Einleitung

Das Geschäftsprozessmanagement hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen. Durch die Digitalisierung und die Notwendigkeit, schnell und flexibel auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren, mussten Unternehmen ihre Prozesse und Abläufe komplett neu überdenken und gestalten.

Doch wie ist der Stellenwert von BPM in Unternehmen wirklich zu bewerten? In welchem Umfang und Ausmaß wird BPM aktuell betrieben? Welchen Stellenwert haben professionelle BPM-Werkzeuge? Welche Hürden und Herausforderungen stehen dem Prozessmanagement gegenüber und wie lauten die Zukunftsprognosen? Diesen und weiteren Fragen widmet sich eine aktuelle BPM-Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik der ZHAW School of Management and Law in Zusammenarbeit mit BOC Group. Sie fasst die Antworten von mehr als 300 Befragten aus Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen zusammen.

Im folgenden Artikel gehen wir auf die fünf wichtigsten Ergebnisse der Studie ein und geben einen Überblick über die aktuellen Trends und Entwicklungen im Prozessmanagement. Die vollständige BPM-Studie können Sie hier herunterladen.

„Als Wirtschaftsinformatiker stellen wir dabei insbesondere die zunehmende Software-Unterstützung des Prozessmanagements fest. Und diese nicht bloss wie zu erwarten bei der Prozessausführung durch mehr Digitalisierung und Automatisierung, sondern auch bei den übrigen Phasen des Prozessmanagements wie z.B. bei Analyse und Optimierung.“

Tim Geppert und Björn Scheppler
(ZHAW School of Management and Law)

Seit wann wird BPM in Unternehmen aktiv betrieben

Bei der Frage, wie lange Unternehmen aktiv Prozessmanagement betreiben, gibt es je nach Unternehmensgröße bemerkenswerte Unterschiede. Während bereits ein Drittel der KMUs (29%) seit fünf oder mehr Jahren BPM betreiben, sind es bei Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern sogar zwei Drittel (60%). Zudem haben 47% der KMUs BPM noch nicht länger als 3 Jahre implementiert, während dieser Wert bei Unternehmen mit 1.000+ Mitarbeitenden nur bei 23% liegt.

Das Entwicklungsstadium von Process Management in Organisationen

Die Teilnehmenden wurden gefragt, in welchem Entwicklungsstadium sich ihr Geschäftsprozessmanagement befindet. Dieses Resultat gibt Aufschluss darüber, wie der Status quo von BPM in Organisationen ist und wie sich dieser seit 2011 entwickelt hat.

Im Zeitraum von 2011 bis 2022 hat sich der BPM-Reifegrad insgesamt verbessert. Ein deutlicher Rückgang der Unternehmen in Stufe 1 und eine Zunahme der Anzahl an Unternehmen in Stufe 4 deuten auf Fortschritte bei der Umsetzung hin.

Die Analyse zeigt deutlich, dass die Unternehmen in Bezug auf das BPM-Entwicklungsstadium recht unterschiedlich aufgestellt sind. Der Anteil an Unternehmen in den Stufen 1 bis 3 ist annähernd gleichverteilt, was bedeutet, dass sich die Firmen in verschiedenen Phasen der BPM-Implementierung befinden. Eine besonders anspruchsvolle Hürde stellt die Stufe 4 dar, die die Einführung von BPM und die Etablierung eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) umfasst. 14 % der befragten Unternehmen geben an, diese Stufe erreicht zu haben.

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Die beliebtesten softwarebasierten Tools zur Prozessmodellierung: Eine Übersicht

Auf Prozessmanagement spezialisierte Tools wie BPM-Suiten und datenbankbasierte graphische Modellierungswerkzeuge werden häufig für die Modellierung eingesetzt, gefolgt von Zeichnungssystemen wie Microsoft Visio. In den letzten acht Jahren ist jedoch ein deutlicher Rückgang bei der Verwendung von Zeichensystemen wie Microsoft Office (-20 %) für die Prozessmodellierung zu verzeichnen.

Im Gegensatz dazu setzen immer mehr Unternehmen auf spezialisierte BPM-Suiten oder andere Software. In unserem Webinar sowie begleitendem Kriterienkatalog finden Sie eine Liste an Kriterien sowie Best Practices, die Sie bei der Auswahl eines geeigneten BPM-Tools unterstützen. Die Umfrageergebnisse deuten auch darauf hin, dass weniger Prozesse in Form von Texten dokumentiert werden und dass weniger firmenspezifische Individualsoftware (-5 %) zur Modellierung eingesetzt wird.

Die Anzahl der Unternehmen, die überhaupt keine Prozessmodellierung durchführen, hat ebenfalls stark abgenommen.

Zukünftige Bedeutung softwarebasierter BPM-Werkzeuge in der Organisation

Die Umfrage zeigt, dass 89 % der Befragten die Bedeutung von BPM-Tools, wie unserem Gartner Customer-Choice-Sieger ADONIS, als konstant oder zunehmend einschätzen. Kleine und mittelständische Unternehmen scheinen die Bedeutung von GPM-Tools im Vergleich zu großen Unternehmen sogar etwas höher einzuschätzen. Im Zeitverlauf zeigt sich auch eine leichte Zunahme der Bedeutung von BPM-Tools (+5 % seit 2011).

Die größten Herausforderungen von BPM in Unternehmen

Die größte Herausforderung im Bereich BPM liegt eindeutig im Ressourcen- und Personalmangel, was von 67 % der Befragten bestätigt wird. Damit einher gehen Schwierigkeiten bei Ausbildung (42 %), Know-How (29 %) und der Definition sowie Einhaltung von Modellierungsstandards (19 %).
Empfehlung: In unserem Webinar zur Prozessmodellierung teilen wir mit Ihnen unsere Best Practices, um Ihre Unternehmensprozesse effizient und effektiv zu modellieren.

Neben diesen Herausforderungen gibt es weitere Themen, die mit der Verankerung von BPM im Unternehmen verbunden sind. Obwohl die Akzeptanz im Unternehmen (siehe Frage; seit wann BPM betrieben wird) ziemlich gut ist, geben 48 % der Befragten an, dass es hier noch Verbesserungsbedarf gibt. Eine effektive Möglichkeit, die Akzeptanz von Process Management im Unternehmen zu steigern, besteht darin, die Beteiligung der Mitarbeiter:innen zu fördern. Diese Maßnahme kann dazu beitragen, dass Prozessmanagement im Unternehmen besser akzeptiert und erfolgreicher implementiert wird.

Wenn Sie erfolgreiche Strategien kennen lernen möchten, mit denen Sie die Akzeptanz und das Engagement für Ihre Prozessmanagement-Initiativen steigern können, empfehlen wir Ihnen unseren Blog-Beitrag Wie Sie GPM in Ihrem Unternehmen steigern.

35 % der Befragten bemängeln zudem den fehlenden Support des Managements, während weitere 23 % das Setup der Prozessorganisation und 10 % die Definition von Dokumentations-Use-Cases als herausfordernd einschätzen. Um BPM erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, ist es von großer Bedeutung, die Unterstützung des Managements zu gewinnen. Eine Möglichkeit, das Management stärker in den Prozess einzubeziehen, ist die Bereitstellung eines Reportings, das relevante Kennzahlen des Unternehmens enthält. Auf diese Weise können Entscheidungsträger fundierte Entscheidungen auf Basis von aktuellen Daten treffen und somit das BPM effektiver gestalten. Wenn Sie wissen möchten, wie unsere BPM-Suite ADONIS, Sie bei Ihren Anforderungen in puncto Datenanalyse und Berichterstattung unterstützen kann, dann empfehlen wir Ihnen folgendes Webinar

Zukunft des Process Managements: Einschätzungen zur Relevanzentwicklung

Laut BPM-Studie schätzen 68 % der Befragten die zukünftige Relevanz von BPM in Unternehmen als stark erhöht oder erhöht ein. Ganze 96 % gehen davon aus, dass die Relevanz von Process Management in Unternehmen zumindest gleichbleibt.

Dieses Ergebnis unterstreicht die Bedeutung von Prozessmanagement als Managementdisziplin. Interessanterweise erwarten die Befragten von kleineren Großunternehmen (250-999 MA) die stärkste Zunahme der Relevanz, während die Unternehmensgröße ansonsten keinen signifikanten Einfluss auf die Einschätzung der Relevanz hat.

Weitere Fragen, die in der BPM-Studie enthalten sind

Zusätzlich zu den bereits erläuterten Themen, liefert die Studie zudem Antworten auf die folgenden Fragen:

  • Wo liegt der Investitions-Fokus in IT-Abteilungen für nächstes Jahr?
  • Wie unterstützen Sie die Umsetzung/Ausführung Ihrer Prozesse?
  • Mithilfe welcher softwarebasierten Werkzeuge automatisieren Sie Ihre Prozesse?
  • Und mehr

Zusammenfassung

Die Studienergebnisse zeigen deutlich, dass die Blütezeit des Geschäftsprozessmanagements weiter anhält. Die Unternehmen haben erkannt, dass ein Verständnis über Prozesse die Basis ist, um die Anforderungen unserer Zeit, die sich aus einem zunehmenden Wettbewerb und einem immer schnelleren globalen Innovationstempo ergeben, effizient und effektiv zu erfüllen. Mit der richtigen Tool-Unterstützung sowie den richtigen Strategien, um BPM im Unternehmen zu leben und in alle Bereiche zu integrieren, können Unternehmen den echten Mehrwert des Geschäftsprozessmanagements entfalten.

Wenn Sie an näheren Details zur BPM-Studie der ZHAW School of Management and Law interessiert sind, können Sie sich die kostenlose BPM-Studie herunterladen. Für die passende Tool-Unterstützung für Ihre BPM-Initiativen, empfehlen wir Ihnen, unser führendes GPM-Tool ADONIS kostenlos zu testen.

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Quelle:

Geschäftsprozessmanagement Studie 2023, Analyse des Status quo 2022 und Entwicklungen innerhalb der letzten elf Jahre im Kontext BPM, Eine Studie des Instituts für Wirtschaftsinformatik in Kooperation mit BOC Group, ZHAW School of Management and Law, Autoren: Tim Geppert, Björn Scheppler, Felix Meentken, Sandro Gerussi & Elke Brucker, März 2023

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