ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI
Wstęp
Firma JURA Materials zleciła firmie BOC Group usługi doradcze, które pozwoliły zidentyfikować 90 potencjalnych usprawnień w istniejących procesach. W niniejszym wywiadzie Ralf Schumann, Head of Commercial Cement i członek zarządu JURA Management AG, opowiada, co motywuje JURA Materials, dlaczego koncentrują się na zarządzaniu procesami i optymalizacji, oraz jak wspierają transformację w kierunku organizacji zorientowanej procesowo.
JURA Materials to firma dostarczająca materiały budowlane, oferująca produkty takie jak cement, beton, kruszywa, piasek, nawierzchnie, a także usługi recyklingu i utylizacji. Głównym celem tego projektu było wprowadzenie przejrzystości do struktury danych i procesów biznesowych. Dzięki wsparciu BOC Group opracowano podejście umożliwiające skuteczną i trwałą integrację BPM w firmie.
Podsumowanie case study: Optymalizacja procesów w JURA
BOC Group: Dzień dobry. Bardzo dziękujemy za rozmowę i zaufanie, jakim nas obdarzyliście. Jak ważne dla Państwa jest zarządzanie i optymalizacja procesów?
Ralf Schumann: Zarządzanie procesami biznesowymi to dla nas bardzo ważny temat. Tak jak w wielu innych branżach, również my przechodzimy cyfryzację naszego modelu biznesowego. Kluczowe jest dla nas wprowadzenie przejrzystości w procesach i strukturze danych. Dlatego zdecydowaliśmy się na projekt, który ma na celu trwałą integrację zarządzania procesami w naszej organizacji. Projekt pilotażowy realizujemy pod hasłem „przygotowujemy się na przyszłość”.
BOC Group: To świetne hasło! Kiedy podjęliście decyzję o skorzystaniu z pomocy zewnętrznej firmy doradczej?
Ralf Schumann: Aby wprowadzić tak kompleksową zmianę w organizacji, szybko zidentyfikowaliśmy potrzebę wsparcia zewnętrznego, szczególnie w zakresie wiedzy na temat modelowania procesów, BPM i zagadnień, które mają wpływ na organizację. Dość wcześnie stwierdziliśmy, że aby mieć odpowiednie zasoby do realizacji całego projektu, zaangażujemy eksperta w tej dziedzinie.
Całe nagranie wywiadu z Ralfem Schumannem na temat optymalizacji procesów w JURA Material we współpracy z BOC Group
BOC Group: Jakie były cele projektu optymalizacji procesów i w jaki sposób BOC Group Was wspierała?
Ralf Schumann: Oprócz samego modelowania i poprawy naszych procesów, ważne było dla nas także określenie ról i odpowiedzialności w zarządzaniu procesami biznesowymi oraz promowanie myślenia ponaddziałowego. Ostatecznie zrobiliśmy to, aby uruchomić proces ciągłego doskonalenia. BOC Group pomogła nam w tym konceptualnie. Dodatkowo, BOC Group wspierała nas w dokumentowaniu naszych procesów w sposób uporządkowany, tworząc przejrzystość i budując naszą wiedzę w zakresie BPM. To stworzyło podwaliny dla organizacji opartej na zarządzaniu procesami biznesowymi i trwałej optymalizacji procesów.
BOC Group: Jak zostały zidentyfikowane potencjały optymalizacji? Czy dokonaliście ich oceny i priorytetyzacji?
Ralf Schumann: Na początku dokładniej przyjrzeliśmy się naszym istniejącym dokumentom, ponieważ dokumentacja procesów była już dostępna w firmie. Następnie, wspólnie z BOC, stworzyliśmy szczegółowy plan projektu. Co więcej, przeprowadziliśmy wywiady i warsztaty z wszystkimi istotnymi interesariuszami. Na tej podstawie udało nam się zamodelować i udokumentować łącznie 70 procesów TO-BE i AS-IS.
Procesy te pochodziły głównie z zakresu projektu pilotażowego „Offer-to-Cash”. Następnie, przy użyciu analizy GAP, porównaliśmy nasze procesy docelowe (TARGET) i rzeczywiste (ACTUAL), identyfikując 90 usprawnień, które zostały następnie ocenione i priorytetyzowane. Inicjatywy te są teraz realizowane w ramach projektu kontynuacyjnego. Dzięki precyzyjnemu modelowaniu procesów biznesowych oraz intensywnej pracy nad procedurami operacyjnymi, w tym poszczególnymi krokami pracy wszystkich zaangażowanych stron, udało nam się osiągnąć bardzo wysokiej jakości wyniki i głęboko zanurzyć w naszej architekturze procesów.
Sprawdź: Aby dowiedzieć się, jakich metod możesz użyć do strategicznego doskonalenia swoich procesów, zapraszamy do obejrzenia naszego webinarium na temat skutecznej optymalizacji procesów biznesowych.
BOC Group: Czy nowe procesy i potencjały optymalizacji zostały już zastosowane w projektach?
Ralf Schumann: Tak, wyniki szybko znalazły zastosowanie w rzeczywistych projektach cyfryzacyjnych. Dzięki temu mogliśmy wprowadzić naszą nową dokumentację procesów, na przykład przyspieszając tworzenie karty specyfikacji dla projektów IT. To jednak nie koniec korzyści. Kolejnym plusem było to, że udało nam się zmienić sposób myślenia całej organizacji, skupiając się na procesach. Dodatkowo, zatrudniliśmy nowego pracownika, który od teraz będzie odpowiedzialny za BPM w JURA Materials.
BOC Group: Jakie będą Wasze kolejne kroki w zakresie optymalizacji procesów i zarządzania procesami?
Ralf Schumann: Przede wszystkim, 90 działań usprawniających, które zostały zidentyfikowane, musi teraz zostać zaplanowanych i ostatecznie wdrożonych w ramach projektów kontynuacyjnych. Następnie musimy priorytetyzować działania, które można wdrożyć szybciej i przy mniejszym nakładzie zasobów. Są również zadania bardziej złożone, które obejmują kilka obszarów, dlatego naszym celem jest ich dokładna priorytetyzacja. Kolejnym ważnym tematem jest wprowadzenie zarządzania procesami biznesowymi do całej organizacji, a nie tylko do działu sprzedaży. Stopniowo będziemy modelować wszystkie procesy we wszystkich obszarach biznesowych.
Sprawdź: Jeśli interesuje Cię proces analizy i optymalizacji, przeczytaj artykuł na naszym blogu: Rola analizy i optymalizacji procesów w doskonałości biznesowej
BOC Group: Co szczególnie cenisz we współpracy z BOC Group?
Ralf Schumann: Szczególnie doceniam pragmatyczne podejście oraz zdolność do zrozumienia naszego biznesu. Dostrzegliśmy elastyczność oraz bogate doświadczenie. Ważnym elementem było także wprowadzenie myślenia procesowego, które stanowi kluczową zmianę kulturową w naszej organizacji. Choć dopiero zaczynamy naszą drogę, to, co szczególnie wyróżniało współpracę, to profesjonalne i empatyczne wsparcie konsultantów BOC Group podczas naszych wywiadów i warsztatów.
BOC Group: Dziękujemy serdecznie za poświęcony czas. Życzymy dalszych sukcesów w Państwa transformacji organizacyjnej!
Ralf Schumann: Bardzo dziękuję! Cała przyjemność po mojej stronie.
Projekt doradczy dotyczący optymalizacji procesów i zarządzania procesami biznesowymi w JURA Materials – podsumowanie
Projekt doradczy BOC Group dla JURA doprowadził do zdefiniowania 90 potencjałów optymalizacji procesów za pomocą analizy GAP. W procesie offer-to-cash zidentyfikowano problemy, które zostały zapisane, a na ich podstawie opracowano rekomendacje dalszych działań. Ponadto, BOC Group pomogła JURA Materials w stworzeniu organizacji BPM oraz kultury procesowej, kładąc fundamenty dla myślenia procesowego. Dzięki temu pracownicy zyskali większą świadomość procesów i stali się bardziej zaangażowani w całościowe podejście procesowe. Umożliwiło to trwałą integrację podejścia BPM w organizacji, wspierając realizację hasła firmy: „przygotowujemy się na przyszłość”.
Zapisz się na cotygodniowe aktualności.
