Verwandeln Sie Ihre Prozessdaten in umsetzbare Erkenntnisse – mit BI-gestütztem GPM

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt erzeugen Unternehmen enorme Mengen an Prozessdaten über ihre GPM-Plattformen (Geschäftsprozessmanagement). Doch das Sammeln von Daten ist nur der erste Schritt – die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese Informationen in aussagekräftige Erkenntnisse zu verwandeln, die strategische Entscheidungen unterstützen.

In diesem Blog erfahren Sie, wie Business Intelligence (BI) dabei hilft, genau diese Hürde zu überwinden. Durch die Integration von BI-Tools in GPM-Lösungen wie ADONIS können Unternehmen fundierte, datenbasierte Einblicke gewinnen, ihre Effizienz steigern, Kosten reduzieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. So gelingt der Schritt weg von statischen Prozessmodellen hin zu dynamischen, echtzeitbasierten Analysen – für bessere Entscheidungen auf allen Ebenen.

Die Verbindung von BI und GPM eröffnet zahlreiche strategische Mehrwerte:

• 360°-Prozesssicht: Ineffizienzen, Verzögerungen und Abweichungen auf einen Blick erkennen.

• Fundierte Entscheidungen: Dashboards und Kennzahlen unterstützen die kontinuierliche Verbesserung.

• Teamübergreifende Zusammenarbeit: Datengestützte Transparenz schafft gemeinsame Entscheidungsgrundlagen.

• Kosten- und Zeitersparnis: Optimierungspotenziale erkennen und mit Daten belegen.

Tipp: Lesen Sie in unserem Blog, wie Business Intelligence das Geschäftprozessmanagement (GPM) bereichert.

ADONIS überzeugt mit einer Vielzahl integrierter Analysefunktionen und flexibler Integrationsmöglichkeiten, die das Extrahieren und Visualisieren von Prozessdaten sowohl einfach als auch leistungsstark machen. Hier ein Überblick über die wichtigsten Anwendungsbereiche:

ADONIS bietet eine leistungsfähige Palette integrierter Analysen in zwei zentralen Bereichen: Insights (modellspezifisch) und Analyse (modellübergreifende Dashboards). Gemeinsam ermöglichen sie Nutzer:innen eine strukturierte und visuelle Überwachung sowie Optimierung von Prozessen – ganz ohne komplexe externe Tools.

Insights – Prozessspezifische Analysen

Direkt in jedem Prozess oder Objekt verfügbar, liefert der Insights-Tab kontextbezogene Informationen, die den Arbeitsalltag gezielt unterstützen. Beispiele:

• RACI-Matrix
  Zeigt automatisch Rollen und Verantwortlichkeiten je Prozessschritt an – für klare Zuständigkeiten und bessere Zusammenarbeit.

• Prozessbewertungsanzeigen
  Visuelle Skalen machen deutlich, wie ein Prozess hinsichtlich Kosten, Durchlaufzeit oder Compliance abschneidet.

• Risiko- und Kontrollübersicht
  Stellt relevante Risiken samt Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und zugehörigen Kontrollen dar – für effektiveres Risikomanagement.

Prozessbewertung, Risiken und Kontrollübersicht in ADONIS

Analyse – Prozessübergreifende Dashboards

In diesem Abschnitt können Nutzer:innen den Blick erweitern und Trends über verschiedene Prozesse oder Organisationseinheiten hinweg analysieren. Beispiele:

• Prozess-Potenzial Radar-Diagramm
  Vergleicht Reifegrad und Verbesserungspotenzial in Bereichen wie Qualität, IT-Unterstützung oder Kundenzufriedenheit.

• Maßnahmen-Dashboard
  Behalten Sie laufende Verbesserungsprojekte im Blick – inklusive Fortschritt auf Unternehmensebene.

• Compliance-Übersicht
  Zentrale Ansicht zu Kontrollzielen und deren Reifegrad über verschiedene Prozesse hinweg.

Diese integrierten Analysen helfen Anwender:innen, den Überblick zu behalten, Schwachstellen zu identifizieren und die Leistung kontinuierlich zu verbessern – direkt in ADONIS.

Maßnahmen-Dashboard in ADONIS

Mit den Process-Mining-Funktionen von ADONIS können Unternehmen ineffiziente Abläufe aufdecken, Engpässe analysieren und die Ursachen von Verzögerungen genau identifizieren. Diese Erkenntnisse ermöglichen eine kontinuierliche Prozessoptimierung auf Basis von Echtzeitdaten aus dem operativen Geschäft. Darüber hinaus hilft Process Mining dabei, Abweichungen von erwarteten oder regulatorischen Vorgaben zu erkennen. Das frühzeitige Aufdecken solcher Nichtkonformitäten unterstützt Unternehmen dabei, Compliance sicherzustellen, das Qualitätsmanagement zu verbessern und Risiken proaktiv zu minimieren.

Tipp: Erfahren Sie mehr über unsere integrierte Lösung für Process Mining.

ADONIS lässt sich nahtlos in führende BI-Plattformen wie Microsoft Power BI oder Qlik integrieren. Durch die Übertragung von Prozessdaten in diese Visualisierungstools können Unternehmen dynamische Dashboards erstellen, die auf einen Blick Trends, Ausnahmen und Verbesserungspotenziale sichtbar machen.

Beispiel für ein Power BI Dashboard mit ADONIS Daten

Auf den ersten Blick mag die Integration von Geschäftsprozessmanagement (GPM) und Business Intelligence (BI) komplex wirken – doch das muss sie nicht sein. Ein strukturierter, schrittweiser Ansatz macht den Prozess übersichtlich und leichter nachvollziehbar.

Der Integrationsprozess Schritt für Schritt erklärt

Im ersten Schritt werden die Ziele der Integration klar festgelegt. Dabei helfen folgende Fragen:

Möchten Sie …

• die Durchlaufzeiten von Prozessen verkürzen?
• Einsparpotenziale identifizieren?
• die Compliance-Überwachung verbessern?

Klare Ziele sind entscheidend, um den Erfolg der Integration später effektiv messen zu können.

Wählen Sie eine BI-Plattform, die zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt (z. B. Power BI, Qlik). Achten Sie darauf, dass sie Integrationen über REST APIs unterstützt – so wie es ADONIS ermöglicht.

Bestimmen Sie, welche Metadaten Sie von ADONIS für Ihre Analyse benötigen. Diese lassen sich typischerweise in drei Kategorien einteilen:

• Strukturbasierende Metadaten: z. B. Prozessmodelle, Aufgabenfolgen, Zuständigkeiten und Prozesshierarchien.

• Eigenschaftsbasierende Metadaten: wie Prioritätsstufen, Prozessverantwortliche, Compliance-Klassifikationen und Tags wie „Automatisierungspotenzial“ (ENUM-Typ Attribute).

• Leistungsbasierende Metadaten: darunter KPIs (definiert in ADONIS), geschätzte Durchlaufzeiten, Kostentreiber und SLA-Werte (Service Level Agreements).

Bei der Auswahl der zu exportierenden Werte sollten Sie beispielsweise folgende berücksichtigen:

• Geschätzte Durchlaufzeit pro Prozessschritt

• SLA-Zielzeiten je Aufgabe

• Zugewiesene Rollen (z. B. „Kredit-Analyst:in“, „Risiko Manager:in“)

• ENUM-Felder wie:

  • Automatisierungspotenzial („Hoch“, „Mittel“, „Niedrig“)

  • Risikostufe („Kritisch“, „Moderat“)

  • Kontrolltyp („Präventiv“, „Detektivisch“)

Richten Sie die Verbindung zwischen ADONIS und Ihrer BI-Plattform mithilfe der verfügbaren REST-API ein.

In diesem Schritt:

• Definieren Sie API-Abfragen, um gezielt Metadaten aus ADONIS abzurufen

• Richten Sie sichere Endpunkte sowie eine Logik zur regelmäßigen Datenaktualisierung ein

• Berücksichtigen Sie Authentifizierungsmechanismen und Richtlinien zur Data Governance

Erweitern Sie die modellierten Prozessdaten aus ADONIS in Ihrem BI-Tool durch die Integration von Ausführungsdaten aus operativen Systemen (z. B. ERP, CRM, HR). So erhalten Sie einen aussagekräftigen Vergleich zwischen dem geplanten Prozessablauf und dessen tatsächlicher Umsetzung.

Beispiele:

• Analyse der Durchlaufzeiten: Vergleichen Sie modellierte Zeiten oder SLA-Ziele (aus ADONIS) mit tatsächlichen Zeitstempeln aus Systemen wie SAP oder Salesforce:

  • Start- und Endzeitpunkte einer Bestellung

  • Zeitspanne zwischen Freigabe und Versand

  • Verzögerungen zwischen Rechnungserstellung und Zahlung

• Leistung der Ressourcen: Ergänzen Sie die in ADONIS zugewiesenen Rollen mit:

  • HR-Daten wie Personalverfügbarkeit, Schichtzeiten oder Teamkapazitäten

  • Abwesenheits- oder Urlaubsdaten, um Übergabeverzögerungen oder saisonale Einbrüche zu erklären

• Compliance Monitoring: Verknüpfen Sie Risiko- und Kontrollzuweisungen aus ADONIS mit Vorfallprotokollen oder Audit-Trails:

  • Ordnen Sie kritische Kontrollen den tatsächlichen Vorfallzahlen zu

  • Prüfen Sie, ob risikoreiche Aufgaben mit verpassten Fristen oder Regelverstößen zusammenhängen

Tipp: Tauchen Sie tiefer in das Thema Compliance Monitoring ein und erfahren Sie, wie Sie Ihre Einhaltungspflichten im Blick behalten, Integrität stärken und gleichzeitig die Unternehmensleistung steigern.

Vor der vollständigen Einführung sollten Sie die Qualität und Genauigkeit Ihrer Erkenntnisse sicherstellen, indem Sie:

• KPI-Ergebnisse mit erwarteten Basiswerten oder bekannten Benchmarks abgleichen. Zum Beispiel:

  • Entspricht die modellierte Zeit für die Kreditgenehmigung den historischen Durchschnittswerten?

  • Stimmt das in ADONIS angegebene Automatisierungspotenzial mit den tatsächlichen Zeitersparnissen bei der Ausführung überein?

• Dashboards gemeinsam mit Prozessverantwortlichen überprüfen, um sicherzustellen, dass:

  • Prozessmodelle und operative Schritte korrekt verknüpft sind

  • Filter, Gruppierungen und Zeiträume richtig angewendet werden

• Visualisierungen anhand von Feedback iterativ verbessern, z. B.:

  • SLA-Verstöße lassen sich besser als Heatmaps nach Region darstellen

  • Genehmigungsverzögerungen werden verständlicher, wenn sie nach Rolle statt nach Abteilung gruppiert sind

Um das volle Potenzial der BI-Integration mit ADONIS auszuschöpfen, ist eine durchdachte Einführungsstrategie entscheidend. Die folgenden bewährten Vorgehensweisen helfen, eine reibungslose Implementierung und langfristigen Erfolg sicherzustellen:

• Klein starten und Schritt für Schritt ausbauen: Führen Sie BI-Funktionen zunächst für ein oder zwei besonders wichtige Prozesse ein. So können Sie Feedback sammeln und den Ansatz vor einer größeren Ausweitung optimieren.

• Stakeholder:innen frühzeitig einbinden: Beziehen Sie Prozessverantwortliche, Abteilungsleitung, IT-Spezialist:innen und Endanwender:innen von Anfang an mit ein, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.

• Kontinuierliche Schulungen: Schulen Sie Ihr Team regelmäßig in den Funktionen von ADONIS und den BI-Tools. Gut geschulte Mitarbeiter nutzen Daten effektiver.

• Monitoring & Optimierung: Verfolgen und prüfen Sie Ihre neu integrierten Dashboards kontinuierlich. So erkennen Sie, was gut funktioniert, und identifizieren Bereiche mit Verbesserungsbedarf.

Um die zentralen Aspekte greifbar zu machen, nutzen wir das fiktive Industrieunternehmen „AeroTech Components“, um zu zeigen, wie sich theoretische Konzepte in der Praxis anwenden lassen.

AeroTech Components ist ein mittelständischer europäischer Hersteller von Luft- und Raumfahrtkomponenten. Angesichts steigender regulatorischer Anforderungen und ineffizienter interner Prozesse suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, das eigene Geschäft besser zu verstehen und zu verbessern – insbesondere in den Bereichen Compliance, Produktionsdurchlaufzeiten und Dokumentationsgenauigkeit.

• Mangel an prädiktiven Einblicken: Obwohl AeroTech standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs) in ADONIS modelliert hatte, konnten sie die Auswirkungen von Prozessänderungen oder Verzögerungen nicht prognostizieren.

• Uneinheitliche Prozessdurchführung: Trotz eines zentralen Geschäftsprozessmanagement-Systems wurden Aufgaben in den verschiedenen Abteilungen unterschiedlich umgesetzt.

• Audit-Druck: Interne Prüfungen erforderten einen hohen manuellen Vorbereitungsaufwand aufgrund veralteter oder unvollständiger Dokumentation.

Um Prozessineffizienzen und Compliance-Herausforderungen zu begegnen, startete AeroTech eine BI-getriebene Verbesserungsinitiative durch die Integration von ADONIS mit Power BI via REST APIs. So konnten strukturierte Prozess-Metadaten aus ADONIS mit Ausführungsdaten aus operativen Systemen wie ERP und HR kombiniert werden – das ermöglichte gezielte Analysen und eine kontinuierliche Prozessoptimierung.

Vergleich von IST- und SOLL-Prozessmodellen (in ADONIS)

• AeroTech modellierte sowohl die aktuellen (IST) als auch die optimierten (SOLL) Prozesse direkt in ADONIS.
• Mit dem ADONIS Simulationstool testeten sie die Auswirkungen von Prozessänderungen – z. B. die Reduzierung von Freigabeschritten oder die Neuverteilung von Verantwortlichkeiten.
• Die Simulation lieferte KPIs wie durchschnittliche Durchlaufzeit, Kosten und Ressourcenauslastung.
• Diese Ergebnisse wurden exportiert und in Power BI visualisiert, um Vergleiche nebeneinander anzustellen und Stakeholder:innen abzustimmen.

Visualisierung der operativen Leistung

• Metadaten aus ADONIS – etwa modellierte Durchlaufzeiten, SLA-Ziele, zugewiesene Rollen und ENUM-Attribute (z. B. Automatisierungspotenzial) – wurden mit Ausführungsdaten aus ERP-Systemen verknüpft.
• Power BI-Dashboards visualisierten Kennzahlen wie:

  • Durchschnittliche Genehmigungszeit pro Abteilung

  • Verzögerungen an wichtigen Übergabepunkten (z. B. zwischen Engineering und Qualitätskontrolle)

  • Häufigkeit von Dokumentenaktualisierungen entlang der Prozessphasen

• Damit konnte die operative Leistung in Echtzeit mit den modellierten Erwartungen abgeglichen werden.

Ursachen für Prozessverzögerungen identifizieren

• AeroTech stellte wiederkehrende Verzögerungen bei Änderungsanträgen im Engineering-Bereich, besonders im zweiten Quartal, fest.
• Durch die Verknüpfung der ADONIS-Rollen mit HR-Daten (z. B. Urlaubspläne) zeigte sich, dass diese Verzögerungen mit den jährlichen Abwesenheiten des Personals zusammenfielen.
• Daraufhin strukturierte das Unternehmen die Teamverantwortlichkeiten um und führte Cross-Training ein, um eine ausreichende Vertretung in kritischen Zeiten sicherzustellen.

• Audit-Bereitschaft: Verkürzung der Vorbereitungszeit für Audits durch zentrale und aktuelle Prozessdokumentation in ADONIS.

• Reduzierung der Durchlaufzeiten: Beseitigung von Engpässen und Verkürzung der Genehmigungszeiten durch Simulationen und Analyse realer Abläufe.

• Vorausschauende Planung: Nutzung von SOLL-Prozesssimulationen, um die Auswirkungen geplanter Änderungen vor der Umsetzung zu prognostizieren.

• Compliance-Kontrolle: Erkennung von Abweichungen von SOPs mittels Konformitätsanalysen und gezielte Umsetzung korrigierender Maßnahmen.

• Entscheidungsunterstützung: Führungskräfte können KPIs in interaktiven Dashboards überwachen, die modellierte Erwartungen mit realen Betriebsdaten verknüpfen.

Abschließend lässt sich sagen, dass es nicht ausreicht, einfach nur Prozessdaten zu sammeln. Der wahre Mehrwert entsteht erst, wenn Organisationen rohe Daten in umsetzbare Erkenntnisse verwandeln, die strategische Entscheidungen unterstützen und die operative Effizienz steigern. Durch die Integration von Business Intelligence mit GPM-Lösungen wie ADONIS können Unternehmen Ineffizienzen aufdecken, Marktveränderungen antizipieren und Abläufe mit Echtzeit-Analysen feinjustieren. Dieser ganzheitliche Ansatz befähigt Teams, datenbasierte Entscheidungen zu treffen, Workflows zu optimieren und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern – und so agil und wettbewerbsfähig in einem sich ständig wandelnden Markt zu bleiben.