BUSINESS PROCESS MANAGEMENT
Introducción
JURA Materials contactó con BOC Group para solicitar servicios de consultoría: esto les permitió identificar 90 mejoras potenciales en sus procesos existentes. En la siguiente entrevista, Ralf Schumann, Director de Cementos y miembro de la Junta Ejecutiva de JURA Management AG, nos cuenta qué impulsa a JURA Materials, por qué se centran en la gestión y optimización de procesos y cómo promueven el cambio cultural hacia una organización orientada a gestión por procesos.
JURA Materials Group es un proveedor de materiales de construcción. Ofrece productos y servicios en el area de cementos, hormigón, grava, arena y pavimentos, así como el reciclaje y la eliminación de residuos. El objetivo principal de su proyecto era crear transparencia en la estructura de datos y los procesos de negocio existentes mediante la introducción de una iniciativa de optimización de procesos. Con el apoyo de BOC Group, se podría desarrollar un enfoque adecuado para la integración sostenible de BPM.
Resumen del estudio de caso de optimización de procesos en JURA
BOC Group: Bienvenido, Ralf Schumann. Muchas gracias por la entrevista y su confianza en nosotros. ¿Qué importancia tiene para usted la gestión y optimización de procesos?
Ralf Schumann: Todo el tema de la gestión de procesos de negocio es extremadamente importante para nosotros. Como muchas otras industrias, estamos en el camino de la digitalización de nuestro modelo de negocio. Por lo tanto, es importante para nosotros crear transparencia dentro de nuestros procesos de negocio y estructura de datos. Por eso hemos decidido poner en marcha un proyecto para integrar de forma permanente la Gestión de Procesos de Negocio en nuestra organización. El proyecto piloto sigue el lema «nos estamos poniendo en forma para el futuro».
BOC Group: ¡Ese es un buen eslogan! ¿Cuándo decidiste buscar el soporte de una consultora externa?
Ralf Schumann: Rápidamente identificamos la necesidad de ayuda externa para impulsar un cambio tan integral dentro de la organización. En particular y en lo que respecta al know-how de la modelación de los procesos, BPM y los temas que afectan a la organización. En este sentido, nos quedó claro en una etapa relativamente temprana que contrataríamos a un experto en la materia. También con el fin de contar con los recursos adecuados para implementar todo el proyecto.
Grabación completa de la entrevista con Ralf Schumann sobre la optimización de procesos en JURA Material con BOC Group
BOC Group: ¿Cuáles fueron los objetivos del proyecto de optimización de procesos y cómo BOC Group les ayudó con esto?
Ralf Schumann: Además de la modelación del TO-BE y la mejora de nuestros procesos, también era importante para nosotros definir los roles y responsabilidades en la gestión de procesos de negocio y promover el pensamiento entre areas. En última instancia, hicimos esto para poner en marcha un proceso de mejora continua. BOC Group nos acompañó con esto conceptualmente. Además, BOC Group nos ayudó a documentar nuestros procesos de forma estructurada, creando transparencia y aumentando nuestra experiencia en BPM. Esto creó la base para la introducción de una organización BPM y una optimización de procesos sostenible.
BOC Group: ¿Cómo se identificaron los potenciales de optimización? ¿Los evaluaron y priorizaron?
Ralf Schumann: Al principio, echamos un vistazo más de cerca a los documentos existentes, ya que la documentación del proceso ya estaba disponible en la empresa. Luego, junto con BOC, creamos un plan de proyecto integral. Además, llevamos a cabo entrevistas y talleres con todas los grupos de interés más importantes. Sobre esta base, pudimos modelar y documentar un total de 70 procesos TO-BE y AS-IS.
Estos procesos provenían principalmente del alcance del proyecto piloto «Offer-to-Cash». Después de esto, usamos el análisis GAP para comparar nuestros procesos IDEAL y REAL e identificamos 90 mejoras, que luego fueron evaluadas y priorizadas. Estas iniciativas ahora se están poniendo en marcha como parte de un proyecto de seguimiento. Gracias al un modelado adecuado de los procesos de negocio, el compromiso intensivo con los procedimientos operativos, incluidos las instrucciones de trabajo de todas los interesados, pudimos lograr resultados de muy alta calidad y profundizar en nuestra arquitectura de procesos.
Consejo: Eche un vistazo a nuestro webinar sobre optimización de procesos de negocio con éxito, para conocer los métodos que puede utilizar para mejorar estratégicamente sus procesos.
BOC Group: ¿Se han aplicado ya los nuevos procesos y potenciales de optimización en proyectos?
Ralf Schumann: Sí, los resultados se pudieron utilizar rápidamente en proyectos de digitalización reales. Allí, ya pudimos incorporar nuestra documentación de procesos recién definida. Por ejemplo, se impulsó la creación de una hoja de especificaciones para proyectos de TI. Pero esto no fue lo único: otra ventaja fue que hemos sensibilizado a toda la organización sobre el pensamiento orientado a procesos. Y mientras tanto, también contratamos a un nuevo empleado que será responsable de BPM en JURA Materials en el futuro.
BOC Group: ¿Cuáles son sus próximos pasos en la optimización de procesos/gestión de procesos?
Ralf Schumann: En primer lugar, las 90 medidas de mejora identificadas deben planificarse y finalmente implantarse como parte de los proyectos de seguimiento. Luego tenemos que priorizar las medidas más rápidas de establecer y que menos recursos necesiten. Hay actividades que son más complejas y afectan a varias interfaces. Por lo tanto, nuestro objetivo es priorizarlos minuciosamente. Otro tema es que planeamos introducir Business Process Management en toda la organización, más allá del departamento de ventas. Gradualmente, se modelarán todos los procesos en todas las áreas de negocio.
Consejo: para obtener una visión completa del análisis y la optimización de procesos, consulte esta publicación de blog: Análisis y optimización de procesos.
BOC Group: ¿Qué le gustó en especial de trabajar con BOC Group?
Ralf Schumann: Apreciamos especialmente el enfoque pragmático de BOC y su capacidad para comprender nuestro negocio. Hubo una clara demostración de flexibilidad y experiencia. Lo que también fue esencial para nosotros fue la introducción del pensamiento orientado a procesos. De hecho, esto representa un fuerte cambio cultural. Estamos apenas al comienzo de nuestro viaje y nos gustó que los consultores de BOC nos acompañaran de manera muy profesional y con la empatía adecuada, en el transcurso de nuestras entrevistas y talleres.
BOC Group: Sr. Schumann, muchas gracias por su tiempo. ¡Le deseamos éxito continuado con su transformación organizativa!
Ralf Schumann: ¡Muchas gracias a vosotros!
El proyecto de consultoría Optimización de procesos y gestión de procesos comerciales en JURA Materials de un vistazo
La consultoría de BOC Group para JURA desembocó en la definición de 90 potenciales de optimización de procesos a través de un análisis GAP. En el proceso de «offer-to-cash», se identificaron y registraron varios puntos débiles y se establecieron recomendaciones para futuras acciones. Además, BOC Group ayudó a JURA Materials a establecer su organización y cultura de BPM al sentar las bases para un estilo de pensamiento orientado al proceso. Esto significa que los empleados ahora tienen una mayor conciencia de los procesos y se han involucrado mucho más. Esto permite sembrar una integración permanente del enfoque BPM en la organización, facultando a la organización para estar a la altura de su lema, «nos estamos preparando para el futuro».
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