Od doraźnych poprawek do trwałego fundamentu procesowego

Dla osób z chorobami płuc w północno-wschodniej Polsce Warmińsko-Mazurskie Centrum Chorób Płuc w Olsztynie (WMCCP) jest największym ośrodkiem medycyny układu oddechowego, obejmującym profilaktykę, leczenie i rehabilitację. Droga jednego pacjenta może prowadzić przez kilka oddziałów, laboratoriów i specjalistów, a każde przekazanie po drodze musi działać. Dobra opieka zależy od wiedzy medycznej, ale w równym stopniu od tego, jak dobrze skoordynowani są ludzie i działy, które za nią stoją.

Warmińsko – Mazurskie Centrum Chorób Płuc w Olsztynie
Zdjęcie: własność szpitala.

Cyfryzacja w WMCCP rozpoczęła się ok. trzech lat temu – od robotów software’owych. Pierwsze wdrożenia RPA miały charakter doraźny: szybko rozwiązywały konkretne problemy i od razu dawały widoczny efekt. Z czasem okazało się jednak, że kolejne punktowe automatyzacje bez wspólnego planu nie wystarczą.

Podobnie jak w całym sektorze ochrony zdrowia, w szpitalu przybywa danych, a instytucje nadzorujące oczekują coraz szerszego raportowania. Dlatego WMCCP postawiło sobie za cel wdrożenie modułowego rozwiązania opartego na architekturze procesowej, które miało automatycznie pobierać informacje istotne dla kadry zarządzającej i prezentować je w formie czytelnych kokpitów.

W wyniku postępowania przetargowego projekt zrealizowały wspólnie trzy firmy: BOC Group dostarczyła ADONIS, w którym procesy zostały zamodelowane, przeanalizowane i zoptymalizowane, firma First Byte zautomatyzowała je za pomocą narzędzia RPA Wizlink®, a firma LBPro zbudowała kokpity zarządcze. Projekt trwał kilka miesięcy.

Prace rozpoczęto od spojrzenia na szpital z góry, czyli od zbudowania architektury procesów najwyższego poziomu. Zamiast klasycznego podziału na trzy grupy wyodrębniono cztery:

• Procesy zarządcze – wyznaczające kierunek działania i zasady obowiązujące w organizacji.

• Procesy podstawowe, kliniczne i pacjenckie – ułożone w łańcuch wartości: od identyfikacji i rejestracji pacjenta, przez diagnostykę i leczenie, po wypis z przekazaniem ciągłości opieki oraz rehabilitację i opiekę wspierającą; uzupełnia je megaproces diagnostyki medycznej.

• Procesy wspierające klinicznie – m.in. zarządzanie lekami i wyrobami medycznymi, kontrola zakażeń i bezpieczeństwo epidemiologiczne, zarządzanie dokumentacją medyczną oraz żywienie kliniczne i wspierające terapeutycznie.

• Procesy wspierające – finanse, kadry, IT oraz utrzymanie infrastruktury szpitala.

Architektura procesów najwyższego poziomu szpitala w ADONIS: procesy zarządcze, podstawowe kliniczne i pacjenckie, wspierające klinicznie oraz wsparcia organizacyjnego

Taka mapa to pierwsza wersja architektury, która będzie się zmieniać wraz z odkrywaniem kolejnych procesów. Już na tym etapie pozwoliła jednak świadomie wybrać obszary do optymalizacji i automatyzacji.

Ze względu na krótki czas realizacji zespół skupił się na tzw. quick winach – procesach, które można stosunkowo szybko przeanalizować i zautomatyzować. Wybór padł na obszar żywienia klinicznego, a w nim na proces zamawiania posiłków. Szpital wiedział, że proces istnieje, ale nie był on wystandaryzowany, udokumentowany ani przeanalizowany. Realizowany jest ok. 600 razy w miesiącu, bo każdy oddział zamawia posiłki w innym terminie, a do tego dochodzą korekty.

Przed zmianą oddziały wysyłały zapotrzebowanie dowolnym kanałem – mailem lub telefonicznie – bezpośrednio do firmy cateringowej. Korekty były możliwe do określonej godziny, ale nikt nie miał pełnego obrazu tego, co ostatecznie zamówiono. Brakowało potwierdzeń dotarcia zamówień, skonsolidowanego widoku i statystyk wykraczających poza faktury i płatności.

Zamawianie posiłków przed zmianą (AS-IS): zapotrzebowanie wysyłane dowolnym kanałem bezpośrednio do firmy cateringowej

Po analizie zaprojektowano proces docelowy (TO-BE). Po stronie oddziałów zamówienia składa się teraz przez ustandaryzowany formularz elektroniczny.

Zamawianie posiłków po zmianie (TO-BE): nowy tor „Robot” weryfikuje i rejestruje każde zamówienie oraz przygotowuje dane dla kokpitów

Dlaczego proces po optymalizacji wygląda na bardziej złożony? Model TO-BE ma więcej kroków niż AS-IS, ale większość z nich wykonuje robot. Czynności, które człowiek opisuje jednym hasłem, dla robota trzeba rozpisać na proste, jednoznaczne kroki. Dla pracowników oddziałów proces stał się prostszy.

ADONIS pełni dziś rolę centralnego repozytorium procesów szpitala: przechowuje pełną architekturę procesów i ich wersje oraz zapewnia kontrolę nad zmianami – to fundament każdego kolejnego kroku.

Za automatyzację odpowiadały roboty software’owe zbudowane w Wizlink® – polskim narzędziu klasy RPA tworzonym w duchu low-code/no-code. Robot działa w warstwie użytkownika: wykonuje na ekranie te same powtarzalne czynności co człowiek i przenosi dane między aplikacjami, które nie są ze sobą zintegrowane. W szpitalu, gdzie korzysta się jednocześnie z systemów wewnętrznych, centralnych (np. NFZ), plików i poczty, ma to szczególne znaczenie.

W procesie zamawiania posiłków robot odbiera każdy formularz zamówienia, sprawdza go, odsyła błędne formularze na oddział z prośbą o poprawienie i przekazuje poprawne dane do kokpitów – kilka razy dziennie. Według tego samego schematu roboty zasilają też pozostałe kokpity w szpitalu danymi m.in. z systemów HIS i ERP.

Ostatnim elementem jest Generator Kokpitów Zarządczych firmy LBPro, który łączy się z dowolnym źródłem danych i automatycznie uwzględnia w wizualizacjach nowe dane przygotowane przez roboty.

Dla procesu zamawiania posiłków przygotowano trzy kokpity – po jednym dla każdej roli w procesie:

• Oddział szpitalny widzi zamówienia w podziale na dni, diety, uwagi, posiłki i ich kategorie.

• Kuchnia (firma cateringowa) wie dokładnie, co, dla kogo, kiedy i w jakiej ilości przygotować, łącznie z dietami specjalnymi.

• Administracja otrzymuje zagregowane zestawienia miesięczne – strukturę posiłków i ich wartość – potrzebne do rozliczeń i statystyk.

Na części oddziałów i w kuchni kokpit jest otwarty przez cały dzień i działa jak ekran na linii produkcyjnej: pokazuje bieżący stan zamówień i pozwala na bieżąco reagować na korekty.

Ustandaryzowany formularz i walidacja wykonywana przez robota sprawiły, że błędy w procesie zamawiania praktycznie przestały występować. Szpital nie zamawia nadmiarowych posiłków, a jedzenia nie brakuje i nie zostaje.

Wcześniej dietetyczki musiały zbierać nieuporządkowane informacje z maili i sprawdzać, czy dostawy firmy cateringowej zgadzają się z zamówieniami. Dziś pełne zestawienie powstaje automatycznie, a szpital i firma cateringowa pracują na tych samych danych. Na koniec miesiąca nie trzeba już uzgadniać poszczególnych pozycji i nie ma niespodzianek.

Kokpit do zamawiania posiłków okazał się jednym z najintensywniej wykorzystywanych w szpitalu. Łącznie działa już 12 kokpitów – obok procesów zarządczych pokazują m.in. dane demograficzne pacjentów, koszty leczenia i diagnostykę. Kolejne powstają w tym samym narzędziu, a te same dane można prezentować na różne sposoby, zależnie od tego, kto ich potrzebuje.

Szpitalowi zależało na rozwiązaniu, które w przyszłości będzie w miarę wolne od opłat licencyjnych i da szerokie możliwości konfiguracji. Połączenie robotów, które mogą korzystać także z API, z otwartą platformą kokpitów uniezależnia prezentację danych od dostawcy systemu HIS czy innych systemów działających w szpitalu.

Rozwiązanie będzie rozwijane w kierunku pełnej architektury informacyjnej szpitala. W planach są m.in.:

• Zamodelowanie wszystkich procesów szpitala – nie tylko do poziomu procesu biznesowego, ale też do poziomu danych, aby wiedzieć, skąd i w jaki sposób pobierać dane do automatyzacji oraz łatwiej planować integracje i nowe systemy.

• Wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w części administracyjnej szpitala od nowego roku – modele procesów posłużą do opisania obiegu dokumentów, a roboty do ich klasyfikacji i zasilania kokpitów danymi z nowego systemu.

• Rozbudowa repozytorium w ADONIS o dokumenty, systemy informatyczne, dane, ryzyka i strukturę organizacyjną, tak aby było jasne, kto za co odpowiada.

• Monitorowanie parametrów technicznych w kokpitach – np. poziomu tlenu w zbiornikach czy ilości paliwa w agregatach – na potrzeby działu technicznego.

Szpital promuje swoje podejście także w szerszym środowisku ochrony zdrowia. We wrześniu 2026 r. współorganizował w Olsztynie Hospital 360 – międzynarodową konferencję z udziałem blisko 50 prelegentów z Polski, Danii i Włoch. Wśród nich znalazł się Michał Kossowski, Managing Director BOC Group w Polsce, który przedstawił procesy jako fundament zrozumienia, analizy i automatyzacji działania szpitala – to samo podejście, na którym oparto ten projekt.

WMCCP chętnie dzieli się doświadczeniami i zaprasza inne placówki do Olsztyna, aby zobaczyć rozwiązanie w praktyce.

Projekt w Warmińsko-Mazurskim Centrum Chorób Płuc w Olsztynie pokazuje, że automatyzacja w szpitalu przynosi trwałe efekty wtedy, gdy stoi za nią przemyślany plan, a nie zakup kolejnego systemu. Architektura procesów w ADONIS pozwoliła wybrać właściwy obszar i precyzyjnie opisać zmianę, roboty zbudowane w Wizlink® przejęły powtarzalną pracę i połączyły niezintegrowane źródła danych, a kokpity LBPro dały każdej roli dokładnie te informacje, których potrzebuje.

Proces zamawiania posiłków – realizowany ok. 600 razy w miesiącu – działa dziś praktycznie bez błędów, a dietetyczki odzyskały czas poświęcany wcześniej na ręczne rozliczenia. Co ważne, ten sam fundament szpital wykorzystuje już do kolejnych kroków: modelowania danych, elektronicznego obiegu dokumentów i monitorowania kolejnych obszarów działalności.