Wstęp

Od wielu lat mówi się, że nowoczesne rozwiązania w zakresie automatyzacji pozwolą użytkownikom biznesowym „wziąć sprawy w swoje ręce” i samodzielnie przeprowadzać automatyzację, bez potrzeby angażowania specjalistów IT. Ale czy rzeczywiście tak się dzieje?

Poniższy artykuł jest podsumowaniem prezentacji, którą miałem przyjemność prowadzić na konferencji GigaCon BPM. Robotyzacja i automatyzacja procesów 10 października 2024 r. W przygotowaniu artykułu w oparciu o nagranie pomogła mi Anna Sorbet.

Automatyzacja procesów biznesowych od dłuższego czasu jest jednym z kluczowych tematów w dynamicznie zmieniającym się świecie technologii, a nic nie wskazuje na to, by ten trend miał osłabnąć.

W tym artykule przedstawię doświadczenia BOC Group, pokazując, jak różne organizacje podchodzą do zarządzania, doskonalenia i automatyzacji procesów. Opiszę również, w jaki sposób system ADONIS wspiera różnorodne podejścia do automatyzacji, oraz  wyjaśnię, dlaczego istotne jest, aby biznes miał większą elastyczność w tworzeniu, modyfikowaniu i aktualizowaniu aplikacji procesowych. Przede wszystkim chciałbym odpowiedzieć na pytanie, czy innowacje technologiczne rzeczywiście umożliwiły firmom przejęcie pełnej kontroli nad swoimi procesami, i czy biznes faktycznie wziął sprawy w swoje ręce.

Kluczowa rola automatyzacji w dzisiejszym biznesie

Rozwój technologii i cyfrowa transformacja sprawiają, że organizacje stają przed wyzwaniem dostosowania się do nowej rzeczywistości. Obecnie praktycznie każda firma musi działać jak firma IT, a ignorowanie tego trendu to ryzykowna strategia. Digitalizacja procesów staje się jednym z najważniejszych czynników sukcesu strategicznego. Co ciekawe, wiele firm w Europie Zachodniej jest dopiero w początkowej fazie tej transformacji, a w Polsce potencjał do dalszego rozwoju jest jeszcze większy. W kontekście automatyzacji, organizacje stają przed wyzwaniem nie tylko wdrożenia narzędzi, ale również zrozumienia własnych procesów.

Podejścia do automatyzacji

Jednym z najbardziej istotnych wniosków, które nasuwają się w kontekście automatyzacji, jest to, że nie istnieje jedno, uniwersalne podejście do tego procesu. Różne firmy mogą stosować różne strategie w zależności od swojej specyfiki. Narzędzie ADONIS, które rozwijamy w BOC Group, wspiera te różnorodne podejścia, dając organizacjom elastyczność w wyborze najlepszego rozwiązania dla siebie.

Automatyzacja procesów to nie tylko oszczędność czasu i wzrost efektywności – to także poprawa elastyczności i transparentności działania organizacji.

Postęp automatyzacji: Polska vs. świat

Podczas naszej pracy z klientami w Polsce zauważyliśmy, że w porównaniu do firm na rynkach zachodnich, nasze przedsiębiorstwa mają przed sobą jeszcze długą drogę. Jednak to, co widzimy, napawa optymizmem. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę z konieczności automatyzacji i zaczyna podejmować pierwsze kroki w tym kierunku. Porównując nasze doświadczenia z polskimi i zagranicznymi klientami, widzimy różnice, ale także wspólną potrzebę poprawy efektywności i zarządzania procesami.

Sukces w transformacji cyfrowej

Jak odnieść sukces w transformacji cyfrowej

Wyzwania w automatyzacji

Automatyzacja, choć oferuje ogromne korzyści, wiąże się także z licznymi wyzwaniami, które firmy muszą przezwyciężyć, aby w pełni wykorzystać jej potencjał. Poniżej opisuję najważniejsze z nich.

Technologia i cyberbezpieczeństwo

Automatyzacja, choć oferuje ogromne korzyści, wiąże się także z licznymi wyzwaniami, które firmy muszą przezwyciężyć, aby w pełni wykorzystać jej potencjał.

Obejmuje to nie tylko integrację nowoczesnych rozwiązań i zarządzanie zmianą w organizacji, ale także rosnące zagrożenia w zakresie cyberbezpieczeństwa – w miarę postępującej cyfryzacji i coraz większej zależności od systemów informatycznych, wzrasta ryzyko ataków oraz naruszeń danych. Dla wielu organizacji ochrona danych staje się priorytetem, a efektywne zarządzanie tym ryzykiem wymaga zastosowania zaawansowanych rozwiązań oraz przemyślanych strategii. Aby w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji, firmy muszą równocześnie wprowadzić odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa, które pomogą zminimalizować zagrożenia i zapewnią stabilność operacyjną na każdym etapie transformacji.

Podkreślę, że automatyzacja to proces, który nie dzieje się z dnia na dzień. Organizacje muszą inwestować w narzędzia, rozwijać kompetencje pracowników i być gotowe na zmiany. Jednak potencjalne korzyści, jakie może to przynieść, są warte tych inwestycji.

Wymagania regulacyjne

Warto zastanowić się, dlaczego automatyzacja procesów biznesowych jest tak istotna w obecnym kontekście rynkowym. Niekwestionowanymi zaletami, które przyciągają uwagę menedżerów są z pewnością większa efektywność, redukcja kosztów i poprawa jakości.

Jednocześnie istnieją inne istotne czynniki, takie jak na przykład rosnące wymagania regulacyjne, które stają się poważnym wyzwaniem dla organizacji. W miarę jak zmiany regulacyjne zajmują czołowe miejsce wśród globalnych ryzyk, niezbędne jest, aby procesy były oparte na jasnych, czytelnych wytycznych. Tylko wtedy można uniknąć sytuacji, w której pracownicy działają w sposób subiektywny i niejednolity. Automatyzacja pozwala nie tylko na standaryzację działań, ale również na monitorowanie ich zgodności z ustalonymi normami, co w konsekwencji ułatwia identyfikację ewentualnych odstępstw.

Wyzwania demograficzne

Nie można pominąć również kwestii nadchodzących zmian demograficznych, które mogą wpłynąć na zdolność organizacji do efektywnego funkcjonowania. Coraz trudniej będzie zrekrutować pracowników, a sytuacja ta może się tylko pogarszać w miarę starzejącego się społeczeństwa. W obliczu tej sytuacji, automatyzacja staje się kluczowym narzędziem, które umożliwia organizacjom wydajniejsze i szybsze realizowanie inicjatyw. Firmy będą musiały przyjąć nowe podejście do pracy, które umożliwi im utrzymanie wysokiej jakości usług, spełniając jednocześnie rosnące wymagania regulacyjne oraz biorąc pod uwagę ryzyka związane z zarządzaniem IT.

Zintegrowane podejście do procesów biznesowych

W  kontekście automatyzacji współczesny biznes wymaga zintegrowanego podejścia, które łączy aspekty procesowe, technologiczne i zarządzania ryzykiem. Tylko w ten sposób firmy będą w stanie w pełni wykorzystać potencjał automatyzacji, tworząc bardziej elastyczne i odporne struktury organizacyjne.

Jako BOC Group dostrzegamy, że kwestie doskonałości operacyjnej, zarządzania ryzykiem oraz wykorzystania nowoczesnych technologii, są ze sobą powiązane. Doskonałość operacyjna koncentruje się na takich aspektach jak produktywność, jakość i szybkość działania, które są kluczowe w kontekście automatyzacji. Z drugiej strony, zarządzanie ryzykiem oraz zgodnością z przepisami (GRC) zapewnia, że organizacja nie tylko spełnia normy, ale także ma jasność co do odpowiedzialności za wyniki. W obliczu rosnących wymagań regulacyjnych, nie możemy sobie pozwolić na niefrasobliwość – musimy działać w sposób świadomy i kontrolowany.

Fundamentem wszystkich działań w tych trzech obszarach jest posiadanie wiarygodnych informacji. Dostęp do rzetelnych danych jest kluczowy dla podejmowania właściwych decyzji. Organizacje, które dysponują solidnymi informacjami, mogą skutecznie wyznaczać kierunki rozwoju i decydować, które procesy powinny zostać zautomatyzowane.

Podsumowując, w obliczu dynamicznych zmian rynkowych i technologicznych, automatyzacja procesów biznesowych staje się nie tylko trendem, ale koniecznością. Firmy muszą adaptować się do zmieniającego się środowiska, co wiąże się z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań oraz skutecznym zarządzaniem ryzykiem. Integracja tych elementów, wsparcie w postaci wiarygodnych informacji oraz dążenie do doskonałości operacyjnej są kluczem do sukcesu w erze automatyzacji.

W końcu, pytanie o to, czy biznes wziął sprawy w swoje ręce, sprowadza się do umiejętności wykorzystania dostępnych narzędzi i zasobów w sposób efektywny i świadomy.

Zaangażowanie biznesu w automatyzację: chwilowa moda czy trwała zmiana?

Na początku artykułu zadałem pytanie: czy biznes rzeczywiście wziął sprawy w swoje ręce? Otóż koncepcja, w której organizacje samodzielnie tworzą i zarządzają swoimi procesami, a także angażują się w automatyzację bez konieczności sięgania po wyspecjalizowane umiejętności IT, nie jest nowa. Już na początku XXI wieku ukazała się książka „Business Process Management: The Third Wave”, która sugerowała, że użytkownicy biznesowi powinni mieć możliwość opisywania i automatyzowania swoich procesów bez intensywnego wsparcia ze strony IT.

Wizja ta była motywem przewodnim dla twórców notacji BPMN, która jest powszechnie wykorzystywana. Warto więc zadać sobie pytanie, czy ta koncepcja rzeczywiście się sprawdziła. Czy obserwujemy rosnącą liczbę citizen developerów i większe zaangażowanie biznesu w automatyzację, czy może temat ten uległ wypaleniu?

Aby rozwiać nasze wątpliwości, sięgnijmy po opinie ekspertów. W ostatnim czasie profesor Thomas H. Davenport z MIT Sloan Management Review zorganizował webinar pt. „How Grassroots Automation Speeds Digital Success”, podczas którego omawiał, w jaki sposób podejście oddolne, polegające na angażowaniu użytkowników biznesowych w trend citizen development, może przyczynić się do osiągnięcia sukcesu w cyfrowym świecie. To podejście jest wsparte przez znane osobistości w dziedzinie myślenia procesowego, co sugeruje, że zainteresowanie tą tematyką jest aktualne i dynamiczne.

W polskim kontekście również dostrzegamy istotne inicjatywy. Profesor Andrzej Sobczak prowadzi wiele działań związanych z hiperautomatyzacją, a jego projekt „Liderzy Inteligentnej Automatyzacji” wskazuje na rosnące zainteresowanie automatyzacją w polskich firmach.

Koncepcja udział biznesu w automatyzacji to więc nie tylko chwilowy trend, ale zjawisko o solidnym podłożu teoretycznym, które odnajduje potwierdzenie zarówno w Polsce, jak i na Zachodzie.

Wzrost dostępności narzędzi automatyzacyjnych i ich wpływ na procesy biznesowe

W obliczu tych zmian zauważamy, że istnieje rzeczywista potrzeba, aby użytkownicy biznesowi mogli wziąć sprawy w swoje ręce. Dzięki nowoczesnym technologiom mają oni możliwość samodzielnego tworzenia i optymalizacji procesów, co przynosi korzyści zarówno im, jak i całym organizacjom. Obserwujemy rosnącą tendencję do automatyzacji w różnych sektorach, co znajduje odzwierciedlenie w coraz większej dostępności narzędzi wspierających hiperautomatyzację, takich jak pakiety iBPMS, robotyzacja procesów (RPA), rozwiązania no-code i low-code, czy wykorzystanie sztucznej inteligencji.

W ramach tego artykułu będę się skupiał na automatyzacji z wykorzystaniem narzędzi iBPMS (ang. Intelligent Business Process Management Software). Chciałbym również przybliżyć rolę, jaką odgrywa BOC Group w tym zakresie.

BOC Group: doświadczenie i innowacje

W BOC Group tworzymy i doskonalimy rozwiązania wspierające zarządzanie procesami biznesowymi od prawie 30 lat. Koncentrujemy się na trzech głównych obszarach: tworzeniu oprogramowania, usługach technicznych oraz wsparciu klientów w poprawie efektywności ich organizacji poprzez doradztwo i szkolenia.

Nasze kluczowe produkty to system ADONIS, który umożliwia modelowanie i optymalizację procesów, narzędzie ADOIT do zarządzania architekturą korporacyjną oraz system ADOGRC, który integruje aspekty zarządzania ryzykiem z procesami. Te trzy narzędzia współdziałają ze sobą, umożliwiając organizacjom funkcjonowanie w sposób świadomy i przemyślany. Pozwalają na podejmowanie lepszych decyzji opartych na wiarygodnych informacjach, uwzględniających strategiczne priorytety, ryzyka i możliwości technologiczne.

Automatyzacja procesów z wykorzystaniem ADONIS: kompleksowe podejście do zarządzania

ADONIS to narzędzie idealnie dostosowane do potrzeb organizacji, umożliwiające efektywne zarządzanie procesami biznesowymi. W przeciwieństwie do narzędzi skoncentrowanych na automatyzacji, ADONIS wspiera cały cykl zarządzania procesami: od modelowania procesów, przez ich usprawnianie aż do angażowania całej organizacji w ciągłe doskonalenie procesów. Wszystkie te elementy – a szczególnie modelowanie i doskonalenie procesów – są kluczowe dla efektywnej automatyzacji. Ponadto mogą być one wspierane przez sztuczną inteligencję, co otwiera nowe możliwości, o których więcej opowiemy na początku przyszłego roku – zachęcam do śledzenia naszej strony internetowej oraz profilu na LinkedIn.

Rola architektury procesów w automatyzacji

Aby skutecznie podejść do automatyzacji, kluczowe jest na początek zrozumienie, które procesy wymagają digitalizacji. Dobrym punktem wyjścia jest stworzenie architektury procesów, która nie tylko podsumowuje, jakie procesy występują w organizacji, ale także ukazuje ich wzajemne powiązania. Dzięki temu organizacje unikają problemów związanych z tym, że zmiany w jednym obszarze mogą nieprzewidywalnie wpłynąć na inne procesy. Kiedy mamy pełną wiedzę na temat architektury procesów, można nie tylko lepiej zrozumieć swoje procesy, ale także łatwiej jest nam określić, które z nich warto automatyzować, by wdrażać automatyzację w sposób strategiczny i przemyślany.

Architektura procesów może także znacząco wspierać podejmowanie decyzji zarządczych. Kiedy wzbogacimy ją o kluczowe informacje, takie jak koszty, korzyści i potencjał automatyzacji poszczególnych obszarów, zyskujemy solidne narzędzie do strategicznych rozmów z osobami decyzyjnymi. Możemy wówczas jasno wskazywać te procesy, które mają największy potencjał do automatyzacji, prezentując dane w przystępny, wizualny sposób – np. poprzez wykresy porównujące koszty i korzyści.

Dzięki danym dostępnym w systemie ADONIS, zarządzający mogą podejmować bardziej świadome decyzje, wybierając procesy o wysokiej wartości, ale stosunkowo niskiej złożoności, które są kluczowe z perspektywy strategicznej. W ten sposób unikamy ryzyka automatyzowania procesów zbyt skomplikowanych i rzadko wykorzystywanych, co mogłoby skutkować nieudanym wdrożeniem i spadkiem zaangażowania pracowników w kolejne inicjatywy automatyzacji procesów.

Poniższe ilustracje pochodzą z modeli przykładowych systemu ADONIS, więc można się z nimi zapoznać zakładając darmowe konto ADONIS: Community Edition.

Na pierwszej grafice widzą Państwo analizę graficzną pomagającą wybrać procesy do automatyzacji w oparciu o porównanie kosztów z korzyściami. Podobne analizy mogą być wykorzystane np. przy planowaniu robotyzacji w oparciu o częstość wykonywania procesów i poziom ich standaryzacji:

Wybór procesów do automatyzacji

Wybór procesów do automatyzacji – analiza graficzna

Dokumentacja procesów z ADONIS

Oprócz tego, że system ADONIS oferuje możliwość modelowania procesów, dodatkowo, używając notacji BPMN, możemy tworzyć czytelną i złożoną dokumentację procesów. ADONIS pozwala łączyć notację z innymi elementami – np. określać, kto realizuje poszczególne kroki, z jakich dokumentów korzystamy, jakie ryzyka występują, jakie mechanizmy kontrolne zachodzą, czy które aplikacje wspierają procesy.

Możemy również dodać aspekty strategiczne, takie jak cele organizacji lub konkretne cele dla danego procesu. To doskonale wpisuje się w szersze pytanie: dlaczego to robimy i jakie cele nam przyświecają? A świadomość tych celów ułatwia przeprowadzenie skutecznej automatyzacji.

Podsumowując, ADONIS pozwala na tworzenie dokumentacji, która wspiera podejmowanie trafnych decyzji dotyczących automatyzacji procesów. Dzięki temu narzędziu organizacje mogą precyzyjnie wskazać, które obszary działalności warto digitalizować, aby osiągnąć swoje cele biznesowe.

Sprawdź: Przeczytaj nasz artykuł na temat wyboru odpowiedniego podejścia do dokumentowania procesów.

Mapa ciepła - potencjał automatyzacji

Przykładowa architektura procesów – podsumowanie potencjału automatyzacji procesów w formie mapy ciepła

W jaki sposób system ADONIS wspiera automatyzację?

Od ogółu do szczegółu: modelowanie procesów z ADONIS

Dzięki możliwościom systemu ADONIS można zrozumieć procesy w organizacji, ale można także w różny sposób do nich podchodzić. Można na przykład przechodzić od ogólnych zarysów procesów do bardziej szczegółowych schematów, uwzględniając każdy krok, zadanie oraz role zaangażowane w realizację procesu.

Przykładem może być prosty proces wnioskowania o nowe wyposażenie, który umożliwia pracownikowi zgłoszenie potrzeby zakupu sprzętu, a menedżerowi weryfikację i zatwierdzenie tego wniosku (ten przykład był wykorzystywany na konferencji GigaCon).

Modelowanie procesów w ADONIS to jednak coś więcej niż dokumentacja – to fundament do pełnej automatyzacji, dzięki czemu każdy etap może być realizowany automatycznie przy wsparciu odpowiedniej technologii.

Poniższy diagram to nie tylko dokumentacja procesowa. Oprócz wskazywania, co należy zrobić, kto jest za to odpowiedzialny i w jakich systemach procesy się odbywają, zawiera również dodatkowe informacje i opisy, które wcześniej omawialiśmy. Co więcej, może on stanowić solidną podstawę do wdrożenia automatyzacji i pozwala osobie zapoznającej się z dokumentacją procesu bezpośrednio uruchomić proces zautomatyzowany przez opcję Start widoczną na ilustracji.

Proces do automatyzacji - przykładowa dokumentacja

Przykładowa dokumentacja procesu w systemie ADONIS. Widoczny jest diagram w notacji BPMN rozszerzony o odpowiedzialne role (pokazywane pod zadaniami) i wykorzystywane systemy IT (pokazywane nad zadaniami)

Współpraca z narzędziami do automatyzacji procesów

Oprócz wykorzystywania dokumentacji procesowej z systemu ADONIS jako specyfikacji, możliwe jest też dalej idące wsparcie. Automatyzacja procesów w ADONIS opiera się na elastycznej integracji z różnymi systemami. Zgodność systemu ADONIS z BPMN oraz doświadczenia płynące z tego, że od wielu lat działamy w grupie roboczej BPMN Model Interchange Working Group zapewniają łatwą wymianę modeli procesów między różnymi systemami, co wspiera zarówno dokumentację, jak i bezproblemowe wprowadzanie automatyzacji.

Dzięki integracji przez BPMN XML lub REST API (interfejsy programistyczne), organizacje mogą optymalizować i automatyzować procesy zgodnie z własnymi potrzebami łącząc ADONIS z innymi posiadanymi rozwiązaniami. Przykładowo może to pozwalać na przenoszenie definicji procesów w BPMN między systemem ADONIS a silnikiem do automatyzacji procesów, pobieranie danych liczbowych o procesach z rozwiązania do automatyzacji do systemu ADONIS, czy też np. tworzenie dokumentów w systemie ADONIS z poziomu narzędzia do automatyzacji przez API.

W praktyce często widzimy u naszych klientów z Polski, że ADONIS jest wykorzystywany razem z wieloma doskonałymi narzędziami, które też były prezentowane na konferencji GigaCon takimi jak Camunda (to narzędzie jest też reprezentowane w grupie roboczej BPMN MIWG, o której wcześniej wspominałem), WEBCON BPS, czy też Ferryt BPM.

Dane z monitoringu procesów są bardzo pomocne w ciągłym doskonaleniu procesów. Tutaj można również skorzystać z dodatkowych funkcjonalności Process Mining dostępnych dla systemu ADONIS, ale jest to już temat na odrębny artykuł.

Sprawdź: Pobierz bezpłatny plakat, dzięki któremu dowiesz się, jak z sukcesem przeprowadzić automatyzację w 7 krokach.

ADONIS Process Automation – klucz do zwinnej automatyzacji

Nasz moduł, ADONIS Process Automation, pozwala na automatyzację procesów z wykorzystaniem różnych silników procesowych. Na konferencji miałem okazję zaprezentować standardowe rozwiązanie korzystające z silnika TIM, pokazując, jak proste może być wdrażanie automatyzacji procesów w praktyce.

Dzięki zintegrowanym formularzom i intuicyjnym interfejsom, użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym tworzyć i modyfikować procesy oraz testować i doskonalić ich działanie, co pozwala organizacjom na sprawne reagowanie na zmiany oraz uzyskiwanie natychmiastowego feedbacku. Dzięki temu narzędziu organizacje mogą nie tylko lepiej zarządzać swoimi procesami, ale także skutecznie je automatyzować.

Przykładowy formularz projektowany bez wykorzystania kodu (no-code/low-code)

Przykładowy formularz projektowany bez wykorzystania kodu (no-code/low-code)

Podsumowując, ADONIS pozwala organizacjom na łatwe opisywanie i doskonalenie swoich procesów, a także szybkie przejście do automatyzacji przy minimalnym zaangażowaniu IT. Dzięki temu, organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami, oszczędzać czas i koszty, a jednocześnie zapewniać wysoką jakość realizacji kluczowych procesów.

Podsumowanie – automatyzacja w rękach biznesu 

Automatyzacja procesów staje się jednym z kluczowych trendów w nowoczesnych organizacjach. Odpowiadając na pytanie z początku artykułu – tak, biznes coraz częściej bierze automatyzację w swoje ręce – współczesne organizacje coraz częściej stawiają na decentralizację automatyzacji.

Jak wynika z badań przeprowadzonych wśród klientów ADONIS, w 60% przypadków, to biznes odgrywa rolę wiodącą lub jest równorzędnym partnerem IT. Oznacza to, że narzędzia takie jak ADONIS umożliwiają użytkownikom biznesowym przejęcie inicjatywy nie tylko w zakresie dokumentowania i doskonalenia ale też automatyzacji procesów, co sprzyja większej efektywności i szybszemu wdrażaniu innowacji.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak w praktyce możesz zarządzać procesami i automatyzować je z wykorzystaniem systemu ADONIS i komponentu ADONIS Process Automation, umów się na spotkanie ze mną: zbigniew.misiak@boc-pl.com.

Przyspiesz swoją drogę do automatyzacji dzięki narzędziu BPM

Sukces automatyzacji procesów w 7 krokach - plakat

7 kroków do automatyzacji z systemem ADONIS

Źródła:
1 BPM Compass Study 2024, THM
2 BPM Study 2023, ZHAW
3 EA Study 2024 ZHAW, (pending publication)
4 12th GRM Survey, Deloitte: https://tinyurl.com/24avqz8n
5 CEO Concerns 2024, Gartner: https://www.gartner.com/document/5415563)

Zdobądź uznane na rynku
narzędzie do zarządzania
procesami biznesowymi

Zapisz się na cotygodniowe aktualności.