Wie kann sich die Verwaltung modernisieren, wenn die Kosten steigen und die Einnahmen sinken? Die öffentliche Verwaltung sieht sich seit einigen Jahren mit einer Vielzahl neuer Herausforderungen konfrontiert, die einen effektiven und effizienten Ressourceneinsatz erfordern. Im Fokus der BOC steht hierzu die Einführung moderner Managementansätze in der öffentlichen Verwaltung.

Nachfolgend erläutern wir, wie wir Kantone und Gemeinden unterstützen, den vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden.

BOC Werkzeug-Unterstützung zum Geschäfts­prozess­management in der öffentlichen Verwaltung

Der ganzheitliche Ansatz zur Erhebung, Bewertung, Optimierung und Steuerung von Geschäftsprozessen und eingesetzten Ressourcen des BOC-Prozessmanagement-Rahmen­werks ermöglicht eine pragmatische, vollumfängliche Behandlung von unterschiedlichen Problemstellungen in der öffentlichen Verwaltung.

Für die Verbesserung der Prozessleistung in der öffentlichen Verwaltung und das Etablieren eines kontinuierlichen Verbesserungszyklus bietet das Geschäftsprozessmanagement-Werkzeug ADONIS vielfältige Auswertungsmöglichkeiten. Öffentliche Prozessabläufe werden demnach methodisch und eingehend mit BPMN 2.0 in ADONIS erhoben, analysiert und dokumentiert, zusammen mit Verantwortlichkeiten und Strukturen im Unternehmen. Und das ganze sauber, nachvollziehbar und eCH konform!

Die intuitive Modellierung, die flexible Erhebungskomponente sowie Import­möglichkeiten unterstützen zahlreiche Anwendungsszenarien - von Prozessoptimierung im öffentlichen Sektor über Performance Management der öffentlichen Leistungen bis hin zu Risiko, Compliance und Qualitätsmanagement.

BOC Beratungsservices in der öffentlichen Verwaltung

Darüber hinaus bietet die BOC fachliche Beratung zur zielgerichteten, prozessorientierten Betreuung aller föderalen Ebenen. Mittels Erhebungsworkshops vor Ort werden Aufgaben- und Produktevaluationen durchgeführt, deren Ziel die Verbesserung der kommunalen Handlungs- und Zukunftsfähigkeit sowie die Optimierung der Schnittstellen und Zusammenarbeit sind.

Schwerpunkte der aktuellen Aufgabenstellungen in der öffentlichen Verwaltung:

• Konzentration auf Kernaufgaben
• Identifikation von Einsparpotentialen
• Kostentransparenz
• Ermittlung von Schwachstellen und Schnittstellenproblemen
• Verwaltungseffizienz
• Optimierung der Kommunikation von Verwaltung und Bürgern

Um die genannten Schwerpunkte transparent zu machen, setzt sich die BOC für die Erstellung, Veröffentlichung und Wartung von Governance-, Prozessdokumentation- und Modellierungs­richtlinien ein, gemäss den Anforderungen und Bedürfnissen des Kunden. Zusätzlich werden flexible Training-Module und Schulungen zur Verfügung gestellt sowie massgeschneiderte Serviceleistungen zu einer optimalen Integrierung des Geschäftsprozessmanagement-Rahmenwerks mit den eCH-Standards.

Berechnungsbeispiel Prozessoptimierung

Ob eine Aufgabe in 13 oder 17 Minuten durchgeführt wird, macht auf den ersten Blick wenig aus. So wird in Kauf genommen, dass nicht umfänglich qualifiziertes Personal länger benötigt oder die IT-Unterstützung nicht optimal ist.

Doch betrachtet man einen Prozess, der beispielsweise drei Aktivitäten beinhaltet, die jeweils in ca. einer Viertelstunde von vier Mitarbeitern 100x im Jahr durchgeführt werden, dann macht der Unterschied von vier Minuten am Ende des Jahres vier Arbeitstage aus – und beinhaltet damit über alle Prozesse betrachtet grosses Einsparpotential. Gleichzeitig führen eine bessere Unterstützung und effizientere Prozesse zu einer höheren Qualität und Zufriedenheit von Bürgern und Mitarbeitern.

Prozessoptimierung wird damit zum Schlüssel des Erfolgs für die Verwaltungsmodernisierung und Haushaltskonsolidierung.

Ergebnisse

Im Rahmen der Prozessoptimierung in der ÖV Branche unterstützt die BOC die Umsetzung der  E-Government-Strategie Schweiz. Die langjährigen Referenzen im nationalen und inter­nationalen öffentlichen Verwaltungsbereich – wie dem BIT (Bundesamt für Informatik und Tele­kommunikation) der BOC zeugen von einem pragmatischen und praxisorientierten Vorgehen. Kooperationsprojekte wie die iGOV Initiative  in Zusammenarbeit mit der Netcetera sichern den schnellen Einstieg in die Prozesswelt dank integriertem eCH-Projektleitfaden und umfassender Referenzprozesse.

Wenn Sie mehr über die am meisten verwendete Modellierungsmethode BPMN 2.0 im öffentlichen Sektor (passend zum eCH Standard eCH-0073 und eCH-0074) erfahren wollen, lesen Sie

• hier mehr zu Methode,
• können Sie sich auch gerne kostenlos ein BPMN Poster zusenden lassen (kontaktieren Sie uns hierzu)
• oder gleich mit der kostenlosen Version ADONIS:CE BPMN 2.0 konform zu modellieren beginnen.