Geschäftsprozesskontrollen: Optimieren Sie Ihre Abläufe in 6 einfachen Schritten

Die Sicherstellung reibungsloser Prozessabläufe ist für Prozessverantwortliche oftmals ein schwieriges Unterfangen. Insbesondere deshalb, weil Prozessschritte häufig nicht nach Vorgabe ausgeführt werden. An dieser Stelle können Geschäftsprozesskontrollen große Abhilfe leisten und zu einer effizienten Umsetzung verhelfen.

Erfahren Sie in diesem Blog-Artikel, welchen Mehrwert Geschäftsprozesskontrollen bringen, wie diese mit einem Internen Kontrollsystem zusammenhängen und mit welchen 6 Schritten Sie diese erfolgreich in Ihre Prozesslandschaft integrieren können.

Als Prozesseigner:in sind Sie mit vielen Aufgaben betraut. Diese reichen von der Planung über die Steuerung bis hin zur kontinuierlichen Optimierung der Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens. Ihr Hauptinteresse besteht also darin, dass Ihr definierter Prozess auch so funktioniert, wie von Ihnen vorgegeben.

In der Praxis gestaltet sich dies jedoch häufig schwieriger als in der Theorie beschrieben. Denn gerade wenn es um die Sicherstellung von reibungslosen Prozessabläufen geht, stellt sich Ihnen so manche Herausforderung entgegen. Bekanntlich ergeben sich diese insbesondere durch Abweichungen in der operativen Umsetzung der einzelnen Prozessschritte, sprich den Aktivitäten, die von Mitarbeitenden ausgeführt werden. Und genau an dieser Stelle kommen die Geschäftsprozesskontrollen ins Spiel.

Geschäftsprozesskontrollen stellen bekanntlich detailliert beschriebene Aufgaben dar, die Ihnen zu einer effektiven sowie effizienten Umsetzung Ihrer Prozesse verhelfen. Durch Sie kann garantiert werden, dass die Leistung oder ein Zustand stets auf dem selben Niveau gehalten wird. Mit Geschäftsprozesskontrollen können Sie als Prozessverantwortliche:r unter anderem sicherstellen, dass Sie

• Compliance-Vorgaben einhalten,
• Prozessrisiken mitigieren,
• Zeit und Kosten einsparen,
• die Prozessqualität durchgehend hoch halten und
• Ihre Prozessziele effizient erreichen.

Wie Sie Geschäftsprozesskontrollen in Ihre Prozesse erfolgreich implementieren und wie Sie ihren wahren Nutzen entfalten, erfahren Sie in den nächsten Absätzen. Bevor wir darauf näher eingehen, möchten wir uns noch kurz dem Internen Kontrollsystem (IKS) zuwenden und erklären, wieso ein IKS auch für Sie als Prozessverantwortliche:r von grundlegender Bedeutung ist.

Damit Ihnen die Einführung der Geschäftsprozesskontrollen erfolgreich gelingt und sie Ihren wahren Nutzen entfalten, empfehlen wir, sich an die in der Abbildung ersichtlichen 6 Schritte zu orientieren. Diese unterstützen Sie nicht nur bei der initialen Einführung von Geschäftsprozesskontrollen, sondern bieten Ihnen auch Hilfestellung bei der Überprüfung Ihrer existenten Kontrolllandschaft.

In jedem Unternehmen, so wie auch mit Sicherheit in Ihrem, gibt es eine Vielzahl an Prozessen. Folglich ist auch die Wahrscheinlichkeit recht hoch, dass bei mehreren Prozessen etwaiger Handlungsbedarf besteht. Wichtig ist jedoch, dass Sie nicht versuchen, alle Prozesse zeitgleich zu optimieren, sondern mit einzelnen Geschäftsprozessen loslegen. Fokus ist hier der Schlüsselbegriff!

Identifizieren und priorisieren Sie zunächst besonders wichtige Geschäftsprozesse. Starten Sie dabei mit Ihren Kern- und Supportprozessen, beispielsweise aus den Bereichen IT oder Rechnungswesen. Indikatoren für Prozesse mit dringendem Bedarf an Geschäftsprozesskontrollen sind unter anderem auch

• Komplexität eines Prozesses,
• Anzahl an Prozessdurchläufen,
• registrierte Schadensfälle oder
• eingegangene Beschwerden.

Haben Sie Prozesse mit Handlungsbedarf identifiziert, sollten Sie sich in einem nächsten Schritt dem Aufdecken und Bewerten potenzieller Risiken innerhalb Ihrer Abläufe widmen. Denn erst die Identifikation der Risikoquellen und Risikotreiber ermöglicht die Einplanung von Kontrollschritten an geeigneter Stelle.

Nachdem Sie also potenzielle Prozessrisiken identifiziert haben, geht es weiter mit der Bewertung dieser Risiken. Bewerten Sie Ihre Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und erwarteter Auswirkung in periodischen Intervallen. Passen Sie den Bewertungsablauf dabei Ihren spezifischen Unternehmenserfordernissen an.

Definieren Sie dafür zunächst die Kontrollschritte innerhalb Ihrer Ablaufmodelle (siehe Abbildung unten). Die Beschreibung der Geschäftsprozesskontrolle umfasst unter anderem die Art der Kontrolle, Frequenz, Verantwortlichkeiten, genutzte technische Ressourcen sowie mitgeltende Unterlagen. Im Hinblick auf die Frequenz und Intensität der Kontrolle gilt zu betonen, dass diese den Anforderungen des einzelnen Ablaufes angepasst werden sollte. Dadurch lässt sich einerseits das Risiko möglichst beschränken und andererseits wird verhindert, dass der Prozess aufgrund zu vieler Kontrollmaßnahmen schwerfällig wird.

Um eine effektive Prozessabwicklung sicherzustellen, empfehlen wir zudem, sich die Durchführung der Geschäftsprozesskontrollen in periodischen Intervallen bestätigen zu lassen. Dies kann beispielsweise in Form von Protokollen, E-Mails oder als Bestätigung in einem System erfolgen. So können Sie jederzeit die korrekte Durchführung Ihrer Geschäftsprozesskontrollen nachvollziehen und auch belegen. Als nützlich erweist sich dies insbesondere bei Überprüfungen durch die interne Revision oder auch externe Zertifizierungsstellen.

Haben Sie beispielsweise durch Kontrolltests oder auch im Hinblick auf Ihre Risiken Verbesserungspotenzial entdeckt, können Sie Ihre Prozesse mithilfe konkreter Maßnahmen optimieren. Maßnahmen kennzeichnen sich vor allen durch Ihren Projekt-Charakter und unterscheiden sich durch diese Eigenschaft wesentlich von Kontrollen. In den meisten Fällen werden Maßnahmen nämlich einmalig geplant, umgesetzt und abgeschlossen. An dieser Stelle empfehlen wir, betroffene Personen sowie auch Audit in die Optimierungen einzubinden.

Nutzen Sie insbesondere Reports und Dashboards für Ihre konkreten Anforderungen. Neben einer erhöhten Transparenz profitieren Sie auch von einer ganzheitlichen Sicht über anstehende Aufgaben aller in den Prozess involvierten Rollen.

Die Grundlage für die Einführung von Geschäftsprozesskontrollen ist natürlich eine ausführliche Prozessdokumentation. Diese beginnt auf der Ebene der Prozesslandkarte und endet meist mit einer detaillierten Beschreibung sämtlicher Arbeitsschritte auf Ablaufebene. Sollten Sie daher zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Prozessdokumentation vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen, dies unbedingt in einem allerersten Schritt zu tun. Alle wichtigen Informationen zu diesem Thema können Sie in unserem Blogbeitrag zur Prozessdokumentation nachlesen.

Große Unterstützung kann auch eine Geschäftsprozessmanagement-Software, wie das bekannte ADONIS, bieten. Vorteile sind unter anderem die einfache und standardisierte Dokumentation von Prozessen, die Übersichtlichkeit und Transparenz sowie auch die Qualitätssteigerung, die damit einhergeht. Aus diesen Gründen greifen in der Regel auch immer mehr Unternehmen auf eine Geschäftsprozessmanagement-Software zurück.

Sollten Sie also ebenfalls Ihre Prozesslandschaft bereits mit einer Software abbilden, ist der erste Grundstein gelegt. Umso einfacher ist es, darauf aufzubauen und Ihre Geschäftsprozesskontrollen mithilfe einer IKS-Software zu implementieren. Starten Sie einfach direkt mit Schritt 1 (Relevante Geschäftsprozesse identifizieren) und stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse nahtlos funktionieren.

Wie Sie sehen, sind Geschäftsprozesskontrollen (sprich ein Internes Kontrollsystem) auch für Sie als Prozessverantwortliche:r ein hilfreiches Instrument. Sie unterstützen Sie bei der Erreichung Ihrer Prozessziele, bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, beim Managen von Prozessrisiken und bei der Beschleunigung Ihrer Geschäftsprozesse. Weitere Vorteile für Sie sind das einfache Ableiten von Handlungsempfehlungen sowie die integrierte Sicht auf Prozesse, Risiken, Kontrollen, Maßnahmen und vieles mehr.

In unserem kostenlosen Poster finden Sie die 6 Schritte sowie alle wesentlichen Informationen auf einen Blick. Zusätzlich haben wir für Sie noch weitere wertvolle Tipps und Best-Practices eingefügt, die Ihnen mit Sicherheit dabei helfen, noch mehr aus Ihren Prozessen herauszuholen!

Gerne kann sich ein:e Expert:in auch direkt bei Ihnen melden, um alle Anforderungen oder etwaige Fragestellungen zu besprechen. Füllen Sie dafür einfach unser vorgefertigtes Kontaktformular aus und wir melden uns in Kürze!