Gdy dane i procesy zaczęły mówić jednym językiem – Architektura Informacyjna Miasta w ADONIS

Początki projektu w Urzędzie Miejskim w Świdnicy sięgają 2019 roku i wiązały się z wdrożeniem nowych usług cyfrowych dla mieszkańców. Od strony technologicznej wdrożenie przebiegło bez zakłóceń. Wyzwanie ujawniło się na kolejnym etapie, gdy w trakcie eksploatacji rozwiązania zidentyfikowano, że dane wykorzystywane przez usługę bywają niekompletne.

Szczegółowa weryfikacja baz danych pozwoliła precyzyjnie wskazać źródło problemu: w części rejestrów brakowało podstawowych identyfikatorów – numerów PESEL przy osobach fizycznych oraz NIP i REGON przy przedsiębiorcach. Ówczesne formularze i starsze systemy dziedzinowe nie wymuszały walidacji kompletności wprowadzanych informacji.

„Sięgnęliśmy głęboko do baz danych i zdiagnozowaliśmy luki w strukturze rekordów. Ta niekompletność sprawiała, że wdrożone e-usługi – mimo że technicznie poprawne – nie mogły funkcjonować w pełni automatycznie” – Magda Pietrzyk, Kierownik Biura Cyfryzacji Miasta, Urząd Miejski w Świdnicy.

Diagnoza dowiodła, że problem na charakter systemowy. Aby skutecznie wdrażać kolejne narzędzia, urząd potrzebował trwałego fundamentu: kompleksowej Architektury Informacyjnej Miasta.

W 2021 roku Świdnica dołączyła do Partnerskiej Inicjatywy Miast ( programu Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej realizowanego we współpracy z Bankiem Światowym). W gronie 10 miast Sieci Cyfrowej wypracowano metodykę budowy Architektury Informacyjnej Miasta oraz zrealizowano pilotażową inwentaryzację danych w jednym z wydziałów. Zaproponowany przez Bank Światowy pilotaż wdrożeniowy ostatecznie nie doszedł do skutku na tym etapie. Urząd zdecydował się kontynuować prace własnymi siłami, opierając się na wypracowanej metodyce.

Przełomowym momentem była nawiązana w lipcu 2024 roku współpraca z Instytutem Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego – z dr. Januszem Sasakiem, a także z dr hab. inż. Paulą Pypłacz,  profesor Politechniki Częstochowskiej. Do inicjatywy dołączyła firma BOC Group – dostawca platformy ADONIS, a w lutym 2025 r. Michał Wawiórko z firmy First Byte Sp. z o.o. – twórca polskiego narzędzia klasy RPA o nazwie Wizlink®. Porozumienie zapewniło urzędowi wsparcie merytoryczno-naukowe, udział przeszkolonych studentów w pracach inwentaryzacyjnych oraz dostęp do zaawansowanych narzędzi analitycznych i automatyzujących.

Możliwości obu narzędzi uczestnicy projektu mogli poznać podczas webinaru poświęconego projektowi. Dzięki temu porozumieniu urząd zyskał nie tylko wsparcie metodyczne, ale również studentów wspierających prace modelowania oraz dostęp do profesjonalnych narzędzi do gromadzenia danych i automatyzacji.

Sprawdź: Nagranie webinaru „Procesy, dane, RPA – droga do spójnej architektury miasta”, na którym szczegółowo zaprezentowano oba narzędzia w praktyce.

Świdnica, autor zdjęcia: Grzegorz Nowak

Analizując dostępne na rynku rozwiązania – w tym wiele darmowych narzędzi do modelowania – zespół projektowy doszedł do wniosku, że statyczne diagramy nie dają możliwości relacyjnych ani analitycznych. Potrzebne było narzędzie, które pozwoli nie tylko modelować, ale przede wszystkim analizować powiązania między procesami, danymi, dokumentami, rolami, systemami i ryzykiem.

„Większość prostych narzędzi graficznych pozwala jedynie narysować estetyczną mapę i na tym praca się kończy. My potrzebowaliśmy platformy, która łączy procesy z danymi, aplikacjami, rolami oraz ryzykiem i pozwala te relacje wielowymiarowo analizować” – Magda Pietrzyk.

Wybór platformy ADONIS umożliwił zintegrowanie dwóch kluczowych perspektyw: perspektywy procesowej (jak urząd realizuje zadania) oraz perspektywy architektonicznej (jakie zasoby informacyjne i aplikacyjne biorą w tym udział).

„Architektura procesowa wydawała się naturalnym wyborem dla środowiska, w którym mieliśmy działać. Z drugiej strony musieliśmy dostrzec też aspekt techniczny – powiązania z danymi i systemami – jest bardzo istotny przy wdrażaniu systemów zintegrowanych i zapewnianiu cyberbezpieczeństwa” – dr Janusz Sasak, Instytut Spraw Publicznych, Uniwersytet Jagielloński.

Michał Kossowski z BOC Group, prezentując na jednym z webinarów praktyczne możliwości analityczne narzędzia, zwracał uwagę, jak duża wartość tkwi w samych powiązaniach między obiektami w systemie, a nie tylko w pojedynczych diagramach:

„Byłem pod ogromnym wrażeniem, jak dużo tutaj wiedzy jest i jak łatwo można tę wiedzę analizować” – Michał Kossowski, BOC Group.

Sprawdź: Nagranie webinaru „Architektura informacyjna miasta dostępna dla wszystkich – przykład i doświadczenia Urzędu Miejskiego w Świdnicy”, na którym Michał Kossowski na żywo prezentował analizę powiązań danych, dokumentów i procesów w ADONIS.

Analogiczne podejście – najpierw zrozumieć proces, potem go zautomatyzować – prezentował już na samym początku współpracy Michał Wawiórko z First Byte, tłumacząc uczestnikom pierwszego webinaru, czym w praktyce jest robot software’owy budowany w Wizlink® i dlaczego warto zaczynać od mapowania procesów, zanim podejmie się decyzję o automatyzacji:

„Właśnie dlatego tak istotne jest zmapowanie procesów, zidentyfikowanie wąskich gardeł, żeby móc później ocenić w ogóle zasadność automatyzacji – bo nie wszystkie procesy nadają się dla robotów” – Michał Wawiórko, konsultant w obszarze automatyzacji i robotyzacji procesów, First Byte.

Modelowanie procesów realizowano metodycznie, w ustandaryzowany sposób, na czterech poziomach szczegółowości, począwszy od mapy megaprocesów (procesy główne, pomocnicze i zarządcze), aż po szczegółowe diagramy w notacji BPMN, wzbogacone o rozszerzenia (tzw. „BPMN Fit for Business”) pokazujące role, dokumenty, aplikacje oraz encje i atrybuty danych przypisane do poszczególnych kroków procesu.

Za modelowanie odpowiadają przede wszystkim studenci Uniwersytetu Jagiellońskiego, przeszkoleni w metodyce wypracowanej wspólnie z zespołem projektowym. Standardowy wywiad z pracownikiem merytorycznym i narysowanie diagramu procesu zajmuje średnio półtorej godziny. Następnie każdy model przechodzi formalną weryfikację z udziałem zespołu projektowego, dyrektora danej komórki organizacyjnej oraz pracownika merytorycznego, zanim zostanie zatwierdzony.

„Realizują to u nas studenci – idą do wydziału, rozmawiają z pracownikiem, rysują diagram na podstawie ustrukturyzowanego wywiadu. Mapowanie jednego procesu trwa średnio półtorej godziny, więc to nie jest jakiś strasznie długi czas” – Magda Pietrzyk.

Za bieżące utrzymanie i aktualizację modeli odpowiada jedna dedykowana osoba w Biurze Cyfryzacji Miasta, pełniąca rolę łącznika pomiędzy komórkami merytorycznymi a zespołem architektów, przy wsparciu zespołu projektowego. Każda zmiana w procesie wymaga zatwierdzenia przez kierownika właściwej jednostki, co zapewnia porządek i jedno, spójne źródło prawdy.

W ciągu niespełna dwóch lat pracy w Urzędzie Miejskim w Świdnicy zbudowano wielopoziomową architekturę procesową obejmującą niemal 100% działania organizacji. To ponad 1500 diagramów i modeli, w tym – w ramach udostępnionego publicznie wycinka repozytorium, stanowiącego niewielką część całości – 70 zidentyfikowanych procesów, z czego 10 opisanych szczegółowo w notacji BPMN, oraz ponad 1000 powiązanych ze sobą dokumentów i encji danych.

„Można powiedzieć, że w ciągu 2 lat zmapowaliśmy 100% urzędu, ale możliwości, jakie daje ta architektura, wykraczają daleko poza nasze pierwotne założenia” – Magda Pietrzyk.

Analizowane pod kątem potencjału do automatyzacji procesy zostały opisane zestawem atrybutów – m.in. efektywności, jakości działania czy satysfakcji klienta- co pozwala na wskazanie, czy kwalifikują się one do dalszej optymalizacji lub automatyzacji.

Urząd wdrożył system klasy GRC (Governance, Risk & Compliance)  w 2025 roku. Dzięki opracowanej architekturze informacyjnej oraz ustrukturyzowanym rejestrom procesów i zasobów możliwe było błyskawiczne przeniesienie oraz uzupełnienie wymaganego przez RODO  rejestru czynności przetwarzania danych osobowych (RCP)w nowym środowisku.

„Migracja rejestru czynności przetwarzania do systemu GRC zajęła nam dosłownie dwa tygodnie. Mając gotową mapę procesów, wyfiltrowaliśmy te, w których przetwarzane są dane osobowe, i bezpośrednio zasililiśmy nimi nowy system, uzupełniając jedynie nieliczne brakujące atrybuty” – Magda Pietrzyk.

Architektura wpiera również bieżące monitorowanie zgodności z prawem, na którym opierają się zdefiniowane procesy. Akty prawa krajowego są zintegrowane bezpośrednio z  zewnętrznymi repozytoriami źródłowymi i aktualizują się automatycznie. Z kolei akty prawa miejscowego trafiają do wewnętrznego repozytorium, skąd informacja o zmianie jest niezwłocznie kierowana do właściwego wydziału.

Modele stały się standardem pracy – punktem odniesienia zarówno dla doświadczonych pracowników wykonujących dany proces rzadko, jak i dla osób nowo zatrudnionych, które od razu otrzymują pełny opis procesu wraz z podstawą prawną, wymaganymi danymi i systemami.

„Pierwsze wykorzystanie modeli procesów miało miejsce już po pół roku od rozpoczęcia modelowania, kiedy zmienił się dyrektor jednego z wydziałów. Nowa osoba dostała po prostu dostęp do systemu, przejrzała wszystkie procesy swojego wydziału i na tej podstawie zaczęła wprowadzać zmiany” – dr Janusz Sasak.

Dobrze opisane i uporządkowane procesy stały się naturalnym punktem wyjścia do automatyzacji z użyciem robotów software’owych budowanych we wspomnianym wcześniej narzędziu Wizlink®. Zamiast wybierać obszary do automatyzacji intuicyjnie, urząd podszedł do tematu metodycznie: najpierw pełny opis procesu i danych w ADONIS, dopiero potem decyzja o automatyzacji.

Michał Wawiórko z First Byte, już na pierwszym webinarze tłumaczył, dlaczego niski próg technologicznego wejścia i szybki zwrot z inwestycji sprawiają, że automatyzacja RPA sprawdza się szczególnie dobrze w administracji publicznej:

„Robot potrafi na siebie zarabiać już po kilku tygodniach od uruchomienia i de facto przynosić realne korzyści. Generalnie od pomysłu do realizacji jest to kilka dni, a czasami nawet kilka godzin – i to roboty dostosowują się do organizacji, działu, procedur i przede wszystkim ludzi, którzy są w tych zespołach” – Michał Wawiórko, First Byte, twórca narzędzia Wizlink®.

Michał Wawiórko zwracał też uwagę, że niskie koszty licencji Wizlink® pozwalają zagospodarować tzw. długi ogon procesów biznesowych – czyli wiele mniejszych, rozproszonych po organizacji zadań, których ręczna automatyzacja innymi metodami byłaby nieopłacalna:

„Z racji na niskie koszty licencji można zagospodarować większą ilość takich mniejszych procesów, które są rozproszone po organizacji. To się fachowo nazywa długi ogon procesów biznesowych” – Michał Wawiórko, First Byte.

Obecnie w Urzędzie Miejskim w Świdnicy działa około 30 scenariuszy automatyzacji zbudowanych w Wizlink®, uruchamianych na dwóch licencjach. Automatyzacja nie jest przy tym traktowana jako zagrożenie dla miejsc pracy, lecz jako odciążenie pracowników od pracy odtwórczej („kopiuj-wklej”) na rzecz zadań merytorycznych  – po roku funkcjonowania rozwiązań RPA pracownicy sami zaczęli zgłaszać kolejne procesy, które ich zdaniem nadają się do zrobotyzowania.

Jednym z najważniejszych wdrożonych scenariuszy jest robot „Wasyl”, który wspiera zarządzanie budżetami 15 jednostek oświatowych. Dwa razy dziennie analizuje korespondencję z jednostkami oświatowymi i Wydziałem Edukacji, identyfikuje potrzebę zaangażowania lub zwolnienia środków, sprawdza dostępność budżetu i wykonuje odpowiednie operacje, automatycznie aktualizuje również zestawienia budżetowe. Dzięki temu urząd ograniczył ręczną obsługę korespondencji i zestawień, zmniejszył ryzyko błędów oraz poprawił bieżącą kontrolę nad wykorzystaniem środków, uwalniając czas pracy odpowiadający co najmniej części etatu, który pracownicy mogą przeznaczyć na zadania wymagające analizy i podejmowania decyzji.

Drugim istotnym rozwiązaniem jest robot publikujący komunikaty o sytuacjach kryzysowych. Uruchamiany 13 razy na dobę analizuje napływające ostrzeżenia, wybiera te dotyczące Świdnicy, publikuje je we właściwym kanale oraz wysyła powiadomienia e-mail do odpowiedzialnych pracowników.

„Wasyl porządkuje proces zarządzania środkami budżetowymi i pozwala pracownikom skoncentrować się na zadaniach wymagających analizy i podejmowania decyzji” – podkreśla Magda Pietrzyk.

Zespół projektowy nie traktuje przedsięwzięcia jako zamkniętego etapu, lecz jako długofalową inicjatywę ciągłego doskonalenia. W planach na najbliższe miesiące znajdują się m.in.:

• Budowa repozytorium ujednoliconych, edytowalnych formularzy elektronicznych, dostosowanych do wymogów e-doręczeń, zastępujących skany i wersje papierowe, co pozwoli na stały dostęp do aktualnej wersji, redukcję błędów i szybszą obsługę mieszkańca.
• Przeniesienie tworzonych w sposób tradycyjny rejestrów (np. w excel) do narzędzia pozwalającego na ich automatyzację na poziomie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), co pozwoli na znaczącą redukcję czasu potrzebnego na ich wytworzenie oraz łatwiejszy dostęp do aktualnych danych bez konieczności ich ręcznego zestawiania.
• Wdrożenie mechanizmów workflow w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), dzięki czemu pracownicy będą prowadzeni przez system krok po kroku, zgodnie z ustalonym schematem realizacji danego rodzaju sprawy.
• Przeniesienie realizacji procesów z systemu tradycyjnego do systemu EZD w poszczególnych klasach JRWA, które uwzględniono w oznaczaniu procesów, co spowoduje redukcję kosztów związanych z drukowaniem, archiwizacją a także umożliwi przyspieszenie realizacji spraw (eliminacja „krążenia” papierowych dokumentów po urzędzie).
• Kontynuacja automatyzacji w Wizlink® – kolejne scenariusze RPA są już w kolejce zgłaszanej bezpośrednio przez pracowników merytorycznych, którym zależy na eliminacji monotonnych, powtarzalnych i czasochłonnych operacji. Wykorzystanie robotów software’owych pozwala również na ograniczenie liczby błędów i znaczne przyspieszenie realizacji powtarzalnych operacji.
• Wdrożenie kokpitów zarządczych, dzięki którym dyrektorzy wydziałów zyskają bieżący wgląd w stan realizacji procesów oraz łatwiej zidentyfikują obszary wymagające dodatkowego wsparcia organizacyjnego lub przesunięcia zasobów między zadaniami.

Co szczególnie warte podkreślenia, Urząd Miejski w Świdnicy zdecydował się udostępnić fragment swojej architektury referencyjnej innym jednostkom samorządu terytorialnego w Polsce – w trybie odczytu, z możliwością komentowania – aby wspólnie wypracowywać dobre praktyki i modele referencyjne dla całego sektora. Udostępniony fragment obejmuje 70 zidentyfikowanych procesów, z czego 10 opisanych szczegółowo w notacji BPMN, oraz ponad 1000 powiązanych dokumentów i danych – wszystko odpowiednio zanonimizowane i wystandaryzowane. Za utrzymanie i infrastrukturę tego repozytorium odpowiada BOC Group, co zdjęło z urzędu obowiązek samodzielnego hostingu i porządkowania modeli.

Sprawdź: Udostępniona architektura referencyjna JST – strona z modelami procesów Urzędu Miejskiego w Świdnicy, na której można poprosić o indywidualny dostęp.

„Chcemy, żeby to narzędzie było żywe, żebyście też dodawali swoje rozwiązania, na których będziemy się mogli uczyć i wzorować” – Michał Kossowski, BOC Group.

„Trzeba podziękować Michałowi za to, że to repozytorium zostało udostępnione przez firmę BOC – zdjęła z nas obowiązek utrzymania infrastruktury do tego rozwiązania” – dr Janusz Sasak.

Michał Kossowski zwracał również uwagę, że dobrze zaprojektowana architektura procesowa nie kończy się na samych procesach – może stać się wspólnym mianownikiem dla kolejnych systemów zarządczych, które prędzej czy później trzeba będzie wdrożyć, niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo informacji czy ciągłość działania:

„Jeżeli sprytnie zaplanujemy tę metodę podejścia procesowego, to utworzone repozytorium – taka baza wiedzy – może służyć wszystkim systemom zarządczym i znacząco ułatwiać ich wdrożenie. Niemal zawsze pod spodem mamy procesy, które możemy do tego wykorzystać” – Michał Kossowski, BOC Group.

„Nie uważamy się za mistrzów świata, jeśli chodzi o procesy. Dlatego świetną inicjatywą będzie możliwość porównania się z tym, jak działają inne samorządy” – Magda Pietrzyk.

„Zachęcam do łamania schematów, jeśli chodzi o współpracę samorządów, zarówno między sobą, jak i ze światem nauki i technologii – bo dopiero to daje wymierne korzyści” – Magda Pietrzyk.

Projekt zrealizowany w Urzędzie Miejskim w Świdnicy pokazuje, że skuteczna cyfryzacja administracji publicznej nie zaczyna się od wyboru systemu informatycznego, lecz od uporządkowania fundamentu: procesów, danych i dokumentów, które te systemy mają obsługiwać. Dzięki metodycznej współpracy z Uniwersytetem Jagiellońskim, platformie ADONIS oraz elastycznej robotyzacji Wizlink®, urząd zbudował żywą, stale aktualizowaną architekturę informacyjną, która stała się punktem wyjścia dla automatyzacji procesów, zgodności z RODO, a docelowo – dla pełnego przejścia na elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz wdrażania kolejnych innowacji cyfrowych.

Co równie ważne, projekt pokazał, że tego rodzaju transformację można przeprowadzić w ramach racjonalnego budżetu jednostki samorządowej – pod warunkiem konsekwentnego budowania jednego, zintegrowanego źródła prawdy o organizacji, przy aktywnym zaangażowaniu partnerów merytorycznych i studentów wspierających proces modelowania.