Optimización de procesos de negocio en 3 fases para aportar valor

La optimización de procesos de negocio  es un paso clave para aportar valor a tu iniciativa BPM o Gestión por Procesos y a tu organización. Te ayudará a alcanzar los objetivos planteados al inicio del programa BPM permitiendo que tu organización mejore constantemente.

La optimización de procesos de negocio en tres fases:

Después del modelado de procesos, ahora estás listo para identificar cuáles son los mejores para la optimización de procesos. El uso de una herramienta, como es el caso de ADONIS, que admita varios análisis lo ayudará a determinar de manera más fácil en cuál de tus procesos debes enfocarte en el próximo esfuerzo de optimización.

Los análisis de procesos pueden ser cualitativos o cuantitativos. Un análisis cualitativo te dará una visión más profunda de los atributos de tu proceso, mientras que un análisis cuantitativo te permitirá probar hipótesis y predecir cómo se comportarán los procesos en el futuro (consulta Simulación a continuación).

¿Cómo se clasifican tus procesos en términos de previsibilidad, complejidad, frecuencia y valor para el negocio?

Un enfoque de clasificación significativo bien pensado puede ayudarte a concentrarte en los procesos más relevantes para la optimización. La clasificación de tus procesos en función de los tres criterios anteriores pueden ayudarte, por ejemplo, a determinar cuáles son buenos candidatos para la optimización de procesos.

Un proceso que es altamente predecible, simple y frecuente es un gran candidato para la optimización; específicamente, a través de la automatización de procesos, la práctica de automatizar tareas repetibles de gran volumen, para reducir costes, mejorar el rendimiento operativo y optimizar el servicio al cliente.

Para comenzar, la información sobre estos criterios debe recopilarse primero y luego documentarse, idealmente en una herramienta BPM dedicada. Estos datos se pueden recopilar de diferentes maneras. Por ejemplo, creando encuestas y entregándolas a los distintos responsables de procesos para que puedan puntuar subjetivamente tus procesos en una escala definida para cada uno de los tres criterios.

Una vez que estos datos se recopilan para los procesos restantes y se documentan en tu herramienta, se puede generar una vista de portafolio (como la que se muestra a continuación). Esta vista trazará todos tus criterios de clasificación y puntuaciones en un solo gráfico, lo que te permitirá detectar los mejores para la automatización de procesos y, por lo tanto, optimizar.

Gráfico de clasificación de procesos generado automáticamente por ADONIS.

¿Qué procesos están asociados con los niveles más altos de riesgo? ¿Qué controles existen para mitigar esos riesgos?

Un análisis del mapa de riesgos puede ayudarte a determinar qué procesos deben mejorarse desde una perspectiva de gestión de riesgos. Seguramente, el gestor de riesgos de tu organización tendrá esta información y podrá documentarla en la herramienta BPM de la organización.

Matriz de actividades, riesgos y controles, que muestra los riesgos presentes en cada paso de un proceso y los controles establecidos para mitigarlos.

¿Qué procesos actualmente no cumplen con los objetivos de control de tu organización?

Esta vista ilustra el nivel de madurez de cada proceso en relación con los objetivos de control. Puede ayudarte a establecer qué procesos requieren un esfuerzo adicional para lograr los niveles de cumplimiento deseados. Una vez más, el gerente de cumplimiento de tu organización debe tener esta información y documentarla dentro de la herramienta para permitir dicho análisis.

Si bien los análisis cualitativos pueden proporcionar información útil, pueden ser subjetivos. Por lo tanto, el análisis cualitativo siempre debe realizarse junto con el análisis cuantitativo más objetivo.

Las simulaciones pueden ayudarte a analizar una o varias rutas alternativas en un proceso determinado utilizando datos como el tiempo y el coste.

Al utilizar la simulación como método, puedes analizar el efecto de las adaptaciones hipotéticas del proceso realizando simulaciones de ejecución de prueba y comparando tu rendimiento con el original.

La simulación te permite realizar una comparación cuantificable de procesos AS-IS y TO-BE, midiendo criterios clave como el tiempo de ciclo de un proceso, el coste de un proceso y la capacidad del empleado requerida para completar un proceso. Además, cada uno de estos se puede desglosar en el nivel de actividad específico, lo que te permite identificar cuellos de botella y mejorar las ineficiencias.

Además, la simulación ofrece la ventaja obvia de proporcionar cifras concretas y cuantificables para respaldar tu caso de mejora y optimización de un proceso de negocio. Te permite presentar el valor de optimizar un proceso en términos de tiempo y dinero; dos criterios con los que todos los empresarios y gerentes pueden relacionarse y comprender. Proporcionar a los tomadores de decisiones argumentos claros y comprensibles es una parte fundamental de cualquier esfuerzo de transformación empresarial.

El poder de simulación de procesos de ADONIS

Una vez que se define un diseño de proceso ideal, se puede llevar a cabo un proyecto de cambio de proceso. El alcance de un proyecto de este tipo puede abarcar varias capas, como:

Dada la cantidad de impacto que puede tener el cambio de proceso, tener un diseño de proceso acordado y aprobado garantiza la alineación a lo largo de todo el proyecto de cambio de proceso. Esto garantiza que todos los equipos involucrados en el proyecto de cambio (es decir, TI, RRHH, Operaciones) alcancen un objetivo cohesivo y común que respalde el objetivo del diseño del proceso.

Esta etapa implica verificar (a) si se está cumpliendo con el proceso y (b) si el proceso actualizado cumple con los resultados deseados al realizar una vez más algunos de los análisis enumerados anteriormente.

Para evaluar si los cambios implementados son ejecutados continuamente por los empleados, por un lado, y para garantizar que los cambios brinden los resultados esperados, se requiere un modelo adecuado de gobierno y revisión. En el libro titulado “La guía definitiva para organizaciones de gestión de procesos”, Theodore Panagacos menciona que las organizaciones deben establecer un órgano de gobierno de BPM que priorice una monitorización efectiva. Este proceso de monitorización implica un esfuerzo continuo de revisión periódica para evaluar e implementar procesos nuevos y bien establecidos.

Dada la importancia de la optimización de procesos y el hecho de que la mejora continua es un hecho de la vida actual, las organizaciones deben esforzarse por profesionalizar la forma en que abordan dichos esfuerzos de optimización de procesos con una sólida práctica de BPM. Los pasos discutidos anteriormente brindan una imagen holística de los desafíos y los aspectos clave a considerar al emprender un proyecto de este tipo. BPM como práctica puede ser la incubadora y el impulsor del éxito que garantiza que una organización tenga las habilidades, los métodos y las mejores prácticas correctos para permitir que la optimización de procesos ocurra en toda la empresa. Por lo tanto, las organizaciones deben buscar empoderar a un equipo central de BPM para garantizar que estos proyectos críticos tengan resultados exitosos.

En BOC Group, con más de 25 años en gestión de procesos, ofrecemos la mejor solución para llevar a cabo tu iniciativa BPM. Así como las herramientas necesarias para la optimización de tus procesos de negocio.