BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Der Touring Club Schweiz (TCS) sah sich mit einer typischen Herausforderung großer, dezentraler Organisationen konfrontiert: Über Jahre hinweg hatten die verschiedenen Fachbereiche ihre Abläufe in unterschiedlichen Formaten und Tools gepflegt, darunter Visio-Diagramme, PDFs und Spezialtools. Die Prozesse waren zwar dokumentiert, aber fragmentiert und schwer auffindbar. Mit der Einführung der GPM-Suite ADONIS und einem pragmatischen Governance-Ansatz gelang dem TCS der Wandel: Die Prozesse wurden nicht einfach technisch übernommen, sondern methodisch zusammengeführt, visualisiert und mit Risiken sowie Kennzahlen verknüpft.
Lesen Sie, wie bei TCS aus vielen einzelnen Insellösungen eine gemeinsame Prozesslandschaft wurde – und welche Maßnahmen dabei besonders wirkten.
Die Ausgangslage: Zerklüftete Landschaft, verteiltes Wissen
Der Touring Club Schweiz (TCS) ist mit rund 1,5 Millionen Mitgliedern der größte Mobilitätsclub der Schweiz. Wie viele große Vereine stand auch der TCS vor der Herausforderung, dass die verschiedenen Geschäfts- und Funktionsbereiche ihre Prozesse isoliert voneinander mit eigenen Tools und Methoden gestalteten. Dies führte zu fehlender Übersicht, Doppelgleisigkeiten und Schnittstellenproblemen:
„Wir hatten das Problem, dass die Prozesse in verschiedenen Tools und Formaten dargestellt wurden“, erinnert sich Peter Baumgartner, der im Geschäftsbereich Club für das Qualitätsprozessmanagement verantwortlich ist. „Das war relativ schwierig zusammenzuführen. Ausserdem war nicht klar, welche Prozesse überhaupt dokumentiert waren und welche nicht.“
Aus Sicht des Qualitäts- und Risikomanagements fehlte eine einheitliche, verlässliche Prozesslandkarte. Dadurch wurden Transparenz, Zusammenarbeit und Projektvorbereitung erschwert.
Die Lösung: ADONIS als gemeinsamer Nenner – pragmatisch, hybrid, verbindlich
Der TCS wählte ADONIS als zentrales GPM-Tool und setzte auf ein hybrides Betriebsmodell:
Kernmaßnahmen im Überblick:
-
Pilotphase und Validierung: Zunächst wurde geprüft, ob ADONIS die realen Bedürfnisse abdeckt – nur was im Alltag hilft, wird gebraucht.
-
Verbindliche Guidelines und Freigaben: Einheitliche Modellierungsstandards, Namenskonventionen und ein strukturierter Freigabeworkflow verhinderten inkonsistente Prozesse und stellten die Qualität sicher.
-
Hybrides Betriebsmodell: Das Qualitätsmanagement-Team übernahm die Rolle des Modellierungsdienstleisters, während gleichzeitig dezentrale Designer in den Geschäftsbereichen geschult wurden.
-
Change-Begleitung: Schulungen, Onboarding-Workshops und aktive Moderation sorgten dafür, dass die neue Prozesswelt genutzt und gepflegt wird.
-
Verknüpfung statt Archive: Prozesse wurden nach und nach bewusst mit Risiken, Rollen und Dokumenten verlinkt, sodass eine ganzheitliche Sicht entstand und isolierte PDF-Archive vermieden wurden.
„Ich war am Anfang vorsichtig“, sagt Baumgartner. „Ich wollte kein weiteres Tool übernehmen, nur weil es irgendwo schon genutzt wird. Wir haben getestet, ob ADONIS wirklich zu unseren Bedürfnissen passt, und uns dann bewusst dafür entschieden.“
Ergebnisse & Erfolge: Transparenz, Verbindlichkeit, Zusammenarbeit
Die Einführung von ADONIS beim Touring Club Schweiz (TCS) war mehr als nur die Implementierung eines neuen Tools. Sie markierte einen bedeutenden Schritt hin zu mehr Transparenz und Zusammenarbeit. Dafür entscheidend waren ein pragmatisches Betriebsmodell und die enge Begleitung durch das Qualitätsmanagement-Team.
„Man redet nicht mehr aneinander vorbei. Die Prozesse sind standardisiert, verständlich und sie zeigen klar, wo Risiken liegen. Das hat die Gesprächsqualität deutlich verbessert,“ führt Reto Meier, Group Risk Officer und Quality System Manager des TCS, weiter aus.
Die Ergebnisse sprechen für sich:
-
Prozesse wurden harmonisiert und die Zusammenarbeit gestärkt
Innerhalb weniger Monate wurden zahlreiche Abläufe ins zentrale System überführt. Allein im Geschäftsbereich Club konnten 24 Prozesse vereinheitlicht und methodisch abgestimmt werden. Schnittstellen, die zuvor unklar waren, werden heute aktiv diskutiert, wodurch die Projektarbeit von klaren Prozesspfaden profitiert. -
End-to-End-Sicht geschaffen und Silos überwunden
Prozesse sind nicht länger nur innerhalb einzelner Geschäftsbereiche sichtbar, sondern können erstmals durchgängig von Anfang bis Ende betrachtet und abgestimmt werden. Dadurch entsteht ein gemeinsames Verständnis, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit wird gefördert und die Basis für fundierte Entscheidungen und Optimierungen wird gelegt. -
Risiken wurden verknüpft und das Qualitätsmanagement neu bewertet
Durch die Integration von Risiken und Kennzahlen direkt in die Prozessmodelle entstanden frühzeitig konkrete Diskussionen über risikomindernde Maßnahmen. Das Qualitäts- und Risikomanagement wird nicht länger als Pflichtaufgabe, sondern als wertvolles Steuerungsinstrument wahrgenommen. -
Effizienz durch intelligente Verlinkungen
Anpassungen müssen nur noch einmal erfolgen und aktualisieren sich automatisch in allen Modellen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft spürbare Effizienz.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die methodische Unterstützung durch das Qualitätsmanagement-Team. Dieses hat nicht nur einige Fachbereiche mit der Modellierung unterstützt, sondern vor allem den praktischen Nutzen im Arbeitsalltag aufgezeigt, was für nachhaltige Akzeptanz sorgte.
Reto Meier,
Group Risk Officer & Quality System Manager,
Touring Club Schweiz TCS
Der Ausblick: Von der Abbildung zur Steuerung
Der Rollout bei TCS erfolgt bewusst gestaffelt. Nachdem die Geschäftsbereiche Assistance und Club erfolgreich ihre Prozesse in ADONIS modelliert haben, folgen nun Finanzen, HR und Kommunikation.
„Wir setzen niemanden unter Druck“, sagt Meier. „Aber mit jeder neuen Abteilung, die dazukommt, wird der Nutzen sichtbarer und größer.“
Auf der Agenda steht nun vor allem die tiefere Verzahnung von Maßnahmen- und Kontrollsteuerung. Das Ziel ist eine lückenlose Nachverfolgung von der Risikoidentifikation bis zur Umsetzung von Maßnahmen. Neue Funktionen wie Videodokumentation, zielgruppenspezifische Ansichten und KI-Assistenz sollen die Nutzung weiter vereinfachen und Sprachbarrieren abbauen.
Zusammenfassung: Ein praktischer Weg aus dem Silodenken
Der Touring Club Schweiz hat bewiesen, dass eine erfolgreiche Transformation nicht nur den Einsatz neuer Technologie erfordert. Entscheidend sind klare Leitlinien, ein unterstützendes zentrales Kompetenzteam und die aktive Befähigung der Fachbereiche, damit diese ihre Arbeit optimal erledigen und Innovation vorantreiben können. So entstand aus pragmatischen Schritten ein System, das Transparenz schuf, Verbindlichkeit stärkte und bereichsübergreifende Zusammenarbeit förderte.
Haben Sie schon unsere wöchentlichen Updates erhalten?
