¿Qué puede hacer hoy su equipo BPM para abordar RPA con éxito?

Cumplir la promesa de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) es un desafío a la que muchas organizaciones se enfrentan en estos años. Es un desafío difícil y se debe principalmente porque los esfuerzos en gobierno y rediseño de procesos necesarios para la implantación están muy infravalorados. Por ello no se llega a un escalado exitoso de RPA ni lograr el ROI planificado.

Los líderes del negocio deben centrarse en involucrar a los equipos de gestión de procesos empresariales (BPM) para garantizar que los proyectos RPA tengan éxito a escala. Hace unos años líderes de todo el mundo iniciaron proyectos para introducir la automatización robótica de procesos (RPA) con la esperanza de reducir rápidamente los costos y liberar tiempo para que sus empleados dediquen más tiempo a tareas de valor agregado y menos tiempo a tareas repetitivas de baja categoría.

En un estudio reciente de Gartner, el 85 % de los clientes de Gartner informan que aumentarán o mantendrán las estrategias de inversión en hiperautomatización durante el próximo año.

Si bien la automatización ha existido durante siglos, solo ahora, con el auge de RPA, la automatización ha llegado a manos de los líderes empresariales que ya no dependen de su función de TI para comenzar a usar las herramientas de RPA. Esta capacidad de la empresa para implantar herramientas RPA brinda una gran oportunidad a los usuarios de negocio y así puedan transformen sus propios procesos. Pero también conlleva grandes riesgos.

La mayoría de la gente considera que la RPA es una tecnología eficaz que permite a las partes interesadas en las grandes organizaciones utilizar, de forma independiente y sin involucrar a TI, herramientas que no requieren código para automatizar tareas simples y repetitivas. Al configurar los software robots para que interactúen con los sistemas existentes, las empresas pueden reducir los esfuerzos en las interacciones manuales que los empleados tienen con los sistemas sin necesidad al departamento de TI durante todo el un proyecto de para hacer cambios en los propios sistemas centrales.

La mayoría de los equipos que inician su andadura en RPA se plantean las siguientes preguntas:

• ¿Qué procesos podemos automatizar con mayor facilidad?
• ¿Qué tipo de ROI, retorno de la inversión, podemos esperar después de implementar RPA?
• ¿Cuánto tiempo ahorraremos ahora al implantar este proceso?

Sin embargo,  el problema de estas preguntas es que no cuestionan el estado actual del proceso, ni si éste está optimizado hasta un nivel en que la automatización tendría un efecto positivo.

«La automatización aplicada a una operación ineficiente magnificará la ineficiencia»

— Bill Gates

• ¿Qué grado de automatización tienen nuestros procesos actuales?
• ¿Está este proceso optimizado para ser automatizado?
• ¿Cómo cambiaría la RPA el proceso en su conjunto?
• ¿Qué mejoras pueden esperar los clientes?
• ¿El nuevo proceso mejora el tiempo de ciclo medio y/o reduce los costes?
• ¿Son necesarios nuevos controles para mitigar los riesgos que crea la RPA en el proceso?
• ¿Seguimos cumpliendo los reglamentos y normativas?
• ¿Tenemos nuevas vías de proceso para gestionar las excepciones?

Estas son exactamente el tipo de preguntas para las que los equipos de BPM han sido creados y responder. La mayor parte de las habilidades de análisis de procesos y de entrega de proyectos implicadas en el éxito de la automatización de procesos en una organización siguen estando en los equipos de gestión de procesos de negocio (BPM) y en su capacidad para colaborar con TI.

Los equipos de BPM también están capacitados para identificar oportunidades de automatización, en las que otras tecnologías, en lugar de RPA, pueden ser más adecuadas para obtener los resultados deseados. Esto hace que la RPA tenga un alcance de implementación más definido que garantice la inversión correcta a medida que se introducen los software robots.

Dada la facilidad con la que las herramientas de RPA pueden entregar rápidamente un prototipo, o incluso un robot que funcione en cuestión de horas, las organizaciones pueden tener falsas expectativas en cuanto al efecto general que la tecnología puede tener en la empresa en su conjunto. Las implementaciones de RPA de forma aislada pueden no cumplir las expectativas cuando no se tiene en cuenta la gestión de errores, la gestión de excepciones y los controles de supervisión. La gobernanza que aporta el BPM como práctica de gestión, junto con el conjunto de herramientas de apoyo, puede guiar a las organizaciones hacia el éxito de la RPA. Por lo tanto, es importante que los equipos de implementación de RPA que busquen evitar los inconvenientes de la falta de gobernanza sigan las siguientes directrices:

• Elija el proceso correcto para automatizar identificando aquellos con alta frecuencia, baja complejidad y alto valor de negocio.

• Ponga en marcha un proyecto para cada proceso al que pretenda aplicar RPA
• Diseñe su Proceso final deseado antes de implementarlo

• Céntrese en la simulación del proceso objetivo y hacer un seguimiento de los KPIs que se verán afectados

• Planifique el manejo de excepciones en su proceso final deseado
• Construya nuevos controles para supervisar el RPA en su proceso

Aunque está claro que la RPA ha ganado adeptos en todo el mundo y que el valor que puede aportar es difícil de comparar, debe considerarse como un paso intermedio o un atajo hacia una forma de trabajar más automatizada. A medida que las organizaciones comiencen a comprender las capacidades y limitaciones de RPA mediante el diseño de procesos futuros ideales, las organizaciones podrán tomar decisiones más a largo plazo sobre una estrategia de automatización más afianzada. Mientras tanto, los equipos de BPM que estén preparados para responder a las preguntas clave en torno a la automatización podrán guiar a los equipos de RPA para aprovechar mejor la tecnología y establecer una hoja de ruta hacia el éxito de la RPA.

En BOC Group, tenemos ADONIS, nuestra herramienta BPM o Gestión de Procesos. ADONIS nos permite analizar los procesos, de forma muy fácil, intuitiva y sobre todo asequible.

Si decides abordar iniciativas de automatización BPM o de Gestión de Procesos, hazlo bien, ten paciencia y busca ayuda de un equipo que tenga experiencia.