Vom Datenschutz zur Compliance-Transparenz: Wie Unternehmen mit ADONIS & ADOGRC ihre Richtlinien effizient umsetzen

Compliance effizient umsetzen – das ist einfacher gesagt als getan. Die Anforderungen nehmen zu, die Komplexität steigt – und häufig werden Richtlinien isoliert betrachtet, statt sie in Zusammenhang mit Prozessen, Risiken und Maßnahmen zu analysieren. Um diese Herausforderungen zu meistern, braucht es eine ganzheitliche Lösung, die Compliance-Anforderungen direkt mit bestehenden Prozessen verknüpft und Vorgaben automatisiert bewertet. Genau hier setzen ADONIS & ADOGRC an: Mit diesen integrierten Lösungen gestalten Sie Ihr Compliance-Management nicht nur effizient, sondern auch durchgängig transparent.

Wie moderne Compliance-Arbeit gelingt, wenn sie nicht isoliert, sondern als Teil des operativen Geschäfts gedacht wird, zeigten Frank Follmann (BOC Deutschland) und Larissa Stroehlen (ADOGRC Product Management) kürzlich in einem Webinar. Ein zentrales Learning: Compliance muss über Dokumentation hinausgehen – sie muss steuerbar, überprüfbar und transparent umsetzbar sein. Dies funktioniert nur durch ein zentral gesteuertes Tool mit verlässlichen Informationen und transparenten Verknüpfungen, eingebettet in die Prozesse.

Tipp: Verschaffen Sie sich einen umfassenden Einblick über aktuelle Compliance-Praktiken in unserem Webinar und entdecken Sie, wie Sie Prozesse, Risiken und Maßnahmen gezielt mit Richtlinien verknüpfen können.

Ein Thema, das fast jeden Unternehmen betrifft ist, ist der Schutz von personenbezogener Daten „Security of Personal Data“ – von Mitarbeitenden, Kund:innen oder Partnern. Unsere Expert:innen zeigen, wie Sie in vier Schritten in ADOGRC strukturiert zur Umsetzung und Dokumentation gelangen:

Zunächst wird im integrierten Vorgabenkatalog gestartet, welcher alle relevanten Normen und Best Practices (z.B. DSGVO, ISO 27001, BSI-Grundschutz) zentral erfasst. Mithilfe von Filter- und Scoping-Optionen lässt sich der Katalog exakt an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpassen.

Unser Anwendungsfall: Wir filtern gezielt nach dem Thema Data Privacy und identifizieren die Vorgabe „Security of Personal Data“ als Zutreffend.

Filterung nach Thema „Data Privacy“ im Vorgabenkatalog in ADOGRC

Detailansicht einer Vorgabe in ADOGRC

Als nächstes bewerten wir nun die gewählte Vorgabe (inkl. Workflow und 4-Augen-Prinzip). Hierbei kann entschieden werden, ob diese vollständig, teilweise oder nicht umgesetzt ist. Diese Bewertung erfolgt direkt im Tool über ein Formular inklusive Arbeitsanweisung – ohne zusätzliche Handbücher oder Excel-Listen. Fügen Sie zusätzlich Begründung, Verantwortlichkeiten, Prüfdaten, etc. hinzu und bewahren Sie so Daten revisionssicher auf.

Unser Anwendungsfall: Die Vorgaben werden bei uns als teilweise umgesetzt erfasst, da noch eine flächendeckende Schulung der Mitarbeitenden im Umgang personenbezogener Daten fehlt. Diese Begründung wird im Notebook als Kommentar hinterlegt – damit ist die Bewertung revisionssicher dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Erfassung des Umsetzungsstatus der Vorgabe in ADOGRC

Basierend auf der Bewertung können sofort konkrete Maßnahmen im System erfasst und mit der Vorgabe verknüpft werden. Auch hier gilt: Keine losgelöste Liste, sondern immer eingebettet in den Compliance-Kontext.

Unser Anwendungsfall: Da bei der Vorgabenbewertung eine fehlende flächendeckende Schulung identifiziert wurde, legen wir nun die Schulungsmaßnahme „Schulungsplan für Mitarbeiter:innen mit sensiblen Datenzugriffen“ an, die von der HR-Abteilung umgesetzt werden soll – inklusive Beschreibung, Zeitraum, zuständiger Rolle und Zeitraum.

Anlegen von Vorgaben-verknüpften Maßnahmen in ADOGRC

Für eine ganzheitliche Sicht auf alle unternehmensspezifischen Vorgaben im Unternehmen sorgt das Vorgabenbewertungs-Inventar. Hier sehen Sie sofort, welche Vorgaben wie bewertet wurden, welche Maßnahmen laufen – und wo noch Handlungsbedarf besteht. Der wesentliche Mehrwert liegt in der ganzheitlichen Analyse des Unternehmens im Hinblick auf Compliance.

Besonders hilfreich: Das Inventar ist filterbar nach Compliance Thema (z.B.: Cybersicherheit), Verantwortlichkeitsbereich (z.B.: IT) oder auch Rolle (z.B.: Compliance Manager), um Verantwortlichkeiten und To-Dos gezielt zu erkennen und zu monitoren.

Unser Anwendungsfall: Ergänzend zu den weiteren relevanten Vorgaben der verschiedenen Themenbereiche lässt sich der Implementierungsstand sämtlicher Datenschutzmaßnahmen von Data Privacy im Vorgabenbewertungs-Inventar übersichtlich nachverfolgen.

Übersicht des Vorgabenbewertungsinventar in ADOGRC

• Vollständiger Überblick über alle Compliance-Anforderungen im Unternehmen
• Zentrale Steuerung der Maßnahmen, keine redundante Arbeit
• Abbildung und Verknüpfung mit Prozessen, Systemen und Kontrollen
• Flexible Audits (zyklisch und ad-hoc) auf Knopfdruck
• Automatisierte Nachverfolgung inklusive Fristen und Verantwortliche
• Revisionssichere Dokumentation der Einhaltung der Anforderungen

Durch die Verknüpfung von Vorgaben, Bewertungen und Maßnahmen entsteht eine durchgängige, revisionssicher Dokumentation – und allem voran: ein echter transparenter Steuerungskreislauf, der Compliance aktiv managt.

Was früher in Excel-Listen, Word-Dokumenten und einzelnen Auditberichten versank, wird heute im Zusammenspiel von ADONIS & ADOGRC zu einem smarten, vernetzten strategischen, und steuerbaren Compliance-System. Ob Datenschutz, Cybersicherheit oder ESG – mit einem integrierten Tool haben Sie immer den Überblick, sind auditfähig und vermeiden Doppelarbeit. Compliance wird damit nicht nur erfüllt – sie schafft messbaren Mehrwert.

Die GRC-Suite ADOGRC bietet eine umfassende Lösung, um Unternehmen bei der effektiven Umsetzung unternehmenspezifischer Vorgaben zu unterstützen. Mit verknüpften Bewertungen, automatisierten Workflows, Echtzeit-Analysen und einer zentralen Plattform zur Verwaltung Ihrer Vorgaben hilft ADOGRC jederzeit revisionssicher und compliant zu sein.