Portfel aplikacji – czym jest i dlaczego Twoja organizacja go potrzebuje?

Zastanawiasz się czasem, czy Twoja organizacja naprawdę jest gotowa na to, co przyniesie przyszłość? Czy nadążacie za zmianami w branży – czy raczej masz wrażenie, że konkurencja działa szybciej, odważniej, skuteczniej? A może tempo i złożoność współczesnego biznesu zaczynają utrudniać codzienne decyzje i rozwój?

Jeśli te pytania brzmią znajomo, warto przyjrzeć się bliżej temu, jak wygląda mapa aplikacji w Twojej organizacji. Dobrze uporządkowany i przemyślany portfel aplikacji może otworzyć drogę do realnych innowacji i cyfrowej zmiany. W niniejszym artykule pokazujemy, czym jest zarządzanie portfelem aplikacji (ang. Application Portfolio Management – APM) i jak może pomóc w tworzeniu bardziej elastycznego, nowoczesnego środowiska IT.

W dzisiejszym świecie technologia informacyjna (IT) odgrywa kluczową rolę w tym, jak dobrze Twoja organizacja jest przygotowana na przyszłość. Praktycznie żadna inicjatywa związana ze zmianą czy usprawnieniem nie odbywa się dziś bez mniejszego lub większego wpływu na IT. Przełomowe osiągnięcia w różnych branżach niemal zawsze opierają się na nowych technologiach. Oznacza to, że albo trzeba wdrożyć nowe aplikacje, które będą lepiej wspierać zmieniane procesy, albo dostosować te, które już są wykorzystywane.

Dlatego IT w organizacji powinno być przede wszystkim wsparciem dla takich inicjatyw, a nie przeszkodą. W tym celu warto stworzyć „cyfrowego bliźniaka” organizacji, który pozwoli lepiej planować i koordynować wpływ zmian na architekturę korporacyjną. Dlatego właśnie zarówno aplikacje wykorzystywane w organizacji, jak i zbudowanie kompletnego, aktualnego portfela aplikacji (np. w ramach webinaru) odgrywają kluczową rolę w tym procesie. I to nie bez powodu.

Z najnowszych statystyk wynika, że ponad dwie trzecie firm skarży się na zbyt dużą liczbę aplikacji w swoim portfelu. Co więcej, większość organizacji zakłada, że znaczna część tych aplikacji nie wnosi realnej wartości (zob. Info-Tech Research Group). Jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest brak procesu racjonalizacji i uporządkowania wykorzystywanych aplikacji.

Ze względu na złożone środowiska architektoniczne, działy IT koncentrują się dziś głównie na utrzymaniu i działaniu obecnych systemów operacyjnych. W efekcie coraz trudniej jest rozwijać nowe strategie na przyszłość i inicjować innowacje w ramach samego IT.

Optymalizacja mapy aplikacji pozwala obniżyć koszty i zmniejszyć zapotrzebowanie na zasoby w obszarze IT, a tym samym tworzy przestrzeń na działania innowacyjne. Ograniczenie złożoności, a w efekcie ryzyka związanego z portfelem aplikacji, staje się kluczowym czynnikiem napędzającym zmiany w organizacji.

Aby uporządkować mapę aplikacji, trzeba najpierw je zmierzyć i ocenić z różnych perspektyw – takich jak ich wkład w wartość biznesowa, dopasowanie do wymagań technicznych, czy zgodność z wymaganiami regulacyjnymi. Na tej podstawie można podjąć decyzję, czy w daną aplikację warto dalej inwestować, zastąpić ją, połączyć z inną, czy po prostu tolerować jej obecność. Gartner opisuje te podejścia (strategie inwestowania w aplikacje) jako model TIME, czyli: Tolerate, Invest, Migrate, Eliminate (zob. Gartner: Application Portfolio Management: TIME for the Application Masses).

• Toleruj
• Inwestuj
• Migruj
• Eliminuj

Gdy zestawisz aplikacje z odpowiednimi strategiami inwestycyjnymi, można stworzyć mapy drogowe, które pomogą poszczególnym jednostkom biznesowym przemyśleć swoje potrzeby, zidentyfikować wymagania i zoptymalizować wspierane przez nie procesy (lub całkowicie je przeprojektować).

Aplikacje wykorzystywane w organizacji odgrywają więc kluczową rolę i często stanowią punkt wyjścia wielu inicjatyw zmian. Żeby skutecznie zmieniać krajobraz aplikacyjny, trzeba najpierw dobrze go poznać i zebrać tę wiedzę w jednym miejscu. W tym pomocne będzie starannie udokumentowane portfolio aplikacji (zob. nasz e-learning poświęcony zarządzaniu portfelem aplikacji), czyli zestaw aplikacji już wykorzystywanych oraz planowanych.

Warto, by taki portfel było czymś więcej niż tylko listą – dobrze, jeśli jest tworzone wspólnie i utrzymywane w narzędziu do zarządzania architekturą korporacyjną. Dzięki temu informacje można łatwo aktualizować i mieć do nich dostęp w dowolnym momencie. To ułatwia m.in. identyfikację tzw. shadow IT, analizę dublujących się funkcji i danych, a także przypisanie odpowiedzialności i cyklu życia aplikacji.

Budowa portfela aplikacji to realny krok w stronę innowacji i zmian w organizacji. Jako element cyfrowego bliźniaka przedsiębiorstwa, portfel może wspierać zdobycie przewagi konkurencyjnej. Co ważne – jego tworzenie można rozpocząć małymi krokami, a pierwsze efekty osiągnąć bez dużego nakładu pracy.

W naszym bezpłatnym plakacie o APM znajdziesz podsumowanie praktycznych wskazówek i sprawdzonych metod, które pomogą zbudować solidny portfel aplikacji. Do materiału dołączyliśmy też zestaw dodatkowych treści, które pomogą w pełni wykorzystać potencjał zarządzania portfelem aplikacji w planowaniu dalszych zmian. Pobierz plakat i zacznij działać z APM już dziś.