Fallstudie Prozessoptimierung bei JURA Materials

Ralf Schumann: Das ganze Thema Business Process Management ist für uns von enormer Wichtigkeit. Wir befinden uns, wie viele andere Industrien auch, in der Digitalisierung unseres Geschäftsmodells. Insofern ist es für uns wichtig Transparenz bezüglich unserer Geschäftsprozesse und über die Datenstruktur zu schaffen. Deshalb haben wir uns entschieden ein entsprechendes Projekt aufzusetzen und das Thema Geschäftsprozessmanagement dauerhaft in die Organisationen zu integrieren. Das Pilotprojekt läuft bei uns unter dem Motto „Wir machen uns fit für die Zukunft“.

Ralf Schumann: Als wir das Ganze diskutiert haben, wurde uns schnell klar, wenn man so eine umfassende Veränderung im Unternehmen vorantreiben will, ist es sinnvoll, externe Unterstützung einzuholen. Insbesondere hinsichtlich Know-how der Modellierung, der Thematik Business Process Management sowie Themen, welche die Organisation betreffen. Insofern war es uns wichtig und relativ frühzeitig klar, dass wir externe Unterstützung in Anspruch nehmen. Nicht zuletzt, um auch entsprechende Ressourcen zu haben, das Ganze umzusetzen.

Video: komplette Interview-Aufzeichnung mit Ralf Schumann über Prozessoptimierung bei JURA Material durch BOC Group

Ralf Schumann: In addition to the actual modelling and improvement of our processes, it was also important for us to define the roles and responsibilities in Business Process Management and promote cross-divisional thinking. Ultimately, we did this in order to set a continuous improvement process in motion. BOC Group helped us with this conceptually. In addition, BOC Group supported us in documenting our processes in a structured way, creating transparency and building up our expertise in BPM. This created the basis for the introduction of a BPM organization and sustainable process optimization.

Ralf Schumann: Neben der konkreten Modellierung und Verbesserung unserer Prozesse war es uns wichtig, dass wir Rollen und Verantwortlichkeiten im Geschäftsprozessmanagement festlegen und das bereichsübergreifende Denken fördern. Letztendlich auch deshalb, weil wir damit einen dauerhaften Verbesserungsprozess in Gang setzen wollten. BOC Group hat uns dabei konzeptionell unterstützt. Zudem unterstützte uns BOC Group dabei die Prozesse strukturiert aufzunehmen, Transparenz herzustellen und Expertise in BPM aufzubauen. Damit wurde die Grundlage für die Einführung einer BPM-Organisation und einer dauerhaften und nachhaltigen Prozessoptimierung geschaffen.

Ralf Schumann: Zu Beginn wurden die bereits vorliegenden Dokumente gesichtet. Es gab bei uns bereits Prozessdokumentationen im Unternehmen. Anschliessend haben wir zusammen mit BOC Group einen umfassenden Projektplan erstellt. Zudem wurden Interviews und Workshops mit den entsprechenden Stakeholdern durchgeführt. Auf dieser Basis konnten wir insgesamt 70 SOLL und IST Prozesse modellieren und dokumentieren.

Diese Prozesse kamen im Wesentlichen aus dem Scope des Pilotprojektes „Offer-to-Cash“. Im Anschluss daran haben wir über eine GAP-Analyse einen Vergleich der SOLL und IST Prozesse und 90 Verbesserungen identifiziert, die wir bewertet und priorisiert haben. Diese werden jetzt im Rahmen eines Folgeprojektes eingeleitet. Durch die exakte Modellierung der Prozesse, die intensive Beschäftigung mit den Prozessen und den Vorgehensweisen mit den einzelnen Arbeitsschritten der Mitarbeiter, haben wir eine sehr hohe Qualität erzielt und konnten sehr tief in unsere Geschäftsprozesse einsteigen.

Ralf Schumann: Ja, die Ergebnisse konnten schnell in konkreten Digitalisierungsprojekten verwendet werden. Wir haben Prozessdokumentationen einfliessen lassen. Beispielsweise wurde die Erarbeitung eines Lastenheftes für IT-Projekte vorangetrieben. Dies war aber nicht der einzige Nutzen. Ein weiterer Nutzen lag darin, dass wir die gesamte Organisation für das prozessorientierte Denken sensibilisiert haben. Zwischenzeitlich haben wir einen neuen Mitarbeitenden eingestellt, der sich zukünftig für das GPM bei JURA Materials verantwortlich zeigen wird.

Ralf Schumann: Erstmal geht es darum, die identifizierten 90 Verbesserungsmassnahmen einzutakten und letztendlich auch im Rahmen von Folgeprojekten umzusetzen. Dann müssen wir priorisieren, welche Massnahmen schneller und mit weniger Ressourcen umsetzbar sind. Es gibt Massnahmen, die sind etwas komplexer und komplizierter und betreffen verschiedene Schnittstellen. Insofern werden wir uns intensiv damit beschäftigen, wie wir das Priorisieren. Das andere Thema ist, dass wir das Geschäftsprozessmanagement über den Verkaufsbereich auf die gesamte Organisation ausrollen wollen. Also nach und nach werden alle Prozesse in allen Geschäftsbereichen modelliert.

BOC Group: Was hat Ihnen an der Zusammenarbeit mit BOC Group besonders gefallen?

Ralf Schumann: Besonders haben wir die pragmatische Herangehensweise der BOC Group geschätzt und auch die Fähigkeit sich in unser Business hineinzudenken. Man hat gemerkt, dass Flexibilität und Erfahrung vorhanden sind. Was auch wesentlich für uns war, war die Einführung des prozessorientierten Denkens. Dies stellt nämlich einen starken Kulturwandel dar. Wir sind am Beginn einer Reise und die BOC Berater haben uns sehr professionell und mit dem entsprechenden Fingerspitzengefühl, beispielsweise in den Interviews und in den Workshops, begleitet.

BOC Group: Herr Schumann vielen herzlichen Dank für Ihre Zeit. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spass bei Ihrem Kulturwandel. Wir werden das gerne mitverfolgen. Vielen Dank.

Ralf Schumann: Vielen Dank. Gern geschehen.

In einem Consulting-Auftrag von JURA Materials an BOC Group, konnten mittels einer GAP-Analyse 90 Prozessoptimierungspotentiale ermittelt werden. Im Prozess Offer-to-Cash wurden Pain-Points identifiziert, protokolliert und Handlungsempfehlungen abgeleitet. Zudem unterstützte BOC Group JURA Materials beim Aufbau einer BPM-Organisation und Kultur indem gemeinsam die Grundlage geschaffen wurde, woraus eine prozessorientierte Denkweise kultiviert wird. Dies bedeutet, dass Mitarbeitende auf das Prozessdenken sensibilisiert und holistisch miteinbezogen werden. Dadurch kann eine dauerhafte Integration des BPM-Ansatzes in der Organisation gelebt und die Organisation entsprechend ihrem Motto, „Wir machen uns fit für die Zukunft“, befähigt werden.