Jak skutecznie wdrażać cyfryzację w administracji publicznej? Dlaczego uporządkowane procesy to fundament inteligentnych usług publicznych? Na te i inne pytania szukaliśmy odpowiedzi podczas konferencji „Samorząd Gotowy na Przyszłość – Procesy pod Kontrolą 2025”, która odbyła się 26–27 maja w Świdnicy.
Seminarium zorganizowane przez Prezydent Świdnicy oraz Instytut Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego zgromadziło ekspertów z całej Polski – przedstawicieli samorządów, administracji centralnej, środowisk akademickich oraz firm doradczych i technologicznych. Spotkanie poświęcone było poprawie funkcjonowania samorządów i jednostek administracji publicznej oraz usprawnieniu obsługi mieszkańców. Program koncentrował się na nowoczesnych metodach zarządzania jednostkami samorządu terytorialnego, w tym automatyzacji procesów, zarządzaniu ryzykiem, kontroli zarządczej oraz wykorzystaniu sztucznej inteligencji w działaniach administracji lokalnej. Uczestnicy wymieniali się doświadczeniami i poszukiwali najlepszych rozwiązań, by skuteczniej odpowiadać na wyzwania współczesnej administracji.
W centrum uwagi znalazły się również konkretne przykłady – uczestnicy mogli przyjrzeć się rezultatom prac wdrożeniowych realizowanych m.in. w Urzędzie Miejskim w Świdnicy i Urzędzie Miasta Łodzi. Prezentowano efekty współpracy samorządów z uczelniami wyższymi, wskazując kierunki dalszego rozwoju – takie jak płatności online, eliminacja zbędnych formalności czy wdrażanie inteligentnych usług cyfrowych.
Michał Kossowski z BOC Group o dobrych praktykach
Prezes BOC Group w Polsce, Michał Kossowski, wystąpił z prelekcją „Dobre praktyki z zakresu zarządzania procesowego w administracji publicznej.” Na konkretnych przykładach pokazał, jak instytucje publiczne mogą skutecznie modelować, analizować i usprawniać procesy – zwłaszcza w obszarach kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem i ochrony danych. Wskazał też, jakie elementy są kluczowe przy wdrażaniu procesowego podejścia w jednostkach administracyjnych: zaangażowanie kierownictwa, czytelny cel wdrożenia i spójne metody pracy.
Z perspektywy praktyków – o wyzwaniach i rozwiązaniach
Michał Kossowski wziął również udział w panelu dyskusyjnym „Fundamenty efektywnego wprowadzania zmian w administracji publicznej”, który był okazją do wymiany doświadczeń na temat rzeczywistych barier i czynników wspierających wdrażanie podejścia procesowego w jednostkach administracji.
Paneliści poruszyli m.in. takie zagadnienia jak:
- jak skutecznie angażować zespoły w pracę nad procesami i jaką rolę odgrywa komunikacja wewnętrzna w budowaniu kultury współpracy,
- w jaki sposób narzędzia do zarządzania procesami wspierają realizację zadań w obszarze kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem,
- jak rozpoznać, że wdrożenie zarządzania procesowego przynosi rezultaty i czym właściwie jest „sukces” w tym obszarze.
Wskazano też na typowe trudności, z jakimi mierzą się samorządy – m.in. brak wyodrębnionych komórek procesowych, problemy z aktualizacją dokumentacji procesowej oraz wyzwania związane z ustaleniem właścicieli procesów, którzy często patrzą na proces tylko z perspektywy własnej komórki organizacyjnej.
Michał Kossowski podkreślał, że aby zbudować stabilny i działający przez wiele lat system zarządzania procesami, niezbędne jest zaprojektowanie odpowiedniej struktury – w tym przypisanie odpowiedzialności za całość cyklu życia procesu oraz zapewnienie zasobów do jego bieżącego utrzymania. Wskazał również, że duża część wyzwań w administracji ma charakter nie tylko techniczny, ale też organizacyjny i mentalny – dlatego tak istotna jest komunikacja, edukacja oraz promowanie współodpowiedzialności.
ADONIS jako wsparcie dla samorządów
W BOC Group wspieramy instytucje publiczne i prywatne w zarządzaniu procesami – pomagamy porządkować strukturę działań, identyfikować wąskie gardła, podnosić jakość obsługi i zwiększać zgodność z regulacjami.
Nasze narzędzie ADONIS oferuje:
- modelowanie i dokumentowanie procesów,
- wizualizację powiązań między procesami, danymi, ryzykami i systemami IT,
- identyfikację obszarów do optymalizacji,
- analizę zgodności z wymaganiami kontroli zarządczej,
- wsparcie AI w wykrywaniu nieefektywności i generowaniu rekomendacji.
W kontekście tematów poruszanych w Świdnicy – takich jak wdrażanie RPA, automatyzacja czynności administracyjnych czy cyfryzacja usług miejskich – ADONIS to konkretne narzędzie wspierające samorządy w budowie bardziej przejrzystej, efektywnej i responsywnej organizacji.
Wdrażanie podejścia procesowego w jednostkach samorządowych
Świdnica to dziś jeden z najbardziej świadomych i aktywnych ośrodków we wdrażaniu podejścia procesowego w administracji lokalnej. Cieszymy się, że mogliśmy dzielić się naszym doświadczeniem i wspierać samorządy w budowaniu nowoczesnych, przyjaznych mieszkańcom struktur organizacyjnych.
Jeśli Twoja instytucja planuje uporządkować procesy, poprawić jakość zarządzania lub wdrożyć podejście procesowe – chętnie pomożemy. Doradzamy, szkolimy i wspieramy administrację publiczną w projektach związanych z analizą i optymalizacją procesów.
Sprawdź również, jak ADONIS może wspierać Twoją jednostkę w dokumentowaniu procesów, analizie zgodności i budowaniu przejrzystej struktury działania. Skontaktuj się z nami – porozmawiajmy o wyzwaniach i możliwościach we wdrażaniu zarządzania procesami.
