Wie identifiziert man Kandidaten für die Automatisierung

In den letzten Jahren gab es kaum ein Gespräch über Transformationsinitiativen, in dem das Thema „Automatisierung“ nicht vorkommt. Die Begeisterung für Automatisierungstechnologien und ihre rasche Akzeptanz hat stetig zugenommen, und angesichts der versprochenen Vorteile – von Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen bis hin zu Rentabilitätssteigerungen – ist es kein Wunder, dass jedes Unternehmen auf den Zug aufspringen will.

Viele Unternehmen, die sich mit der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse beschäftigen, stellen jedoch fest, dass die Implementierung einer Automatisierung zwar einfach sein mag, konkrete Ergebnisse jedoch schwieriger zu erzielen sind als gedacht(für einen erfolgreichen Projektablauf lesen Sie unseren Blogbeitrag über die 7 Schritte zur Prozessautomatisierung). Letztlich führt alles auf eine einfache Frage zurück: Welche sind die richtigen Prozesse für die Automatisierung?

Untersuchungen zeigen, dass eine schlechte Prozessauswahl zu den Hauptursachen für fehlgeschlagene Automatisierungsversuche zählt. Lesen Sie weiter, und erfahren Sie, was Sie über die Identifizierung geeigneter Automatisierungskandidaten wissen müssen und wie Sie Ihre Prozessautomatisierungsinitiative erfolgreich auf Kurs bringen!

Wenn Sie einen Blick auf Ihre Prozesse werfen und eine Liste potenzieller Automatisierungskandidaten erstellen möchten, sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Findet dieser Prozess regelmäßig statt?
• Ist der Prozess repetitiv? Wenn ja, werden jedes Mal die gleichen Schritte ausgeführt?
• Basiert der Prozess auf einem klaren Regelwerk?
• Beinhaltet der Prozess langwierige, manuelle Arbeiten?

Der optimale Automatisierungskandidat zeichnet sich in der Regel durch eine stabile, wiederkehrende und mechanische Tätigkeit aus, die wenig kritisches Denken erfordert. Wenn ein Prozess die oben genannten Kriterien erfüllt, stehen die Chancen gut, dass er sich für eine Automatisierung eignet.

Sie können die Potenziale zur Prozessautomatisierung ganz einfach mittels einer Analyse Ihres Prozessportfolios ermitteln. Um dabei Effizienz und Effektivität zu gewährleisten, ist eine strukturierte, genaue und vollständige Dokumentation Ihrer Prozesse eine wichtige Voraussetzung (Details finden Sie in unserem Leitfaden zur Prozessdokumentation).

Während Sie Ihre zentralen, verwaltungstechnischen und vielschichtigen Prozesse möglicherweise schon bis zu einem gewissen Punkt beschrieben haben, sind es in den meisten Fällen Ihre weniger komplexen, unterstützenden Prozesse (z. B. die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, IT-Serviceanfragen, Transaktionen usw.), die Sie letztendlich für Ihr Automatisierungsprojekt auswählen werden. Deshalb ist ein umfassender Überblick über Ihr Prozessportfolio ein wichtiger erster Schritt, um Ihre betrieblichen Aktivitäten ganzheitlich zu bewerten und auf Automatisierungspotenziale zu prüfen.

Einige der wichtigsten Parameter für die Bewertung des Prozessportfolios sind:

• Komplexität
• Häufigkeit
• Vorhersagbarkeit

Prozesskomplexität und -häufigkeit sind gute Indikatoren, um Ihre Automatisierungskandidaten einzugrenzen. Die Prozesse mit der geringsten Komplexität und der höchsten Häufigkeit sollten ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Die Vorhersagbarkeit ist ebenfalls ein wertvoller Aspekt, der Ihnen zeigt, ob und welche Prozesse in Ihrem Portfolio standardisiert werden können und sollten.

Ein Prozessmanagement-Tool wie ADONIS kann bei diesem Vorhaben eine große Hilfe sein. Ein GPM-Tool unterstützt Sie nicht nur bei der Dokumentation und Visualisierung Ihrer Geschäftsprozesse, sondern zeigt Ihnen zudem Verbesserungsmöglichkeiten auf (ein wichtiger Aspekt, denn die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses vergrößert nur dessen Ineffizienz – mehr dazu in unserem Blogbeitrag zum Thema „Prozesse optimieren)“.

Und das Wichtigste: Mit der entsprechenden Tool-Unterstützung können Sie Ihre gesamte Prozessarchitektur schnell und gründlich analysieren und die aussichtsreichsten Kandidaten für die Prozessautomatisierung identifizieren – basierend auf den oben genannten Schlüsselfaktoren und vielen mehr!

Beispiel einer Prozessportfolio-Analyse im GPM-Tool ADONIS

Sobald Ihre Automatisierungsliste vollständig ist, sollten Sie sich auch ein Bild vom Return on Investment (ROI) Ihrer Initiative machen. Dazu sollten Sie u. a. folgende Fragen beantworten:

• Wie hoch sind die Kosten der Automatisierung?
• Welche Vorteile sind zu erwarten?
• Lohnt es sich, in eine Automatisierungslösung zu investieren?

Auf diese Weise erhalten Sie eine ungefähre Vorstellung vom Aufwand und den Kosten der Initiative sowie von den zu erwartenden Einsparungen und Erträgen. Dadurch können Sie leichter entscheiden, ob sich Ihre Investition überhaupt lohnt. Einen tieferen Einblick in dieses Thema erhalten Sie in unserem Blogbeitrag über den ROI für Prozessautomatisierung. Dort erfahren Sie auch, wie Sie Ihre Rendite mit unserem kostenlosen Rechner abschätzen können.

Wenn Sie all diese Themen abdecken, erhalten Sie einen soliden Entwurf für Ihre Automatisierungsinitiative, den Sie mit den wichtigsten Projektbeteiligten validieren und bestätigen können. Dann kann es losgehen: Priorisieren Sie Ihre Automatisierungskandidaten, machen Sie Ihre Prozesse ausführungsbereit und bringen Sie Ihr Projekt ins Rollen!

Viele Unternehmen, die eine Automatisierung in Angriff nehmen, haben Schwierigkeiten, die erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Das ist darauf zurückzuführen, dass sie sich nicht die nötige Zeit nehmen, um die Prozesse zu überprüfen und zu bewerten, die für eine Automatisierung in Frage kommen.

Das Potenzial, das die Prozessautomatisierung birgt, ist zwar enorm, es sind jedoch der Anwendungsfall, die Ziele und die Rahmenbedingungen des Projekts, die einen holprigen Versuch von einer soliden Implementierung unterscheiden. Einer Implementierung die darauf ausgerichtet ist, den Wert der Automatisierung und ihre versprochenen Vorteile zu realisieren.

Nachdem Sie nun wissen, was Sie tun müssen, um Ihre Initiative zum Erfolg zu führen, sollten Sie unbedingt unser kostenloses Webinar besuchen, um zu erfahren, wie das Ganze in der Praxis funktioniert – von der Prozessmodellierung über die Programmierung von Vorlagen bis hin zur Implementierung der Automatisierung.

Falls Sie daran interessiert sind, Ihren Fortschritt mit einer leistungsstarken Automatisierungslösung zu verbessern, ist die ADONIS Prozessautomatisierung der perfekte Begleiter, um Sie in allen Phasen Ihrer Reise zu unterstützen, vom Entwurf bis zur Ausführung. Informieren Sie sich jetzt und heben Sie Ihre Geschäftsprozesse auf ein neues Niveau!