Jak świadomość procesów w organizacji ułatwia wdrożenie EZD RP

Wdrażanie i rozwijanie systemu EZD RP to jedne z fundamentalnych elementów cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Projekt informatyczny realizowany przez ekspertów z NASK stanowi głęboką zmianę organizacyjną, wpływającą na sposób realizacji zadań, obieg informacji oraz odpowiedzialność pracowników. Każdy z tych aspektów składa się na realizowanie procesów w organizacji. Jednym z najważniejszych czynników warunkujących powodzenie wdrożenia EZD RP jest zatem świadomość procesów zachodzących w organizacji.

Świadomość procesów to wiedza o tym, jak faktycznie realizowane są zadania w organizacji, a nie tylko jak są one opisane w instrukcjach. W przypadku obiegu dokumentów może ona obejmować, m.in.:

• znajomość przebiegu spraw od momentu wpływu dokumentu do jej zakończenia,
• rozumienie ról poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk oraz  zależności pomiędzy nimi,
• identyfikację punktów decyzyjnych,
• świadomość, które procesy są główne, a które mają charakter pomocniczy.

W organizacjach o niskiej świadomości procesowej wiele działań realizowanych jest „z przyzwyczajenia”, bez refleksji nad ich koniecznością, kolejnością czy efektywnością. W kontekście wdrożenia EZD RP może to prowadzić do istotnych trudności.

Należy podkreślić, że świadomość procesowa jest powiązana z ideą dojrzałości procesowej – zdolności organizacji do efektywnego zarządzania procesami, czyli definiowania, pomiaru i ciągłego doskonalenia procesu. Według jednego z modeli dojrzałości procesowej, może być ona przypisana do jednego z pięciu poziomów:

• poziom pierwszy – procesy niesystematyczne i niespójne
• poziom drugi – procesy powtarzalne
• poziom trzeci – procesy zdefiniowane i wystandaryzowane
• poziom czwarty – procesy mierzone
• poziom piąty – procesy kompleksowo udoskonalane i optymalizowane

Podnoszenie poziomu dojrzałości procesowej jest jednym z kluczowych rezultatów wdrożenia zarządzania procesami, przyczyniającym się do korzyści na licznych płaszczyznach działania organizacji.

Świadomość procesów znacząco ułatwia etap analizy przedwdrożeniowej, który jest kluczowa dla udanego wdrożenia EZD RP (jak i innych systemów dziedzinowych wspierających jednostkę). Organizacja dojrzała procesowo, która rozumie swoje procesy, szybciej identyfikuje kluczowe typy spraw i obiegi dokumentów, potrafi wskazać obszary wymagające zmiany, świadomie podejmuje decyzje o standaryzacji procesów,  lepiej komunikuje swoje potrzeby zespołowi wdrożeniowemu. W efekcie analiza nie polega wyłącznie na spisywaniu „stanu obecnego”, lecz staje się okazją do optymalizacji pracy. Kolejnym atutem jest możliwość pełnego wykorzystania oferowanych funkcji EZD RP w oparciu o wiedzę o realizowanych procesach i wymaganych usprawnieniach – współpraca z zespołem wdrożeniowym jest wówczas nakierowany na skonkretyzowane cele, do osiągnięcia których można wykorzystać pełny potencjał EZD RP.

System daje szerokie możliwości konfiguracji – od struktury organizacyjnej, przez role użytkowników, po schematy dekretacji i obsługi spraw. Bez świadomości procesów istnieje ryzyko:

• nadmiernego rozbudowania schematów obiegu,
• powielania niepotrzebnych etapów akceptacji,
• tworzenia wyjątków od wyjątków.

Organizacja świadoma swoich procesów potrafi skonfigurować EZD RP w sposób prosty, spójny i zgodny z rzeczywistym sposobem pracy, zamiast próbować obsłużyć każdy indywidualny przypadek osobnym mechanizmem systemowym.

Jednym z najczęstszych wyzwań we wdrażaniu narzędzi informatycznych w organizacji jest opór pracowników, wynikający z obawy przed zmianą, dodatkowymi obowiązkami lub utratą kontroli nad dotychczasowym sposobem pracy. Świadomość procesów pomaga ten opór zmniejszyć. Pracownicy, którzy rozumieją dlaczego dany proces wygląda tak, a nie inaczej, jaki jest cel poszczególnych czynności, a przede wszystkim w jaki sposób usprawnia ich codzienną pracę, łatwiej akceptują nowe narzędzia. Co więcej, wiedza o procesach wśród pracowników sprawia, że z czasem sami stają się inicjatorami usprawnień, zgłaszając propozycje zmian w konfiguracji systemu lub przebiegu procesów.

Celem wdrożenia EZD RP jest nie tylko wsparcie kancelarii, ale w dłuższej perspektywie szeroka cyfryzacja spraw w administracji publicznej. Świadomość procesów umożliwia:

• identyfikację katalogu spraw, które mogą być prowadzone w pełni elektronicznie,
• określenie momentów, w których powstają dokumenty wymagające działania,
• rozpowszechnienie wykorzystania podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej,
• ograniczenie drukowania do sytuacji uzasadnionych.

Dzięki temu cyfryzacja nie jest pozorna, lecz realnie wpływa na efektywność pracy w jednostce. EZD RP to punkt wyjściowy do dalszej automatyzacji procesów administracyjnych, integracji z innymi systemami oraz wykorzystania narzędzi analitycznych. Twórcy systemu już na wstępie udostępnili piaskownicę API, tj. interfejs programistyczny pozwalający na integrację oprogramowania dziedzinowego, np. do automatyzacji przetwarzania dokumentacji czy obsługi dokumentów dotyczących zamówień publicznych.  Jednak zautomatyzować należy tylko to, co jest dobrze zrozumiane i uporządkowane. Dzięki zrozumieniu procesów zachodzących w organizacji możliwe jest łatwe wskazanie, które czynności realizowane są w EZD, które przez inne programy lub sztuczną inteligencję, a które w sposób tradycyjny, dotychczas bez wykorzystania narzędzi informatycznych.

Organizacja świadoma swoich procesów:

• łatwiej identyfikuje procesy powtarzalne i z potencjałem do automatyzacji,
• potrafi definiować wymagania dla integracji systemowych,
• efektywnie wykorzystuje dane gromadzone w EZD RP do zarządzania,
• przyspiesza stworzenie architektury informacyjnej oraz identyfikację procesów krytycznych.

Świadomość procesów w organizacji może znacząco przyczynić się do sukcesu wdrożenia EZD RP. Pozwala spojrzeć na system nie jako na dodatkowy obowiązek, lecz jako narzędzie porządkujące i usprawniające pracę. Dzięki niej wdrożenie EZD RP staje się impulsem do realnej zmiany organizacyjnej, a nie jedynie techniczną implementacją kolejnego systemu informatycznego. Inwestycja w zrozumienie własnych procesów – poprzez wykorzystanie narzędzia do zarządzania procesami lub kontakt ze specjalistami – procentuje nie tylko na etapie wdrożenia EZD RP, ale również w dalszym rozwoju nowoczesnej, cyfrowej administracji.