ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI
Wstęp
Zarządzanie procesami biznesowymi stało się w ostatnich latach kluczowym elementem strategii w firmach. Cyfryzacja oraz potrzeba szybkiej adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych zmusiły organizacje do przemyślenia i znaczącej zmiany podejścia do swoich procesów.
Jakie realne znaczenie ma BPM dla firm? Na jaką skalę jest ono stosowane? Jak istotne są profesjonalne narzędzia BPM? Jakie wyzwania stoją przed zarządzaniem procesami i jakie są prognozy na przyszłość? Na te i inne pytania odpowiada aktualne badanie BPM, przygotowane przez Instytut Systemów Informatycznych na ZHAW School of Management and Law we współpracy z BOC Group. Badanie oparte jest na odpowiedziach ponad 300 respondentów z firm o różnych wielkościach i branżach.
W artykule przedstawiamy pięć najistotniejszych wniosków z badania, a także przegląd aktualnych trendów i kierunków rozwoju w zarządzaniu procesami. Całe badanie BPM jest dostępne do pobrania tutaj.
Tim Geppert i Björn Scheppler
(ZHAW School of Management and Law)
Od kiedy BPM jest aktywnie praktykowane w firmach?
Czas stosowania zarządzania procesami biznesowymi w firmach różni się w zależności od ich wielkości. Wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) jedna trzecia (29%) stosuje BPM od co najmniej pięciu lat, podczas gdy w firmach zatrudniających ponad 1 000 pracowników ten odsetek wynosi aż 60%. Z kolei 47% MŚP nie wdrożyło jeszcze BPM przez okres dłuższy niż 3 lata, w porównaniu do zaledwie 23% w większych firmach.
Etapy rozwoju zarządzania procesami w organizacjach
Respondentów zapytano o etap rozwoju praktyk zarządzania procesami biznesowymi w ich firmach. Wyniki badania dają wgląd w aktualny stan BPM oraz w to, jak ewoluowało ono od 2011 roku.
W okresie od 2011 do 2022 roku ogólny poziom dojrzałości BPM uległ poprawie. Znaczący spadek liczby firm będących na etapie 1 oraz wzrost liczby firm, które są na etapie 4 wskazują na postęp we wdrażaniu BPM.
Analiza wyraźnie pokazuje, że firmy znajdują się na różnych etapach rozwoju BPM. Proporcja organizacji na etapach 1–3 jest niemal równo rozłożona, co oznacza, że przedsiębiorstwa są na różnych poziomach wdrażania BPM. Etap 4, który obejmuje pełne wdrożenie BPM oraz wprowadzenie procesu ciągłego doskonalenia (ang. continuous improvement process – CIP), stanowi szczególne wyzwanie. Zaledwie 14% firm osiągnęło ten etap.
Jeśli chcesz rozwijać swoje praktyki BPM, zapraszamy do skorzystania z naszego bezpłatnego kursu BPM.
Przegląd najpopularniejszych narzędzi do modelowania procesów opartych na oprogramowaniu
Do modelowania procesów najczęściej wykorzystywane są narzędzia specjalizujące się w zarządzaniu procesami, takie jak pakiety BPM oraz narzędzia do modelowania graficznego oparte na bazach danych. Na dalszym miejscu znajdują się systemy rysunkowe, takie jak Microsoft Visio. Jednak w ciągu ostatnich ośmiu lat odnotowano znaczący spadek użycia systemów rysunkowych do modelowania procesów, takich jak Microsoft Office (-20%).
Coraz więcej firm decyduje się na specjalistyczne pakiety BPM lub inne oprogramowanie. W naszym webinarze oraz towarzyszącym mu katalogu kryteriów znajdziesz zestaw wskaźników i najlepszych praktyk, które pomogą Ci wybrać odpowiednie narzędzie BPM, dopasowane do Twoich potrzeb. Ponadto zachęcamy do przeczytania artykułu 10 najlepszych narzędzi do zarządzania procesami biznesowymi, w którym znajdziesz przegląd najpopularniejszych narzędzi do zarządzania procesami wspierające modelowanie, analizę i automatyzację procesów biznesowych w Polsce.
Wyniki, badania pokazują również, że coraz mniej procesów jest dokumentowanych w formie tekstów, a wykorzystanie indywidualnego oprogramowania firmowego do modelowania spadło o 5%.
Zauważalny jest także spadek liczby firm, które nie zajmują się modelowaniem procesów w ogóle.
Jak w przyszłości zmieni się znaczenie stosowania narzędzi BPM opartych na oprogramowaniu?
Badanie pokazuje, że 89% respondentów uważa, że znaczenie narzędzi BPM, takich jak nasze narzędzie ADONIS, które zdobyło tytuł Gartner Customer Choice, nie zmieni się lub będzie rosło. Co ciekawe, małe i średnie firmy wydają się bardziej doceniać te narzędzia niż duże organizacje. Z biegiem lat zauważalny jest również niewielki wzrost ich znaczenia (+5% od 2011 roku).
Główne wyzwania BPM w organizacjach
Największym wyzwaniem w obszarze BPM jest zdecydowanie brak zasobów i personelu, co potwierdza 67% respondentów. Dodatkowo, występują trudności związane z szkoleniami (42%), brakiem wiedzy fachowej (29%) oraz zdefiniowaniem i przestrzeganiem standardów modelowania (19%).
Rekomendacja: W naszym webinarze na temat modelowania procesów dzielimy się najlepszymi praktykami, które pomogą Ci efektywnie modelować procesy biznesowe.
Oprócz tych wyzwań istnieją także inne kwestie związane z wdrażaniem zarządzania procesami biznesowymi w organizacji. Choć akceptacja BPM w firmach jest na dość dobrym poziomie (zob. pytanie: od kiedy stosowane jest BPM), 48% respondentów wskazuje, że wciąż jest tu pole do poprawy. Jednym ze skutecznych sposobów na zwiększenie akceptacji zarządzania procesami jest zaangażowanie pracowników. Może to pomóc w upowszechnieniu BPM w organizacji i jego skuteczniejszym wdrażaniu.
Jeśli chcesz poznać sprawdzone strategie wspierające adopcję i zaangażowanie w inicjatywy BPM, polecamy nasz wpis na blogu o tym, jak skutecznie promować BPM w organizacji.
35% respondentów wskazuje również na brak wsparcia ze strony kadry zarządzającej, a kolejne 23% uważa, że wyzwaniem jest struktura organizacji procesowej. Dodatkowo 10% respondentów wyraziło obawy dotyczące praktyk związanych z dokumentacją procesów. Aby skutecznie wdrożyć BPM w organizacji, kluczowe jest zaangażowanie zarządu. Jednym ze sposobów na zwiększenie jego udziału jest dostarczanie raportów zawierających odpowiednie wskaźniki efektywności. Dzięki temu decydenci mogą podejmować lepsze, oparte na aktualnych danych decyzje, co przekłada się na większą skuteczność BPM. Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób pakiet BPM ADONIS może wspierać analizę danych i raportowanie, polecamy nasz webinar.
Przyszłość zarządzania procesami: ocena znaczenia i kierunków rozwoju
Z badania BPM wynika, że 68% respondentów przewiduje wzrost lub znaczący wzrost znaczenia zarządzania procesami biznesowymi (BPM) w organizacjach w nadchodzących latach. Łącznie aż 96% ankietowanych uważa, że jego rola co najmniej utrzyma się na obecnym poziomie.
Wynik ten podkreśla znaczenie zarządzania procesami jako dyscypliny menedżerskiej. Co ciekawe, respondenci z małych i średnich przedsiębiorstw (250-999 pracowników) spodziewają się największego wzrostu jego istotności.
Dodatkowe zagadnienia poruszone w badaniu BPM
Oprócz omówionych już tematów, badanie odpowiada również na następujące pytania:
- Gdzie będą koncentrować się inwestycje w IT w nadchodzącym roku?
- W jaki sposób wspierana jest realizacja procesów w organizacjach?
- Jakie narzędzia oparte na oprogramowaniu wykorzystywane są do automatyzacji procesów?
- I wiele innych
Podsumowanie
Wyniki badania wyraźnie pokazują, że boom na zarządzanie procesami biznesowymi trwa. Organizacje zdają sobie sprawę, że solidna wiedza o procesach jest fundamentem skutecznego reagowania na wyzwania współczesności, wynikające z rosnącej konkurencji i coraz szybszego tempa globalnych innowacji. Dzięki odpowiedniemu wsparciu narzędziowemu oraz właściwej strategii wdrożenia BPM w organizacji, można uwolnić prawdziwą wartość zarządzania procesami biznesowymi.
Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów na temat bezpłatnego badania BPM przygotowanego przez ZHAW School of Management and Law, możesz je pobrać za darmo. Aby sprawdzić, jak możesz zapewnić swoim inicjatywom BPM odpowiednie wsparcie narzędziowe, wypróbuj nasze wiodące, darmowe narzędzie BPM ADONIS.
Źródło:
Badanie zarządzania procesami biznesowymi 2023, analiza statusu z 2022 roku oraz rozwoju w ciągu ostatnich 11 lat w kontekście BPM. Badanie przeprowadzone przez Instytut Systemów Informatycznych we współpracy z BOC Group. Autorzy: Tim Geppert, Björn Scheppler, Felix Meentken, Sandro Gerussi i Elke Brucker-Kley
Zapisz się na cotygodniowe aktualności.
