Sztuka tworzenia strategii – jak skutecznie zaplanować długoterminowy rozwój firmy

„Dokładnie tak jak dziś” – to odpowiedź, której mało który przedsiębiorca lub menedżer udzieli na pytanie: „Jak powinna wyglądać nasza firma za 2–5 lat?”. Firmy muszą stale dostosowywać się do zmieniającej się rzeczywistości. Cyfryzacja, zrównoważony rozwój, wzrost czy optymalizacja kosztów to kluczowe kierunki działań. A to wymaga planu.

Krótko przed jedną ze swoich walk amerykańskiego boksera zapytano, jak zamierza ją stoczyć, mając na uwadze, że jego przeciwnik jest świetnym technikiem i strategiem. Odpowiedział: „Każdy ma plan, dopóki nie dostanie ciosu w twarz”. Czasem plan nie przetrwa pierwszego uderzenia. Jednak Tyson zawsze był dobrze przygotowany i miał swój własny plan na każdą walkę. Dlaczego? Bo potrzebny jest schemat, który można elastycznie dostosowywać w trakcie, tak aby nie zaczynać od zera, gdy coś nie idzie zgodnie z założeniami. To samo dotyczy zarządzania strategicznego.

Zarządzanie strategiczne służy zapewnieniu trwałego funkcjonowania i przyszłego sukcesu firmy. Polega na systematycznym odpowiadaniu sobie na pytania takie jak:

• Jakie są nasze cele długoterminowe?
• W jaki sposób można systematycznie zidentyfikować i ocenić czynniki wewnętrzne i zewnętrzne wpływające na firmę?
• W jakich obszarach biznesowych chcemy działać?
• Jakie działania długoterminowe zamierzamy podjąć, aby konkurować w naszych segmentach rynku?
• Jakie są nasze kluczowe zdolności pozwalające konkurować?
• Co musimy zrobić, aby zrealizować nasze długoterminowe działania?

W skrócie, zarządzanie strategiczne można podzielić na trzy etapy.

Trzy etapy zarządzania strategicznego

Każdy z tych etapów można efektywnie wspierać przy użyciu narzędzi i usług architektury przedsiębiorstwa. Sprawdźmy bliżej, na czym to polega i jakie konkretne wsparcie oferują usługi EA.

Analizy firmy i otoczenia to świetny punkt wyjścia. Dlaczego?

Analiza firmy pozwala zidentyfikować i ocenić własne mocne oraz słabe strony. Realistyczna ocena aktualnej sytuacji to już połowa sukcesu. Jest to kluczowy element całego procesu, ponieważ wyznacza kierunek dalszego planowania.

Najbardziej znaną metodą jest analiza SWOT, w której dokonuje się przeglądu firmy w czterech obszarach:

• Strengths – Mocne strony
• Weaknesses – Słabe strony
• Opportunities – Szanse
• Threats – Zagrożenia

Taką analizę SWOT można łatwo przeprowadzić w formie warsztatów z udziałem zespołów.

Przykład analizy SWOT w notacji ArchiMate, stworzonej w systemie EA ADOIT

Analiza otoczenia natomiast odnosi się do wszystkich czynników zewnętrznych i zmian, na które firma nie ma bezpośredniego lub ma jedynie pośredni wpływ. Mogą one jednak w dużym stopniu oddziaływać na realizację własnych celów strategicznych. Metoda ta pozwala przeanalizować otoczenie organizacji pod kątem trendów i czynników, które mają trwały wpływ na jej podstawową działalność.

Przykład mapy PESTLE w notacji ArchiMate, stworzonej w systemie EA ADOIT

W przeciwieństwie do analizy PESTLE, w PESTLEweb uwzględnia się także wzajemne powiązania między zidentyfikowanymi czynnikami – podobnie jak w diagramie przyczyna-skutek.

Podczas tej analizy poszczególne czynniki rozpatruje się nie osobno, lecz w kontekście ich wzajemnych zależności. Zidentyfikowane szanse i zagrożenia mogą być następnie zestawione z mocnymi i słabymi stronami firmy w ramach analizy SWOT. Ostatecznie analiza powinna doprowadzić do jasno określonych celów, które omówimy w kolejnym etapie.

Na podstawie ustaleń z pierwszego etapu określisz swoje cele. Diagramy przyczyna-skutek mogą pomóc zobrazować zależności między nimi. Przydatna może być także kategoryzacja celów według perspektyw, takich jak finanse, klienci, procesy oraz rozwój i nauka.

Przykładowa mapa strategii linii lotniczej, stworzona w systemie EA ADOIT i zamodelowana w notacji ArchiMate

Zanim określisz strategiczne obszary działania, warto zadać sobie pytanie: Jakie są kluczowe elementy budujące moją organizację? Tylko wtedy można wiedzieć, które z nich trzeba dostosować lub przebudować w razie potrzeby. Ważne jest przy tym ustalenie, na których elementach opiera się tworzenie wartości w firmie i które z nich należy zmodyfikować lub odtworzyć w ramach wdrażania strategii.

Przykład mapy zdolności w systemie EA ADOIT

Mapy ciepła (ang. heatmaps), takie jak ta w powyższym przykładzie, pozwalają szybko uzyskać przejrzysty obraz obecnej sytuacji. Zdolności wymagające największych działań mogą zostać oznaczone jako priorytetowe.

Strategiczne mapy drogowe tworzy się dla poszczególnych zdolności lub ich zestawów, w których zidentyfikowano potrzebę działania. Służą one do planowania i komunikowania niezbędnych kroków wdrożeniowych oraz do budowania wspólnego rozumienia koniecznych działań transformacyjnych. Mapy drogowe stanowią centralne źródło informacji, pokazujące priorytety i postęp w czasie. Zazwyczaj składają się z serii wymagań strategicznych, które muszą zostać zrealizowane.

Mapy drogowe wymagają również współpracy zespołowej. Umożliwiają członkom zespołów zgłaszanie uwag, wyrażanie opinii oraz wymianę pomysłów na temat efektywnego wdrażania poszczególnych celów.

W naszym przykładzie wymagania strategiczne są przedstawione w formie wymagań ArchiMate, a sama mapa drogowa zobrazowana jest jako tablica Kanban.

W dużym uproszczeniu, podstawą każdej mapy drogowej jest porównanie stanu obecnego ze stanem docelowym. W przypadku dużej złożoności warto odwzorować oba stany i porównać je bezpośrednio. Nie jest to jednak zawsze konieczne i nie powinno blokować procesu tworzenia mapy drogowej.

• Określ strategię wspólnie ze swoimi pracownikami w procesie współpracy. Pomocne mogą być techniki takie jak OKR (ang. Objectives–Key Results), które zwiększają zaangażowanie zespołu.
• Identyfikuj i rozwiązuj potencjalne konflikty interesów jak najwcześniej.
• Dbaj o to, aby procesy zarządzania strategicznego były wspierane przez doświadczonych doradców, np. członków zespołu EA.
• Zadbaj też o regularną, obiektywną ocenę efektów wdrożenia i wyciąganie wniosków – typowy cykl przeglądu to raz na kwartał.

Pobierz również nasze wskazówki i porady dotyczące zarządzania strategicznego.

Skuteczne firmy dostosowują się do zmian dzięki architekturze przedsiębiorstwa. Działają w sposób zrównoważony i koncentrują się na potrzebach klientów. Jest to możliwe dzięki analizie i identyfikacji celów strategicznych. Formułowanie tych celów oraz planowanie ich praktycznej realizacji leży w gestii rozwoju strategii i jest jednym z kluczowych zadań kierownictwa najwyższego szczebla.

Metody zarządzania architekturą przedsiębiorstwa pomagają w moderowaniu, formułowaniu i wdrażaniu tych celów. Jeśli niezbędne zadania podzieli się na poszczególne usługi, rozwój i wdrażanie strategii stają się procesem łatwiejszym do zarządzania. Usługi takie jak roadmapping czy analiza zdolności umożliwiają współtworzenie strategii, angażując zespoły w proces. Strategia nie zalega w dokumentach zarządu, lecz staje się latarnią dla wszystkich zaangażowanych stron.