Die wahren Kosten von Inkonsistenz: Warum Prozessstandardisierung entscheidend ist

In vielen Organisationen werden selbst einfache Aufgaben wie die Freigabe einer Rechnung oder das Onboarding neuer Mitarbeitender je nach Abteilung unterschiedlich gehandhabt. Ein Team arbeitet mit einer eigenen Excel-Liste, ein anderes steuert Freigaben per E-Mail. Auf den ersten Blick wirken diese Lösungen pragmatisch. Mit der Zeit entsteht jedoch eine wachsende Lücke zwischen dem Selbstbild der Organisation und der tatsächlichen Arbeitsweise. Diese Inkonsistenzen haben spürbare Kosten.

Genau aus diesem Grund setzen viele Organisationen auf Prozessstandardisierung. Sie sorgt für einheitliche Abläufe über Teamgrenzen hinweg und schafft eine gemeinsame Grundlage für alle Beteiligten. Mit einem spezialisierten Tool wie ADONIS geht die Standardisierung noch einen Schritt weiter: Standards lassen sich leichter im Arbeitsalltag umsetzen und dauerhaft verankern. Doch was bedeutet Prozessstandardisierung konkret für eine Organisation?

Prozessstandardisierung bildet die Basis für den Wandel von einem fragmentierten Current Operating Model (COM) hin zu einem skalierbaren und leistungsfähigen Target Operating Model (TOM). Sie ersetzt isolierte, lokal angepasste Vorgehensweisen durch gemeinsame Strukturen, die Stabilität schaffen und dem Management mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten geben.

Ziel ist es, eine einheitliche Art der Aufgabenausführung in der gesamten Organisation zu etablieren. Klar definierte und wiederholbare Prozesse reduzieren unnötige Abweichungen und richten das operative Handeln konsequent an den strategischen Zielen aus. Gleichzeitig schafft dieses gemeinsame Prozessfundament die Voraussetzung für eine verlässliche Leistungsmessung und eine durchgängige Compliance.

Wird die Standardisierung zusätzlich durch ein zentrales Prozessportal unterstützt, wird sie Teil der täglichen Arbeit. Mitarbeitende greifen jederzeit auf freigegebene Prozessversionen zu, kennen ihre Verantwortlichkeiten und orientieren sich an einer klaren, verbindlichen Referenz für die Aufgabenerledigung.

Reift die Prozessfragmentierung weiter aus, führt sie zu einer deutlichen Abweichung vom angestrebten Operating Model. Typische Symptome sind:

Zeitverschwendung und Nacharbeit

Ressourcen fließen in wiederkehrende Ineffizienzen, da Teams dieselben Probleme immer wieder lösen – nur auf Basis leicht unterschiedlicher Prozessvarianten.

Compliance- und Audit-Risiken

Unterschiedliche Prozesse führen zu uneinheitlich angewendeten Kontrollen. Die Compliance leidet, Dokumentationen weisen Lücken auf und Audit-Nachweise sind häufig unvollständig oder nicht aktuell.

Sinkende Produktivität der Mitarbeitenden

Teams verharren im reaktiven Modus. Sie investieren den Großteil ihrer Zeit in die Bewältigung dringender Einzelfälle, statt die zugrunde liegenden Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Schlechtes Kundenerlebnis

Inkonsistente Prozesse wirken sich letztlich auch auf Kund:innen aus. Die Servicequalität schwankt, Abläufe wirken uneinheitlich und das Gesamterlebnis verliert an Klarheit und Verlässlichkeit.

Jede Organisation spürt die Auswirkungen von Inkonsistenzen unterschiedlich. Die Vorteile der Standardisierung sind jedoch universell:

• Weniger Redundanzen und Nacharbeit. Teams ersetzen isolierte Vorgehensweisen durch eine gemeinsame, abteilungsübergreifende Arbeitsweise.

• Weniger reaktive Korrekturen. Stabile und wiederholbare Prozesse schaffen die Grundlage, um gezielt zu optimieren und Innovationen voranzutreiben.

• Mehr operative Transparenz und Kontrolle. Ein verlässliches, einheitliches Fundament verbessert die Leistungsmessung, stärkt die Compliance und unterstützt fundierte Entscheidungen.

• Schnellere Umsetzung strategischer Initiativen. Gemeinsame Standards beseitigen Unklarheiten und ermöglichen es allen Bereichen, abgestimmt und effizient voranzugehen.

Darüber hinaus bildet Prozessstandardisierung die Grundlage für Automatisierung und Process Mining. Automatisierte Workflows benötigen klare und konsistente Prozessmodelle, um zuverlässig zu funktionieren. Process Mining wiederum ist auf vergleichbare Daten angewiesen, um reale Leistungsmuster sichtbar zu machen. Erst standardisierte Prozesse ermöglichen es diesen Technologien, echten Mehrwert zu schaffen.

Tipp: Erfahren Sie, wie Standardisierung, Process Mining und KI in ADONIS die Basis für intelligente Automatisierung schaffen, indem fragmentierte manuelle Prozesse in verlässliche, datengetriebene Workflows überführt werden.

Ein sinnvoller Einstieg besteht darin, sich auf fünf organisationale Elemente zu konzentrieren, die das Fundament des Operating Models bilden:

• Prozesse sind das Rückgrat der operativen Wertschöpfung und definieren, wie Leistungen entstehen und erbracht werden. Ihre Standardisierung beseitigt Ineffizienzen und stellt eine konsistente Ausführung im gesamten Unternehmen sicher.

• Rollen legen Verantwortlichkeiten innerhalb der Prozesse fest und verankern diese klar in der Organisationsstruktur. Ohne eindeutig definierte Zuständigkeiten scheitern selbst gut konzipierte Prozesse.

• Technologie umfasst Tools, Systeme und Integrationen, die die Wertschöpfung unterstützen. Sind diese nicht aufeinander abgestimmt oder vereinheitlicht, behindern sie die Ausführung, statt sie zu verbessern.

• Ziele und KPIs fungieren als Messinstrumente des Operating Models. Ziele geben die Richtung vor, KPIs machen den Erfolg messbar. Ein wirksames Performance-Management ermöglicht die kontinuierliche Überwachung der tatsächlichen Prozessleistung..

• Governance stellt sicher, dass klare Regeln und Verantwortlichkeiten bestehen, um Compliance und kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen. Sie überwacht Prozesse, Rollen, Technologien sowie Ziele und KPIs und sorgt dafür, dass sie als abgestimmtes Gesamtsystem wirken. Mit einer klaren Governance wird das Operating Model diszipliniert und widerstandsfähig gegenüber externen Veränderungen.

Durch die systematische Betrachtung dieser Säulen kann eine Organisation ihr aktuelles Operating Model objektiv bewerten. Schwachstellen in Prozessen, unklare Rollenverteilungen und Optimierungspotenziale im Technologieeinsatz werden sichtbar. Gleichzeitig zeigt sich, wenn KPIs von strategischen Zielen abweichen – ein klarer Hinweis auf Handlungsbedarf auf operativer und strategischer Ebene.

Der Weg zu einer wirksamen Prozessstandardisierung beginnt mit der Analyse des Current Operating Models (COM). In diesem ersten Schritt wird erfasst, wie die Organisation heute tatsächlich arbeitet und an welchen Stellen Inkonsistenzen auftreten. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Gestaltung des Target Operating Models (TOM) in der nächsten Phase. Sobald das Zielmodell definiert ist, wird es implementiert und nachhaltig verankert, um dauerhaft Leistung zu sichern und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Ziel: Strategische Ziele klären und einen transparenten Überblick über die aktuelle Arbeitsweise schaffen, um zu erkennen, wo Inkonsistenzen die Leistung beeinträchtigen.

Ziele und KPIs klären

Beginnen Sie die Analyse mit einer Überprüfung der bestehenden Ziele. Hat sich die strategische Ausrichtung der Organisation verändert, gilt es zu bewerten, welche Ziele weiterhin passen und welche angepasst oder neu definiert werden müssen. Anschließend prüfen Sie die bestehenden KPIs: Sind sie klar formuliert und messen sie den Fortschritt in Richtung der strategischen Ziele zuverlässig?

Ist-Zustand konsolidieren und Verbesserungsbereiche eingrenzen

In diesem Schritt betrachten Sie alle bestehenden Prozesse und deren Varianten, um die größten Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dokumentieren Sie zunächst, wie die einzelnen Prozesse aktuell ablaufen und aus welchen Gründen unterschiedliche Versionen existieren. Beziehen Sie dabei die zuvor beschriebenen Säulen des Operating Models ein, um ein ganzheitliches Verständnis der Arbeitsweise zu gewinnen. Achten Sie besonders auf unklare Zuständigkeiten, doppelte Tätigkeiten, Engpässe oder veraltete Prozessschritte. Analysieren Sie, welche Prozesse zur Erreichung der KPIs beitragen und welche die Performance ausbremsen. Diese Erkenntnisse zeigen klar auf, wo eine Standardisierung der Abläufe den größten Effekt erzielt.

Die tatsächliche Ausführung erfassen

Analysieren Sie, wie Prozesse heute wirklich ausgeführt werden. Identifizieren Sie Abläufe mit hohem Wiederholungsgrad, ohne erkennbaren Mehrwert, oder solche, die überproportional viel Zeit der Mitarbeitenden binden. Erkennen Sie, welche Workflows sich besonders für Optimierungen eignen. Werten Sie zudem die Ausführungsdaten bereits digitalisierter Prozesse aus und prüfen Sie, inwiefern das tatsächliche Verhalten vom definierten Soll-Modell abweicht. Stellen Sie sich dabei gezielt die Frage: Welche konkreten Verbesserungspotenziale lassen sich erkennen?

Das Ergebnis ist ein klares Bild der aktuellen operativen Realität: Sie erkennen, was gut funktioniert und wo Fehlanpassungen oder Ineffizienzen die Leistung begrenzen. Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Entwicklung einer verbesserten Arbeitsweise – des Target Operating Models (TOM).

Ziel: Eine harmonisierte und skalierbare Arbeitsweise schaffen, indem unnötige Prozessvarianten reduziert und Ressourcen, Systeme sowie Kontrollen konsequent aufeinander abgestimmt werden.

Ziele und KPIs neu definieren

Schärfen Sie Ziele und KPIs auf Basis der identifizierten Lücken und bislang unzureichend abgedeckten Bereiche. Abhängig von den organisatorischen Anforderungen können diese beispielsweise auf kürzere Durchlaufzeiten, geringere Kosten oder einen höheren Nutzen neuer Anwendungen abzielen. Nutzen Sie etablierte Branchenstandards für die TOM-Architektur (z. B. eTOM, APQC, SCOR, VDMR) sowie relevante Benchmarks als Orientierung für Ihre Standardisierungsinitiative.

Zur Stärkung des TOM überprüfen Sie bestehende Risikokontrollen, schließen erkannte Lücken und eliminieren redundante Maßnahmen. Arbeiten Sie dabei eng mit Bereichen wie IT, Legal und Compliance zusammen, um eine konsistente und abgestimmte Kontrollabdeckung über alle relevanten Bereiche hinweg sicherzustellen. So reduziert die Organisation operative Risiken gezielt und schafft eine stabile Grundlage für die nachhaltige Leistungsfähigkeit zukünftiger Prozesse.

Redundante Varianten eliminieren

Sobald Transparenz und Nachvollziehbarkeit der organisatorischen Ziele geschaffen sind, folgt der nächste Schritt: die Standardisierung der Workflows. Auf Basis der in der vorherigen Phase identifizierten Ineffizienzen werden Prozesspfade vereinheitlicht und unnötige Varianten konsequent entfernt. Nutzen Sie Modellvergleiche, um unterschiedliche Versionen desselben Workflows gegenüberzustellen und zu erkennen, welche Ausprägungen sich bewährt haben. Optimieren Sie den Hauptprozess, indem Sie die stärksten Elemente aus den Varianten übernehmen – etwa effizientere Aufgaben oder eine sinnvollere Nutzung von Anwendungen.

Bewerten Sie die Ergebnisse stets im Kontext der gesamten Wertschöpfungskette. So stellen Sie sicher, dass jeder Workflow nicht nur für sich genommen leistungsfähig ist, sondern sich auch nahtlos in den End-to-End-Prozess einfügt.

Prozessausführung optimieren

Mit vereinheitlichten Prozessen rückt die weitere Leistungssteigerung in den Fokus. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe, um Überschneidungen und Zuständigkeitslücken zu vermeiden. Prüfen Sie Kapazitäten und Tätigkeitsprofile der Mitarbeitenden, insbesondere in Prozessen mit hohem Wiederholungsgrad oder großem Zeitaufwand. Zur realistischen Abschätzung von Durchlaufzeiten und Kosten setzen Sie Prozesssimulationen ein. Sie liefern belastbare Daten, um Prozesse gezielt zu optimieren und potenzielle Kosteneinsparungen im Vergleich zur ursprünglichen Version zu quantifizieren. Gleichzeitig helfen Simulationen dabei, Potenziale für eine vollständige Prozessdigitalisierung oder die Automatisierung einzelner Workflow-Pfade zu identifizieren. Darüber hinaus lässt sich überprüfen, ob der neu gestaltete Prozess die erwarteten KPIs erreicht und die strategischen Ziele der Organisation unterstützt.

Das Ergebnis ist eine einheitliche und optimierte Arbeitsweise: Prozessvarianten werden eliminiert, Rollen und Systeme aufeinander abgestimmt und KPIs präzise auf die strategische Ausrichtung ausgerichtet. Dieses Design dient als belastbarer Bauplan für eine skalierbare und effiziente Umsetzung in der nächsten Phase.

Prozesse digitalisieren

Konzentrieren Sie sich auf die am besten geeigneten Kandidaten für die Prozessdigitalisierung und prüfen Sie, ob bestehende Unternehmensplattformen (z. B. ERP, CRM, DMN) genutzt oder neue Lösungen eingeführt werden sollten. Für Workflow-Management oder teilautomatisierte Szenarien eignen sich Prozessautomatisierungslösungen besonders gut. Der zentrale Mehrwert der Digitalisierung liegt darin, dass standardisierte Prozesse von Beginn an eingehalten werden und das Risiko nicht-konformer Ausführung deutlich sinkt.

Organisationale Umsetzungsfähigkeit sicherstellen

Damit das TOM in der Praxis wirksam wird, muss die Organisation ihre Mitarbeitenden gezielt auf den Wandel vorbereiten. Dazu gehören die Anpassung bestehender Rollen, Verantwortlichkeiten und Strukturen. Je nach Bedarf umfasst dies Qualifizierungsmaßnahmen, die Definition neuer Rollen, den Aufbau neuer Teams, die Zusammenlegung einzelner Funktionen oder das Outsourcing spezialisierter Tätigkeiten. Ein professionelles Change Management ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Klare Kommunikation und ein schrittweises Onboarding helfen dabei, die neue Arbeitsweise nachhaltig im operativen Alltag zu verankern.

Ownership und Governance institutionalisieren

Kommunizieren Sie Anpassungen der organisatorischen Ziele klar und nachvollziehbar – ebenso wie die überarbeiteten KPIs und die auf operative Prozesse angewendeten Kontrollen. Stellen Sie sicher, dass jede Rolle vollständige Transparenz über die unterstützten Prozesse hat und genau weiß, wie Aufgaben gemäß den aktuellen Arbeitsanweisungen auszuführen sind.

Kontinuierliches Monitoring etablieren

Implementieren Sie von Beginn an ein geeignetes Monitoring der Prozessleistung, um das TOM wirksam zu unterstützen und dauerhaft abzusichern. So lassen sich KPIs präzise bewerten und Abweichungen frühzeitig erkennen, bevor sie zu neuer Prozessfragmentierung führen. Bleiben solche Abweichungen unbeachtet, entwickeln sie sich schnell zur Routine und untergraben die angestrebte Standardisierung.

Ziel: Die dauerhafte Ausrichtung des operativen Alltags an den strategischen Zielen sicherstellen und gewährleisten, dass die Standardisierung langfristig wirksam und anpassungsfähig bleibt.

Prozess- und KPI-Gesundheit überwachen

Behalten Sie stets den sich verändernden Kontext im Blick, in dem die Organisation agiert. Richten Sie Ziele und Kontrollmechanismen kontinuierlich an regulatorischen Anforderungen, Markttrends und neuen Technologien aus, die Abläufe vereinfachen und verbessern können. Verfolgen Sie Ihre Leistungsziele konsequent und überprüfen Sie laufend die Qualität und Verlässlichkeit der erhobenen Daten. Sie sind die wichtigsten Indikatoren für die Tragfähigkeit Ihrer organisatorischen Strategie.

Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung fördern

Mit der Weiterentwicklung von Zielen und KPIs müssen sich auch die Prozesse mitverändern. Der wirkungsvollste Weg dorthin ist der Aufbau einer unternehmensweiten Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Halten Sie Mitarbeitende informiert und aktiv eingebunden, indem Sie transparent machen, wie und warum Prozesse funktionieren. Ihr Feedback liefert wertvolle Erkenntnisse, die sich mit etablierten Leistungskennzahlen abgleichen lassen.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um das Operating Model schrittweise weiterzuentwickeln und Prozesse zunehmend zu harmonisieren. So bleibt das Target Operating Model (TOM) langfristig widerstandsfähig, relevant und leistungsfähig.

Um Standardisierung nachhaltig zu sichern und skalierbar auszubauen, benötigen Organisationen einen strukturierten Ansatz zur Steuerung und Weiterentwicklung ihrer Prozesse. ADONIS schafft dafür die notwendige Grundlage mit zentralen Funktionen zur Prozessmodellierung und -analyse. Darauf aufbauend erweitern die folgenden Lösungen die Standardisierung gezielt und verstärken ihre Wirkung im gesamten operativen Geschäft.

ADONIS Prozesssimulation bietet ein umfassendes Toolset zur quantitativen Prozessbewertung. Sie ermöglicht es, bestehende Workflows anhand von Durchlaufzeiten und Kosten systematisch zu vergleichen. Zudem lassen sich Rollenbeteiligungen analysieren und der Nutzen weiterer Optimierungen durch den Einsatz von Unternehmenssystemen oder Prozessautomatisierung realistisch abschätzen.

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Eine benutzerfreundliche und flexibel konfigurierbare Workflow-Automatisierung, die operative Abläufe vereinfacht und die Produktivität von Teams steigert. Sie unterstützt vielfältige Szenarien der Workflow-Digitalisierung – von Genehmigungsprozessen über die Orchestrierung von GenAI-Tasks bis hin zum Datenaustausch zwischen Unternehmenssystemen.

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Ein leistungsstarkes Modul zur Definition strategischer Ziele und messbarer KPIs sowie zur systematischen Verfolgung von Performance-Trends und Zielerreichungsgraden. Darüber hinaus liefert es umfangreiche Kontextinformationen, um die Auswirkungen einzelner KPIs auf die Organisation besser zu verstehen, und bietet vielfältige Möglichkeiten zur Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse für Entscheidungsträger:innen.

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Eine wirksame Prozessstandardisierung gibt Organisationen die Stabilität, um Veränderungen sicher umzusetzen und nachhaltig zu wachsen. Ist dieses Fundament gelegt, werden Optimierungen nicht länger reaktive Maßnahmen, sondern zu einer gesteuerten, datenbasierten Praxis.

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