Jak wybrać procesy do automatyzacji

W ostatnich latach trudno mówić o transformacji bez wspomnienia o „automatyzacji” jako jej kluczowym elemencie. Wokół tych technologii narosło spore zainteresowanie, a tempo ich wdrażania stale rośnie. Nic dziwnego – obietnice są bardzo konkretne: większa efektywność, niższe koszty i wyższa rentowność. Trudno się dziwić, że firmy chcą z tego korzystać.

Jednocześnie wiele organizacji, które ruszają z cyfryzacją i automatyzacją procesów biznesowych, szybko zauważa pewną prawidłowość. Samo wdrożenie automatyzacji często nie jest szczególnie trudne, ale osiągnięcie realnych, odczuwalnych rezultatów okazuje się znacznie większym wyzwaniem, niż początkowo zakładano (więcej o przygotowaniu projektu piszemy w artykule o krokach automatyzacji procesów). I w praktyce wszystko sprowadza się do jednego pytania: które procesy rzeczywiście warto automatyzować?

Z badań wynika jasno, że niewłaściwy wybór procesów to jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzeń inicjatyw automatyzacyjnych. Dlatego warto podejść do tego świadomie i z odpowiednim przygotowaniem. Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak trafnie wskazać procesy do automatyzacji i dobrze rozpocząć całe przedsięwzięcie.

Analizując procesy w swojej organizacji i tworząc listę potencjalnych kandydatów do automatyzacji, warto zadać sobie następujące pytania:

Twoja optymalna automatyzacja procesów biznesowych obejmuje zwykle stabilne, powtarzalne i w dużej mierze mechaniczne działania – takie, które wymagają niewielkiego zaangażowania myślenia krytycznego.

Potencjały automatyzacji procesów można stosunkowo łatwo zidentyfikować poprzez analizę całego portfela procesów. Aby jednak takie ćwiczenie było naprawdę skuteczne i przynosiło wartościowe rezultaty, kluczowym warunkiem jest uporządkowana, dokładna i kompletna dokumentacja procesów (więcej szczegółów znajdziesz w naszym artykule o dokumentacji procesów biznesowych).

Choć procesy kluczowe, zarządcze i bardziej złożone często są już w pewnym stopniu opisane, to w praktyce najczęściej do automatyzacji wybierane są procesy prostsze, wspierające – takie jak obsługa wniosków urlopowych, zgłoszeń IT, transakcji i podobnych czynności operacyjnych.

Dlatego właśnie pełny i przejrzysty obraz całego portfolio procesów stanowi niezbędny pierwszy krok – pozwala on w sposób całościowy ocenić i przeanalizować działania operacyjne pod kątem potencjału automatyzacji.

Do najważniejszych parametrów oceny portfela procesów należą:

Złożoność i częstotliwość procesów to świetne wskaźniki, które pomagają zawęzić listę potencjalnych kandydatów do automatyzacji. Procesy o niskiej złożoności i wysokiej częstotliwości powinny znaleźć się na szczycie Twojej listy. Równie ważnym kryterium jest przewidywalność procesu – pokazuje ona, które procesy w Twoim portfolio mogą i powinny zostać ustandaryzowane.

Dużą pomocą w tym obszarze może być narzędzie do zarządzania procesami, takie jak pakiet BPM ADONIS. Oprócz wsparcia w dokumentowaniu i wizualizacji procesów biznesowych, narzędzie BPM pomaga również zidentyfikować obszary wymagające usprawnień (co jest kluczowe, ponieważ automatyzacja nieefektywnego procesu jedynie utrwali jego słabości – więcej na ten temat znajdziesz w naszym artykule o efektywnej optymalizacji procesów).

Co najważniejsze, dzięki odpowiedniemu wsparciu narzędziowemu możesz szybko i kompleksowo przeanalizować całą architekturę procesów i wskazać najbardziej obiecujące kandydaty do automatyzacji – w oparciu o wspomniane kryteria i wiele innych czynników.

Sprawdź: Jeśli chcesz lepiej zrozumieć temat w praktyce, warto zajrzeć do case study BPA przygotowanego przez Uniwersytet w Lucernie, które pokazuje, jak rozwiązania tego typu są wdrażane w realnych organizacjach.

Przykład analizy portfela procesów w narzędziu BPM ADONIS

Gdy Twoja lista procesów do automatyzacji jest już gotowa, kolejnym krokiem powinno być zrozumienie potencjalnego zwrotu z inwestycji (ROI) dla całej inicjatywy. W tym celu warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:

Dzięki temu uzyskasz obraz nakładów i kosztów związanych z inicjatywą, a także przewidywanych oszczędności i zwrotów – co ułatwi ocenę, czy taka inwestycja jest w ogóle opłacalna. Jeśli chcesz zgłębić temat, zajrzyj do naszego artykułu o ROI automatyzacji procesów i sprawdź, jak możesz oszacować zwroty za pomocą naszego darmowego kalkulatora.

Gdy masz już dopracowane te kwestie, otrzymujesz solidny zarys inicjatywy automatyzacyjnej, który możesz zweryfikować i potwierdzić z kluczowymi interesariuszami projektu. Następnie pozostaje już tylko uporządkować priorytety kandydatów do automatyzacji, przygotować procesy do realizacji i uruchomić projekt.

Wiele organizacji, które rozpoczynają swoją drogę z automatyzacją, ma trudności z osiągnięciem oczekiwanych rezultatów, ponieważ nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na przegląd i ocenę procesów, które faktycznie nadają się do automatyzacji.