanego z udziałem ekspertów Banku Światowego. W gronie dziesięciu miast tworzących tzw. sieć cyfrową Świdnica pracowała nad własnym wyzwaniem: uporządkowaniem zasobów informacyjnych miasta.

Projekt zakończył się raportem Banku Światowego, w którym Świdnica została wskazana jako miasto rekomendowane do pilotażu budowy architektury informacyjnej. Zewnętrzny pilotaż ostatecznie nie ruszył, ale Świdnica nie zrezygnowała i własnym sumptem kontynuowała prace. W lipcu 2024 roku miasto podpisało porozumienie z Instytutem Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, dzięki któremu zyskało wsparcie metodyczne dr. Janusza Sasaka i dr hab. Pauli Pypłacz oraz stałą współpracę ze studentami odbywającymi praktyki. To właśnie oni – najpierw bezpłatnie, później już na zasadach rynkowych – modelują procesy do dziś. Rok później, w 2025 roku, Świdnica rozpoczęła również robotyzację procesów (RPA).

Sprawdź: Obejrzyj webinar o początkach i efektach tego projektu pt. „Procesy, dane, RPA – droga do spójnej architektury informacyjnej miasta”

Punktem wyjścia dla metodyki było połączenie dwóch, często rozdzielnych, podejść do opisu organizacji.

Efektem połączenia obu perspektyw jest model zgodny z warstwami europejskiego modelu interoperacyjności (EIRA), który porządkuje działanie urzędu na czterech poziomach:

• Warstwa legislacyjna – akty prawne, na podstawie których urząd działa: ustawy, uchwały rady miasta, zarządzenia.
• Warstwa organizacyjna – komórki i pracownicy odpowiedzialni za realizację poszczególnych zadań.
• Warstwa semantyczna – dane: atrybuty i encje wykorzystywane w procesach, dokumentach i systemach.
• Warstwa techniczna – systemy wspierające realizację zadań, w tym również systemy tradycyjne.

„Nie jesteśmy urzędem w pełni elektronicznym. Oprócz systemów informatycznych mamy też systemy tradycyjne – szafy, segregatory. Jeśli coś jest jeszcze notowane w zeszycie, to również znajduje odzwierciedlenie w naszej architekturze, bo to daje wiedzę o tym, gdzie prace nad cyfryzacją trzeba rozpocząć najszybciej” – mówi dr Janusz Sasak z Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Wybór technologii nie był przypadkowy. Zespół projektowy analizował inne dostępne na rynku rozwiązania, w tym wiele darmowych narzędzi do modelowania procesów.

System ADONIS dostarczany przez BOC Group pozwolił też objąć obszar kontroli zarządczej, obowiązkowej w instytucjach publicznych od 2010 roku – identyfikację ryzyk, ich monitorowanie, ocenę i dobór skutecznych mechanizmów kontrolnych, osadzonych bezpośrednio na poziomie procesów.

Podczas webinaru zespół pokazał na żywo model startowy architektury, który krok po kroku prowadzi użytkownika przez kolejne obszary funkcjonowania urzędu: architekturę procesów, przykładowy proces, strukturę dokumentów oraz strukturę organizacyjną – a stąd dalej do jeszcze bardziej szczegółowych analiz.

Startowym modelem jest mapa mega-procesów urzędu, podzielona na procesy zarządcze, główne i pomocnicze. Publicznie udostępniony fragment obejmuje procesy związane z ochroną środowiska oraz grupę procesów obsługi kancelaryjnej – resztę architektury (ponad 1,5 tysiąca obiektów i diagramów) urząd wykorzystuje wewnętrznie.

Przechodząc w głąb architektury, można dotrzeć do konkretnego diagramu BPMN – na przykład procesu „Usuwanie pojazdów z przestrzeni miasta”. Diagram pokazuje nie tylko kolejność zadań, ale też role realizujące proces, dokumenty wejściowe, wyjściowe i referencyjne oraz powiązane ryzyka wpięte w system kontroli zarządczej. Procesy są też sparametryzowane czasowo, a urząd pracuje obecnie nad metodyką wyceny kosztów poszczególnych procesów.

Model dokumentacji grupuje ustawy, rozporządzenia, zarządzenia wojewody, uchwały rady miasta oraz wewnętrzne regulacje. Ustawy są podlinkowane do aktualnych tekstów jednolitych, dzięki czemu każda nowelizacja jest automatycznie widoczna tam, gdzie dany akt prawny jest wykorzystywany w procedurach. Formularze i wzory pism – mimo że są w pełni zamodelowane i powiązane z danymi – nie zostały udostępnione publicznie, ponieważ zespół projektowy chciał zachować charakter architektury jako wzorca uniwersalnego, a nie rozwiązania jednego urzędu. W planach jest za to udostępnianie formularzy poprzez aplikację mObywatel.

Model struktury organizacyjnej pokazuje podział urzędu na piony, wydziały, biura i referaty, dzięki czemu można łatwo sprawdzić, które komórki uczestniczą w realizacji danego procesu. Wewnętrznie do procesów przypisani są także konkretni wykonawcy – z imieniem, nazwiskiem i kompetencjami – co ułatwia przesunięcia kadrowe. Z udostępnionej publicznie wersji te dane osobowe zostały usunięte.

Największe wrażenie podczas demo zrobiła możliwość śledzenia pojedynczego atrybutu danych przez całą architekturę.

„Możemy wejść i zobaczyć, że w pewnym momencie przetwarzamy PESEL mieszkańca, i w prosty sposób sprawdzić – poprzez analizę powiązań – w którym dokumencie ten PESEL się pojawia. Jeśli jest przetwarzany na przykład w zezwoleniu na wydanie pojazdu, wystarczy kliknąć w ten dokument, żeby zobaczyć, w których dokładnie zadaniach i procesach jest wykorzystywany. To nie są tylko modele – to możliwość analizy rzeczywistych powiązań, i to jest ogromna siła tej wiedzy” – mówi Michał Kossowski, Członek Zarządu w BOC Group.

Zamiast oglądać pojedyncze diagramy w izolacji, można swobodnie przechodzić między procesami, dokumentami, strukturą organizacyjną i dalszymi analizami – na przykład macierzą odpowiedzialności RACI, pokazującą, kto w danym procesie jest odpowiedzialny, kto informowany, a kto konsultowany.

Uporządkowana architektura szybko zaczęła procentować w praktyce. Gdy w życie weszła nowelizacja ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, Świdnica wykorzystała już zgromadzone dane procesowe do błyskawicznego wdrożenia systemu klasy GRC (Governance, Risk and Compliance), w tym rejestru czynności przetwarzania danych osobowych wymaganego przez RODO.

„Wydzieliliśmy sobie procesy, przefiltrowaliśmy, gdzie mamy do czynienia z danymi osobowymi — było to dosyć łatwe – i po prostu przenieśliśmy je do systemu GRC, gdzie trzeba było uzupełnić już tylko nieliczne brakujące dane. Wdrożenie rejestru czynności przetwarzania zajęło nam dosłownie dwa tygodnie” – mówi Magda Pietrzyk, Kierownik Biura Cyfryzacji Miasta w Urzędzie Miejskim w Świdnicy.

Architektura wspiera też migrację do elektronicznego zarządzania dokumentacją – w nazwach procesów ujęty jest symbol JRWA, co pozwala analizować, w których wydziałach warto priorytetowo wdrożyć EZD – oraz identyfikację procesów nadających się do automatyzacji. W Świdnicy działa już kilka robotów programowych: jeden całodobowo publikuje komunikaty regionalne dotyczące miasta, wyfiltrowane spośród alertów obejmujących całe województwo, a drugi – nazwany przez zespół „Wasylem” – zarządza mailowo budżetami jednostek oświatowych: automatycznie akceptuje płatności mieszczące się w budżecie, a nietypowe zakupy kieruje do potwierdzenia przez pracownika wydziału edukacji.

Samo modelowanie procesów bywa pierwszym testem dla organizacji – pozwala zobaczyć, które procedury są nielogiczne albo realizowane niezgodnie z prawem.

„Ten efekt naprawdę widać już w pierwszym tygodniu, bo samo zamodelowanie to dopiero początek – potem jest analiza tych procesów i przeglądanie ich, i już wtedy widać, że coś jest nie tak w niektórych procesach” – wskazuje Janusz Sasak z Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego.

W Świdnicy zaobserwowano też ciekawy efekt uboczny: po pół roku dyrektor Wydziału Ochrony Środowiska – osoba przychodząca z korporacji, bez wcześniejszego doświadczenia w procedurach administracyjnych – zaczął poznawać swój wydział właśnie od przeglądania zamodelowanych procesów. Uporządkowana architektura okazuje się też nieoceniona przy dużej rotacji kadr: standaryzacja procesu ułatwia onboarding nowych pracowników, bo dokładnie wiadomo, w jaki sposób dane zadanie ma być realizowane.

Mimo rozbudowanej struktury, metodyka modelowania pozostała celowo prosta. Procesy mapują studenci – rozmawiają z pracownikiem odpowiedzialnym za dany proces, na podstawie wywiadu rysują diagram, a następnie konsultują go ponownie z tym samym pracownikiem.

„Mapowanie jednego procesu trwa średnio półtorej godziny, więc nie jest to jakiś strasznie długi czas. Staraliśmy się, żeby ta metodyka była jak najprostsza, przy zachowaniu tego, co chcemy osiągnąć – żeby nie było zbytniego oporu w komórkach merytorycznych, podchodzimy do tego w dość miękki sposób: udostępniamy harmonogramy i prosimy pracowników, żeby wpisywali się w terminy, które im pasują” – podkreśla Magda Pietrzyk, Kierownik Biura Cyfryzacji Miasta w Urzędzie Miejskim w Świdnicy.

Aktualności modelu pilnuje dedykowana osoba w Biurze Cyfryzacji Miasta, pełniąca rolę łącznika między komórkami merytorycznymi a zespołem architektury – przyjmuje zgłoszenia zmian w procesach i kieruje poprawiony model do ponownego zatwierdzenia przez kierownika wydziału.

Od podpisania porozumienia z UJ w lipcu 2024 roku do majowego seminarium w 2025 roku, na którym zaprezentowano wyniki prac, zespół zamodelował już około 70% procesów urzędu. W czerwcu 2026 roku, w momencie webinaru, urząd był bliski 100% pokrycia – pozostały nieliczne wydziały (w tym finanse), w których opór przed mapowaniem okazał się największy. Sama architektura referencyjna udostępniona publicznie obejmuje:

To tylko wycinek całości – w wewnętrznym środowisku ADONIS urząd zgromadził już ponad 1,5 tysiąca modeli i diagramów opisujących różne aspekty jego funkcjonowania.

Referencyjna architektura procesowa urzędu miasta w ADONIS to pierwszy w Polsce w pełni opracowany standard architektury informacyjnej i procesowej dla administracji publicznej. Może być punktem wyjścia dla bardzo różnych odbiorców:

• Administracja publiczna – pracownicy i zespoły, które chcą lepiej zrozumieć sposób działania urzędu.
• Zespoły usprawnień – osoby odpowiedzialne za zarządzanie procesami i optymalizację pracy organizacji.
• Analitycy procesowi – zespoły analizujące dokumenty, odpowiedzialności i zależności organizacyjne.
• Konsultanci BPM – konsultanci, architekci korporacyjni i osoby rozwijające podejście BPM.
• Osoby uczące się ADONIS – chcące zobaczyć praktyczny przykład modelowania procesów w tym środowisku.

Zespół projektowy jasno podkreśla, że celem nie jest pokazanie „gotowca” od razu do skopiowania, lecz zaproszenie do dyskusji i wspólnego doskonalenia metody.

„Zależy nam na tym, żeby móc rozwijać nasz model, żeby móc się z Państwem porównywać i doskonalić nawzajem. Budowa takiego uniwersalnego modelu architektury jest w interesie nas wszystkich, szczególnie że cyfryzacja przyspiesza – a bez procesów po prostu nie poradzimy sobie z tym nawałem pracy” – dodaje Magda Pietrzyk, Kierownik Biura Cyfryzacji Miasta w Urzędzie Miejskim w Świdnicy.

Dostęp do środowiska ADONIS z referencyjną architekturą procesową nadawany jest manualnie, zwykle tego samego lub następnego dnia roboczego po zgłoszeniu. Obejmuje prawo do odczytu modeli oraz możliwość komentowania i zadawania pytań – repozytorium ma być żywym miejscem wymiany doświadczeń między jednostkami samorządu, a nie zamkniętą prezentacją.

• Wypełnij formularz zgłoszeniowy.
• Poczekaj na manualną weryfikację zgłoszenia (zwykle 1 dzień roboczy).
• Odbierz login i hasło do środowiska ADONIS.

Szczegóły i formularz dostępowy znajdziesz tutaj.

Przykład Urzędu Miejskiego w Świdnicy pokazuje, że skuteczna cyfryzacja administracji publicznej nie zaczyna się od wyboru systemu informatycznego, lecz od uporządkowania fundamentu – procesów, danych i dokumentów, które te systemy mają obsługiwać. Referencyjna architektura informacyjna i procesowa, zbudowana w systemie ADONIS metodą małych, systematycznych kroków, pokazuje, że taki fundament można zbudować bez rewolucji – i że warto się nim dzielić, bo dopiero otwarta współpraca samorządów, świata nauki i technologii przynosi wymierne korzyści całemu sektorowi.

Chcesz zobaczyć referencyjną architekturę procesową na żywo? Poproś o dostęp do architektury lub napisz do nas, aby porozmawiać o tym, jak podobne podejście może wesprzeć cyfryzację Twojej jednostki samorządu terytorialnego.