Governance, Risk & Compliance
Einleitung
Interne Abläufe innerhalb von Unternehmen sind in der Regel mit viel Komplexität verbunden. Folglich kann es schwierig sein, ineffiziente Prozesse und Risiken aufzudecken. Ein reibungsloser Ablauf ist aber in jedem Fall wünschenswert. Aus diesem Grund unterstützt die Interne Revision die Geschäftsleitung mit ihrer Prüfungs- und Beratungsaktivität. Mit ihrer objektiven Sichtweise auf Prozesse können Optimierungsfälle rasch aufgedeckt und Maßnahmen eingeleitet werden. Zur Feststellung, ob die Maßnahmen auf operativer Ebene umgesetzt wurden, ist eine Workflow-gestützte Maßnahmenverfolgung besonders hilfreich. Wieso? Das hat uns Marc Oliver Ludwig, Leiter der Internen Revision von der Österreichischen Post verraten. Alle Details dazu finden Sie in diesem Blog Artikel.
Was ist die Interne Revision?
Die Interne Revision (auch Internes Audit) ist eine vom operativen Geschäft unabhängig agierende Prüfungs- und Beratungsdienstleistung in einem Unternehmen.
Wie der Name bereits verrät, beschäftigt sich die Interne Revision mit internen Angelegenheiten innerhalb eines Unternehmens. Sie wird daher auch von Personen, die dem Unternehmen angehören durchgeführt. Im Gegensatz dazu, liegt die Zuständigkeit der Externen Revision bei Prüfern außerhalb des Unternehmens.
Was sind die Aufgaben der Internen Revision?
Die Interne Revision ist zuständig für die laufende Prüfung und Optimierung von Prozessen, die in einem Unternehmen stattfinden. Im Rahmen der Analyse werden durch einen Soll-Ist-Vergleich der Prozessabläufe Fehler und Optimierungsfälle aufgedeckt und Verbesserungsvorschläge in Form von Maßnahmen abgeleitet. Um einen möglichst objektiven Blick zu bewahren, wird die Interne Revision nicht in die von ihnen untersuchten Prozesse eingebunden.
Geschäftsprozesse werden grundsätzlich nach drei Kriterien überprüft:
- Ordnungsmäßigkeit
- Sicherheit
- Wirtschaftlichkeit
Die Ergebnisse werden direkt an den Auftraggeber (in den meisten Fällen ist das die Geschäftsleitung) weitergegeben. Die Interne Revision gilt daher auch als rechte Hand der Geschäftsführung im Hinblick auf die Überwachung in den Bereichen Governance, Risk and Compliance. Das Ziel der Internen Revision ist es, ein effizientes und insbesondere risikoarmes Arbeiten zu ermöglichen. Sie bringt also unmittelbaren Mehrwert für das Unternehmen.
Die Interne Revision am Beispiel der Österreichischen Post
Bereits im Jahr 2004 haben sich die Österreichische Post und die BOC Group gefunden und sich gemeinsam dem Thema Prozessmanagement innerhalb der Österreichischen Post gewidmet. Begonnen wurde mit der Dokumentation und sorgfältigen Abbildung von tausenden Unternehmensprozessen. Auf dieser Basis wollte die Österreichische Post nun aufbauen und hat zusammen mit der BOC Group den ersten Schritt in Richtung Interne Revision bestritten.
Wieso sich die Österreichische Post für eine Workflow-gestützte Maßnahmenverfolgung und Wirksamkeitsprüfung entschieden hat, hat uns Marc Oliver Ludwig, Leiter der Internen Revision preisgegeben:
Der Prüfungsprozess der Internen Revision bei der Österreichischen Post
Prüfungsprozess der Internen Revision der Österreichischen Post
Der klassische Kern der Revisionsarbeit ist die Dokumentation sogenannter Feststellungen (also beobachteter Sachverhalte), sowie das Ableiten von Maßnahmen zur Gegensteuerung (Phasen 3 und 4). Diese im Prüfungsergebnis (Phase 5) enthaltenen Empfehlungen dienen der Verbesserung des untersuchten Unternehmensbereichs und müssen demnach von den betroffenen Fachbereichen umgesetzt werden. Dass dies auch tatsächlich geschieht, wird in Phase 6 des Prüfungsprozesses sichergestellt, im Follow-Up. Diese entscheidende Tätigkeit kümmert sich um die sog. Maßnahmenverfolgung, sprich, um die Kontrolle, ob die Empfehlungen im Prüfungsergebnis der Internen Revision auf operativer Ebene auch umgesetzt wurden.
Die Nachverfolgung und insbesondere das stetige Nachfragen beim Umsetzungsverantwortlichen hat sich bei der Österreichischen Post jedoch zunehmend als mühsame und vor allem zeitaufwändige Tätigkeit herauskristallisiert: „Jedem im Unternehmen hinterherzulaufen und zu fragen, hast Du jetzt die Maßnahmen umgesetzt, ist ermüdend“ so Marc Oliver Ludwig. Ziel war es also die Maßnahmenverfolgung so einfach wie möglich zu gestalten.
Für einen effizienten Follow-up Prozess setzt die Österreichische Post daher auf Workflow-gestützte Maßnahmenverfolgung und Wirksamkeitsprüfung mit ADOGRC. Dafür wurden zunächst von der Internen Revision alle Maßnahmen ins Tool importiert. Mittels Workflow werden nun automatisierte Benachrichtigungen an den Umsetzungsverantwortlichen versandt, mit der Erinnerung, dass die Durchführung einer Maßnahme ansteht. Für die Prüfung, ob die Abwicklung einer Maßnahme schlussendlich auch ordnungsgemäß erfolgt ist, können Nachweise wie Screenshots, Unterlagen oder weitere Dokumente direkt ins System eingespielt werden. Über die Umsetzung wird anschließend auch die Interne Revision mit einer automatisierten Benachrichtigung informiert.
Unterstützt durch die passende Software-Lösung kann die Interne Revision der Österreichischen Post nun stolz auf eine Reihe durchgeführter Maßnahmen blicken, die zweifelsfrei die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens belegen. Diese Informationen kann die Interne Revision auch direkt in Form von Reports an ihren Auftraggeber weitergeben und zeigen, dass sie nicht ohne Grund die rechte Hand der Geschäftsleitung ist.
Kostenloses GRC-Webinar: ADONIS im Einsatz für die Interne Revision
Marc Oliver Ludwig hat das Thema Interne Revisionsarbeit bei der Österreichischen Post bei einem unserer Impact Summits genauer beleuchtet.
Sehen Sie das vollständige kostenlose Webinar und erfahren Sie Details zur Einführung des Workflow-gestützten Tools ADOGRC, Herausforderungen in der Projektabwicklung und die nächsten Pläne der Österreichischen Post in Bezug auf eine risikoorientierte Prüfplanung.
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