BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Die Herstellerin von Dämmstoffen und Abdichtungslösungen swisspor, die über Standorte in ganz Europa verfügt, stand vor der Herausforderung, seine Prozesse in einer wachsenden Organisation neu zu ordnen. In diesem Erfahrungsbericht zeigt Patrice Urban, Leiter der Geschäftsprozessentwicklung, wie er gemeinsam mit seinem Team eine strukturierte Grundlage für eine bessere Zusammenarbeit geschaffen hat. Im Zentrum steht dabei die Einführung der BPM-Suite ADONIS nicht als IT-Projekt, sondern als praxisnaher Schritt hin zu klaren Verantwortlichkeiten, nachvollziehbaren Abläufen und einer gelebten prozessorientierten Kultur.
Abbildung: swisspor Lager XPS in Boswil
Ausgangslage: „Wir wussten nicht, wer was wie macht.“
Als Patrice Urban 2022 zu swisspor stieß, war eines sofort klar: Es gab Prozesse, aber niemand hatte sie organisiert. Zwar existierten vereinzelte Visio-Diagramme, die teilweise sogar physisch ausgehängt waren. Doch sie waren veraltet, nicht versioniert, schwer auffindbar und inhaltlich lückenhaft. Es fehlte eine klare Systematik.
„Es war unklar, wer für welche Schritte verantwortlich war. Das Wissen war zwar vorhanden, aber nicht strukturiert. Und weil das Geschäft lief, war der Handlungsdruck nicht da,“ beschreibt Patrice Urban, die Ausgangssituation.
Die zunehmende Komplexität machte eine gemeinsame Sprache zur Steuerung der Prozesse erforderlich. Denn es gab mehrere Standorte. Es gab ERP-Vorhaben. Und die Marktbedingungen hatten sich verändert.
Die Lösung: Subtiler Wandel mit klarem Fokus auf Verantwortung
Anstatt auf radikale Veränderungen zu setzen, entschied sich swisspor für einen organischen, problembasierten Ansatz. Keine überflüssigen Buzzwords, keine BPMN-Schulungen. Stattdessen wurden konkrete Probleme mit einem Tool gelöst, das Prozesse verständlich macht.
„Wir haben nie über ADONIS oder BPMN gesprochen. Wir sind einfach die Probleme angegangen, beispielsweise in der Logistik, im Produktmanagement oder in der Stammdatenpflege,“ erinnert sich Patrice Urban.
ADONIS wurde den Mitarbeitenden nicht als Software, sondern als Mittel zum Zweck nahegebracht. Die Prozesse wurden in Live-Workshops gemeinsam visualisiert. Patrice übernahm die Moderation, erfasste die Abläufe direkt im Tool und ermöglichte so sofort sichtbare Ergebnisse.
„Die Leute mussten nichts vorbereiten. Ich habe live modelliert, sie haben reflektiert. Und plötzlich stand da ein Bild, mit dem sich alle identifizieren konnten,“ sagt Patrice Urban.
Abbildung: Produktionsstandort swisspor EPS in Steinhausen
ADONIS war dabei der Katalysator. Die BPM-Suite machte die tatsächlichen Abläufe sichtbar und zeigte, wo Verantwortung fehlte. So entstand Schritt für Schritt eine neue Form der Prozessführung: partizipativ, zugänglich und verbindlich.
Ergebnisse & Erfolge
1. Verantwortung sichtbar gemacht – Organisation gestärkt
Die zentrale Veränderung bestand in der Definition und Sichtbarmachung der Verantwortlichkeiten über alle Standorte hinweg.
„Wir konnten zum ersten Mal sagen: ‚Das ist deine Prozesskette, das sind deine Arbeitsschritte und jeder konnte seine Verantwortung klar erkennen und übernehmen,“ berichtet Patrice Urban.
Gerade in Bereichen wie dem Produktmanagement, dem Stammdatenmanagement oder dem Zoll wurden Lücken deutlich. ADONIS half dabei, diese zu identifizieren und Rollen präzise zuzuweisen.
Bisher fehlte im Produktmanagement eine zentrale Sicht auf die gesamte Prozesskette. Das führte zu unklaren Zuständigkeiten, weitergereichten Aufgaben und verzögerten Entscheidungen. Durch die visuelle Modellierung wurde erstmals deutlich, wo Verantwortung fehlte und wie sie sauber zugewiesen werden konnte. Das Ergebnis ist, dass es weniger Hürden gibt, die Abstimmung schneller ist und die Steuerung deutlich besser funktioniert.
Im Bereich Stammdaten sorgt ein klar definiertes Rollenprofil mit eindeutigen Befugnissen und Schnittstellen nun dafür, dass die relevanten Daten vollständig und rechtzeitig zur Verfügung stehen.
Mithilfe von ADONIS konnte swisspor die Rolle neu verankern, Übergabepunkte definieren und die Datenflüsse stabilisieren. Das Ergebnis sind eine höhere Datenqualität, weniger Rückfragen und effizientere Abläufe.
Auch der Zollprozess, der zuvor regelmäßig zu intensiven Diskussionen führte, konnte durch die gemeinsame Prozesssicht versachlicht werden. Die Beteiligten konnten sich anhand des Modells auf eine klare Lösung einigen – ohne Konflikte und Umwege.
2. Zentrale Prozesssicht statt dezentraler Dateiverwaltung
Mit ADONIS entstand eine zentrale Plattform, ein digitaler Ort, an dem Prozesse modelliert und erlebt werden können. swisspor nutzt das webbasierte Portal als Einstiegspunkt, das intuitiv bedienbar und für alle zugänglich ist.
„Ein totes Software-Tool hilft niemandem. Aber ADONIS lebt, weil es einfach zugänglich ist,“ sagt Patrice Urban.
Das Resultat ist, dass sich alle Prozesse an einem Ort befinden, versioniert, rollenbasiert und für alle zugänglich sind. Die Prozesse sind nun Teil der täglichen Arbeit, nicht eines gesonderten Projekts.
3. Massive Effizienzgewinne bei ERP- und Anlagenprojekten
Ein oft übersehener Nutzen von ADONIS liegt in seiner strategischen Relevanz. Neben dem operativen Prozessmanagement nutzt swisspor das Tool auch als Basis für Großprojekte wie den gruppenweiten ERP-Rollout oder die Anlagenplanung.
„Wir dokumentieren Prozesse bis auf Anforderungsebene. Daraus entsteht direkt unser Lastenheft mit klaren Verantwortlichkeiten, Rollen und Arbeitsmitteln. Es ist exportierbar, prüfbar und umsetzbar,“ unterstreicht Patrice Urban seine Ausführungen.
Warum ist das ein echter Vorteil? Klassische Lastenhefte entstehen oft in isolierten Excel-Tabellen oder PowerPoint-Folien. Sie sind fragmentiert und losgelöst von den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen. ADONIS verbindet dagegen fachliche Abläufe direkt mit konkreten Anforderungen innerhalb eines konsistenten Modells.
Die strukturierte Erfassung des Prozesskontexts erleichtert die Kommunikation mit IT-Dienstleistern und Lieferanten, reduziert Schleifen und ermöglicht eine präzisere und kalkulierbarere Beschaffung.
„Ich kann genau sagen, welches Feature eine Anpassung, ein Add-on oder eine Eigenentwicklung ist. Sogar mit Preisschild. Das macht unsere Projekte planbarer und effizienter,“ führt Patrice Urban weiter aus.
Das ist besonders bei lang laufenden Vorhaben wie einem gruppenweiten ERP-Wechsel von Vorteil. Anforderungen lassen sich visuell nachvollziehen und sind daher keine Frage des Bauchgefühls mehr.
4. Engagement statt Widerstand – durch Mitgestaltung
Prozessmanagement wurde bei swisspor nicht eingeführt, sondern es ist entstanden.
Und das macht den Unterschied.
Patrice Urban
Leiter Geschäftsprozessentwicklung / Stv. Leiter Produktionsbetriebe Deutschschweiz
Ausblick: Vom Tool zur Haltung
Bei swisspor sind Prozessmanagement und ADONIS heute Teil der täglichen Arbeit. Es ist das Werkzeug, das überall dort zum Einsatz kommt, wo Menschen zusammenarbeiten, um Werte zu schaffen.
„Solange Prozesse niemandem zugeordnet sind, kümmert sich auch niemand darum. Heute tragen die Menschen Verantwortung für die Abläufe, die sie selbst gestalten,“ resümiert Patrice Urban.
swisspor bleibt auch pragmatisch. Nicht jeder Prozess sei perfekt und nicht jede Abbildung vollständig. Aber die Richtung stimmt und die Effekte sind klar spürbar – in der Zusammenarbeit, der Projektsteuerung und der Fähigkeit, sich als Organisation ständig weiterzuentwickeln.
Abbildung: Geschäftsleitung swisspor
Zusammenfassung
Patrice Urban hat bei swisspor etwas erreicht, das von vielen Unternehmen unterschätzt wird: Er hat Prozessmanagement nicht als Selbstzweck, sondern als Teil der Unternehmenskultur etabliert.
Durch klare Verantwortlichkeiten, zugängliches Prozesswissen und eine organische Einführungskultur wurde ein Fundament geschaffen, auf dem Prozesse dokumentiert und gelebt werden.
swisspor zeigt somit, wie eine große Organisation mit kleinen, klugen Schritten zu mehr Effizienz, Klarheit und Verantwortungsbewusstsein gelangen kann. Ohne Druck, aber mit Wirkung.
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