Zarządzanie ciągłością działania (BCM): klucz do odporności organizacji

Firmy muszą dziś liczyć się z różnymi zagrożeniami – od klęsk żywiołowych i cyberataków, po zakłócenia w łańcuchach dostaw i nagłe kryzysy. Żeby nie tylko przetrwać, ale też skutecznie działać w trudnych warunkach, potrzebne jest podejście wyprzedzające, które pozwoli chronić kluczowe procesy i zapewnić ciągłość działania. Właśnie tu ważną rolę odgrywa zarządzanie ciągłością działania (ang. Business Continuity Management – BCM). To spójne podejście, które pomaga utrzymać funkcjonowanie organizacji nawet w obliczu poważnych zakłóceń.

W naszym przewodniku znajdziesz szczegółowe informacje o BCM – jego definicję, kluczowe elementy, sposoby działania, korzyści, metody wdrożenia oraz obowiązujące standardy i regulacje. Przekonaj się, dlaczego BCM ma znaczenie dla każdej organizacji i jak pomaga budować odporność operacyjną w coraz bardziej złożonym świecie ryzyka.

Zarządzanie ciągłością działania to strategiczne rozwiązanie, które pomaga organizacjom zachować kluczowe procesy podczas i po wystąpieniu zakłóceń. Obejmuje identyfikację możliwych zagrożeń, ocenę ich wpływu oraz przygotowanie planów, które minimalizują przestoje i przyspieszają powrót do normalnego funkcjonowania.

Głównym celem zarządzania ciągłością działania jest zapobieganie przerwom w realizacji kluczowych procesów biznesowych oraz przygotowanie organizacji do sprawnego i uporządkowanego reagowania w sytuacjach kryzysowych. BCM opiera się na politykach, systemach zarządzania i praktykach wdrażanych w całej organizacji, które mają na celu zabezpieczenie jej stabilności finansowej i ciągłości operacyjnej – niezależnie od rodzaju zagrożenia.

Zarządzanie ciągłością działania to kluczowy element zapewniający organizacji stabilność i powodzenie w dłuższej perspektywie. W sytuacjach zakłóceń dobrze przygotowana organizacja może nadal funkcjonować bez większych przestojów, podczas gdy brak skutecznych strategii ciągłości może prowadzić do poważnych strat – zarówno operacyjnych, jak i finansowych. Sprawnie wdrożone BCM daje szereg korzyści strategicznych, takich jak:

• Ograniczenie przestojów – pozwala utrzymać kluczowe procesy nawet w trakcie zakłóceń, co zmniejsza straty finansowe i wpływ na działalność.

• Ochrona reputacji – pokazuje gotowość i wiarygodność organizacji, co przekłada się na zaufanie interesariuszy.

• Zgodność z przepisami – wspiera spełnianie wymogów norm i regulacji, takich jak ISO 22301, NIS-2 czy BSI 200-4.

• Wzmacnianie odporności – przygotowuje organizację do sprawnego reagowania na nieoczekiwane zdarzenia.

• Przewaga konkurencyjna – szybszy powrót do działania to realna przewaga nad firmami, które mają trudności z odzyskaniem ciągłości, co wpływa na utrzymanie pozycji na rynku i relacji z klientami.

Aby skutecznie wdrożyć zarządzanie ciągłością działania, organizacja powinna skupić się na kilku kluczowych elementach – każdy z nich ma istotne znaczenie dla stworzenia solidnej i elastycznej strategii reagowania na zakłócenia:

Zidentyfikuj zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne, które mogą zakłócić działanie organizacji, takie jak klęski żywiołowe, awarie systemów informatycznych, czy zmiany gospodarcze. Oceń i uporządkuj ryzyka według prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnych skutków.

Przeanalizuj, które procesy i zasoby są kluczowe dla funkcjonowania organizacji. Oceń, jaki wpływ na finanse, działalność i reputację będą miały ewentualne zakłócenia.

Sprawdź: Nie wiesz, od czego zacząć? Sprawdź nasz praktyczny szablon do przeprowadzenia analizy wpływu na biznes.

Opracuj szczegółowe plany, które zapewnią ciągłość kluczowych procesów biznesowych podczas zakłóceń. Uwzględnij strategie odtworzeniowe, które pozwolą jak najszybciej przywrócić działanie do normalnego poziomu.

Regularnie przeprowadzaj ćwiczenia i symulacje, aby sprawdzić skuteczność planów ciągłości działania. Szkol pracowników, aby dobrze znali swoje role i obowiązki w sytuacjach kryzysowych.

Systematycznie weryfikuj plany zarządzania ciągłością działania, uwzględniając zdobyte doświadczenia, nowe zagrożenia oraz zmieniające się procesy biznesowe. Śledź zmiany w przepisach i priorytetach organizacji, aby utrzymać zgodność i aktualność planów.

Te elementy wspólnie tworzą mocną podstawę do efektywnego radzenia sobie z nieprzewidzianymi sytuacjami.

Zarządzanie ciągłością działania przebiega według uporządkowanego, proaktywnego cyklu, który obejmuje następujące etapy:

Przygotowanie:

• Oceń ryzyka i zidentyfikuj kluczowe procesy poprzez analizę wpływu na biznes (BIA).
• Zrozum, jaki wpływ mogą mieć zakłócenia na operacje, finanse i reputację.

Planowanie:

• Opracuj strategie ciągłości działania i plany reakcji, które pozwolą utrzymać funkcjonowanie podczas zakłóceń.
• Określ jasne cele odtworzeniowe i przypisz role kluczowym osobom.

Wdrożenie:

• Zapewnij organizacji niezbędne zasoby, narzędzia i szkolenia do skutecznego realizowania planów.
• Upewnij się, że wszyscy zainteresowani znają swoje role i obowiązki w sytuacji kryzysowej.

Testowanie:

• Regularnie przeprowadzaj próby, symulacje i ćwiczenia, aby sprawdzić skuteczność planów ciągłości działania.
• Identyfikuj luki i obszary do poprawy, by zwiększać odporność organizacji.

Adaptacja:

• Po wystąpieniu zakłócenia przeanalizuj reakcję organizacji, usuń wykryte słabości i udoskonal plany.
• Wykorzystaj zdobyte doświadczenia oraz bądź na bieżąco z nowymi zagrożeniami i wymogami prawnymi.

Cykl życia zarządzania ciągłością działania

Dzięki realizacji tego cyklu zarządzanie ciągłością działania pozwala organizacjom ograniczyć przestoje, utrzymać zaufanie interesariuszy oraz szybko i skutecznie wrócić do normalnego funkcjonowania.

Wdrożenie zarządzania ciągłością działania wymaga jasnego i uporządkowanego planu, który zapewni sprawne i skuteczne wprowadzenie. Poniższe kroki przedstawiają kluczowe działania niezbędne do zbudowania odpornego systemu:

Uzyskaj zaangażowanie kierownictwa, aby zapewnić dostęp do niezbędnych zasobów, finansowania oraz odpowiednich uprawnień dla działań związanych z zarządzaniem ciągłością działania.

Zidentyfikuj wewnętrzne i zewnętrzne ryzyka, które mogą zakłócić działanie organizacji, takie jak zagrożenia cybernetyczne, klęski żywiołowe czy awarie łańcucha dostaw.

Określ priorytet kluczowych procesów biznesowych oraz ich powiązania. Zrozum, jaki wpływ na finanse, operacje i reputację mogą mieć ewentualne zakłócenia.

Przygotuj plany awaryjne, które pozwolą utrzymać niezbędne funkcje podczas zakłóceń. Uwzględnij w nich jasne strategie powrotu do normalnego działania.

Zapewnij zespołom niezbędne narzędzia, systemy i szkolenia do skutecznego realizowania planów ciągłości działania. Zadbaj o współpracę między działami, aby ułatwić wdrożenie.

Systematycznie przeprowadzaj ćwiczenia, symulacje i testy scenariuszy, aby sprawdzić skuteczność planów. Wprowadzaj poprawki na podstawie wyników testów, eliminując wykryte braki.

Wprowadź stały proces przeglądu, aby mieć pewność, że plany odtworzeniowe są na bieżąco aktualizowane – uwzględniają nowe zagrożenia, wymagania regulacyjne oraz zmiany w organizacji.

Dzięki takiemu podejściu zarządzanie ciągłością działania przestaje być tylko formalnością, a staje się realnym wsparciem strategicznym – zwiększającym gotowość na zakłócenia, chroniącym istotne działania i wzmacniającym odporność organizacji w dłuższej perspektywie.

Otoczenie regulacyjne dotyczące zarządzania ciągłością działania staje się coraz bardziej wymagające, co odzwierciedla rosnącą wagę tego obszaru w różnych sektorach. Standardy i regulacje, takie jak NIS-2, DORA (Digital Operational Resilience Act), BSI 200-4, czy ISO 22301, wprowadzają obowiązkowe wymagania dla wielu branż.

Międzynarodowa norma określająca wymagania dla zarządzania ciągłością działania w celu ograniczenia ryzyka.

• Wprowadzona w 2012 roku, ISO 22301 opisuje działania operacyjne, które pozwalają utrzymać lub przywrócić funkcjonowanie organizacji w przypadku wystąpienia zakłóceń.
• W odróżnieniu od ogólnego zarządzania ryzykiem według ISO 31000, norma ISO 22301 koncentruje się na konkretnych działaniach zapewniających ciągłość i odtworzenie procesów.

Zapewnia wskazówki dotyczące tworzenia systemów zarządzania ciągłością działania z naciskiem na odporność organizacyjną.

• Standardy te podkreślają powiązania między zarządzaniem ciągłością działania, bezpieczeństwem informacji i zarządzaniem kryzysowym, aby wzmocnić ogólną odporność organizacji.
• Są szczególnie przydatne przy integrowaniu BCM z szerszymi ramami bezpieczeństwa.

Rozporządzenie europejskie określające rygorystyczne wymagania w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.

• Nakłada obowiązek wdrożenia zaostrzonych środków cyberbezpieczeństwa, raportowania incydentów oraz spełnienia wymagań dotyczących ciągłości działania.
• Obowiązuje w wielu sektorach kluczowych i usługach istotnych, zwiększając ogólną odporność cybernetyczną w całej UE.

Rozporządzenie to koncentruje się na wzmocnieniu odporności operacyjnej podmiotów finansowych w UE.

• DORA precyzyjnie określa działania związane z zarządzaniem ryzykiem ICT, raportowaniem incydentów oraz testowaniem w celu zapewnienia ciągłości operacyjnej.
• Jego celem jest zwiększenie cyfrowej odporności operacyjnej instytucji finansowych i ich kluczowych dostawców usług zewnętrznych.

Dostosowanie wdrożenia BCM do obowiązujących regulacji i wymagań branżowych pozwala uniknąć kar, chronić stabilność operacyjną i reputację organizacji. Choć standardy te oferują istotne wytyczne, korzystanie z dobrych praktyk ułatwia realizację założeń, zwiększa skuteczność działań i wspiera gotowość organizacji na zmieniające się zagrożenia.

Uwaga: Sprawdź, czy Twoje działania w zakresie BCM są zgodne z obowiązującymi przepisami – to pozwoli uniknąć kar i ryzyka utraty zaufania.

Zarządzanie ciągłością działania to kluczowe narzędzie strategiczne dla organizacji, które chcą budować odporność w coraz bardziej nieprzewidywalnym środowisku. Skupiając się na ocenie ryzyka, analizie wpływu na biznes, planowaniu ciągłości, testowaniu oraz ciągłym doskonaleniu, BCM pozwala minimalizować przestoje, chronić reputację oraz zapewnić niezakłócone funkcjonowanie.

BCM to dziś nie tylko dobra praktyka – to konieczność dla organizacji, które chcą skutecznie działać mimo niepewności. Zacznij wzmacniać ciągłość działania już dziś, aby zabezpieczyć przyszłość swojej organizacji.