Die versteckten Kosten eines nicht verwalteten Applikationsportfolios

Haben Sie schon einmal von „unsichtbaren Ausgaben“ gehört? Es ist diese heimtückische Falle, in die man tappt, wenn man den Überblick über sein Geld verliert – durch automatisch verlängernde Abonnements, vergessene Mitgliedschaften oder wiederkehrende Rechnungen, die sich still und leise anhäufen. Da man den Schmerz jeder einzelnen Zahlung nicht spürt, ist es leicht, zu unterschätzen, wie viel man tatsächlich Monat für Monat ausgibt.

Stellen Sie sich nun dasselbe Szenario in Ihrer IT-Abteilung vor. Ein nicht verwaltetes Applikationsportfolio entzieht heimlich Ihr Budget, verlangsamt Systeme und verursacht Ineffizienzen, die erst zu spät bemerkt werden. Vom ungenutzten Softwarelizenzen und redundanten Tools bis hin zu veralteten Plattformen – all diese Dinge verbrauchen aktiv Budget, Systemressourcen und Managementaufmerksamkeit, ohne einen Mehrwert zu liefern. Ohne regelmäßige Kontrolle landen Unternehmen schließlich mit überlappenden Lösungen, veralteter Technologie und einem wachsenden Berg technischer Schulden.

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die versteckten Kosten und langfristigen Risiken, die entstehen, wenn Ihr Applikationsportfolio auf Autopilot läuft. Erfahren Sie, was es braucht, um die Kontrolle zurückzugewinnen und Ihre Anwendungen wieder für sich arbeiten zu lassen.

Zentrale Kostenbereiche, die von unzureichendem Applikationsmanagement betroffen sind

Ein Applikationsportfolio ohne klare Verwaltung wird langsam zu einer Belastung. Die Kosten steigen, Systeme überschneiden sich, und der Wert wird immer schwieriger messbar. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wo der eigentliche Schaden entsteht:

Teams kaufen oft ähnliche Tools ohne Absprache. Im Laufe der Zeit führt dies zu doppelter Funktionalität und unnötigen Kosten, die unbemerkt bleiben, bis das Budget unter Druck gerät.

Für die Wartung von Software zu zahlen, die niemand mehr nutzt, kommt häufiger vor als man denkt. Unternehmen übernehmen regelmäßig Updates, Patches und Support für Anwendungen, die entweder ersetzt wurden oder kaum noch genutzt werden.

Veraltete Anwendungen ruhen nicht einfach. Sie verbrauchen Serverkapazitäten, belasten den Speicher und treiben die Cloud-Kosten in die Höhe. Diese Ressourcen könnten besser für wertvollere Anwendungen genutzt werden.

Das Hinauszögern von Maßnahmen bei veralteter Software führt oft zu überstürzten, teuren Übergängen. Das Resultat sind ungeplante Ausfallzeiten, Geschäftsunterbrechungen und teure Last-Minute-Korrekturen.

Eine fehlerhafte Verwaltung von Lizenzen kann Audits, Strafen und rechtliche Risiken nach sich ziehen. Übernutzung, versäumte Erneuerungen oder unklare Zugriffsrechte erhöhen die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Konsequenzen.

Das Ignorieren veralteter Anwendungen mag anfangs harmlos erscheinen, doch die Auswirkungen machen sich nur verzögert bemerkbar. Zudem sind finanzielle Belastungen nur ein Teil des Problems – werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie dies die Effizienz Ihrer Teams beeinträchtigen kann.

Ein nicht verwaltetes Portfolio belastet mehr als nur das Budget. Wenn sich nicht miteinander verbundene Tools anhäufen, verlieren Teams den Überblick, Prozesse verlangsamen sich und die Produktivität leidet. Hier sind die Hauptursachen:

Das ständige Wechseln zwischen mehreren Anwendungen, um eine einzige Aufgabe zu erledigen, unterbricht die Konzentration und kostet Energie. Ein überladener Tech-Stack zwingt Mitarbeitende zu Umwegen, die Zeit verschwenden und den Fortschritt verzögern.

Wenn Systeme nicht miteinander verbunden sind, wird die Datenflut fragmentiert. Teams verbringen wertvolle Zeit damit, Informationen manuell zu kopieren oder vermeidbare Fehler zu beheben, was den gesamten Arbeitsfluss bremst.

Veraltete oder unbekannte Tools erfordern ständiges Neuerlernen. Die dafür aufgewendete Zeit, geht dann von der eigentlichen Arbeit ab.

IT-Teams, die von Legacy-Systemen belastet sind, haben wenig Spielraum, um voranzukommen. Ihre Aufmerksamkeit ist auf die Wartung gerichtet, wodurch wichtige Initiativen wie Automatisierung und Modernisierung aufgeschoben werden.

Was in den täglichen Abläufen passiert, erreicht schließlich die Führungsebene. Um die vollen Kosten zu verstehen, muss man den Weg bis zur Entscheidungsfindung und Strategie nachverfolgen.

Wenn es keine klare Sicht auf die Applikationslandschaft gibt, leidet die Entscheidungsfindung der Führungsebene. Schlechte Sichtbarkeit führt zu verpassten Signalen, verschwendeten Investitionen und Strategien, die auf veralteten Annahmen basieren. Hier beginnt der Prozess zu scheitern:

Ohne zu wissen, welche Applikationen aktiv sind und welche stillliegen, wird es unmöglich, mit Zuversicht zu budgetieren. Führungskräfte müssen raten, und wichtige Informationen gehen verloren.

Wenn IT- und Geschäftsteams unterschiedliche Richtungen einschlagen, erfüllen die vorhandenen Tools nicht mehr das größere Ziel. Zeit und Ressourcen werden an Lösungen gebunden, die die strategischen Prioritäten nicht unterstützen.

Ein Portfolio, das von veralteten oder sich überschneidenden Systemen belastet wird, bremst alles. Wenn es Zeit ist, die Richtung zu ändern, stehen Legacy-Tools im Weg, während andere voranschreiten.

Wenn die Strategie scheitert, sind die Folgen nicht nur intern spürbar. Sie zeigen sich ebenso in der Erfahrung, die Ihre Kund:innen machen.

Veraltete und nicht verbundene Anwendungen frustrieren nicht nur die Teams hinter den Kulissen. Sie beeinflussen, wie Kund:innen Ihr Unternehmen erleben und wie schnell Sie auf den Markt reagieren können. Hier wird der Unterschied deutlich:

Wenn Tools im Weg stehen, steht auch der Fortschritt still. Veraltete Systeme zehren an der Moral, verlangsamen die Ausführung und machen die tägliche Arbeit schwerer als nötig.

Leistungsprobleme bleiben selten innerhalb des Unternehmens. Verzögerungen, Ausfälle oder gescheiterte Interaktionen zeigen sich schnell auf der Kundenseite und schädigen das Vertrauen.

Unternehmen mit einem optimierten, gut verwalteten Portfolio liefern und reagieren schneller. Hier zurückzufallen bedeutet, anderen den Raum zu lassen, um vorauszuziehen.

Der Schaden für die Erfahrung und Reputation ist nur ein Teil des Risikos. Ohne angemessene Kontrolle öffnen die gleichen Portfolio-Probleme die Tür zu ernsthaften Sicherheits- und Compliance-Gefahren.

Jede übersehene oder nicht autorisierte Anwendung führt zu Risiken. Ohne klare Kontrolle wachsen Sicherheitslücken still im Hintergrund, bis sie nicht mehr ignoriert werden können. Hier beginnt die Gefährdung:

Veraltete Anwendungen, die wichtige Sicherheitsupdates verpassen, schaffen Angriffsflächen. Ein einziges unüberwachtes System kann zu Sicherheitsverletzungen, Ransomware-Angriffen und teuren Betriebsstörungen führen.

In regulierten Branchen bedrohen nicht verwaltete Anwendungen mehr als nur die Effizienz. Das Nichterfüllen von Anforderungen wie der DSGVO, HIPAA oder SOX kann zu Strafen und Reputationsschäden führen.

Die Reaktion auf einen Sicherheitsvorfall ist teuer. Abgesehen von der technischen Wiederherstellung müssen Organisationen mit rechtlichen Kosten, Reputationsverlusten und Betriebsunterbrechungen rechnen, die oft durch Systeme verursacht werden, die niemand aktiv überwacht hat.

Getrennte Systeme, steigende Kosten, wachsende Risiken – dies sind Symptome eines Portfolios, das nicht verwaltet wird. Mit einem Applikationsportfolio-Management (APM) übernehmen Sie wieder voll und ganz die Kontrolle.

APM ist ein strukturierter Ansatz zur Analyse und Verwaltung der Software, auf die Ihre Organisation angewiesen ist. Es schafft Klarheit im Portfolio, reduziert Verschwendung, steigert die Effizienz und stärkt die Sicherheit an den wichtigsten Stellen.

Tipp: Erfahren Sie mehr über Applikationsportfolio-Management in unserem Blog.

Beispiel einer Applikationslandschaft in ADOIT

Bestandsaufnahme und Rationalisierung
Schaffen Sie einen klaren Überblick über alle verwendeten Anwendungen und entfernen Sie Duplikate oder veraltete Systeme.

Bewertung
Bewerten Sie den finanziellen Beitrag und den operativen Wert jeder Anwendung.

Tipp: Bewerten Sie Ihr Applikationsportfolio in fünf einfachen Schritten – laden Sie unser praktisches Cheatsheet herunter.

Identifikation
Analysieren Sie die Leistung, Nutzung und strategische Ausrichtung, um Verbesserungspotenziale zu entdecken.

Maßnahmen ergreifen
Definieren Sie konkrete Maßnahmen basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen, um das Portfolio an den Geschäftsbedürfnissen auszurichten.

ADOIT bietet Unternehmen die Werkzeuge, die sie benötigen, um ihr Applikationsportfolio zu optimieren. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Anwendungsrationalisierung, um redundante Software zu identifizieren und zu entfernen.

• Kostenanalyse-Dashboards, die eine bessere IT-Budgetverwaltung ermöglichen.

• Compliance-Tracking, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

• Integrationsmöglichkeiten, um ein nahtloses digitales Ökosystem zu schaffen.

• Anwendungsbasiertes Investitionsplanung basierend auf den Informationen in Ihrem SSOT.

• Anwendungsbasierte Roadmaps zur Definition klarer Anforderungen.

Tipp: Erfahren Sie mehr über strategisches Roadmapping und wie Sie Ihre eigene Applikations-Roadmap erstellen können.

Durch die Nutzung von ADOIT können Organisationen Kosten senken, die Sicherheit verbessern und die gesamte IT-Effizienz steigern.

Je länger ein Anwendungsportfolio unverwaltet bleibt, desto schwieriger wird es, Kosten zu kontrollieren, die Komplexität zu reduzieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Vom steigenden finanziellen Druck bis hin zu strategischer Fehlanpassung und Sicherheitsrisiken – die Auswirkungen reichen in jede Ecke des Unternehmens.

Ein strukturierter Ansatz mit einer Plattform wie ADOIT verschafft Ihnen die Sichtbarkeit und Einblicke, die Sie für Maßnahmen benötigen. Es hilft Ihnen, das zu bereinigen, was dem Geschäft nicht mehr dient, und Ressourcen dort zu fokussieren, wo sie echten Mehrwert schaffen.