Cómo promover BPM en su organización – Mejores prácticas

Imagine el siguiente escenario: ha introducido la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) con el objetivo de transformar la forma en que su organización piensa y trabaja en torno a los procesos. Después de una exhaustiva investigación, el camino a seguir parece bastante sencillo: identificar, analizar y mejorar sus procesos de negocio para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes, aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar el rendimiento del negocio en general.

Sin embargo, para convertir esta visión bien planificada en realidad y desbloquear el verdadero potencial de BPM, todos deben participar e integrar la práctica de la gestión por procesos en sus actividades diarias. Y esto suele ser donde muchas empresas comienzan a enfrentar desafíos.

Después de argumentar el caso con sus ejecutivos e involucrar a los propietarios de procesos para que contribuyan a su primer mapa de procesos, la gestión de procesos comienza a convertirse lentamente en parte de su organización. Sin embargo, después de un tiempo, parece que los jefes de departamento son reacios a asignar recursos y adaptar sus flujos de trabajo. Los usuarios finales están luchando con su herramienta BPM y muestran resistencia a cambiar su rutina. E incluso los ejecutivos (previamente convencidos) comienzan a expresar sus dudas.

Si algo de esto le suena familiar y le aplica, es posible que tenga un problema con lo que llamamos marketing de procesos. Y afortunadamente, tenemos excelentes consejos y mejores prácticas sobre el tema para compartir. Si desea aprender tácticas clave para aumentar la conciencia de los procesos en su organización y establecer una estrategia de marketing de procesos internos exitosa, asegúrese de continuar leyendo esta publicación.

Demos un paso atrás y comencemos desde el principio: ¿qué es realmente el marketing interno y por qué es una piedra angular para sus iniciativas de BPM? El marketing interno es el proceso de promover las metas, la misión, los objetivos a corto y largo plazo de su organización, así como los valores corporativos para todos sus empleados. Establecer una comunicación directa y frecuente facilita la transferencia de conocimientos en toda su organización y garantiza que todos los empleados tengan acceso central a la información esencial. Sin embargo, el objetivo final de la comunicación interna es fomentar un sentido de compañerismo y confianza entre los empleados y la dirección. Como resultado, esto también crea un sentido de propósito común y motiva a los empleados a trabajar cooperativamente hacia una meta compartida.

Al establecer prácticas de marketing interno, es crucial considerar que las diferentes partes interesadas, especialmente los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden tener necesidades y expectativas de información diferentes a los demás colegas. Por ejemplo, los ejecutivos pueden preferir una breve descripción general del rendimiento general y un resumen de los efectos positivos (pero también negativos) de la introducción de la gestión de procesos, en lugar de una revisión en profundidad de cada proceso.

Los jefes de departamento, por otro lado, tienen más interés en un análisis exhaustivo, en un esfuerzo por identificar los potenciales de optimización y automatización que pueden aumentar la eficiencia de sus procesos. Por lo tanto, su estrategia de marketing interno debe adaptarse a las necesidades de las diferentes partes interesadas. Ahora, puede pensar que esto solo agrega complejidad adicional a la situación, pero en realidad, es la mejor oportunidad para llevar su BPM al siguiente nivel, y se hare de la siguiente manera.

Como se mencionó anteriormente, el marketing interno debe basarse en los principios de una comunicación efectiva y honesta: involucrar a sus colegas y motivarlos a través del establecimiento de objetivos comunes y varios beneficios tangibles. Hemos derivado nuestras mejores prácticas con pasos específicos que puede tomar para mejorar su comunicación interna y compromiso con las partes interesadas:

Independientemente de la posición jerárquica de los interesados, la comunicación efectiva es clave. Proporcione información transparente y honesta y asegure informes regulares a sus ejecutivos. Cree y comparta informes directamente a través de su sistema BPM, proporcione una interfaz a su software de business intelligence preferido o considere darles acceso al sistema, para que puedan generar informes de acuerdo con sus necesidades e intereses.

Asegúrese de que estén familiarizados con las funciones básicas de generación de informes de su sistema. Además de eso, intente involucrar a los jefes de departamento y lograr que se unan a su iniciativa lo antes posible. Comunique las razones detrás y los objetivos de su iniciativa antes de embarcarse en ella por completo. Una vez que se implemente el sistema y se defina el mapa de procesos, asegúrese de que los usuarios finales hayan recibido instrucciones sobre cómo usar la herramienta y cómo beneficiará su vida laboral diaria.

Comience con la implementación de un sistema de monitoreo de KPIs al que puedan acceder fácilmente todos los interesados. Capacítelos en las funcionalidades básicas de su herramienta y programe reuniones mensuales para comunicar el progreso de su iniciativa. Y recuerde: es un ciclo, no una línea recta.

Entonces, ¿cómo puede asegurarse de que los jefes de departamento contribuyan al conocimiento de los procesos de la organización? Distribuya responsabilidades claras y comunique sus expectativas sobre su contribución. Asegúrese de educarlos sobre el uso del sistema como contribuyentes y explíqueles cómo la gestión de procesos en su organización depende de la calidad de su contribución. En general, cuanto más sepa sobre los procesos reales que se ejecutan diariamente en sus departamentos, más se beneficiarán de la optimización de procesos.

Los beneficios de tener procesos estandarizados, simplificados y monitoreados deben ser claros para todos en su organización. Asegúrese de reiterar estos beneficios cada vez que presente resultados o comparta informes. Los mandos intermedios a menudo necesitan información más precisa sobre los beneficios tangibles, como el ahorro de costes o el aumento de la eficiencia. Esto es especialmente importante en los departamentos que brindan procesos de apoyo, como RRHH.

Por lo tanto, asegúrese de explicarles cómo se pueden automatizar sus procesos con un conocimiento suficientemente preciso de sus actividades diarias. Hable con los gerentes de producción sobre cómo pueden probar cambios potenciales en los motores de simulación de procesos mediante la recopilación de datos apropiados. Explique cómo el seguimiento de la información del proceso de la vida real puede ayudar a obtener ahorros a su jefe de compras. Y repita estos principios en comunicación con todos los demás departamentos y sus representantes.

Esencialmente, debe configurar un sistema BPM que respalde todas sus necesidades y expectativas para el marketing de procesos. Con una herramienta de Gestión por Procesos de negocio cómo ADONIS, puede estar seguro de que todo el modelado de procesos, la automatización de procesos, la documentación de procesos y muchas otras iniciativas estarán a la altura de su máximo potencial. Con varias posibilidades, desde compartir el conocimiento de procesos a través de la integración de Confluence, hasta conectarse con herramientas de minería de procesos para crear simulaciones potentes, ADONIS puede ayudarle a lo largo de todo el camino hacia la consecución de la excelencia operativa.

Promover BPM en su organización puede ser una tarea desafiante, ya que requiere un enfoque adaptable para satisfacer las diversas necesidades y expectativas de todos. Por lo tanto, un paso importante es establecer el marketing de procesos internos: crear conciencia y comprensión entre los empleados sobre los beneficios de un sistema BPM y cómo puede ayudarlos a alcanzar sus metas y objetivos de manera eficiente.

La motivación es otro factor importante, ya que es más probable que los empleados integren la práctica si se sienten motivados y comprometidos. Y por último,  no hay que olvidar la importancia de la formación y la capacitación, porque lo desconocido a menudo parece más aterrador y arriesgado hasta que se explora adecuadamente.

Si tiene dificultades para promover BPM en su organización, siempre estamos aquí para ayudarle. Puede comunicarse con nosotros directamente para analizar sus desafíos de marketing de procesos y aprender cómo ADONIS y BOC Group pueden ayudarle a superarlos de manera efectiva.