Demokratisieren Sie Geschäftsprozessmanagement in Ihrem Unternehmen

Home Office (oder Telearbeit) hat in den letzten Jahren einen noch nie dagewesenen Boom erlebt. Wenn auch Sie schon einmal von zu Hause aus gearbeitet haben oder es vielleicht immer noch tun, werden Sie uns wahrscheinlich zustimmen, dass die Heimarbeit (trotz der vielen Vorteile) eine ziemliche Herausforderung sein kann, wenn es um eine effektive Zusammenarbeit geht.

Und wenn Sie im Prozessmanagement tätig sind, kommt Ihnen die folgende Situation vielleicht bekannt vor: Ihre Geschäftsleitung hat Sie gebeten, bestehende Prozesse zu überarbeiten und an die jüngsten betrieblichen Veränderungen anzupassen. Da sich das Geschäftsprozessmanagement auf das gesamte Unternehmen auswirkt und verschiedene Interessengruppen einbezieht, mussten Sie für diese Aufgabe Input aus verschiedenen Abteilungen einholen und eng mit Ihren Kolleg:innen zusammenarbeiten. Dabei fühlen Sie sich oft ungehört und erhalten keine oder bestenfalls sehr späte Rückmeldungen.

Wenn Sie dieses Problem kennen und schon lange darum kämpfen, ein kollaboratives und effizientes Arbeitsumfeld zu schaffen, haben wir ein paar wertvolle praktische Tipps für Sie parat!

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über unsere bewährten Best Practices für die Förderung von Innovation, Wachstum und Qualität durch die Einbindung Ihrer Kolleg:innen in die Konzeption und Dokumentation neuer Prozesse sowie in die Bewertung und Überwachung des bestehenden Prozessportfolios.

Herausforderungen wie oben beschrieben sind leider Realität, aber die gute Nachricht ist, dass Sie damit nicht allein sind. Es gibt kaum etwas, das den Fortschritt so sehr bremst wie das Fehlen von konkreten Rückmeldungen aus den zuständigen Abteilungen.

Natürlich könnten Sie eine Online-Konferenz mit allen Beteiligten einberufen, in der Sie ein Zeichenprogramm öffnen und gemeinsam versuchen, die nötigen Ideen zu sammeln. Oder Sie versenden zig E-Mails an Ihre Kolleg:innen und hoffen auf Feedback. Das gehört aber sicherlich nicht zu den effektivsten und effizientesten Methoden. Es muss eine einfachere Lösung für dieses Problem geben. Im Folgenden teilen wir mit Ihnen unseren Ansatz dazu.

Im Wesentlichen kommt es auf 2 Dinge an: einen guten Plan und ein geeignetes Toolset. Was das Tool betrifft, so gibt es einige mögliche Optionen. Eine davon ist die Einführung eines Monitoring-Systems, das Ineffizienzen und Probleme in Ihren bestehenden Prozessen aufspürt. Solche Systeme haben jedoch in der Regel keine klare Vorstellung von den tatsächlichen Ursachen dieser Probleme. Daher ist aus unserer Sicht die zweite Option vorzuziehen. Ein System, das es Ihnen ermöglicht, während der Arbeit an neuen Prozessen Feedback einzuholen. Ein System, dass Ihnen einen zentralen Anlaufpunkt für Diskussionen, Rückmeldungen und Erkenntnisse bietet und den Verantwortlichen ermöglicht, die Entwicklung der bestehenden Prozesse zu steuern.

Feedback direkt am Prozessdiagramm abgeben

GPM-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Anmerkungen direkt auf einem digitalen Modell zu hinterlassen. Sei es ein Prozessdiagramm, eine Customer Journey, eine E2E-Prozesslandschaft, oder ähnliches. Dies erleichtert sowohl die Gestaltung neuer als auch die Überarbeitung bestehender Prozesse – denn solche Aktivitäten werden üblicherweise in Workshops mit Kolleg:innen ausgearbeitet, sei es vor Ort, virtuell oder hybrid. Durch das Hinzufügen von Notizen direkt im Modell können Sie schneller und effizienter zum gewünschten Ergebnis gelangen.

Input von Kolleg:innen einholen

GPM-Tools schaffen auch einen direkten Interaktionspunkt mit Kolleg:innen, der sie dazu animiert, Fragen zu beantworten oder weitere Anmerkungen zum Thema zu machen. Alle Beteiligten werden sofort benachrichtigt, sobald eine neue Nachricht eingegangen ist, und können entweder direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt darauf reagieren.

Qualität der Beiträge sicherstellen

Sobald eine erste Version des neuen oder überarbeiteten Modells zur Freigabe bereit ist, durchläuft es normalerweise einen Freigabe-Workflow. Die Überprüfungen werden häufig in methodische und fachliche Überprüfungen unterteilt und umfassen eine Reihe von Kontrollen, um sicherzustellen, dass das Modell in sich schlüssig ist und einige grundlegende Regeln befolgt – wie z. B. die Einhaltung der einschlägigen Richtlinien und Vorschriften. Kollaborationsfunktionen ermöglichen ein direktes, schnelles und einfaches Feedback und die Klärung von Problemen, damit die Freigabe neuer Informationen nicht unnötigerweise durch ineffiziente Schleifen verzögert wird oder in Ausdrucken, E-Mails usw. verloren geht.

Um Ihre GPM-Initiativen zum Erfolg zu führen, müssen Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen etablieren. Oft kommen die besten Ideen direkt von denjenigen, die an der Ausführung der Prozesse beteiligt sind: Ihren Mitarbeiter:innen! Daher müssen Sie ihnen eine einfache Möglichkeit bieten, ihre Gedanken, Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen, und ihnen Zugriff auf die neuesten GPM-Informationen und -Prozesse ermöglichen.

Durch die Einführung eines GPM-Tools, das eine Reihe von Kollaborationsfunktionen bietet, können Sie alle Fachexperten direkt in die Erstellung und Veröffentlichung neuer Inhalte einbeziehen und internes Wissen wirksam einsetzen, um Feedback und Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern.

Wenn Sie daran interessiert sind, das Engagement für Ihre Prozessarbeit zu steigern und Ihre kollaborative GPM-Reise zu beginnen, kontaktieren Sie unsere Expert:innen und beginnen Sie noch heute mit der Demokratisierung Ihres GPM!