Wie Sie BPM in Ihrem Unternehmen fördern

Stellen Sie sich das folgende Szenario vor: Sie haben Geschäftsprozessmanagement eingeführt, um die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen über Prozesse denkt und dies praktiziert, zu verändern. Nach einer gründlichen Recherche erscheint der Weg, der vor Ihnen liegt, relativ simpel: Es geht darum, Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu verbessern, um die sich ständig ändernden Anforderungen der Kund:innen/Stakeholder:innen zu erfüllen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Unternehmensleistung insgesamt zu verbessern. Um diese gut durchdachte Vision in die Realität umzusetzen und das wahre Potenzial von GPM zu erschließen, müssen jedoch alle Beteiligten mit ins Boot geholt werden und die Praxis des Prozessmanagements in ihre täglichen Aktivitäten integriert werden. Und genau an diesem Punkt stehen viele Unternehmen vor einer Herausforderung.

Nachdem Sie Ihre Führungskräfte überzeugt und die Prozessverantwortlichen in die Erstellung der ersten Prozesslandschaften miteinbezogen haben, wird das Prozessmanagement allmählich ein Teil Ihres Unternehmens. Dennoch zeigt sich nach einiger Zeit, dass die Abteilungsleiter:innen nur zögerlich Ressourcen bereitstellen und Arbeitsabläufe anpassen. Die Endanwender:innen haben Schwierigkeiten im Umgang mit dem GPM-Tool und sind nicht bereit, ihre Routine zu ändern. Und selbst die (bislang überzeugten) Führungskräfte beginnen, Bedenken zu äußern.

Wenn Ihnen davon etwas bekannt vorkommt und vielleicht auch auf Sie zutrifft, dann haben Sie möglicherweise ein Problem mit dem, was wir gerne als Prozessmarketing bezeichnen. Zum Glück haben wir einige großartige Tipps und bewährte Verfahren zu diesem Thema parat. Wenn Sie also wissen möchten, wie Sie das Bewusstsein für Prozesse in Ihrem Unternehmen schärfen und eine erfolgreiche interne Prozessmarketingstrategie entwickeln können, sollten Sie diesen Blogbeitrag unbedingt weiterlesen!

Lassen Sie uns einen Schritt zurückgehen und von vorne beginnen – was ist internes Marketing überhaupt und warum bildet es einen Eckpfeiler für Ihre Prozessmanagement-Initiativen? Internes Marketing ist der Prozess der Kommunikation Ihrer Unternehmensziele, Ihrer Mission, Ihrer kurz- und langfristigen Ziele sowie Ihrer Unternehmenswerte an alle Ihre Mitarbeiter:innen. Der Aufbau einer direkten und regelmäßigen Kommunikation erleichtert den Wissenstransfer innerhalb Ihres Unternehmens und gewährleistet, dass alle Mitarbeiter: innen zentralen Zugang zu wichtigen Informationen haben. Das oberste Ziel der internen Kommunikation ist jedoch die Förderung des Zusammengehörigkeitsgefühls und des Vertrauens zwischen Mitarbeiter:innen und Führungskräften. Das daraus resultierende Gemeinschaftsgefühl motiviert die Mitarbeiter:innen, gemeinsam auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Bei der Einführung interner Marketingpraktiken gilt es zu berücksichtigen, dass verschiedene Interessengruppen, wie Führungskräfte und Abteilungsleiter:innen, unterschiedliche Informationsbedürfnisse und Erwartungen haben. So bevorzugen Führungskräfte möglicherweise eher einen knappen Überblick über die Gesamtsituation und eine Zusammenfassung der positiven (aber auch negativen) Auswirkungen der Einführung des Prozessmanagements, anstelle einer eingehenden Prüfung jedes einzelnen Prozesses.

Die Abteilungsleiter:innen hingegen haben ein größeres Interesse an einer gründlichen Analyse, um Optimierungs- und Automatisierungspotenziale zu erkennen, wodurch die Effizienz ihrer Prozesse gesteigert werden kann. Daher sollte Ihre interne Marketingstrategie auf die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen abgestimmt sein. Man könnte meinen, dass dies die Situation nur noch komplizierter macht, aber in Wirklichkeit ist es die ultimative Gelegenheit, Ihr GPM auf die nächste Stufe zu heben. Im Folgenden erfahren Sie, wie.

Wie bereits erwähnt, basiert ein internes Marketing auf den Grundsätzen einer effektiven und ehrlichen Kommunikation, die Ihre Mitarbeiter einbindet und sie durch die Festlegung gemeinsamer Ziele und verschiedener greifbarer Vorteile motiviert. Wir haben für Sie konkrete Handlungsempfehlungen, mit denen Sie Ihre interne Kommunikation und den Umgang mit den Stakeholdern verbessern können:

Unabhängig von der hierarchischen Stellung Ihrer Stakeholder:innen ist eine wirksame Kommunikation der Schlüssel. Stellen Sie transparente und ehrliche Informationen bereit und sorgen Sie für eine regelmäßige Berichterstattung an Ihre Führungskräfte. Erstellen und verteilen Sie Berichte, direkt über Ihr GPM-System. Stellen Sie eine Schnittstelle zu ihrer bevorzugten Business-Intelligence-Software bereit oder erteilen Sie dem Management Zugriff auf das System, damit sie Berichte ganz nach ihren Bedürfnissen und Interessen erstellen können.

Stellen Sie sicher, dass alle mit den grundlegenden Reporting-Funktionen Ihres Systems vertraut sind.  Versuchen Sie darüber hinaus, die Abteilungsleiter:innen einzubeziehen und sie so bald wie möglich für Ihre Initiative zu gewinnen. Kommunizieren Sie die Gründe und die Ziele Ihrer Initiative, bevor Sie diese in Angriff nehmen. Sobald das System implementiert und die Prozesslandschaft definiert ist, stellen Sie sicher, dass die Endnutzer:innen in die Handhabung des Tools eingewiesen wurden und wissen, welche Vorteile dies für ihren Arbeitsalltag mit sich bringt.

Beginnen Sie mit der Einführung eines KPI-Überwachungssystems, das für alle Beteiligten leicht zugänglich ist. Machen Sie alle mit den grundlegenden Funktionen des Tools vertraut und planen Sie monatliche Treffen, um die Fortschritte Ihrer Initiative zu kommunizieren. Und denken Sie daran: Es ist ein Zyklus, keine gerade Linie.

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Abteilungsleiter:innen zum Prozesswissen des Unternehmens beitragen? Verteilen Sie klare Verantwortlichkeiten und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen an ihre Mitarbeit. Vergewissern Sie sich, sie als Mitwirkende in der Nutzung des Systems zu schulen und ihnen zu erklären, dass das Prozessmanagement von der Qualität ihrer Beiträge abhängt. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Sie über die tatsächlichen Prozesse wissen, die täglich in ihren Abteilungen ausgeführt werden, desto mehr werden sie von der Prozessoptimierung profitieren.

Die Vorteile von standardisierten, gestrafften und überwachten Prozessen sollten jedem in Ihrem Unternehmen klar sein. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Vorteile jedes Mal wiederholen, wenn Sie Ergebnisse präsentieren oder Berichte vorstellen. Das mittlere Management benötigt oft genauere Informationen über konkrete Vorteile, wie z. B. Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerungen. Das gilt insbesondere für die Abteilungen, die unterstützende Prozesse bereitstellen, wie die Personalabteilung.

Erläutern Sie ihnen, wie deren Prozesse, mit hinreichend genauen Kenntnissen über ihre täglichen Aktivitäten automatisiert werden könnten. Sprechen Sie mit den Produktionsleitern darüber, wie sie mögliche Änderungen in Prozess-Simulationen testen können, indem sie entsprechende Daten sammeln. Erklären Sie der Einkaufsleitung, wie die Erfassung realer Prozessdaten zu Einsparungen führen kann. Befolgen Sie diese Grundsätze bei der Kommunikation mit allen anderen Abteilungen und deren Vertretern.

Im Wesentlichen müssen Sie ein GPM-System einrichten, das alle Ihre Bedürfnisse und Erwartungen an das Prozessmarketing unterstützt. Mit einem GPM-Tool wie ADONIS können Sie sicher sein, dass alle Ihre Initiativen zur Prozessmodellierung, Prozessautomatisierung, Prozessdokumentation und viele mehr ihr volles Potenzial ausschöpfen. Mit den verschiedenen Möglichkeiten, von der gemeinsamen Nutzung des Prozesswissens durch die Confluence-Integration bis hin zur Verbindung mit Process-Mining-Tools zur Erstellung leistungsstarker Simulationen, kann Sie ADONIS auf dem gesamten Weg zur Erreichung Ihrer operativen Exzellenz unterstützen.

Die Förderung von GPM in Ihrem Unternehmen kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, da sie einen anpassungsfähigen Ansatz erfordert, um die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen. Ein wichtiger Schritt ist die Einführung eines internen Prozessmarketings, um bei allen Mitarbeiter:innen ein Bewusstsein und Verständnis für die Vorteile des GPM-Systems zu fördern und ihnen zu zeigen, wie sie damit ihre Ziele und Vorgaben erreichen können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema Motivation. Wenn sich Mitarbeiter:innen motiviert und engagiert fühlen, werden sie das System eher annehmen. Nicht zuletzt sollte auch die Bedeutung der Aus- und Weiterbildung nicht vernachlässigt werden, da Unbekanntes oft abschreckend und riskant erscheint.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, GPM in Ihrer Organisation zu fördern, unterstützen wir Sie jederzeit gerne. Sie können sich direkt an uns wenden, um Ihre Herausforderungen im Prozessmarketing zu besprechen und zu erfahren, wie ADONIS und BOC Group Ihnen helfen können, diese effektiv zu bewältigen!