Prozessportal-Fallstudie: Wie ein zentraler Einstiegspunkt über drei Branchen hinweg skaliert

Fragt man Teams, wie sie die „offizielle“ Vorgehensweise für eine Aufgabe finden, folgt oft erst einmal ein Zögern. Nicht, weil es keine Vorgaben gäbe – sondern weil es sie an zu vielen Stellen gibt.

Drei Unternehmen aus völlig unterschiedlichen Branchen – Versicherung, Logistik und Konsumgüterproduktion – steckten genau in diesem Dilemma. Prozessdokumentation war verteilt auf Präsentationen, Wikis, Altsysteme und parallele Modellierungsumgebungen. Jede Quelle erzählte die Geschichte ein wenig anders: ein Prozessschritt hier so beschrieben, dort anders übergeben, ein Entwurf, der kaum von einer freigegebenen Version zu unterscheiden war. Die Mitarbeitenden waren nicht deshalb verunsichert, weil Informationen fehlten, sondern weil alles gleichermaßen plausibel wirkte.

Der Wendepunkt war überraschend einfach – und zugleich grundlegend: ein zentraler Einstiegspunkt. Ein leserorientiertes Prozessportal in ADONIS, das konsequent nur die freigegebene, gültige Version anzeigt.

Mit dieser einen „Front Door“ fügte sich plötzlich alles zusammen. Dies ist die Geschichte, wie drei Organisationen mit einem Prozessportal Ordnung in ihre Prozesslandschaft brachten – und das Vertrauen in ihre Prozessführung neu aufbauten.

Als den Unternehmen klar wurde, dass „zu viele Versionen“ mehr als nur ein Komfortproblem sind, zeigte sich das eigentliche Kernproblem: Fragmentierung.

Prozessinformationen wuchsen dort, wo Teams gerade arbeiteten. Customer Journeys an einem Ort, BPMN-Modelle an einem anderen, Arbeitsanweisungen wieder woanders. Jede neue Initiative schuf zusätzliche Ablagen – statt bestehende zu konsolidieren.

So wurden selbst einfache Alltagsfragen unnötig kompliziert:

• Wo fange ich an?
• Ist diese Information aktuell?
• Warum passt das nicht zu dem, was ich gestern gesehen habe?

Die Symptome ähnelten sich branchenübergreifend:

• Versicherung: Customer Journeys und operative Prozessschritte entwickelten sich unabhängig voneinander.
• Logistik: Jeder Standort interpretierte denselben Prozess leicht anders.
• Konsumgüter: Globale Standards waren klar definiert, lokale Anpassungen jedoch kaum transparent.

Allen drei fehlte dasselbe Element: ein zentraler Ort, der die Wahrheit verankert. Genau diese Lücke schloss ein Prozessportal innerhalb der ADONIS BPM Suite.

Die Unternehmen haben ihre Prozessdokumentation nicht einfach veröffentlicht – sie haben ein Nutzungserlebnis gestaltet, das sich daran orientiert, wie Menschen tatsächlich nach Orientierung suchen.

Der erste Schritt war strukturell. Anstatt eine generische Hierarchie zu erzwingen, bildete jedes Unternehmen sein reales Betriebsmodell ab. Die oberste Struktur unterschied sich je nach Branche – etwa Kundschaft → End-to-End → BPMN in der Versicherung, Unternehmen → Business Unit → Standort → Kern- und Supportprozesse in der Logistik oder Zentrale → Tochtergesellschaft in der Konsumgüterindustrie. Das Prinzip blieb jedoch gleich: Mitarbeitende landen dort, wo sie arbeiten – und vertiefen sich nur bei Bedarf.

Der entscheidende Wandel kam mit einer neuen Haltung: Das Prozessportal wurde wie ein Produkt behandelt – mit klarer Verantwortung, definierten Nutzergruppen und kontinuierlicher Weiterentwicklung, statt als reine Dokumentenablage. Jedes Unternehmen benannte einen Product Owner und formulierte eine einfache Vision: eine verlässliche zentrale Anlaufstelle für die aktuelle Art zu arbeiten.

Die Weiterentwicklung erfolgte in kurzen, klaren Zyklen:

• Verstehen: Beobachten, wie Mitarbeitende suchen und wo sie hängen bleiben

• Gestalten: Informationsstrukturen einfach und vertraut halten

• Liefern: Inhalte in kleinen, konsistenten Einheiten veröffentlichen

• Verbessern: Konsequent fragen: Habe ich gefunden, was ich gesucht habe – ohne Umwege?

Genau dieses Vorgehen ermöglichte eine organische Akzeptanz: mit jeder gelösten Suche wuchs das Vertrauen in das Portal.

Sobald das Prozessportal zur verbindlichen Single Source of Truth wurde, zeigten sich die Auswirkungen in allen drei Organisationen sehr schnell.

Teams mussten Customer-Journey-Maps, Prozessmodelle und Checklisten nicht länger gegeneinander abgleichen. Der Einstieg erfolgte an einem zentralen Ort. Dort war sofort die freigegebene Version sichtbar – und bei Bedarf konnten einzelne Schritte, Rollen oder Kontrollen gezielt vertieft werden.

Standorte hörten auf, „ihre eigenen“ Prozessversionen neu zu zeichnen. Standardprozesse bildeten das stabile Zentrum, während klar geregelte Varianten spezifische Anforderungen wie Layouts oder regulatorische Besonderheiten abdeckten. Abweichungen waren damit transparent – und governancefähig.

Die Zentrale wurde nicht länger zum Engpass. Tochtergesellschaften wurden durch rollenbasierte Unterstützung und Vorlagen befähigt, selbstständig zu arbeiten. Varianten blieben nachvollziehbar verknüpft, ohne globale Standards zu verwässern.

Branchenübergreifend war das Ergebnis identisch: Mitarbeitende vertrauten der angezeigten Version – und hörten auf, nach Alternativen zu suchen.

Das Prozessportal in ADONIS als zentrale Quelle für Prozessanweisungen

Menschen möchten keine Taxonomien lernen – sie wollen den nächsten Schritt finden. Genau daran orientiert sich das Portal: Es spiegelt wider, wie die Organisation arbeitet, nicht wie eine Methode Dinge benennt.

Auf oberster Ebene bleibt die Struktur bewusst konsistent:

Unternehmen → Business Unit / Standort → Kern- und Supportprozesse → Arbeitsanweisungen und Referenzen

Bezeichnungen sind einfach gehalten und werden domänenübergreifend wiederverwendet. Suche, Filter und kontextuelle Verlinkungen übernehmen den Großteil der Navigation. Entwürfe oder historische Versionen tauchen in der Leseransicht nicht auf.

Mitarbeitende sehen ausschließlich freigegebene Inhalte – also die Version, die aktuell gilt. Jede Seite zeigt dabei transparent:

• die verantwortliche Inhalteigentümerin bzw. den Inhalteigentümer
• sowie den nächsten Review- oder Rezertifizierungstermin

Diese einfache Offenheit schafft Vertrauen – ganz ohne zusätzliche Erklärungen.

Gute Governance ist dann erfolgreich, wenn sie kaum auffällt. Die klare Leseransicht funktioniert, weil auch der Erstellungsprozess schlank gehalten ist. Alle drei Organisationen folgten demselben einfachen Ablauf:

1. Entwurf
Designer:innen arbeiten im Entwurfsmodus und gestalten Abläufe, Verlinkungen und Kontext. Diese Inhalte sind für Leser:innen nicht sichtbar und bleiben in geschützten Arbeitsbereichen.

2. Methodische Prüfung
Eine kurze Qualitätsprüfung erkennt frühzeitig Modellierungsprobleme – etwa fehlende Rollen, inkonsistente Bezeichnungen, defekte Links oder BPMN-Fehler. So wird verhindert, dass kleine Unstimmigkeiten später für Verwirrung sorgen.

3. Fachliche Freigabe
Der Process Owner bestätigt Relevanz und Nutzen: So arbeiten wir heute? Sind Kontrollen, Übergaben und Verantwortlichkeiten korrekt abgebildet? Hier wird die Zweckmäßigkeit sichergestellt.

4. Veröffentlichung
Nach der Freigabe wird der Inhalt für Leser:innen sichtbar. Entwürfe, Abzweigungen und Historien bleiben im Hintergrund – nur die freigegebene Version erscheint im Portal.

Wo lokale Unterschiede notwendig waren, arbeiteten die Teams nicht mit Kopien, sondern mit gesteuerten Varianten auf Basis globaler Vorlagen. Statt Duplikate zu erzeugen, wurden Varianten gezielt erweitert. Die Herkunft jeder Variante blieb jederzeit nachvollziehbar – Abweichungen waren transparent und ließen sich einfach prüfen.

Je nach Branche gab es leichte Anpassungen im Vorgehen, das Grundprinzip blieb jedoch identisch:

• In der Konsumgüterindustrie führte der GPM-Verantwortliche zunächst eine methodische Prüfung durch, bevor die fachliche Freigabe erfolgte.
• In der Logistik übernahm das Qualitätsmanagement die Rolle der finalen Kontrollinstanz.
• Einige Teams arbeiteten mit Projektzweigen für neue Standorte oder Rollouts. Diese erlaubten projektbezogene Freigaben, die erst dann im Leserportal erschienen, wenn sie wirklich produktiv waren.

Ein einfaches Regelwerk sorgte dafür, dass die Modelllandschaft sauber und übersichtlich blieb:

• Kleinere Änderungen (Bezeichnungen, Tippfehler, nicht-semantische Anpassungen) wurden schnell umgesetzt.
• Größere Änderungen (Logik, Übergaben, Kontrollen) durchliefen den vollständigen Freigabeprozess.
• Regelmäßige Rezertifizierungen stellten sicher, dass Inhalte aktuell blieben – ohne Entwürfe für Leser:innen sichtbar zu machen.

Das Ergebnis war ein Contributor-Erlebnis, das schnell, kontrolliert und konsistent blieb – und eine Leseransicht, die ausschließlich freigegebene Inhalte zeigte. Der Schlüssel lag nicht in mehr Kontrollstufen, sondern in wenigen, klar definierten Gates, die für alle eindeutig waren.

Sobald Struktur, Governance und Portal etabliert waren, entwickelte sich ein stabiler Arbeitsrhythmus. Ein kleines zentrales Team verantwortete Informationsarchitektur, Namenskonventionen, Lebenszyklus-Taktung und den Umgang mit Varianten. Die Fachbereiche erstellten Inhalte innerhalb dieser Leitplanken und folgten demselben Freigabeprozess.

Das Prozessportal wurde zur maßgeblichen Quelle für Prozesswissen – mit klar messbaren Effekten:

• Mitarbeitende hörten auf zu suchen; Rückfragen und Wiederholungen nahmen deutlich ab.

• Vertrauen wuchs, weil Verantwortlichkeiten und Review-Termine transparent waren.

• Lokale Abweichungen wurden gesteuert statt improvisiert.

• Screenshots verschwanden, da Live-Portalansichten direkt genutzt wurden.

• Gespräche verlagerten sich von „Wo ist die aktuelle Version?“ hin zu besserer Verständlichkeit und klareren Übergaben.

• Audits wurden einfacher dank einer sauberen, zentralen Freigabehistorie.

• Onboarding beschleunigte sich – eine Struktur, eine Sprache, ein Einstiegspunkt.

Alle drei Organisationen folgten einem sehr ähnlichen Einführungsansatz:

1. Mit einer Journey oder einem Standort starten – End-to-End
Genug Inhalt, um vom ersten Tag an echten Mehrwert zu bieten. Nicht alles, was jemals modelliert wurde.

2. Informationsarchitektur finalisieren
Klare Ebenen, konsistente Bezeichnungen, keine Synonyme.

3. Nur Relevantes migrieren
Das Portal nicht mit halb passenden Altinhalten überladen.

4. Release-Workflow und Review-Takt festlegen
Eine Schleife, eine klare Definition von „freigegeben“.

5. Rollenspezifisch schulen
Eine kurze Einführung für Leser:innen, fokussierte Sessions für Owner und Modellierende.

Die personalisierte Startseite im ADONIS Prozessportal stellt sicher,
dass jede Rolle nur die für sie relevanten Informationen sieht.

6. Eine einfache „So finde ich mich zurecht“-Anleitung veröffentlichen
Zwei Seiten reichen völlig aus.

7. Das Portal dort einbetten, wo Menschen arbeiten
Confluence, SharePoint, Teams – mit Live-Links direkt zu freigegebenen Inhalten.

8. Nach Domänen wachsen, nicht nach Funktionen
Erweitern nach Journeys, Abteilungen oder Standorten – nicht durch das gleichzeitige Hinzufügen aller Modelle.

Dieser Ansatz hielt das Portal von Beginn an übersichtlich – und machte es ab Tag zwei problemlos skalierbar.

Über drei sehr unterschiedliche Branchen hinweg zeigte sich dasselbe Muster: Zu viele scheinbar gleichwertige Versionen erzeugten Reibung. Niemand konnte sie genau benennen – aber alle spürten sie.

Der Wendepunkt war keine neue Methode. Es war ein einziger Einstiegspunkt: das reader-first ADONIS Prozessportal, geschützt durch klare, schlanke Governance.

In dem Moment, in dem es eine freigegebene Version an einem Ort gab:

• verschwand das Rauschen
• kehrte Vertrauen zurück
• wurde Ausrichtung sichtbar
• passte Prozessführung endlich zur tatsächlichen Arbeitsweise

Unterschiedliche Branchen. Unterschiedliche Rahmenbedingungen. Dasselbe Ergebnis: ein verlässlicher, zentraler Startpunkt dafür, wie heute gearbeitet wird.

Diese Case Study zeigt das gemeinsame Muster hinter drei Organisationen. Zusammen erzählen sie eine Wahrheit aus drei Perspektiven: Eine einzige Eingangstür zur Arbeitsweise von heute verändert alles.

Tipp: Erfahren Sie, wie das ADONIS Prozessportal Prozessakzeptanz, Compliance und tägliche Entscheidungen nachhaltig verbessert.

Für einen detaillierten Blick auf die einzelnen Journeys und mögliche Parallelen zur eigenen Praxis finden Sie hier die vollständigen Sessions: