Prozesse optimieren: Das Geheimnis zur Verschlankung von Unternehmen

Dieser Blogbeitrag vermittelt Ihnen das grundlegende Wissen und die Methoden, um Prozessanalyse- und Prozessoptimierungs-Initiativen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Wir beleuchten die wichtigsten Faktoren zum Thema, erläutern den Zusammenhang mit Prozessautomatisierung und zeigen, warum sie untrennbar mit Unternehmenstransformation verbunden ist.

Sie erhalten umsetzbare Empfehlungen für Tools und Methoden zur Analyse und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse – sowohl aus einer statischen, qualitativen als auch aus einer quantitativen, dynamischen Perspektive. Lassen Sie uns also einsteigen.

Unter Prozessoptimierung versteht man die Anwendung strukturierter Methoden, Strategien und Technologien zur Verbesserung eines bestimmten Prozesses innerhalb der Parameter eines Projekts oder einer Initiative. Sie zielt darauf ab, den Prozess effizienter, logischer und kostengünstiger zu gestalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass wichtige Rahmenndbedingungen nicht verletzt werden.

Die Prozessoptimierung ist wichtig, um Abläufe zu rationalisieren und die Ressourcenauslastung im Projektmanagement zu maximieren. Sie verbessert die Gesamtleistung, reduziert Verschwendung und minimiert Fehler. Die Optimierung von Prozessen ist von entscheidender Bedeutung, wenn mehrere Prozesse verwaltet werden, was zu einer effizienten und effektiven Entscheidungsfindung führt. 

In Zeiten harten Wettbewerbs und ständiger Veränderung müssen Prozessverantwortliche, Unternehmens-, Abteilungs- oder Teamleiter*innen die betrieblichen Abläufe ständig im Auge behalten. Optimale Effektivität und Effizienz von Schlüsselprozessen sind entscheidend für Ihre Wettbewerbsposition und machen oft den Unterschied zwischen Überleben und Erfolg Ihrer Unternehmung aus.

Heutzutage wird Prozessautomatisierung oft als „Königsweg“ zur Erzielung operativer Spitzenleistungen bezeichnet – sei es durch Low-Code/No-Code-Automatisierung oder ERP-Systeme. Dabei wird jedoch oft vergessen, dass nicht jeder Prozess für die Automatisierung geeignet ist. Unternehmen müssen zunächst ihre Prozesse analysieren, um das Optimierungspotenzial und die am besten geeigneten Mittel für die Automatisierung zu ermitteln. Dies ist besonders wichtig, da Automatisierung dazu neigt, Ineffizienzen zu verstärken (mehr dazu in unserem Blogbeitrag über die Schritte zur Prozessautomatisierung).

Deshalb ist die Identifizierung von Problembereichen und Verbesserungsmöglichkeiten ein wichtiger erster Schritt, um Ihre Prozesse zu verfeinern und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Es gibt ein Sprichwort, das besagt, dass die erste Etappe jeder Initiative zur Prozessoptimierung direkt in der Dokumentation des Prozesses selbst liegt. Und das ist sehr zutreffend. Indem die Prozessanalysten die Schritte, Entscheidungspunkte, Prozesspfade, Verantwortlichkeiten, Übergaben usw. festhalten, können sie bereits die offensichtlichen Schwachstellen im Prozessdesign identifizieren. Oftmals zeigt sich schon bei der reinen Prozessdokumentation, dass es nicht den einen, klaren Prozess gibt, sondern viele Varianten mit vielen Ausnahmen. Diese Prozesse aufzuschreiben oder in einem GPM-Tool zu modellieren, kann Ihnen bereits helfen, diese Varianten zu harmonisieren und Transparenz für alle Beteiligten zu schaffen. Alternativ ist Process Mining bei komplexen Prozessen – und ausreichendem Budget – ein weiterer guter Ansatz, um herauszufinden, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen wirklich ablaufen und damit wertvollen Input für die spätere Analyse und Optimierung zu liefern.

Gut dokumentierte Prozesse ermöglichen es in der Regel relativ einfach, Optimierungspotenziale aufzudecken. Und die Ziele solcher Optimierungsbemühungen können sein:

• Minimierung der Prozessausführungszeit, der Durchlaufzeit und/oder der Kosten

• Maximierung des Durchsatzes

• Reduktion von Redundanzen und Ineffizienzen

• Minimierung von manuellen Eingriffen / nicht standardisierten Abläufen (Eskalationen)

• Maximierung der Prozessqualität (Maximierung der Anzahl erwünschter Ergebnisse; Minimierung von Prozessausfällen)

• Minimierung von Prozessvarianten und weitere Standardisierung der Prozesse

• Und ähnliches

Um eines oder mehrere dieser Ziele zu verwirklichen, benötigen Unternehmen ein pragmatisches, einfach durchzuführendes Vorgehensmodell zur Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Solche Vorgehensmodelle lassen sich nahtlos in die bestehenden Managementansätze wie PDCA (Plan-Do-Check-Act) oder – für Organisationen mit einer etablierten Prozessmanagementpraxis – den Prozessmanagement-Lebenszyklus (PMLC) integrieren.

Beispiel für den Prozessmanagement-Lebenszyklus der BOC Group

Die meisten Unternehmen haben bereits eine Vorstellung davon, welche Prozesse optimierungsbedürftig sind – sei es aufgrund einer hohen Anzahl von Kundenbeschwerden, einer spürbaren Ineffizienz durch endlose Durchlaufzeiten oder der Beobachtung von Wiederholungsschleifen und Eskalationen. Darüber hinaus verfügen viele Unternehmen über regelmäßig durchgeführte Prozessbewertungen oder führen Analysen auf der Grundlage ihrer Prozesslandschaften durch.

Neben der klaren Definition und Angabe des Umfangs Ihrer Optimierungsinitiative ist es jedoch ebenso wichtig, diesen einzugrenzen, bevor Sie die konkreten Ziele für die jeweilige Maßnahme festlegen. Wollen Sie den allgemeinen Produktionsprozess oder eher den Produktionsprozess einer bestimmten Ware optimieren? Sind bei Ihrem Versicherungsunternehmen alle Prozesse von der Antragstellung bis zum Abschluß zu optimieren? Oder nur das Geschäftsfeld der Kfz-Versicherung? Eine solche detaillierte Definition des Geltungsbereichs ist von entscheidender Bedeutung, um zu bestimmen, wer beteiligt werden muss, und um schließlich die eigentlichen Optimierungsmaßnahmen zu definieren.

Stellen Sie abschließend sicher, dass Ihre Optimierungsziele klar definiert sind und von allen Beteiligten verstanden werden. Sollen die Prozesse im Rahmen des Projekts hinsichtlich Qualität, Zeit oder Kosten optimiert werden? Was ist das konkrete Ziel, und wie lassen sich potenzielle Interessenkonflikte bewältigen?

Ausgehend von den Optimierungszielen können Sie dann Ihre konkreten Leistungsindikatoren (KPIs) ableiten. Diese Indikatoren sollen Ihre Ziele messbar machen und Ihnen helfen, die Ergebnisse Ihrer Optimierungsinitiative zu bewerten und zu verstehen. Darüber hinaus können die KPIs dazu beitragen, dass Ihre Prozesse „auf Kurs“ bleiben und weiter verbessert werden können, wenn die Maßnahmen aus Ihrer ersten Optimierungsinitiative umgesetzt sind.

Nachdem die Ziele und KPIs für Ihre Initiative abgestimmt und den Business-/Prozessanalysten und ihren Sponsoren transparent kommuniziert wurden, kann die tiefergehende Analyse beginnen.

Den besten Weg finden, um Prozesse zu optimieren

Für einige der Analyseschritte (insbesondere die quantitativen) sind die quantitativen Daten von entscheidender Bedeutung und sollten durch Interviews, Umfragen, Logfile-Analysen der verwendeten Anwendungen oder durch Process Mining beschafft werden.

Dennoch können viele der Analysen bereits auf der Grundlage der „statischen“ Prozessmodelle, d.h. der entworfenen oder entdeckten Ablaufdiagramme, durchgeführt werden. In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenfassung von 9 solcher Best-Practice-Methoden:

Viele dieser statischen Analysen sind manuell und eher qualitativer Natur, während andere eher auf die Bewertung quantitativer Daten setzen. Indem Sie Ihre Prozessmodelle mit numerischen Informationen anreichern, können Sie Ihre statischen Analysen durch dynamische Bewertungsverfahren ergänzen, um zusätzliche Informationen wie Zeiten, Kosten oder Prozesswege zu untersuchen.

Die Prozesssimulation ist hierfür oft die Methode der Wahl – sie ermöglicht es Ihnen, reale Szenarien nachzubilden und Ihre Prozesszeiten, Kosten und Entscheidungen auf der Grundlage erfasster Wahrscheinlichkeiten zu testen und Ihre Prozessergebnisse pro Pfad oder sogar für den gesamten Prozess als Ganzes zu untersuchen.

Beispiel für die Ergebnisse der Prozesssimulation im ADONIS GPM-Tool

Solche dynamischen Prozessanalysen ermöglichen es Ihnen:

• Die Anzahl der Prozesspfade und deren Wahrscheinlichkeiten zu bestimmen
• Ihre kritischen Prozesspfade in Bezug auf Zykluszeiten, Bearbeitungszeiten und Häufigkeit zu identifizieren
• Die „kostspieligen“ Pfade und diejenigen Pfade zu finden, die gegen die festgelegten Ziele und Service Level Agreements (SLAs) verstoßen, sowie diese zu verbessern / zu eliminieren
• Berechnen Sie das Verhältnis von Wartezeiten zu Durchlaufzeiten sowie das Verhältnis von Wartezeiten zu Ausführungszeiten – je höher das Verhältnis, desto höher das Optimierungspotenzial
• Ermitteln Sie „kostspielige“ Aufgaben, finden Sie heraus, warum sie so lange dauern und wie Sie sie verbessern könnten, z. B. durch bessere IT Unterstützung, Automatisierung/RPA, eine kostengünstigere Rolle, die die Aufgabe ausführt, usw.
• Führen Sie eine persönliche Kapazitätsplanung durch, um die Anzahl der benötigten VZÄs (Vollzeitäquivalente) und Ressourcen zu ermitteln
• Vergleichen Sie verschiedene Prozessvarianten anhand von Kosten und Durchlaufzeiten und erstellen Sie detaillierte Kosten-Nutzen- und ROI-Berechnungen für eine fundierte Entscheidungsfindung

Die Integration von quantitativen Analysen in Ihre Prozessbewertung kann Ihnen konkretere Erkenntnisse über Ihre Prozesse und deren tatsächliche Funktionsfähigkeit bzw. Effizienz liefern – ohne das Tagesgeschäft zu stören. Auf Basis dieser Auswertungen können Sie Ihre Prozesse gezielt anpassen und so Ihrer Prozessoptimierung neuen Schwung verleihen.

Der Wettbewerb in der Wirtschaft wird immer härter und die Bedeutung von First-to-Market, Kundenservice, Kostenwettbewerbsfähigkeit und Qualität sind die vorherrschenden Faktoren, die über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Kontinuierliche Geschäfts- und Prozessoptimierung ist daher nicht mehr nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, um der Zeit voraus zu sein.

In diesem Artikel haben wir Ihnen einige unserer wichtigsten Erkenntnisse und Praktiken für die Rationalisierung von Geschäftsprozessen vorgestellt und erörtert, wie Analyse und Optimierung als kritische Komponenten in jeder Automatisierungsinitiative oder in jedem Projekt zur Geschäftsumgestaltung insgesamt wirken. Wenn Sie noch tiefer in die Materie eintauchen und einen exklusiven Einblick in einige unserer Erfahrungswerte gewinnen möchten, sollten Sie sich das folgende Webinar zur Prozessoptimierung ansehen.

Und natürlich kann keine Initiative zur Geschäftsverbesserung ohne ein wenig Hilfe auskommen, sei es durch die Unterstützung relevanter Stakeholder oder durch ein intelligentes Tool, das Ihre Optimierungsbestrebungen weiter erleichtert und unterstützt. Mit einem GPM-Tool wie ADONIS haben Sie einen idealen Begleiter, der Sie in allen Schritten des Lebenszyklus Ihrer Prozesse unterstützt – von der Erfassung und Dokumentation bis hin zur Optimierung mit grafischen Analysen, Berichten, dynamischer Simulation und darüber hinaus. Entdecken Sie jetzt unser GPM-Angebot und setzen Sie noch heute Ihre Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Gang!